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従業員情報の登録を手動で行っている場合、少しのミスが給与の振り込みや労務管理に影響します。
GMOサインとSmartHRを連携し、契約が完了した際の従業員登録を自動化することでその問題を解消できるでしょう。
これにより、修正や確認作業が減り、業務全体の効率化が期待できます。
特に、頻繁に採用が行われる企業や複数人採用する場合におすすめの自動化です。
手動で従業員登録をしていると、ヒューマンエラーは避けられないでしょう。
しかし、GMOサインとSmartHRを連携し、GMOサインで雇用契約が完了した際に、自動的にSmartHRに従業員登録をすることで解消できます。
たとえば、雇用契約が完了してから従業員登録を行う際に、氏名や住所の入力ミスが発生すると、修正作業や後続業務に影響を及ぼします。
そこで、この自動化を活用すれば、雇用契約書のデータから自動的に従業員情報を取得するため、登録時のミスを防止できます。
これにより、人事担当者は登録作業や確認作業の手間が省け、負担を軽減できるでしょう。
GMOサインで雇用契約が完了した後、SmartHRに従業員が登録される自動化により、手作業でデータを入力する必要がなくなります。
たとえば、新卒や中途採用で複数人の採用を頻繁に行う企業では、何度もデータを登録する必要がなくなり、時間を費やすことがなくなるでしょう。
この自動化により、採用後のプロセスで必ず発生する人事データの登録作業が不要になり、作業を簡素化できます。
その結果、必要な業務に人材を割くことができるため、業務の無駄が省けるでしょう。
GMOサインとSmartHRを連携することで、労務管理の精度を向上できるかもしれません。
たとえば、GMOサインで締結された雇用契約の情報がSmartHRに自動反映されることで、通勤手当や給与の振り込みミスを未然に防ぎます。
この自動化を導入することで、従業員データの登録を一元化でき、それぞれのシステムの移動を最小限に抑えられます。
また、労務関連の確認もSmartHRを確認するだけでできるので、便利です。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「GMOサインで雇用契約が完了したらSmartHRに従業員を登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
GMOサインで雇用契約が完了したらAPIを通じて、契約情報を取得し、SmartHRのAPIを介して従業員データを登録することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
GMOサインで雇用契約が完了したらSmartHRに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで雇用契約を行っている企業
・GMOサインを利用して契約手続きを行っているが、契約完了後の手動での従業員登録に手間を感じている方
・契約完了と同時に従業員の登録が自動で行われるようにしたい方
2.HRシステムとしてSmartHRを利用している企業
・新たに入社する従業員の登録をミスなくスムーズに行いたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインで雇用契約を完了し、SmartHRに自動で従業員を登録するフローを活用することで、以下のようなメリットがあります。
まず、雇用契約の後の従業員登録が自動化されるため、手作業による入力ミスが減り、正確なデータ管理が実現します。これにより、管理部門の業務負担が軽減されるでしょう。
また、手動での入力作業が不要になるため、効率的に時間を使うことができ、他の重要な業務に集中することができます。
さらに、自動化によってプロセス全体のスピードが向上し、迅速な対応が可能になります。その結果、新入社員のオンボーディングがスムーズに進むでしょう。
■注意事項
・GMOサインとSmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン
・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
GMOサインとSmartHRをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、GMOサインのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
「アプリ名で検索」の検索欄でGMOサインを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、画面の説明に従って「アカウント名」と「アクセストークン」を設定しましょう。
続いて、SmartHRのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同じようにアプリ一覧からSmartHR（OAuth）を探すか、検索欄を用いて検索してください。
以下の画面が表示されたら、「サブドメイン」を設定しましょう。
両方のマイアプリ登録が完了したら、GMOサインとSmartHRがマイアプリに表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
GMOサインで雇用契約が完了したらSmartHRに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで雇用契約を行っている企業
・GMOサインを利用して契約手続きを行っているが、契約完了後の手動での従業員登録に手間を感じている方
・契約完了と同時に従業員の登録が自動で行われるようにしたい方
2.HRシステムとしてSmartHRを利用している企業
・新たに入社する従業員の登録をミスなくスムーズに行いたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインで雇用契約を完了し、SmartHRに自動で従業員を登録するフローを活用することで、以下のようなメリットがあります。
まず、雇用契約の後の従業員登録が自動化されるため、手作業による入力ミスが減り、正確なデータ管理が実現します。これにより、管理部門の業務負担が軽減されるでしょう。
また、手動での入力作業が不要になるため、効率的に時間を使うことができ、他の重要な業務に集中することができます。
さらに、自動化によってプロセス全体のスピードが向上し、迅速な対応が可能になります。その結果、新入社員のオンボーディングがスムーズに進むでしょう。
■注意事項
・GMOサインとSmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン
・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下の画面で変更を行いましょう。
最初にGMOサインの設定を行うため、「署名が完了したら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックしてWebhook URLをコピーしましょう。
GMOサインの管理画面で設定を行います。
GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点をこちらから確認しましょう。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行して「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、アクセストークンを生成する設定を行うため、「アクセストークンの生成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
次に、以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、「シークレットキー」と「顧客ID」を設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、GMOサインの契約文書の詳細情報を取得するため、「文書詳細情報の取得」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「シークレットキー」と「顧客ID」を設定しましょう。
次に「アクセストークン」を設定します。
「アクセストークンの生成」のアウトプットを使用して、以下のように設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、テキストからデータを抽出する設定を行うため、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
※AIオペレーションは一部有料プランでご利用いただける機能となっております。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の注意事項を確認しましょう。
スクロールして、「対象のテキスト」と「抽出したい項目」を設定します。
今回は、例として姓名を抽出するので、以下のように設定しました。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、SmartHRの設定を行うため、「従業員の登録」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
今回は姓名を抽出する設定を行ったので、「姓」、「名」の設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから選択してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか、チェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
GMOサインで雇用契約が完了したらSmartHRに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで雇用契約を行っている企業
・GMOサインを利用して契約手続きを行っているが、契約完了後の手動での従業員登録に手間を感じている方
・契約完了と同時に従業員の登録が自動で行われるようにしたい方
2.HRシステムとしてSmartHRを利用している企業
・新たに入社する従業員の登録をミスなくスムーズに行いたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインで雇用契約を完了し、SmartHRに自動で従業員を登録するフローを活用することで、以下のようなメリットがあります。
まず、雇用契約の後の従業員登録が自動化されるため、手作業による入力ミスが減り、正確なデータ管理が実現します。これにより、管理部門の業務負担が軽減されるでしょう。
また、手動での入力作業が不要になるため、効率的に時間を使うことができ、他の重要な業務に集中することができます。
さらに、自動化によってプロセス全体のスピードが向上し、迅速な対応が可能になります。その結果、新入社員のオンボーディングがスムーズに進むでしょう。
■注意事項
・GMOサインとSmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン
・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
1.GMOサインで契約が完了したら、自動的にGoogle Chatに通知するフローです。
契約の完了がGoogle Chatに通知されるため、契約情報の確認がしやすくなります。
チーム内で共有する設定にしておけば、通知の手間も省けます。
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle Chatに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを利用している方
・契約業務を少しでも効率化して生産性を向上させたい方
・GMOサインにログインして契約完了の有無を確認しているバックオフィス担当者
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・Google Chatで契約業務に関わるやりとりを行なっている方
・契約が完了したらGoogle Chatで通知を受信した方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に自動でGoogle Chatに通知が届くようになります。
これにより、契約完了をすぐに把握でき、スムーズに契約後の処理に取り掛かることができます。
また、GMOサインにログインして契約状況を確認する手間が省けるため、他の業務に集中しやすくなるでしょう。その結果、生産性の向上に寄与します。
さらに、このテンプレートはチーム内での情報共有にも役立ちます。
たとえば、契約完了後に確認事項が発生した場合でも、Google Chatの通知をもとにそのままチームメンバーとコミュニケーションを取ることができるため、メンバー間の連携が一層強化されます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
2.GMOサインで契約が完了したら、Microsoft Excelの情報を自動更新するフローです。
契約書情報が自動的にMicrosoft Excelに更新されるため、手動で更新する必要がなくなります。
手作業が不要になることで、データの入力ミスを防げます。
■概要
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約書の管理を効率的にするために使用している方
・契約内容の可視化によって業務効率を上げている方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・取引や顧客の情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは作成した契約書に関連する業務をスムーズに行うために活用できるツールです。
しかし、GMOサインで契約が完了後、Microsoft Excelの情報を手作業で毎回更新するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
このフローを活用することで、GMOサインで契約完了後Microsoft Excelの情報を自動で更新し、手作業による手間を省きます。
また手入力によるヒューマンエラーを回避することで、共有する情報の正確性を高く保つことができます。
これまで手作業に欠けていた時間を他の業務に充てることで、業務進行を円滑にし効率化に繋げます。
■注意事項
・GMOサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.GMOサインで書類の締結が完了したら、自動的にファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
契約書類を手作業で保存する必要がなくなり、保存忘れや保存ミスを防ぎます。
自動的にGoogle Driveに保存することで、ファイルの紛失を回避できます。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Google Driveでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをGoogle Driveに都度蓄積している方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
3.手動によるGoogle Driveへのファイルの格納を自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveへのファイルの格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとGoogle Driveを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
・GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。
・ファイル格納を自動化することで、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveへファイル格納後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、締結された書類の確認を特定のメンバーへ依頼することもできます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle Driveを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
雇用契約から人事登録までを自動化することで、手動での登録手間が省け、ヒューマンエラーのリスクを抑えられます。
これにより、人事担当者の負担が軽減され、より重要な業務に集中できるでしょう。
この自動化は特に、一度に複数人を採用する場合に大きな効果をもたらすでしょう。
Yoomを活用した自動化の設定は、誰でも簡単に行えます。
今回ご紹介したテンプレートで、人事登録を効率化しましょう。
