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ビジネスのデジタル化が進む中、契約書の管理は、依然として多くの企業にとって課題となっています。GMOサインでの契約締結後、手動でOneDriveに書類を保存している方も多いのではないでしょうか。
本記事では、GMOサインとOneDriveを連携し、フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、自動的にOneDriveに格納する方法をご紹介します。
この自動化により、業務効率が向上し、書類管理の手間を削減できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をOneDriveにも格納する方法をご説明します。
[Yoomとは]
GMOサインで書類締結されたことをGMOサインのAPIを利用して受け取り、OneDriveが提供するAPIを用いて、OneDriveの格納に用いることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録を行いましょう。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をOneDriveにも格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書作成や管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動での契約書作成やファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.Yoomフォーム、GMOサイン、OneDriveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・契約書が一元管理され、関係者が簡単にアクセスできるようになります。
・ファイルの保存場所や整理が自動化されるため、情報の見落としや混乱を防ぐことができます。
■注意事項
・GMOサイン、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
GMOサインとOneDriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「GMOサイン」と入力し、検索結果からGMOサインを選択します。
2.表示された画面で、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしてください。
3.続いてOneDriveをマイアプリ登録します。
GMOサインの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「OneDrive」と入力し、検索結果からOneDriveを選択します。
次の画面で、Microsoftのアカウントにログインをしましょう。連携させたいアカウントを入力します。
※OneDriveは、Microsoftサービスです。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
次にパスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
マイアプリにGMOサインとOneDriveが表示されていれば、登録完了です。
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をOneDriveにも格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書作成や管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動での契約書作成やファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.Yoomフォーム、GMOサイン、OneDriveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・契約書が一元管理され、関係者が簡単にアクセスできるようになります。
・ファイルの保存場所や整理が自動化されるため、情報の見落としや混乱を防ぐことができます。
■注意事項
・GMOサイン、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
先ほどの画面で「OK」をクリックすると、以下画像が表示されます。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をOneDriveにも格納する」をクリックすると表示されます。
1.フォームトリガー「フォームを作成」をクリックしてください。
表示された画面で、契約書に必要な項目を設定してください。
設定したら「次へ」をクリックしましょう。
以下画像の部分も設定しましょう。
※今回は、以下画像のように設定しました。
次に、フォームの表示確認と詳細設定を行います。
取得した値に、サンプル値を入力してください。入力したら「保存する」をクリックしてください。
2.承認を依頼する「承認」をクリックしてください。
「承認者」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。
「承認内容の詳細」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「承認完了条件」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。
「差し戻し先のオペレーション」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。
入力したら「保存する」をクリックしてください。
3.アプリと連携する「アクセストークンの生成」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
4.API接続設定を行います。
入力欄下の説明に従って各項目を入力し、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
5.アプリと連携する「封筒用文書の登録」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
6.API接続設定を行います。
「シークレットキー」「顧客ID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「アクセストークン」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
7.アプリと連携する「封筒への署名依頼」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
8.API接続設定を行います。
「シークレットキー」「顧客ID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「アクセストークン」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
「封筒名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
文書リストの「文書コード」と「文書名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
「自社署名者：メールアドレス」に、メールアドレスを入力してください。
自社署名情報の「文書コード」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
「依頼内容」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。
「送信先署名者：名前」「送信先署名者：メールアドレス」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
送信先署名情報の「文書コード」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
「依頼内容」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。
「自社署名者：承認順」「送信先署名者：承認順」を入力してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
9.アプリと連携する「ファイルをOneDriveに格納する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
10.API接続設定を行います。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「格納先フォルダのアイテムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「ファイル名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をOneDriveにも格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書作成や管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動での契約書作成やファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.Yoomフォーム、GMOサイン、OneDriveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・契約書が一元管理され、関係者が簡単にアクセスできるようになります。
・ファイルの保存場所や整理が自動化されるため、情報の見落としや混乱を防ぐことができます。
■注意事項
・GMOサイン、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
その他にもYoomにはGMOサインとOneDriveを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.GMOサインで契約が完了したらGoogle Chatに自動通知する
GMOサインで契約が完了したらGoogle Chatに自動通知するフローです。このフローを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に自動でGoogle Chatに通知が届くようになります。これにより、契約完了をすぐに把握し、スムーズに契約後の処理を始められるでしょう。また、GMOサインにログインして契約状況を確認する手間が省けるため、他の業務に集中しやすくなるでしょう。その結果、生産性の向上に繋がります。
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle Chatに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを利用している方
・契約業務を少しでも効率化して生産性を向上させたい方
・GMOサインにログインして契約完了の有無を確認しているバックオフィス担当者
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・Google Chatで契約業務に関わるやりとりを行なっている方
・契約が完了したらGoogle Chatで通知を受信した方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に自動でGoogle Chatに通知が届くようになります。
これにより、契約完了をすぐに把握でき、スムーズに契約後の処理に取り掛かることができます。
また、GMOサインにログインして契約状況を確認する手間が省けるため、他の業務に集中しやすくなるでしょう。その結果、生産性の向上に寄与します。
さらに、このテンプレートはチーム内での情報共有にも役立ちます。
たとえば、契約完了後に確認事項が発生した場合でも、Google Chatの通知をもとにそのままチームメンバーとコミュニケーションを取ることができるため、メンバー間の連携が一層強化されます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
2.GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。このフローを活用すると、GMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの登録情報を自動で更新し、作業の手間削減に繋がります。作業にかかっていた時間を省くことで、チーム全体がコア業務に集中でき、生産性向上に繋がります。ヒューマンエラーを防ぎ、情報精度を保るでしょう。
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・スピーディーな契約完了を目指している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの蓄積を行う方
・シートで情報の一元管理を行い、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速の契約完了を行うために活用できるツールです。
しかしGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの情報を毎回手作業で更新するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
作業にかかる手間を自動化によって省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの登録情報を自動で更新し、作業の手間を省きます。
作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
またヒューマンエラーの発生を防ぐことにもつながるため、情報の精度を保つことができます。
■注意事項
・GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存する
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。このフローを活用すると、Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存し、業務の効率化を図ることができるでしょう。ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
■概要
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとOneDriveを業務で使用している方
・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者
・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者
・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方
2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。
・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。
■注意事項
・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
GMOサインで契約書を締結した後、自動的にOneDriveに格納することで、手作業負担の大幅な軽減に繋がります。これにより、書類の印刷やスキャン、手動でのファイル保存が不要となり、業務プロセスがスムーズになるでしょう。例えば、法務部門では大量の契約書を扱いますが、この自動化により必要な書類を即座にアクセスでき、他の重要な業務に時間を割くことが可能になるでしょう。
自動連携により、契約書類が確実に適切な場所に保存されるため、情報漏洩や紛失のリスク低減が期待できます。電子署名付きの書類は法的効力を持ち、OneDriveのセキュリティと組み合わせることで、コンプライアンス要件を満たす管理が可能になるでしょう。例えば、医療業界では機密性の高い情報を扱うため、このシステムにより規制遵守の徹底が期待できます。
手作業によるファイル保存では、誤ったフォルダに保存する、あるいはファイル名を誤るリスクがあります。自動化することで、これらの人為的ミスを防ぎ、正確な書類管理が実現するでしょう。例えば、営業チームが契約書を探す際、正確な場所に保存されていることでスピーディーに対応でき、顧客満足度の向上にも繋がります。
今回は、GMOサインとOneDriveを連携させ、フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をOneDriveにも格納する方法をご紹介しました。GMOサインとOneDriveの連携により、契約書管理の効率化と精度向上が期待できます。自動化を導入することで、手作業の手間を省き、人為的ミスを削減しながらコンプライアンスを強化できるでしょう。また、ビジネスプロセスの最適化を目指す企業にとって、この方法は大きなメリットをもたらすでしょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、本記事の手順を参考に、GMOサインとOneDriveの連携を試してみてください！
