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従業員情報の登録を手動で行っている場合、少しのミスが給与の振り込みや労務管理に影響します。
GMOサインとSmartHRを連携し、契約が完了した際の従業員登録を自動化することでその問題を解消できるでしょう。
これにより、修正や確認作業が減り、業務全体の効率化が期待できます。
特に、頻繁に採用が行われる企業や複数人採用する場合におすすめの自動化です。
手動で従業員登録をしていると、ヒューマンエラーは避けられないでしょう。
しかし、GMOサインとSmartHRを連携し、GMOサインで雇用契約が完了した際に、自動的にSmartHRに従業員登録をすることで解消できます。
たとえば、雇用契約が完了してから従業員登録を行う際に、氏名や住所の入力ミスが発生すると、修正作業や後続業務に影響を及ぼします。
そこで、<span class="mark-yellow">この自動化を活用すれば、雇用契約書のデータから自動的に従業員情報を取得するため、登録時のミスを防止できます。</span>
これにより、人事担当者は登録作業や確認作業の手間が省け、負担を軽減できるでしょう。
GMOサインで雇用契約が完了した後、SmartHRに従業員が登録される自動化により、手作業でデータを入力する必要がなくなります。
たとえば、<span class="mark-yellow">新卒や中途採用で複数人の採用を頻繁に行う企業では、何度もデータを登録する必要がなくなり、時間を費やすことがなくなるでしょう。</span>
この自動化により、採用後のプロセスで必ず発生する人事データの登録作業が不要になり、作業を簡素化できます。
その結果、必要な業務に人材を割くことができるため、業務の無駄が省けるでしょう。
GMOサインとSmartHRを連携することで、労務管理の精度を向上できるかもしれません。
たとえば、GMOサインで締結された雇用契約の情報がSmartHRに自動反映されることで、通勤手当や給与の振り込みミスを未然に防ぎます。
この自動化を導入することで、<span class="mark-yellow">従業員データの登録を一元化でき、それぞれのシステムの移動を最小限に抑えられます。</span>
また、労務関連の確認もSmartHRを確認するだけでできるので、便利です。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「GMOサインで雇用契約が完了したらSmartHRに従業員を登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
GMOサインで雇用契約が完了したらAPIを通じて、契約情報を取得し、SmartHRのAPIを介して従業員データを登録することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
GMOサインとSmartHRをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、GMOサインのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
「アプリ名で検索」の検索欄でGMOサインを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、画面の説明に従って「アカウント名」と「アクセストークン」を設定しましょう。
続いて、SmartHRのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同じようにアプリ一覧からSmartHR（OAuth）を探すか、検索欄を用いて検索してください。
以下の画面が表示されたら、「サブドメイン」を設定しましょう。
両方のマイアプリ登録が完了したら、GMOサインとSmartHRがマイアプリに表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下の画面で変更を行いましょう。
最初にGMOサインの設定を行うため、「署名が完了したら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックしてWebhook URLをコピーしましょう。
GMOサインの管理画面で設定を行います。
GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点をこちらから確認しましょう。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行して「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、アクセストークンを生成する設定を行うため、「アクセストークンの生成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
次に、以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、「シークレットキー」と「顧客ID」を設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、GMOサインの契約文書の詳細情報を取得するため、「文書詳細情報の取得」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「シークレットキー」と「顧客ID」を設定しましょう。
次に「アクセストークン」を設定します。
「アクセストークンの生成」のアウトプットを使用して、以下のように設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、テキストからデータを抽出する設定を行うため、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
※AIオペレーションは一部有料プランでご利用いただける機能となっております。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の注意事項を確認しましょう。
スクロールして、「対象のテキスト」と「抽出したい項目」を設定します。
今回は、例として姓名を抽出するので、以下のように設定しました。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、SmartHRの設定を行うため、「従業員の登録」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
今回は姓名を抽出する設定を行ったので、「姓」、「名」の設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから選択してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか、チェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
1.GMOサインで契約が完了したら、自動的にGoogle Chatに通知するフローです。
契約の完了がGoogle Chatに通知されるため、契約情報の確認がしやすくなります。
チーム内で共有する設定にしておけば、通知の手間も省けます。
2.GMOサインで契約が完了したら、Microsoft Excelの情報を自動更新するフローです。
契約書情報が自動的にMicrosoft Excelに更新されるため、手動で更新する必要がなくなります。
手作業が不要になることで、データの入力ミスを防げます。
3.GMOサインで書類の締結が完了したら、自動的にファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
契約書類を手作業で保存する必要がなくなり、保存忘れや保存ミスを防ぎます。
自動的にGoogle Driveに保存することで、ファイルの紛失を回避できます。
雇用契約から人事登録までを自動化することで、手動での登録手間が省け、ヒューマンエラーのリスクを抑えられます。
これにより、人事担当者の負担が軽減され、より重要な業務に集中できるでしょう。
この自動化は特に、一度に複数人を採用する場合に大きな効果をもたらすでしょう。
Yoomを活用した自動化の設定は、誰でも簡単に行えます。
今回ご紹介したテンプレートで、人事登録を効率化しましょう。
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