【GMOサイン×Slack】契約完了通知で業務効率化を実現

契約完了の進捗管理や情報共有に手間がかかり、業務が滞ると感じることはありませんか？特に、契約完了後に複数のメンバーに情報を共有し、次の業務に進む作業は手作業が多いと負担になります。

この課題に対し、Yoomを使ってGMOサインとSlackを連携することで、契約完了時にSlackへ自動で通知が届き、確認作業や情報共有がスムーズに行えます。
GMOサインでの契約完了がSlackに通知されることで、営業担当者やバックオフィスのスタッフも最新情報を把握しやすくなり、連絡ミスや確認漏れも防げるでしょう。Yoomでこの連携を設定し、業務の効率を向上させてみませんか？

こんな方におすすめ

おすすめの方：GMOサインとSlackを使い、契約業務の効率化を検討している方
契約完了通知をSlackで受け取り、チーム内でスムーズに共有したい方
GMOサインを活用し、契約完了後の業務移行を迅速に行いたいバックオフィス担当者
契約完了時にSlackで進捗を共有し、確認漏れを防ぎたい営業チーム
契約管理と情報共有をSlackで一元化したい企業の管理者

GMOサインとSlackの連携メリットと具体例

契約完了後の次の業務にすぐ移行できる

契約完了通知がSlackに届くと、担当者は他のシステムを確認する手間なく契約の進捗を把握でき、すぐに次の業務に取り掛かれます。例えば、営業担当者が契約完了を確認したら納品手配に移行でき、バックオフィスは請求書発行の準備を始めるなど、後続作業が速やかに進行します。これにより、待機時間が減り、業務の効率が向上します。

チーム全体での情報共有がスムーズになる

Slackで契約完了が通知されるため、バックオフィスや営業チーム全員が同時に最新情報を把握でき、確認漏れや連絡ミスが防げます。各メンバーが一貫した情報を基に対応を進められるため、チーム全体での進捗状況の共有がスムーズになります。このように、情報が正確に共有されることで、業務の無駄が減り、業務効率が高まります。

情報の透明性が向上し、確認漏れやミスを防げる

GMOサインとSlackの連携により、契約完了時に全員が最新の状況を把握できるため、進捗状況が明確になります。これにより、特に多くの契約を管理している場合にも確認漏れが発生しにくく、業務ミスのリスクが減少します。最新の情報がチーム全体に共有されることで、信頼性の高い業務遂行が可能になります。

GMOサインとSlackの連携フローの作り方

さっそく、YoomでGMOサインとSlackを連携させていきましょう。
<span class="mark-yellow">今回のフローは「GMOサインで契約が完了したらSlackに通知する」というものです。</span>

GMOサインとSlackをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
GMOサインとSlackの詳細設定(4ステップ)
トリガーをON

上記の流れで設定を進めることができます。
もちろん、難しいプログラミングの知識は不要です。[Yoomとは]続いて、マイアプリ連携をしてフロー設定の準備をしましょう。ステップ1：GMOサインとSlackをマイアプリ連携今回使用するGMOサインとSlackをマイアプリ連携します。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

「アプリの新規接続」のウィンドウが出たら、GMOサインとSlackを検索してください。Slackのマイアプリ連携には、OAuth認証が必要です。
以下のヘルプページを参考に、Slack内にYoomアプリを追加して、チャンネルの設定をしてください。Slackのマイアプリ登録方法GMOサインのアクセストークンには「GMO」と入れるだけなのですぐに連携可能です。マイアプリ連携ができたら、一覧に表示されるので確認しましょう。

ここまで確認出来たら、マイアプリ連携設定完了です！

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2：GMOサインでアプリトリガー設定

最初の設定は「署名が完了したら」です。
1ページ目には、マイアプリ連携をしているGMOサインのアカウント情報が反映されています。

タイトルは必要に応じて、わかりやすいものに修正しておきましょう。
アカウント情報が正しく反映されていたら次に進みます。

次にWebhookURLを使用して、アプリの接続確認をします。
URLをコピーして、テスト用に仮で署名を完了させてから「テスト」をクリックしてください。

その際、事前にGMOサインにWebhook利用の許可を取る必要があります。
詳しくは以下のリンクを参考にしてください。

GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点

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テストが成功するとアウトプットが取得できます。
これでアプリトリガーの設定は完了です。

ステップ3：アクセストークン生成の設定

続いて「アクセストークンの生成」です。
最初のページは、先ほど同様にアカウント情報の確認と必要に応じてタイトルの修正をしてください。

次のページではアクセストークンの生成を行います。

シークレットキーと顧客IDはWebhookの設定をする際にGMOサインに問い合わせれば取得できます。

両項目とも入力ができたら「テスト」をクリックしてください。

ここで、アウトプットとしてアクセストークンが取得できます。(実際には上記画像のアウトプットの横に値が表示されています)

最後に「保存する」をクリックしてアクセストークン生成の設定は完了です。

ステップ4：文章詳細取得の設定

続いては「文書詳細情報の取得」です。
最初のページは今まで同様なので、対等の修正を行ったら次に進んでください。

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アクセストークンのアウトプットは反映されているはずなので、先ほどの設定で入力したシークレットキーと顧客IDを再度入力して「テスト」をクリックして下さい。

テストが成功すると、仮で契約完了したGMOサインの情報がアウトプットで取得できます。

上記項目の横に、テストの値が反映されていればテスト成功です。
「保存する」をクリックして文章詳細情報取得の設定は完了です。

ステップ5：Slackに通知する設定

最後の設定は「チャンネルにメッセージを送る」です。
1ページ目はアカウント情報と、任意でタイトルの修正です。

問題がなければ次に進み、Slackに通知する詳細設定をしましょう。

投稿先のチャンネルIDは候補から選択し、メッセージ内容はアウトプットを活用して入力してください。
入力ができたら「テスト」をクリックし、アウトプットを取得します。

アウトプットが問題なければ「保存する」ですべての設定は完了です！
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これでGMOサインで契約が完了したら、Slackに自動で通知されるようになりました！

今回の設定したテンプレートは以下のものです。

GMOサイン・Slackを使ったその他の自動化例

1.入力フォームの情報をもとにGMOサインで契約書を送付

このテンプレートは、入力フォームで収集した情報を基にGMOサインで契約書を自動作成し、送付するプロセスを効率化します。手動でのデータ入力が不要になり、バックオフィスや営業チームの作業負担を軽減できるでしょう。複数の契約が同時進行している場合にも便利で、フォームとGMOサインのスムーズな連携が可能です。

2.GMOサインで書類が締結されたら、Dropboxに格納する

GMOサインで書類が締結されると、自動でDropboxに保存するテンプレートです。契約完了後の手動でのファイル整理を省き、クラウド上での管理が効率的に行えます。書類の一元管理を容易にし、必要な時に迅速にアクセスできるため、バックオフィスや法務部門にとって大変便利です。

3.GMOサインでエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新する

このテンプレートを使用すると、GMOサインでの契約（エンベロープ）が完了した際にHubSpotの取引ステージが自動で更新されます。営業担当者が契約状況を素早く把握し、次の対応にすぐ移ることができるでしょう。このテンプレートは、商談の進捗をシームレスに管理したい企業におすすめです。

まとめ

GMOサインとSlackをYoomで連携させることで、契約完了時に自動で通知が届き、業務効率の向上が期待できます。

プログラミング知識がなくても、簡単に設定可能です。Slack通知により、契約完了後の情報共有が簡単になり、チーム内の連携がスムーズに行えます。Yoomのテンプレートを活用することで、他のアプリ連携も手軽に実現でき、日々の業務管理がより便利になります。Yoomに無料登録して、効率的な業務管理を体験してみてください。