契約が締結されたら、データを特定のファイルに保存するという業務を手作業で行なっていると、契約の数が多い場合は、工数が増えて業務時間の逼迫に繋がりかねないですよね。
例えば、少数精鋭の営業部でこの業務を手作業で行なっていた場合は、契約関連の業務に時間がかかってしまい、本来の営業活動が十分に行えない可能性も出てくると思います。そういったお悩みを、GMOサインとOne Driveを連携して、自動化することで改善することが可能になります。
今回はYoomを利用して、GMOサインとOneDriveを連携させて、契約を締結したら、自動的にファイルをOneDriveに格納する方法をお伝えしていきます。
まずは、連携するメリットやYoomとはどんなサービスかについてご紹介します。
GMOサインとOneDriveを連携するメリット
メリット1: 書類の管理の効率をアップできる
GMOサインで締結が完了したら、自動的にOneDriveに保存されるので手動の作業を軽減する事ができるようになります。
契約書をより多く扱う機会がある、総務や人事、営業部門などでは、自動化する事で書類をOneDrive保存し忘れるミスや漏れを防ぐことができて書類の管理がしやすくなるでしょう。
そして書類のデータを一箇所に保存できるので、情報が散らばることを防ぎ、チーム全体がいつでも正しい情報を取得する割合が高まります。
データ管理も一元化できて、一石二鳥ですね！
メリット2: フレッシュな情報を全体で共有できる
GMOサインとOneDriveを連携する事で、OneDriveに保存された契約書などの書類を、常に最新の状態で部署・チームで共有が可能になります。
例えば、全国に支店がある企業で営業の契約書を確認したい場合でもOneDriveを確認すれば、情報取得ができるようになります。
リモートワークなどの働き方を導入するしている企業でも情報共有が容易になりそうですね！
YoomでGMOサインとOneDriveを連携
プログラミング不要！簡単にアプリを連携でき業務のフローボットを作成できるサービスです。
Yoomを活用すれば、APIを使った連携がすでに完了しているので、実行したいトリガーやアクションを選択して設定するだけでフローボットが完成します。
これまで連携するにはプログラミングや経験が必要だった作業を簡単に実行でき、業務にあったフローまで作成できるのがYoomの魅力の1つだと感じています！
そしてYoomでは、編集してそのまま作成することができるテンプレートを多数ご用意しています！
フローボットの作成について不安な方も、気軽に作成できる環境が整っています。是非一緒にチャレンジしてみませんか？
Yoomならノーコードで簡単にフローボットが作成できます！
GMOサインとOneDriveを連携させて簡単にフローボットを作成して事務作業の効率をアップさせましょう。
まずはフリープランからお試しください。
Yoomのアカウント発行はこちらから。30秒で簡単に発行でき、無料ではじめられますよ。
是非登録して一緒に画面を見ながら作成しましょう。
GMOサインとOneDriveの連携フローの作り方
今回は「GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納する」の作り方をご紹介します！
まずは作成する前に、下準備から行なっていきましょう。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類を都度ダウンロードし、OneDriveの指定フォルダに手動で格納する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、保存忘れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで書類の署名が完了したことをトリガーにして、対象の契約書ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、契約書管理に関する一連の業務を効率化し、より安全な管理体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとOneDriveで契約書管理を行っており、手作業に手間を感じている方
- 契約書の保存漏れや格納ミスを防ぎ、管理体制を強化したいと考えている管理職の方
- 電子契約に関連する定型業務を自動化し、コア業務への集中を目指すすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの締結完了後、自動でOneDriveにファイルが格納されるため、手動でのダウンロードやアップロード作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」、「文書の取得」、「文書をダウンロード」のアクションを順に設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインと連携する設定では、シークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを任意の値で設定してください
- OneDriveにファイルをアップロードする設定では、格納先のドライブIDやフォルダのアイテムID、保存する際のファイル名などを任意で指定できます
■注意事項
- GMOサイン、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
ステップ1:マイプリ登録
1.GMOサインを連携させる
・Yoomでアカウント発行できたら、ログインしてワークスペースに入りましょう。
・ワークスペースへログインができたら、左上にあるマイアプリ→新規接続をクリックします。
・GMOサインを選択してください。
・アクセス名とアクセストークンを入力しましょう。
・アクセストークンには「GMO」と登録してください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
詳しくは、Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項をご参照ください。
2.OneDriveを連携させる
・先程と同様に、マイアプリ→新規接続をクリックします。
・OneDriveを選択してください。
・サインインの画面で連携したいアカウントのメールアドレスを入力します。
・パスワードを入力しましょう。
以上でマイアプリ登録が完了しました！
次に、下のバナークリックしてテンプレートをコピーしましょう。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類を都度ダウンロードし、OneDriveの指定フォルダに手動で格納する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、保存忘れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで書類の署名が完了したことをトリガーにして、対象の契約書ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、契約書管理に関する一連の業務を効率化し、より安全な管理体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとOneDriveで契約書管理を行っており、手作業に手間を感じている方
- 契約書の保存漏れや格納ミスを防ぎ、管理体制を強化したいと考えている管理職の方
- 電子契約に関連する定型業務を自動化し、コア業務への集中を目指すすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの締結完了後、自動でOneDriveにファイルが格納されるため、手動でのダウンロードやアップロード作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」、「文書の取得」、「文書をダウンロード」のアクションを順に設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインと連携する設定では、シークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを任意の値で設定してください
- OneDriveにファイルをアップロードする設定では、格納先のドライブIDやフォルダのアイテムID、保存する際のファイル名などを任意で指定できます
■注意事項
- GMOサイン、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
バナーをクリックしたら、マイプロジェクトへコピーが完了しました！
編集するボタンをクリックして、上の項目から順番に設定していきましょう。
ステップ2:GMOサインのトリガー設定
1.連携アカウントとアクションを選択
・アプリトリガータイトルは入力済みですが、任意のタイトルへ変更可能です。
・トリガーアクションは「署名が完了したら」のままでOKです。
※GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
2.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
・webhookURLをコピーしてGMOサインの管理画面にて設定をしてください。
・トリガーアクションを実行して、テストしましょう。
・テスト結果に問題がなければ、完了します。
ステップ3:アクセストークンの生成
1.連携アカウントとアクションを選択
・タイトルは入力済みですが、任意のタイトルへ変更可能です。
・アクションは「アクセストークンの生成」のままでOKです。
2.API接続設定
・シークレットキー、顧客IDの必須項目を入力しましょう。
・アクセストークンの有効期限は30分です。
・テストして、完了しましょう。
ステップ4:文章の取得
1.連携アカウントとアクションを選択
・タイトルは入力済みですが、任意のタイトルへ変更可能です。
・アクションには、「文章の取得」のままでOKです。
2.API接続設定
・シークレットキー、顧客ID、アクセストークンを設定しましょう。
・アクセストークンは、先程アクセストークンの生成オペレーションで取得した「アクセストークン」をアウトプットとして埋め込みましょう。
・入力が終わったら、テストして完了しましょう。
ステップ5：文章をダウンロード
1.連携アカウントとアクションを選択
- タイトルは入力済みですが、任意のタイトルへ変更可能です。
- アクションは、「文章をダウンロード」のままでOKです。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
2.API接続設定
- 編集欄をクリックして、「文章の取得」から「文章ダウンロードURL」を選択しましょう。
- デフォルトで入力されている「←「文書の取得」で取得した値」は削除してください。
- テストして、完了しましょう。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
ステップ6:OneDriveのアクション設定
1.連携アカウントとアクションを選択
・アプリトリガータイトルは入力済みですが、任意のタイトルへ変更可能です。
・アクションは「ファイルをアップロード」のままでOKです。
2.API接続設定
- ドライブID、格納先フォルダ名、格納先フォルダのアイテムID、ファイル名、ファイルの添付方法を設定しましょう。
- 入力が完了したら、テストして完了しましょう。
以上でフローボットの設定が完了しました！
まとめ
いかがでしたか？GMOサインとOneDriveを連携する事で、書類に関するデータの管理が一元化できて、チーム全体で最新情報を簡単に確認できるようになりました。
Yoomを活用する事で、ノーコードで簡単にアプリ同士を連携させることができ、トリガー・アクション選択をする事で簡単にフローボット作成を完了させることできました！
またテンプレートで作成する以外にも、はじめから作成することもできるので、自由にカスタマイズが可能です。
是非この機会に、GMOサインとOneDriveを連携して事務作業を軽減させてみませんか？？
