・
クラウド上で電子契約と電子署名ができるGMOサインは、業務の効率化やペーパーレス推進に役立つツールです。
しかし、契約がGMOサインで完了するたびにNotionを手作業で更新するのは効率が悪く、情報を常に正確に保つのが難しくなってしまいます。
この記事では、GMOサインとNotionを連携することで得られるメリットと、その自動化手順を詳しく解説します。
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
・GMOサインとNotionをそれぞれ活用している方
・GMOサインの契約完了後に、Notionを手動で更新するのが手間だと感じる方
・GMOサインとNotionを連携させて、日々の業務をもっと効率的に進めたい方
契約情報の管理を自動化することで、情報の更新がスピーディーに行われ、意思決定の迅速化が期待できます。
従来の手作業による契約管理では、データの入力や確認に多くの時間と労力がかかり、情報の遅れが意思決定を阻む要因となることも少なくありません。
しかし、自動化を導入することで、最新の契約情報がリアルタイムで更新され、必要なときにすぐアクセスできる環境が整います。
契約データの更新が迅速に行われることで、担当者は情報に基づいた適切な対応がより早く行えるようになります。
契約が完了するとNotionに情報が自動的に更新されることで、プロジェクトの進捗や契約状況に関する情報が一元的に管理されます。
これにより、チーム内での情報共有が強化され、関係者全員がリアルタイムで契約状況を把握することができます。
さらに、この情報の見える化によって、管理者はプロジェクトの進捗をスムーズに把握し、問題の兆しが見えた際には早めの対応が可能になります。
契約内容が即座にNotionに反映されるため、プロジェクトの開始や作業の進捗がより迅速に進められるようになります。
これにより、各タスクの準備にかかる時間を抑えられ、結果的に業務全体のスピードアップが期待できます。
自動化により、契約内容が最新の状態でリアルタイムに共有され、 チームメンバー全員が必要な情報へすぐにアクセスしやすい環境が整います。
[Yoomとは]
今回は、【GMOサインで契約が完了したらNotionの情報を更新する】という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
テンプレートを使用することで、設定を一から組む手間がなくなり、手軽に使えます。
工程は、全部で5ステップです
1.GMOサインとNotionをマイアプリ登録
2.GMOサインで署名が完了したら起動するトリガーを設定
3.GMOサインでアクセストークンの生成と文書詳細情報の取得
4.Notionでレコードを更新するアクションを設定
5.テストと確認
初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。
1. Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2.新規接続をクリックします。
3.赤枠からアプリ名で検索できます。今回はGMOサインとNotionをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、GMOサインとNotionのアイコンがマイアプリに表示されます。確認してください。
なお、GMOサインとの連携について、いくつか注意点がございます。
詳しくは、以下のリンクをご確認ください。
その他、Yoomについて不明点があれば、Yoomヘルプセンターをぜひご確認ください。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックして、自動化の設定をしていきましょう。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
1.順番にクリックしながら設定していきます。
まず一番上の「署名が完了したら」をクリックします。
なお、アプリトリガーでGMOサインの「署名が完了したら」を利用するには、いくつかご留意いただきたい事項があります。
以下のリンクをご確認ください。
2.タイトルは自由に入力してください。
GMOサインと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「署名が完了したら」を選択します。
設定が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.WebhookURLをコピーし、GMOサイン内の管理画面で設定を行ってください。
設定が終わったらテストを行い、エラーが出なければ保存してください。
1.フローに戻ります。「アクセストークンの生成」のアイコンをクリックします。
2.GMOサインと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「アクセストークンの生成」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。
3.シークレットキーと顧客IDを設定してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。
4.フローに戻ります。
「文書詳細情報の取得」のアイコンをクリックします。
5.アクションは「文書詳細情報の取得」を選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。
6.シークレットキー、顧客ID、アクセストークンを設定しましょう。
アクセストークンは、欄をクリックすると、先程取得した「アクセストークン」がアウトプットとして表示されます。
入力が終わったら、テストして保存してください。
1.次は「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。
2.Notionと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「レコードを更新する」を選択してください。
トリガーアクションは、「レコードを更新する」を選択します。
3.アプリIDを入力してください。
入力が終わったら「次へ」をクリックしてください。
4.更新したいレコードの条件を設定してください。
更新したいレコードの条件はプルダウンから選択できます。
5.更新後のレコードの値を設定してください。
欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、その中から任意のものを選択してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。
6.これで、【GMOサインで契約が完了したらNotionの情報を更新する】というフローが完成しました。
設定が完了したら、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
今回紹介したテンプレートが活きる利用シーンも紹介します。
契約が完了するとクライアントのステータスが「契約中」に変更され、担当者に次のアクションを通知するタスクが自動的に生成されます。
これにより、クライアントごとの進捗状況を簡単に把握し、全チームメンバーで最新の情報をリアルタイムで共有することができます。
また、顧客の契約履歴をすぐに確認できるため、次のアクションを適切に決定する材料として活用できます。
さらに、契約内容に基づいて追加の提案を行ったり、サポート対応を強化できるようになります。
プロジェクトに必要な作業が契約完了後に自動で登録され、担当者に通知が送信されることで、プロジェクトメンバー全員が契約状況をリアルタイムで把握できます。
これにより、契約後すぐに次の作業に移行しやすくなり、タスクの見落としを減らすことが期待できます。
また、各作業の優先順位が自動的に表示されるため、重要な業務に効率よく取り組む手助けになります。
例えば、契約成立後にプロジェクトの進行に必要なタスクリストが自動生成され、各メンバーに具体的な指示が通知されることで、安心して業務に集中できるようになります。
契約が完了したら、Notionに請求関連のタスクが自動で生成され、それを担当者にアサインします。
このプロセスにより、請求業務を迅速かつ確実に進めることが可能になります。
例えば、請求書の作成や送付、支払い期日の確認などのタスクが自動的に追加され、各担当者に適切に割り当てられます。
これにより、契約から請求までの一連の流れがスムーズになり、作業の抜け漏れが発生しにくくなります。
また、請求の進捗状況がリアルタイムで可視化されるため、管理者は進捗を常に把握でき、問題の早期発見にも役立ちます。
Yoomのテンプレートがあれば、プログラミング初心者でも迷わず設定が進められます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
他にも、YoomにはGMOサインやNotionを使った自動化の例がたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.GMOサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
このテンプレートを使うと、GMOサインで契約が完了すると、Salesforce内の情報が自動で更新されます。
これにより、時間に余裕が生まれ、他のタスクを進めやすくなります。
2.Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーにして、Gmailでメールが作成・送信されるようになります。
手作業でのメール作成や送信を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方
・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールをGmailで自動送信したい方
・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをGmailで送信したい方
2.マーケティング担当者
・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方
・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方
3.プロジェクトマネージャー
・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをGmailで自動送信したい方
・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基にGmailを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に、定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく業務のボトルネックになる可能性があります。
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能となります。
■注意事項
・NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Notionで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
このテンプレートを使うことで、Notionに登録したタスクが自動的にGoogleカレンダーに登録されます。
登録ミスや予定の抜け漏れを防ぎ、タスク管理が効率化されます。
■概要
Notionで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを利用してタスク管理をしている方
・プロジェクトのタスク管理でNotionを利用しているリーダー層の方
・タスクの期日をGoogleカレンダーに連携して共有している方
2.Googleカレンダーを活用して業務を進めている方
・プロジェクトのスケジュールをGoogleカレンダーで管理している方
・NotionとGoogleカレンダーを連携して効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーを利用することでプロジェクトのスケジュールを一元管理することができ、チームメンバーとの共有をスムーズにすることができます。
また、リマインダーや通知機能を活用することで、登録されているタスクやイベントの情報を効率的に把握できるのがGoogleカレンダーのメリットです。
しかし、Notionでタスクを登録した後に手動でGoogleカレンダーへ予定の登録を行っている場合、誤入力や入力漏れが発生することがあり、非効率的だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Notionでタスクが登録されるとGoogleカレンダーに自動で予定を登録できるため、手作業による誤入力や入力漏れの発生を防止することができます。
常に最新で精度の高い情報がGoogleカレンダーに連携されるため、プロジェクトの業務進行をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Notion、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GMOサインとNotionを連携することで、GMOサインで契約が完了したらNotionの情報が自動的に更新されるようになりました。
GMOサインで契約が完了したタイミングでフローが起動し、更新作業の遅れもなく、情報が正確に共有されます。
普段使っているアプリを連携させることで、繰り返しの作業をスムーズにし、もっと大切な業務に集中できるようになります。
Yoomの導入で、自動化がより身近に。専門知識は不要で、すぐに使い始められます。
アプリ連携で、日々の業務をもっと楽にしませんか？
