ビジネスのデジタル化が進む中、契約業務もオンライン化することが求められていませんか？
GMOサインと楽楽販売を連携させることで、契約の締結から管理までを一元化し、業務効率の向上が期待できます。GMOサインは法的に有効な電子契約を提供し、契約手続きのスピードアップとコスト削減を実現し、また、楽楽販売は販売管理システムとして、多様な業務プロセスに柔軟に対応します。この両者を組み合わせることで、より効率的でスムーズな契約業務の運用が可能になります。
本記事ではGMOサインで契約が完了すると、楽楽販売の情報を自動で更新する方法について、具体的なメリットと連携方法を詳しく紹介します。
GMOサインと楽楽販売を連携するメリット
メリット1：業務プロセスの一元化
GMOサインと楽楽販売を連携することで、契約に関わる業務プロセスが一元化されます。契約データは複数のシステムにまたがって管理されることが多く、情報の整合性を保つために手動でのデータ移行が必要です。しかし、この連携により契約データが自動的に共有されるため、楽楽販売を確認することで、GMOサインの情報も確認できます。この結果、部門間でのコミュニケーションが円滑になり、データの重複や不整合によるトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。また、業務フローがシンプルになるため、従業員の作業負担の軽減が期待できます。
メリット2：コンプライアンスの強化
GMOサインと楽楽販売の連携は、契約に関するコンプライアンス対応も強化するでしょう。契約プロセスが自動化されることで、契約履行のステータスや重要な契約期日が正確に管理され、見落としが減少することが期待できます。また、GMOサインの電子契約は法的に有効であり、紙の契約書と同等の証拠力を持つため、内部監査や外部監査時にも安心できるでしょう。契約内容が自動的に楽楽販売のデータに反映されることで、監査に必要な情報を素早く提示できるため、法令遵守の強化に貢献できるでしょう。
[Yoomとは]
GMOサインと楽楽販売の連携フローの作り方
それでは、実際にテンプレートを使用して「GMOサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
GMOサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、その内容を楽楽販売へ手作業で転記・更新する業務に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングをトリガーに、楽楽販売のレコードを自動で更新できるため、こうした課題を解消し、契約管理業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインと楽楽販売を併用し、契約情報の転記作業に手間を感じている方
- 手作業による情報更新での入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
- 契約締結から販売管理までの一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの契約完了後、自動で楽楽販売のレコードが更新されるため、これまで手作業で行っていた情報更新の時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインと楽楽販売をYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- オペレーションで、GMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定します
- 続けて、GMOサインの「文書詳細情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約書の詳細情報を取得します
- 最後に、楽楽販売の「レコードを更新する」アクションを設定し、GMOサインから取得した情報をもとに該当レコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの各アクション設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください
- 楽楽販売でレコードを更新するアクションでは、GMOサインから取得した契約者名や契約日などの値を、楽楽販売のどの項目に反映させるか任意で設定できます
■注意事項
- GMOサイン、楽楽販売のそれぞれとYoomを連携してください。
- 楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
はじめる前に
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
Yoomのアカウント発行ページ
初めてのYoom
※注意事項
・楽楽販売は一部有料プランでのみご利用いただけるアプリとなっております。プランによって、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになる場合があるため、ご注意ください。
・有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
それでは、始めましょう！
ステップ1：GMOサインと楽楽販売をマイアプリ連携
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、GMOサインをクリックします。
(3)「GMOサインの新規登録」画面から、アカウント名、アクセストークンを入力します。
GMOサインの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトを参照ください。
GMOサインとの連携について
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
(4)次に楽楽販売の連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中から楽楽販売をクリックします。
(5)「楽楽販売の新規登録」画面から、アカウント名、アクセストークンを入力します。
クライアント証明書ファイルとクライアント証明書ファイルパスワードを設定されている場合は入力が必須となります。
YoomのIPアドレスの登録は下記のサイトをご参照ください。
IP制限があるアプリにYoomのIPアドレスを許可する
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGMOサインと楽楽販売が登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：GMOサインの署名設定
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
GMOサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、その内容を楽楽販売へ手作業で転記・更新する業務に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングをトリガーに、楽楽販売のレコードを自動で更新できるため、こうした課題を解消し、契約管理業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインと楽楽販売を併用し、契約情報の転記作業に手間を感じている方
- 手作業による情報更新での入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
- 契約締結から販売管理までの一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの契約完了後、自動で楽楽販売のレコードが更新されるため、これまで手作業で行っていた情報更新の時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインと楽楽販売をYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- オペレーションで、GMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定します
- 続けて、GMOサインの「文書詳細情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約書の詳細情報を取得します
- 最後に、楽楽販売の「レコードを更新する」アクションを設定し、GMOサインから取得した情報をもとに該当レコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの各アクション設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください
- 楽楽販売でレコードを更新するアクションでは、GMOサインから取得した契約者名や契約日などの値を、楽楽販売のどの項目に反映させるか任意で設定できます
■注意事項
- GMOサイン、楽楽販売のそれぞれとYoomを連携してください。
- 楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
アプリトリガーの「署名が完了したら」をクリックします。
(2)GMOサインの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「署名が完了したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、GMOサインの管理画面で設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ3：GMOサインと連携してアクセストークンを生成する
(1)次に、GMOサインと連携してアクセストークンの生成をします。
「アクセストークンの生成」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「アクセストークンの生成」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客IDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ4：文書詳細情報の取得
(1)次に、GMOサインの文書詳細情報を取得します。
「文書詳細情報の取得」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「文書詳細情報の取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客ID、アクセストークンを入力します。
アクセストークンとトランザクションIDはアウトプットから選択してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ5：楽楽販売のレコードを更新する
(1)次に、楽楽販売のレコードを更新する設定をします。
「レコードを更新」をクリックします。
(2)楽楽販売の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、楽楽販売と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードを更新」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、ドメイン、アカウント名、DBスキーマID、キー項目を承認フローIDを入力します。
下へ進み、ヘッダ項目のID、登録する値を入力します。他にも登録データを追加したい場合は「＋登録データを追加」をクリックすることで、新しい入力ボックスが作成されます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「GMOサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する」フローボットの完成です。
GMOサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、その内容を楽楽販売へ手作業で転記・更新する業務に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングをトリガーに、楽楽販売のレコードを自動で更新できるため、こうした課題を解消し、契約管理業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインと楽楽販売を併用し、契約情報の転記作業に手間を感じている方
- 手作業による情報更新での入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
- 契約締結から販売管理までの一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの契約完了後、自動で楽楽販売のレコードが更新されるため、これまで手作業で行っていた情報更新の時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインと楽楽販売をYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- オペレーションで、GMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定します
- 続けて、GMOサインの「文書詳細情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約書の詳細情報を取得します
- 最後に、楽楽販売の「レコードを更新する」アクションを設定し、GMOサインから取得した情報をもとに該当レコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの各アクション設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください
- 楽楽販売でレコードを更新するアクションでは、GMOサインから取得した契約者名や契約日などの値を、楽楽販売のどの項目に反映させるか任意で設定できます
■注意事項
- GMOサイン、楽楽販売のそれぞれとYoomを連携してください。
- 楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
GMOサインと楽楽販売を使ったその他の自動化例
Yoomでは他にもGMOサインと楽楽販売を使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.楽楽販売の情報をもとに契約書を作成し、GMOサインで送付する
楽楽販売に情報を入力することで、自動で契約書を作成しGMOサインで相手方に署名依頼を送れます。このフローを使うことで、手動で契約書作成、送付の手間を省くことが期待できます。特に契約書の作成や送付を頻繁に行う方におすすめです。
楽楽販売の情報をもとに契約書を作成し、GMOサインで送付する
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■概要
楽楽販売の情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成して、GMOサインで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の作成・送付を頻繁に行う担当者
- 法務部門のスタッフや法務担当者
- 営業担当者や営業アシスタント
- 人事担当者（雇用契約書の作成・送付）
2.業務効率化を図りたい方
- 業務プロセスの自動化を推進しているビジネスマネージャー
- デジタルツールを活用している事務職員
- 書類の作成・管理に多くの時間を費やしているスタッフ
3.楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインを使用している方
- 楽楽販売を活用している企業の社員
- Google Workspaceを導入している企業やチームメンバー
- GMOサインを利用して契約書を電子署名で管理している企業
■このテンプレートを使うメリット
・手動での契約書作成・送付の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・デジタルツールを活用することで、契約書の作成・送付が迅速かつ正確に行え、契約プロセス全体の透明性と信頼性も向上します。
■注意事項
・楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6704601
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
Googleフォームの情報をもとに、GMOサインで自動的に契約書を作成し、担当者に署名依頼を送付します。これにより、記載誤りや修正の手間を省くことができるでしょう。契約書の作成時間を削減したいと考えている方に、このフローはおすすめです。
Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
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■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み情報をもとに、一件ずつ契約書を作成してGMOサインで送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成し、GMOサインでの署名依頼までを自動化することが可能です。これにより、契約業務の効率化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGMOサインを利用した契約業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
- フォームからの契約書作成・送付フローを自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業による契約書の作成や送付における、入力ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があるだけで契約書の作成から署名依頼までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- フォームの情報を直接書類に反映させるため、手作業による転記ミスや署名依頼の送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能を設定し、フォームの内容を任意の担当者に確認依頼します。
- 承認後、オペレーションで書類発行機能を設定し、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒用文書の登録」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」を設定し、作成した契約書の署名依頼を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- 承認依頼機能では、任意の承認者を設定できるほか、依頼文や対応時の入力フォームを自由にカスタマイズすることが可能です。
- 書類発行機能では、任意の雛形書類に、Googleフォームで取得した値を変数として埋め込めます。また、書類名や保存先のフォルダも自由に設定可能です。
- GMOサインの各アクションでは、登録項目に固定値を設定したり、前段のフローで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムができます。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
3.楽楽販売で登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する
楽楽販売に登録された情報でGoogleカレンダーに自動で予定を作成します。チーム全体のタスク期限を可視化させ、カレンダーの登録漏れを防ぐことが期待できます。このフローを使うことで、チームの進捗状況を把握しやすくなるでしょう。
楽楽販売で登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する
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■概要
楽楽販売で登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleカレンダーを業務に活用している方
・チームの予定の可視化に活用している方
・タスク期限を登録している方
2.楽楽販売を活用してデータ管理を行なっている方
・プロジェクトの進行の予定管理に活用している方
・タスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはチーム全体のタスク期限を可視化させ、確実な業務進行を行うことのできるツールです。
しかし楽楽販売に登録された情報をGoogleカレンダーに毎回手入力で登録するのは、貴重な時間を浪費することになります。
このフローを活用すると、楽楽販売に登録された情報でGoogleカレンダーに自動で予定を作成します。
予定の登録を自動化することでヒューマンエラーを防ぐことができ、共有される情報の正確性を保つことで業務効率化に繋げます。
■注意事項
・Googleカレンダー、楽楽販売のそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法はこちらをご参照ください。
さらに、GMOサインと楽楽販売を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
GMOサインを使用したフローボットテンプレート一覧
楽楽販売を使用したフローボットテンプレート一覧
まとめ
GMOサインと楽楽販売を連携させることで、契約管理と販売管理を効率化し、業務全体の生産性を向上できそうです！
契約完了後、楽楽販売のデータが自動更新されるため、手作業のミスや手間が減り、業務フローが一元化され、部門間の情報共有がスムーズになります。これにより、コスト削減やコンプライアンス強化も実現できるでしょう。
GMOサインと楽楽販売の連携に興味を持たれた方は、ぜひこの連携を試してみてください。
