GMOサインは、契約書の作成や管理が簡単に行え、電子契約のセキュリティも万全なため、多くの企業に導入されています。しかし、契約の進捗を手動で確認するのは手間に感じる場面があるのではないでしょうか。GMOサインをMicrosoft Teamsと連携させると、契約完了のタイミングでMicrosoft Teamsに自動通知され、さらに便利に活用できます。
従来、こうした自動化にはプログラミングが必要でしたが、当社のノーコードフローボットを使えば、簡単な設定で導入できます。プログラミング不要の設定方法やメリットを解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
今回ご紹介するフローボットは以下のような方にぴったりです。
- 通知を活用して契約業務の見落としを防ぎたい方
- 情報の正確性を保ちながら作業効率を上げたい方
- 契約完了後の確認作業に手間を感じている方
- GMOサインとMicrosoft Teamsを使用しており、それぞれを連携して業務効率化を図りたい方
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに自動通知するメリットと具体的な活用シーン3選
営業担当者と契約管理担当者の視点から、自動通知機能の利点と具体的な活用シーンをご紹介します。
1.営業担当者がリアルタイムで契約進捗を把握
GMOサインで契約が完了すると、契約内容がMicrosoft Teamsに自動通知され、契約金額や契約日などの情報が即座に営業担当者へ共有されます。これにより、手動の確認作業が不要になり、最新の契約状況を把握できます。
営業担当者は、通知を受けてすぐに顧客へのフォローアップが可能となり、必要に応じてクロスセルや追加提案に移る準備が整います。契約完了の通知をリアルタイムで受け取ることで、顧客対応がスムーズになり、営業活動が円滑に進められる環境が整います。
2.契約管理担当者の手作業削減とミス防止
契約が完了すると、Microsoft Teamsに契約情報が自動通知されるため、契約管理担当者が手動で入力や転記を行う必要がなくなります。手作業による入力ミスが防がれ、契約データが正確に反映されます。
契約金額や契約日などの重要な情報が即時に通知されるため、確認作業の負担が軽減され、ミスなく情報がチーム内で共有されます。これにより、契約管理の精度が向上し、他の業務にも専念しやすい環境が整います。
3.一箇所に集約された情報を効率的に管理
契約が完了するとMicrosoft Teamsに情報が自動通知されるため、データ管理担当者は一つのチャンネルで契約情報を即座に確認できます。必要な情報が集約されることで、管理や確認作業が簡単になります。
これにより、担当者は複数のシステムを行き来せずに情報を管理でき、必要なデータに即アクセスできるため、業務の流れがスムーズになります。契約情報が集約されていることで、他のチームメンバーとタイムリーに情報共有ができ、業務全体の管理がしやすくなります。
ここからは、「GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した際、関係者への情報共有を手作業で行っていませんか。こうした手動での連絡は、通知漏れやタイムラグが発生する原因となり、後続業務の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングを検知し、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知を送信できます。契約締結後の情報共有を迅速かつ確実に行い、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約管理業務をより効率化したいと考えている法務・総務担当者の方
- 契約締結後の社内共有を手作業で行っており、通知漏れや遅延に課題を感じている方
- Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして活用しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了後、自動でMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、これまで手動での連絡に費やしていた時間を削減できます
- 人為的な通知漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、契約完了の情報を関係者へ確実に共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定し、完了した文書の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を盛り込んだメッセージを指定のチャネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインをYoomに連携する際は、お使いの環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどの情報を設定する必要があります
- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションでは、通知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定できます。また、通知メッセージの内容は、GMOサインから取得した文書情報などを組み込んで自由に作成することが可能です
■注意事項
- GMOサイン、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
[Yoomとは]
連携プロセス
- Yoomへマイアプリ登録（GMOサインとMicrosoft Teams）
- テンプレートをコピー
- アプリトリガーの設定、アプリ連携
- トリガーボタンをONにして連携動作を確認
※ご案内
- GMOとの連携には、GMOサインの連携オプションが必要になります。詳しくはGMOサイン公式サイトをご確認ください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GMOサインでメッセージを受信したらMicrosoft Teamsに通知する連携フローの作り方
事前に準備するもの
連携作業の中で必要なものをリストアップしました。
GMOサイン
- ログイン情報（GMOサインの操作で管理画面を使用します）
下記は事前にGMOサインにお問い合わせいただき取得してください。
Microsoft Teams
- Microsoft365のログイン情報（メール・電話番号・SkypeID、パスワード）
ステップ1 マイアプリ連携の設定
ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの画面内の＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回接続するアプリを選び、マイアプリ登録を進めます。
GMOサイン
検索結果からヒットしたアプリ名をクリックします。値を入力する画面が表示されます。
値を入力したら、追加ボタンをクリックします。これでGMOサインのマイアプリ登録が完了です。
Microsoft Teams
検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。
こちらの画面に遷移しますので、Microsoft365のログイン情報を入力します。
これでMicrosoft Teamsのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックします。
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した際、関係者への情報共有を手作業で行っていませんか。こうした手動での連絡は、通知漏れやタイムラグが発生する原因となり、後続業務の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングを検知し、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知を送信できます。契約締結後の情報共有を迅速かつ確実に行い、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約管理業務をより効率化したいと考えている法務・総務担当者の方
- 契約締結後の社内共有を手作業で行っており、通知漏れや遅延に課題を感じている方
- Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして活用しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了後、自動でMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、これまで手動での連絡に費やしていた時間を削減できます
- 人為的な通知漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、契約完了の情報を関係者へ確実に共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定し、完了した文書の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を盛り込んだメッセージを指定のチャネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインをYoomに連携する際は、お使いの環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどの情報を設定する必要があります
- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションでは、通知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定できます。また、通知メッセージの内容は、GMOサインから取得した文書情報などを組み込んで自由に作成することが可能です
■注意事項
- GMOサイン、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートがマイプロジェクトにコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
ステップ3 アプリトリガー「署名が完了したら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。
GMOサインでのイベント（署名の完了）をトリガーにするため、Webhookの設定を行います。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらに表示される項目は、すでに初期設定済みです。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- GMOサインと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
→次へをクリック
(2/2)アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
- 画面に表示されたWebhookURLを、GMOサインの管理画面内にあるWebhook設定ページに入力します。
→テストをクリック →成功 トランザクションIDが取得できます。
※エラーになった場合
イベント（署名が完了した案件）が発生していないことが考えられます。イベント発生条件を設定して、再テストに進んでください。
→保存する をクリックします
ステップ4 アプリと連携する「アクセストークンの生成」
次に、テンプレートの2つ目の工程をクリックします。
この工程ではGMOサインのアクセストークンを取得します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらの項目は初期設定済みです。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- GMOサインと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
→次へをクリックします。
(2/2)データベース操作の詳細設定
- シークレットキー
- 事前にお問い合わせいただき取得した値を入力します。
- 顧客ID
- 事前にお問い合わせいただき取得した値を入力します。
→テストをクリックします。 →成功 アウトプットにはアクセストークンが生成されました。
→保存するをクリックします。
ステップ5 アプリと連携する「文書詳細情報の取得」
次に、テンプレートの3つ目の工程をクリックします。
この工程では文書名などの情報を取得する操作を行います。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらの項目は初期設定済みです。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- GMOサインと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
→次へをクリックします。
(2/2)データベース操作の詳細設定
- シークレットキー
- 事前にお問い合わせいただき取得した値を入力します。
- 顧客ID
- 事前にお問い合わせいただき取得した値を入力します。
- アクセストークン
- 1つ前の工程で取得したアクセストークンの引用コードが事前に埋め込まれています。
- トランザクションID
- 1つ目の工程で取得したアウトプットを引用します。編集欄をクリックするとプルダウンが開き、『署名が完了したら』タブ内に表示されるトランザクションIDを選択します。引用コードが埋め込まれます。
- 管理番号
- トランザクションIDか、管理番号のどちらかが必要になります。今回はトランザクションIDを入力済みのため、空欄でも問題ありません。
→テストをクリックします。 →成功 アウトプットには、文書情報が取得されました。
→保存するをクリックします。
ステップ6 アプリと連携する「Microsoft Teamsに通知する」
次に、テンプレートの4つ目の工程をクリックします。
この工程でMicrosoft Teamsに通知する定型文を作成します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらの項目は初期設定済みです。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- Microsoft Teamsと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
→次へをクリックします。
(2/2)データベース操作の詳細設定
- チームID
- 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携したMicrosoft Teamsのスペース名が表示されます。メッセージを送るスペースを選択すると、IDが引用されます。
- チャンネルID
- 編集欄をクリックするとプルダウンが開きます。チャンネルの候補の中から選ぶと、IDが自動で引用されます。
- メッセージ内容
- 定型文を作成します。編集欄をクリックすると、プルダウンが開き「文書詳細情報の取得」タブから文章情報のアウトプットが表示されます。必要な項目をクリックすると、引用コードが埋め込まれます。
- Microsoft Teamsでは、通知メッセージの内容をよりリッチに、かつ構造化された形で表示するために、HTMLタグがサポートされています。そのため、改行タグ<br/>の挿入が必要になります。
- メンションを設定する際はメッセージ編集エリアの下にある、メンションを紐付けするためのボックスに値を挿入します。添付ファイル情報も同じく値を挿入します。
→テストをクリックします。 →成功
→保存するをクリックします。今回のフローボットの設定は以上です。
ステップ7 アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、コンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレートの左上にあるトグルで切り替えできます。
プログラミング不要で、簡単にフローボットを設定できました。Microsoft Teamsのチームのチャンネルで通知が確認できました。
今回使用したテンプレートについては、こちらです。
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した際、関係者への情報共有を手作業で行っていませんか。こうした手動での連絡は、通知漏れやタイムラグが発生する原因となり、後続業務の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングを検知し、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知を送信できます。契約締結後の情報共有を迅速かつ確実に行い、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約管理業務をより効率化したいと考えている法務・総務担当者の方
- 契約締結後の社内共有を手作業で行っており、通知漏れや遅延に課題を感じている方
- Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして活用しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了後、自動でMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、これまで手動での連絡に費やしていた時間を削減できます
- 人為的な通知漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、契約完了の情報を関係者へ確実に共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定し、完了した文書の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を盛り込んだメッセージを指定のチャネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインをYoomに連携する際は、お使いの環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどの情報を設定する必要があります
- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションでは、通知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定できます。また、通知メッセージの内容は、GMOサインから取得した文書情報などを組み込んで自由に作成することが可能です
■注意事項
- GMOサイン、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
もっと活用！GMOサインを使った自動化3選
GMOサインはMicrosoft Teamsだけでなく、他のアプリとも連携して自動化を活用できます。
1. kintoneから簡単に契約書を作成しGMOサインへ送付
kintone上でボタン一つで契約書を作成し、GMOサインに送付できます。kintoneの情報を自動引用し、手入力の手間を省けます。契約作成を効率化し、ヒューマンエラーを防ぎます。
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付する
試してみる
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）を活用して更新ごとに契約書の詳細内容を登録している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）を活用して管理することで、帳票作成を円滑に行うことができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、手間も時間もかかり効率的とは言えません。
契約書作成業務の効率化を行いたいと考えている方にこのフローは有効的です。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しGMOサインで送付することができます。
契約書に関わる一連の業務を自動化することで、手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務を効率化します。
また入力作業を省くことで、手作業によるヒューマンエラーのリスクを回避することにも繋がります。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
2. 契約完了後はGoogleスプレッドシートに自動更新
GMOサインで契約が完了すると、Google スプレッドシートに自動で情報が更新されます。手作業が減り、作業効率が向上してチーム全体で業務に集中できます。
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
試してみる
■概要
電子契約サービス「GMOサイン」で契約が完了した際、管理用のGoogle スプレッドシートにステータスを手動で更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。特に契約件数が多い場合には、担当者の大きな負担となることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、GMOサインで契約が完了した情報をトリガーとして、Google スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、こうした契約管理にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約完了後、Google スプレッドシートへの手動更新に手間を感じている方
- 契約ステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、正確な情報管理を実現したい法務・営業担当者の方
- 契約管理業務の自動化を推進し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了を検知して、自動でGoogle スプレッドシートの情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定し、続けて「文書詳細情報を取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、更新対象としたいスプレッドシートのIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
3. 契約締結後にDropboxにファイルを自動格納
GMOサインでの契約締結が完了したら、ファイルを自動でDropboxに格納します。手動作業を省き、ファイル管理を効率化し、共有を簡単にします。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類を手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに格納する作業は手間がかかる上に、失念するリスクもあるのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーにして、契約書ファイルを自動でDropboxに格納できます。これにより、契約書管理の手間を省き、より安全かつ効率的な保管体制を構築することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで締結した契約書の管理に手間を感じている法務・総務担当者の方
- Dropboxをファイル保管庫として利用しており、手作業での格納に課題を感じている方
- 電子契約後のファイル管理プロセス全体を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了後、自動でDropboxへファイルが格納されるため、手作業でのダウンロードやアップロードに費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル移行作業がなくなることで、ファイルの格納漏れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとDropboxをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」し、「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を選択し、ダウンロードした契約書ファイルを指定のフォルダに格納するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインをYoomと連携する際に、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください
- Dropboxにファイルをアップロードする際に、保存するファイル名や、同名のファイルが存在した場合の処理（モード）を任意で設定できます
■注意事項
- GMOサイン、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
まとめ
このフローボットを導入することで、GMOサインの契約完了通知がMicrosoft Teamsに自動で行われ、手作業を省きつつ、正確な情報共有が可能になります。営業、契約管理、データ管理といった各ポジションにおいて、確実な情報伝達が支えとなり、業務が効率化される点が大きな魅力です。ノーコードで設定できるため、すぐに導入してその効果を体感いただけます。
詳細は以下のバナーからご確認ください。
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した際、関係者への情報共有を手作業で行っていませんか。こうした手動での連絡は、通知漏れやタイムラグが発生する原因となり、後続業務の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングを検知し、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知を送信できます。契約締結後の情報共有を迅速かつ確実に行い、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約管理業務をより効率化したいと考えている法務・総務担当者の方
- 契約締結後の社内共有を手作業で行っており、通知漏れや遅延に課題を感じている方
- Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして活用しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了後、自動でMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、これまで手動での連絡に費やしていた時間を削減できます
- 人為的な通知漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、契約完了の情報を関係者へ確実に共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定し、完了した文書の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を盛り込んだメッセージを指定のチャネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインをYoomに連携する際は、お使いの環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどの情報を設定する必要があります
- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションでは、通知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定できます。また、通知メッセージの内容は、GMOサインから取得した文書情報などを組み込んで自由に作成することが可能です
■注意事項
- GMOサイン、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
では、またお会いしましょう！
