「OneDriveのフォルダ構成を定期的に棚卸ししたいけど、手作業でリストアップするのは時間がかかる…」
「フォルダが増えすぎて、手動での管理に限界を感じている…」
日々の業務におけるOneDriveのフォルダ管理に関する手作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、定期的にOneDriveの最上位にあるフォルダの名前を自動で取得し、Excelなどの表計算ソフトに一覧として記録できる仕組みがあればどうでしょう。
こうした面倒な作業から解放されつつ常に最新のフォルダ構成を正確に把握できれば、より重要な業務に集中する時間を確保できるかもしれません！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからない方法です。
ぜひ自動化を導入して作業をもっとラクにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOneDriveの最上位フォルダ一覧を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にOneDriveから最上位フォルダ一覧を取得し、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
OneDriveに保存されているファイルの管理は重要ですが、定期的に最上位フォルダの情報を取得し、一覧にまとめる作業は手間がかかるものです。手作業での確認や転記作業は、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にOneDriveの最上位フォルダ一覧を取得し、Microsoft Excelへ追加することが可能です。これにより、フォルダ構成の管理を効率化し、常に最新の情報を手元で確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveのファイル管理を担当し、定期的な棚卸作業に時間を費やしている方
- 手作業でOneDriveの最上位フォルダ情報を取得しており、この定型業務を自動化したい方
- フォルダ構成の変更などをMicrosoft Excelで管理し、業務の標準化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づいてOneDriveの最上位フォルダ情報を自動で取得するため、これまで手作業で行っていた確認や転記の時間を削減できます
- 手作業による情報の転記ミスや確認漏れを防ぎ、Microsoft Excel上で正確なフォルダ構成の履歴を管理することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを定期実行するスケジュールを設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「最上位フォルダ一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、取得したフォルダリストの各項目を処理するため、オペレーションで「同じ処理を繰り返す」を設定します
- 最後に、繰り返しの処理の中でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォルダ情報を指定のシートに行として追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい頻度（例：毎日、毎週月曜日など）を任意で設定してください
- OneDriveの「最上位フォルダ一覧を取得」アクションでは、対象としたい任意のドライブIDを設定してください
- 処理の繰り返し設定では、OneDriveから取得したフォルダ一覧のどの情報を繰り返しの対象にするか設定してください
- Microsoft Excelへのレコード追加設定では、事前に作成したExcelファイルが格納されているドライブやフォルダなどの保存場所を正しく設定してください
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
OneDriveの最上位フォルダ一覧を自動で取得するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にOneDriveから最上位フォルダ一覧を取得し、Microsoft Excelに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive／Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定とOneDrive、Microsoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：OneDriveとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではアプリごとの連携方法について解説していきます。
※Microsoft 365（旧称 Office 365）には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
OneDriveとYoomの連携方法
OneDriveの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
Microsoft ExcelとYoomの連携方法
Microsoft Excelの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
定期的にOneDriveから最上位フォルダ一覧を取得し、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
OneDriveに保存されているファイルの管理は重要ですが、定期的に最上位フォルダの情報を取得し、一覧にまとめる作業は手間がかかるものです。手作業での確認や転記作業は、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にOneDriveの最上位フォルダ一覧を取得し、Microsoft Excelへ追加することが可能です。これにより、フォルダ構成の管理を効率化し、常に最新の情報を手元で確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveのファイル管理を担当し、定期的な棚卸作業に時間を費やしている方
- 手作業でOneDriveの最上位フォルダ情報を取得しており、この定型業務を自動化したい方
- フォルダ構成の変更などをMicrosoft Excelで管理し、業務の標準化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づいてOneDriveの最上位フォルダ情報を自動で取得するため、これまで手作業で行っていた確認や転記の時間を削減できます
- 手作業による情報の転記ミスや確認漏れを防ぎ、Microsoft Excel上で正確なフォルダ構成の履歴を管理することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを定期実行するスケジュールを設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「最上位フォルダ一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、取得したフォルダリストの各項目を処理するため、オペレーションで「同じ処理を繰り返す」を設定します
- 最後に、繰り返しの処理の中でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォルダ情報を指定のシートに行として追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい頻度（例：毎日、毎週月曜日など）を任意で設定してください
- OneDriveの「最上位フォルダ一覧を取得」アクションでは、対象としたい任意のドライブIDを設定してください
- 処理の繰り返し設定では、OneDriveから取得したフォルダ一覧のどの情報を繰り返しの対象にするか設定してください
- Microsoft Excelへのレコード追加設定では、事前に作成したExcelファイルが格納されているドライブやフォルダなどの保存場所を正しく設定してください
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
テンプレートがフローボット内の「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
左側にあるメニューの「フローボット」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「フローボット」から設定作業を再開してください！）
「スケジュールトリガー」をクリックします。
フローボットを起動したいタイミングを入力していきます。
テンプレートでは「毎週月曜日9時」にフローボットが起動される設定となっていますが、日付や時間は必要に応じて変更してください！
設定を確認したら「完了」をクリックします。
※詳しい設定方は📅スケジュールトリガーの設定方法をご確認ください。
※「Cronの設定」では、起動する時刻を分単位での設定など細かな設定が可能です。設定の詳しい設定方法はCron設定の設定方法をご確認ください。
ステップ4：OneDriveのアクション設定
「最上位フォルダ一覧を取得」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
②アクション：デフォルトで「最上位フォルダ一覧を取得」が選択されているのでそのままで問題ありません！
③OneDriveと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認しましょう。
「ドライブID」を設定します。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるので最上位フォルダ一覧を取得したいドライブを選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、先ほど指定したドライブのデータが「取得した値（※）」の欄に反映されるので、確認できたら「完了」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値になります。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションは「チームプラン・サクセスプラン」でのみ利用できる機能です。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるので、ご注意ください。
※「チームプラン」や「サクセスプラン」などの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひお試しください。
「繰り返し対象の取得した値」を下の画像の通り設定します。
繰り返し設定をすることで、1件ずつデータを取得できるようになります！
設定したら「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：Microsoft Excelのアクション設定
「レコードを追加する」をクリックします。
ステップ4同様に、まずは連携するアカウント情報が正しく反映されているかなどを確認します。
次に「データベースの連携」を設定します。
今回はテスト用に下の画像のようなシートを準備したので、こちらを連携したいと思います！
「ファイルの保存場所」はプルダウンで選びます。
「ドライブID」「アイテムID」「シート名」は入力欄をクリックして「候補」の中から選択してください。
最後に「テーブル範囲」を連携するMicrosoft Excelのシートに合わせて入力したら「次へ」をクリックします。
「次へ」をクリックすると「追加するレコードの値」として、Microsoft Excelの項目が反映されます。
項目ごとに対応する値を埋め込んでいきましょう。
手入力をしてしまうと、フローボットが起動される度に同じ内容が毎回反映されてしまうため「取得した値」を埋め込むのがポイントです！
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「同じ処理を繰り返す」をクリック
③「ETagのループ変数」など項目ごとに選択
