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GMOサインは、契約書の作成や管理が簡単に行え、電子契約のセキュリティも万全なため、多くの企業に導入されています。しかし、契約の進捗を手動で確認するのは手間に感じる場面があるのではないでしょうか。GMOサインをMicrosoft Teamsと連携させると、契約完了のタイミングでMicrosoft Teamsに自動通知され、さらに便利に活用できます。
従来、こうした自動化にはプログラミングが必要でしたが、当社のノーコードフローボットを使えば、簡単な設定で導入できます。プログラミング不要の設定方法やメリットを解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
今回ご紹介するフローボットは以下のような方にぴったりです。
営業担当者と契約管理担当者の視点から、自動通知機能の利点と具体的な活用シーンをご紹介します。
GMOサインで契約が完了すると、契約内容がMicrosoft Teamsに自動通知され、契約金額や契約日などの情報が即座に営業担当者へ共有されます。これにより、手動の確認作業が不要になり、最新の契約状況を把握できます。
営業担当者は、通知を受けてすぐに顧客へのフォローアップが可能となり、必要に応じてクロスセルや追加提案に移る準備が整います。契約完了の通知をリアルタイムで受け取ることで、顧客対応がスムーズになり、営業活動が円滑に進められる環境が整います。
契約が完了すると、Microsoft Teamsに契約情報が自動通知されるため、契約管理担当者が手動で入力や転記を行う必要がなくなります。手作業による入力ミスが防がれ、契約データが正確に反映されます。
契約金額や契約日などの重要な情報が即時に通知されるため、確認作業の負担が軽減され、ミスなく情報がチーム内で共有されます。これにより、契約管理の精度が向上し、他の業務にも専念しやすい環境が整います。
契約が完了するとMicrosoft Teamsに情報が自動通知されるため、データ管理担当者は一つのチャンネルで契約情報を即座に確認できます。必要な情報が集約されることで、管理や確認作業が簡単になります。
これにより、担当者は複数のシステムを行き来せずに情報を管理でき、必要なデータに即アクセスできるため、業務の流れがスムーズになります。契約情報が集約されていることで、他のチームメンバーとタイムリーに情報共有ができ、業務全体の管理がしやすくなります。
ここからは、「GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。
■概要
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを導入している企業
・契約完了後の業務を迅速に処理したいバックオフィス担当者
・契約に関わる業務を効率化したいと考えている方
2.Microsoft Teamsで仕事に関わるコミュニケーションをとっている方
・契約完了の通知をMicrosoft Teamsで受け取りたい方
・GMOサインにアクセスして契約完了の有無を確認するのが手間に感じている方
■このテンプレートを使うメリット
バックオフィスの中には、契約業務を主に担当している方もいると思います。
契約に関わる情報はできるだけ迅速に把握し、抜け漏れなく正確に処理したいですよね。
そこでこのテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に、自動でMicrosoft Teamsに通知されるようになります。
これまではGMOサインにログインして契約完了を確認していた方も、Microsoft Teams上でスピーディに進捗が確認できるため、情報の把握がしやすくなります。
これにより、契約後の処理をスムーズに進められるようになるでしょう。
また、契約に関してメンバーとやり取りしたい場合も、そのままMicrosoft Teams上でコミュニケーションを取ることができるため、メンバーとの連携がより一層スムーズになります。
■注意事項
・GMOサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
[Yoomとは]
連携作業の中で必要なものをリストアップしました。
下記は事前にGMOサインにお問い合わせいただき取得してください。
ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの画面内の＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回接続するアプリを選び、マイアプリ登録を進めます。
検索結果からヒットしたアプリ名をクリックします。値を入力する画面が表示されます。
値を入力したら、追加ボタンをクリックします。これでGMOサインのマイアプリ登録が完了です。
検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。
こちらの画面に遷移しますので、Microsoft365のログイン情報を入力します。
これでMicrosoft Teamsのマイアプリ登録が完了します。
こちらのバナーをクリックします。
■概要
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを導入している企業
・契約完了後の業務を迅速に処理したいバックオフィス担当者
・契約に関わる業務を効率化したいと考えている方
2.Microsoft Teamsで仕事に関わるコミュニケーションをとっている方
・契約完了の通知をMicrosoft Teamsで受け取りたい方
・GMOサインにアクセスして契約完了の有無を確認するのが手間に感じている方
■このテンプレートを使うメリット
バックオフィスの中には、契約業務を主に担当している方もいると思います。
契約に関わる情報はできるだけ迅速に把握し、抜け漏れなく正確に処理したいですよね。
そこでこのテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に、自動でMicrosoft Teamsに通知されるようになります。
これまではGMOサインにログインして契約完了を確認していた方も、Microsoft Teams上でスピーディに進捗が確認できるため、情報の把握がしやすくなります。
これにより、契約後の処理をスムーズに進められるようになるでしょう。
また、契約に関してメンバーとやり取りしたい場合も、そのままMicrosoft Teams上でコミュニケーションを取ることができるため、メンバーとの連携がより一層スムーズになります。
■注意事項
・GMOサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートがマイプロジェクトにコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。
GMOサインでのイベント（署名の完了）をトリガーにするため、Webhookの設定を行います。
こちらに表示される項目は、すでに初期設定済みです。
→次へをクリック
→テストをクリック →成功 トランザクションIDが取得できます。
イベント（署名が完了した案件）が発生していないことが考えられます。イベント発生条件を設定して、再テストに進んでください。
→保存する をクリックします
次に、テンプレートの2つ目の工程をクリックします。
この工程ではGMOサインのアクセストークンを取得します。
こちらの項目は初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功 アウトプットにはアクセストークンが生成されました。
→保存するをクリックします。
次に、テンプレートの3つ目の工程をクリックします。
この工程では文書名などの情報を取得する操作を行います。
こちらの項目は初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功 アウトプットには、文書情報が取得されました。
→保存するをクリックします。
次に、テンプレートの4つ目の工程をクリックします。
この工程でMicrosoft Teamsに通知する定型文を作成します。
こちらの項目は初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功
→保存するをクリックします。今回のフローボットの設定は以上です。
全ての工程が設定されると、コンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレートの左上にあるトグルで切り替えできます。
プログラミング不要で、簡単にフローボットを設定できました。Microsoft Teamsのチームのチャンネルで通知が確認できました。
今回使用したテンプレートについては、こちらです。
■概要
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを導入している企業
・契約完了後の業務を迅速に処理したいバックオフィス担当者
・契約に関わる業務を効率化したいと考えている方
2.Microsoft Teamsで仕事に関わるコミュニケーションをとっている方
・契約完了の通知をMicrosoft Teamsで受け取りたい方
・GMOサインにアクセスして契約完了の有無を確認するのが手間に感じている方
■このテンプレートを使うメリット
バックオフィスの中には、契約業務を主に担当している方もいると思います。
契約に関わる情報はできるだけ迅速に把握し、抜け漏れなく正確に処理したいですよね。
そこでこのテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に、自動でMicrosoft Teamsに通知されるようになります。
これまではGMOサインにログインして契約完了を確認していた方も、Microsoft Teams上でスピーディに進捗が確認できるため、情報の把握がしやすくなります。
これにより、契約後の処理をスムーズに進められるようになるでしょう。
また、契約に関してメンバーとやり取りしたい場合も、そのままMicrosoft Teams上でコミュニケーションを取ることができるため、メンバーとの連携がより一層スムーズになります。
■注意事項
・GMOサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GMOサインはMicrosoft Teamsだけでなく、他のアプリとも連携して自動化を活用できます。
kintone上でボタン一つで契約書を作成し、GMOサインに送付できます。kintoneの情報を自動引用し、手入力の手間を省けます。契約作成を効率化し、ヒューマンエラーを防ぎます。
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）を活用して更新ごとに契約書の詳細内容を登録している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）を活用して管理することで、帳票作成を円滑に行うことができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、手間も時間もかかり効率的とは言えません。
契約書作成業務の効率化を行いたいと考えている方にこのフローは有効的です。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しGMOサインで送付することができます。
契約書に関わる一連の業務を自動化することで、手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務を効率化します。
また入力作業を省くことで、手作業によるヒューマンエラーのリスクを回避することにも繋がります。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
GMOサインで契約が完了すると、Google スプレッドシートに自動で情報が更新されます。手作業が減り、作業効率が向上してチーム全体で業務に集中できます。
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・スピーディーな契約完了を目指している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの蓄積を行う方
・シートで情報の一元管理を行い、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速の契約完了を行うために活用できるツールです。
しかしGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの情報を毎回手作業で更新するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
作業にかかる手間を自動化によって省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの登録情報を自動で更新し、作業の手間を省きます。
作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
またヒューマンエラーの発生を防ぐことにもつながるため、情報の精度を保つことができます。
■注意事項
・GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
GMOサインでの契約締結が完了したら、ファイルを自動でDropboxに格納します。手動作業を省き、ファイル管理を効率化し、共有を簡単にします。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Dropboxでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをDropboxに都度蓄積している方
・Dropboxに格納されたファイルを共有し、業務を進めている方
3.手動によるDropboxへのファイル格納を自動化したいと考えている方
・日常的にDropboxへのファイル格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとDropboxを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
締結された書類を管理しているとファイルをどこに格納したのか、または、ファイルを格納したかどうかを忘れてしまうことがあります。
確認するためには、毎回Dropboxにアクセスする必要があり、業務を阻害する一因となります。
このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したら自動的にファイルをDropboxに格納することができます。
自動的に締結書類が指定フォルダに格納されるため、ファイルの格納場所が不明になることや格納漏れを無くすことができ、これまでの手間を減らすことができます。
また、テンプレートをカスタマイズすることで、Dropboxへファイルが格納された後にコミュニケーションツールに通知を出すことができます。
スマートフォンのDropboxのアプリケーションからもファイルを確認できるため、確認先の上長に対して迅速に連携することも可能です。
■注意事項
・GMOサインとDropboxを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
このフローボットを導入することで、GMOサインの契約完了通知がMicrosoft Teamsに自動で行われ、手作業を省きつつ、正確な情報共有が可能になります。営業、契約管理、データ管理といった各ポジションにおいて、確実な情報伝達が支えとなり、業務が効率化される点が大きな魅力です。ノーコードで設定できるため、すぐに導入してその効果を体感いただけます。
詳細は以下のバナーからご確認ください。
■概要
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを導入している企業
・契約完了後の業務を迅速に処理したいバックオフィス担当者
・契約に関わる業務を効率化したいと考えている方
2.Microsoft Teamsで仕事に関わるコミュニケーションをとっている方
・契約完了の通知をMicrosoft Teamsで受け取りたい方
・GMOサインにアクセスして契約完了の有無を確認するのが手間に感じている方
■このテンプレートを使うメリット
バックオフィスの中には、契約業務を主に担当している方もいると思います。
契約に関わる情報はできるだけ迅速に把握し、抜け漏れなく正確に処理したいですよね。
そこでこのテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に、自動でMicrosoft Teamsに通知されるようになります。
これまではGMOサインにログインして契約完了を確認していた方も、Microsoft Teams上でスピーディに進捗が確認できるため、情報の把握がしやすくなります。
これにより、契約後の処理をスムーズに進められるようになるでしょう。
また、契約に関してメンバーとやり取りしたい場合も、そのままMicrosoft Teams上でコミュニケーションを取ることができるため、メンバーとの連携がより一層スムーズになります。
■注意事項
・GMOサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
では、またお会いしましょう！
