GMOサインで契約が完了したらNotionの情報を自動更新する方法

工程は、全部で5ステップです

1.GMOサインとNotionをマイアプリ登録
2.GMOサインで署名が完了したら起動するトリガーを設定
3.GMOサインでアクセストークンの生成と文書詳細情報の取得
4.Notionでレコードを更新するアクションを設定
5.テストと確認

ステップ1: GMOサインとNotionのマイアプリ連携

初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。

1. Yoomのアカウントにログインします。

アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2.新規接続をクリックします。

3.赤枠からアプリ名で検索できます。今回はGMOサインとNotionをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、GMOサインとNotionのアイコンがマイアプリに表示されます。確認してください。

なお、GMOサインとの連携について、いくつか注意点がございます。
詳しくは、以下のリンクをご確認ください。

GMOサインとの連携について

その他、Yoomについて不明点があれば、Yoomヘルプセンターをぜひご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のバナーにある「試してみる」をクリックして、自動化の設定をしていきましょう。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2: 従業員情報が更新されたら起動するトリガーを設定

1.順番にクリックしながら設定していきます。
まず一番上の「署名が完了したら」をクリックします。
なお、アプリトリガーでGMOサインの「署名が完了したら」を利用するには、いくつかご留意いただきたい事項があります。
以下のリンクをご確認ください。

GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点

2.タイトルは自由に入力してください。
GMOサインと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「署名が完了したら」を選択します。
設定が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.WebhookURLをコピーし、GMOサイン内の管理画面で設定を行ってください。
設定が終わったらテストを行い、エラーが出なければ保存してください。

ステップ3：GMOサインでアクセストークンの生成と文書詳細情報の取得

1.フローに戻ります。「アクセストークンの生成」のアイコンをクリックします。

2.GMOサインと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「アクセストークンの生成」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

3.シークレットキーと顧客IDを設定してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

4.フローに戻ります。
「文書詳細情報の取得」のアイコンをクリックします。

5.アクションは「文書詳細情報の取得」を選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

6.シークレットキー、顧客ID、アクセストークンを設定しましょう。
アクセストークンは、欄をクリックすると、先程取得した「アクセストークン」がアウトプットとして表示されます。
入力が終わったら、テストして保存してください。

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ステップ4：Notionでレコードを更新するアクションを設定

1.次は「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。

2.Notionと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「レコードを更新する」を選択してください。
トリガーアクションは、「レコードを更新する」を選択します。

3.アプリIDを入力してください。
入力が終わったら「次へ」をクリックしてください。

4.更新したいレコードの条件を設定してください。
更新したいレコードの条件はプルダウンから選択できます。

5.更新後のレコードの値を設定してください。
欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、その中から任意のものを選択してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

6.これで、【GMOサインで契約が完了したらNotionの情報を更新する】というフローが完成しました。

ステップ5: テストと確認

設定が完了したら、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

このフローを使った具体的な利用シーン

今回紹介したテンプレートが活きる利用シーンも紹介します。

1.契約状況に応じたクライアントデータベースの更新

契約が完了するとクライアントのステータスが「契約中」に変更され、担当者に次のアクションを通知するタスクが自動的に生成されます。
これにより、クライアントごとの進捗状況を簡単に把握し、全チームメンバーで最新の情報をリアルタイムで共有することができます。
また、顧客の契約履歴をすぐに確認できるため、次のアクションを適切に決定する材料として活用できます。
さらに、契約内容に基づいて追加の提案を行ったり、サポート対応を強化できるようになります。

2.契約成立後のプロジェクト情報更新

プロジェクトに必要な作業が契約完了後に自動で登録され、担当者に通知が送信されることで、プロジェクトメンバー全員が契約状況をリアルタイムで把握できます。
これにより、契約後すぐに次の作業に移行しやすくなり、タスクの見落としを減らすことが期待できます。
また、各作業の優先順位が自動的に表示されるため、重要な業務に効率よく取り組む手助けになります。
例えば、契約成立後にプロジェクトの進行に必要なタスクリストが自動生成され、各メンバーに具体的な指示が通知されることで、安心して業務に集中できるようになります。

3.契約完了後の請求手続きをわかりやすく

契約が完了したら、Notionに請求関連のタスクが自動で生成され、それを担当者にアサインします。
このプロセスにより、請求業務を迅速かつ確実に進めることが可能になります。
例えば、請求書の作成や送付、支払い期日の確認などのタスクが自動的に追加され、各担当者に適切に割り当てられます。
これにより、契約から請求までの一連の流れがスムーズになり、作業の抜け漏れが発生しにくくなります。
また、請求の進捗状況がリアルタイムで可視化されるため、管理者は進捗を常に把握でき、問題の早期発見にも役立ちます。

Yoomのテンプレートがあれば、プログラミング初心者でも迷わず設定が進められます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

GMOサインやNotionを使ったその他の自動化の例

他にも、YoomにはGMOサインやNotionを使った自動化の例がたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.GMOサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
このテンプレートを使うと、GMOサインで契約が完了すると、Salesforce内の情報が自動で更新されます。
これにより、時間に余裕が生まれ、他のタスクを進めやすくなります。

2.Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーにして、Gmailでメールが作成・送信されるようになります。
手作業でのメール作成や送信を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。

3.Notionで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
このテンプレートを使うことで、Notionに登録したタスクが自動的にGoogleカレンダーに登録されます。
登録ミスや予定の抜け漏れを防ぎ、タスク管理が効率化されます。

まとめ

GMOサインとNotionを連携することで、GMOサインで契約が完了したらNotionの情報が自動的に更新されるようになりました。
GMOサインで契約が完了したタイミングでフローが起動し、更新作業の遅れもなく、情報が正確に共有されます。
普段使っているアプリを連携させることで、繰り返しの作業をスムーズにし、もっと大切な業務に集中できるようになります。
Yoomの導入で、自動化がより身近に。専門知識は不要で、すぐに使い始められます。
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