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GMOサインは、契約書の作成や管理が簡単に行え、電子契約のセキュリティも万全なため、多くの企業に導入されています。しかし、契約の進捗を手動で確認するのは手間に感じる場面があるのではないでしょうか。GMOサインをMicrosoft Teamsと連携させると、契約完了のタイミングでMicrosoft Teamsに自動通知され、さらに便利に活用できます。
従来、こうした自動化にはプログラミングが必要でしたが、当社のノーコードフローボットを使えば、簡単な設定で導入できます。プログラミング不要の設定方法やメリットを解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
今回ご紹介するフローボットは以下のような方にぴったりです。
営業担当者と契約管理担当者の視点から、自動通知機能の利点と具体的な活用シーンをご紹介します。
GMOサインで契約が完了すると、契約内容がMicrosoft Teamsに自動通知され、契約金額や契約日などの情報が即座に営業担当者へ共有されます。これにより、手動の確認作業が不要になり、最新の契約状況を把握できます。
営業担当者は、通知を受けてすぐに顧客へのフォローアップが可能となり、必要に応じてクロスセルや追加提案に移る準備が整います。契約完了の通知をリアルタイムで受け取ることで、顧客対応がスムーズになり、営業活動が円滑に進められる環境が整います。
契約が完了すると、Microsoft Teamsに契約情報が自動通知されるため、契約管理担当者が手動で入力や転記を行う必要がなくなります。手作業による入力ミスが防がれ、契約データが正確に反映されます。
契約金額や契約日などの重要な情報が即時に通知されるため、確認作業の負担が軽減され、ミスなく情報がチーム内で共有されます。これにより、契約管理の精度が向上し、他の業務にも専念しやすい環境が整います。
契約が完了するとMicrosoft Teamsに情報が自動通知されるため、データ管理担当者は一つのチャンネルで契約情報を即座に確認できます。必要な情報が集約されることで、管理や確認作業が簡単になります。
これにより、担当者は複数のシステムを行き来せずに情報を管理でき、必要なデータに即アクセスできるため、業務の流れがスムーズになります。契約情報が集約されていることで、他のチームメンバーとタイムリーに情報共有ができ、業務全体の管理がしやすくなります。
ここからは、「GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。
[Yoomとは]
連携作業の中で必要なものをリストアップしました。
下記は事前にGMOサインにお問い合わせいただき取得してください。
ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの画面内の＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回接続するアプリを選び、マイアプリ登録を進めます。
検索結果からヒットしたアプリ名をクリックします。値を入力する画面が表示されます。
値を入力したら、追加ボタンをクリックします。これでGMOサインのマイアプリ登録が完了です。
検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。
こちらの画面に遷移しますので、Microsoft365のログイン情報を入力します。
これでMicrosoft Teamsのマイアプリ登録が完了します。
こちらのバナーをクリックします。
テンプレートがマイプロジェクトにコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。
GMOサインでのイベント（署名の完了）をトリガーにするため、Webhookの設定を行います。
こちらに表示される項目は、すでに初期設定済みです。
→次へをクリック
→テストをクリック →成功 トランザクションIDが取得できます。
イベント（署名が完了した案件）が発生していないことが考えられます。イベント発生条件を設定して、再テストに進んでください。
→保存する をクリックします
次に、テンプレートの2つ目の工程をクリックします。
この工程ではGMOサインのアクセストークンを取得します。
こちらの項目は初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功 アウトプットにはアクセストークンが生成されました。
→保存するをクリックします。
次に、テンプレートの3つ目の工程をクリックします。
この工程では文書名などの情報を取得する操作を行います。
こちらの項目は初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功 アウトプットには、文書情報が取得されました。
→保存するをクリックします。
次に、テンプレートの4つ目の工程をクリックします。
この工程でMicrosoft Teamsに通知する定型文を作成します。
こちらの項目は初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功
→保存するをクリックします。今回のフローボットの設定は以上です。
全ての工程が設定されると、コンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレートの左上にあるトグルで切り替えできます。
プログラミング不要で、簡単にフローボットを設定できました。Microsoft Teamsのチームのチャンネルで通知が確認できました。
今回使用したテンプレートについては、こちらです。
GMOサインはMicrosoft Teamsだけでなく、他のアプリとも連携して自動化を活用できます。
kintone上でボタン一つで契約書を作成し、GMOサインに送付できます。kintoneの情報を自動引用し、手入力の手間を省けます。契約作成を効率化し、ヒューマンエラーを防ぎます。
GMOサインで契約が完了すると、Google スプレッドシートに自動で情報が更新されます。手作業が減り、作業効率が向上してチーム全体で業務に集中できます。
GMOサインでの契約締結が完了したら、ファイルを自動でDropboxに格納します。手動作業を省き、ファイル管理を効率化し、共有を簡単にします。
このフローボットを導入することで、GMOサインの契約完了通知がMicrosoft Teamsに自動で行われ、手作業を省きつつ、正確な情報共有が可能になります。営業、契約管理、データ管理といった各ポジションにおいて、確実な情報伝達が支えとなり、業務が効率化される点が大きな魅力です。ノーコードで設定できるため、すぐに導入してその効果を体感いただけます。
詳細は以下のバナーからご確認ください。
では、またお会いしましょう！
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