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「Smartsheetで管理しているタスクを、Zendeskのチケットに手動で登録している…」
「両方のツールを開いて情報をコピペするのが面倒で、ミスも起きやすい…」
このように、プロジェクト管理ツールのSmartsheetと、顧客サポートツールのZendeskを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しいタスクが追加されたら、その情報が自動でZendeskにチケットとして作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスや連携漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
また、より重要な顧客対応やプロジェクトのコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとZendeskを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとZendeskのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Smartsheetのシートに行が追加されたタイミングをトリガーに、その情報をZendeskのチケットとして自動で作成することが可能です。
これにより、手作業による転記の手間やミスをなくし、業務を効率化します。
以下で具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで管理しているプロジェクトのタスクや課題が追加された際に、手動でZendeskにサポートチケットを作成する作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行が追加されると、その情報を基にZendeskのチケットが自動で作成される</span>ため、迅速かつ正確な情報共有が実現し、顧客対応のスピードと質を向上させることができます。
Smartsheetに追加されるすべてのタスクではなく、「優先度が高い」「特定の担当者がアサインされた」といった特定の条件に合致するタスクのみをZendeskに連携したい場合もあるかと思います。
このテンプレートでは、<span class="mark-yellow">特定の条件を満たす行がSmartsheetに追加された時だけ、Zendeskにチケットを自動作成する</span>ことが可能です。
これにより、サポートチームは本当に対応が必要な案件だけに集中でき、より効率的な業務遂行が実現します。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとZendeskを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとZendeskの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、Zendeskにチケットを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Smartsheetの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでSmartsheetと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されるので、任意の方法でサインインしましょう。
今回はメールアドレスとパスワードでサインインします。
内容を確認し、「許可」をクリックします。
Zendeskの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでZendeskと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されるので、注釈に沿ってそれぞれの項目を入力し「追加」をクリックしてください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「行が作成されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Smartsheetと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてSmartsheetでシートに行を作成しておきましょう。
シートには作成日時の列を追加しておく必要があります。
Yoomの操作画面に戻り、Smartsheetで行が作成されたタイミングを検知して自動処理を開始するための設定を行います。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Smartsheetに作成された行に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット）をもとに、Zendeskへ登録が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「チケットを作成」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Zendeskと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
その他の各項目もお好みで設定可能です。
入力が完了したら、設定した内容をもとにZendeskにチケットが作成されるか確認するため「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、実際にZendeskを開いてチケットが作成されているか確認してみましょう。
問題がなければYoomの画面に戻り取得した値を確認し、「保存する」をクリックします。
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Smartsheetで新しい行が追加されたタイミングで、その内容を基にZendeskにチケットが自動で作成されるようになります。
実際にSmartsheetに行を追加し、Zendeskにチケットが作成されるかを確認してみましょう。
今回はSmartsheetからZendeskへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZendeskからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
顧客からの問い合わせ内容をSmartsheetに集約することで、プロジェクト管理やタスク化をよりスムーズに行えるようになります。
Zendeskに新しいチケットが作成されるたびに、その内容を手動でSmartsheetの管理シートに転記する作業は手間がかかります。
このテンプレートを利用すると、<span class="mark-yellow">Zendeskにチケットが作成されたタイミングで、チケット情報をSmartsheetの指定のシートに自動で行として追加</span>できます。
これにより、問い合わせ内容の集約と可視化が自動化され、チーム内での情報共有やタスク管理が格段にスムーズになります。
「バグ報告」や「機能要望」といった特定のタグが付いたチケットなど、重要な問い合わせだけをSmartsheetで管理したいというニーズもあるでしょう。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">Zendeskで特定の条件に合致するチケットが作成された場合のみ、その情報をSmartsheetに行として追加</span>できます。
必要な情報だけを効率的に集約できるため、対応すべき課題の管理がよりシンプルかつ的確になります。
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやZendeskのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Google スプレッドシートで新しい行が追加されると、自動的にSmartsheetにフォルダを作成することができます。
これにより、スプレッドシートとSmartsheet間の手動での作業を省き、データ管理がスムーズになります。また、行が追加されたタイミングで通知を送ることも可能です。
TypeformやGmail、Outlookの特定のメール内容をもとにZendeskでチケットを自動作成することができます。
例えば、特定のラベルが付いたGmailや受信したメールをトリガーにして、Zendeskにチケットを追加できます。また、Typeformで送信された回答を基に、Zendeskで顧客サポートチケットを作成することも可能です。
SmartsheetとZendeskの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたプロジェクトタスクと顧客サポートチケット間の情報転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新の正確な情報に基づいて業務を進められ、迅速な顧客対応やスムーズなプロジェクト進行が実現し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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