「チャットやメールで共有された予定、Googleカレンダーに登録するの忘れてた…」
「あれ？予定が正しく反映されていない…」
こういった経験はありませんか？
他の業務を進めながら、予定の転記やスケジュールの管理をしていると、どうしても登録漏れやミスが発生してしまいますよね。
この悩みは、Googleカレンダーへの予定登録を自動化することで解決できるかもしれません。
たとえば、Gmailで受信したメール内容を基に予定を登録したり、データベースに追加した予定情報からGoogleカレンダーに予定を登録したりと、さまざまなフローの自動化を実現できます。
「設定が難しそう…」と思うかもしれませんが、アカウントを登録してテンプレートを活用するだけなので、誰でもご利用いただけます！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleカレンダーを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したらGoogleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した会議や打ち合わせの案内を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが内容を自動で解析しGoogleカレンダーへ予定を登録します。これにより、面倒な予定登録作業を自動化し、重要なアポイントを見逃すリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取る予定をGoogleカレンダーへ手動で登録している方
・メールでの日程調整が多く、予定の登録漏れや入力ミスを防ぎたい方
・日々の定型的なタスクを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーにデータを自動で書き込み・転記する様々な方法
いろいろな方法でGoogleカレンダーにデータを自動で書き込み・転記することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogleカレンダーの自動更新を体験できます。登録はたった30秒で完了するので。ぜひお気軽にお試しください！
メールの受信内容をGoogleカレンダーに自動で書き込み・転記する
Gmailなどのメール機能を起点にして、Googleカレンダーにデータを書き込むフローです。
大量のメールを受け取る中で、メール管理やスケジュール管理に時間を取られている方に特にオススメです！
Outlookの会議依頼メールをGoogleカレンダーに自動登録する
試してみる
Outlookで指定の件名のメールが届いたら、テキストから値を抽出しGoogleカレンダーに登録するフローです。
■注意事項
・Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したらGoogleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した会議や打ち合わせの案内を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが内容を自動で解析しGoogleカレンダーへ予定を登録します。これにより、面倒な予定登録作業を自動化し、重要なアポイントを見逃すリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取る予定をGoogleカレンダーへ手動で登録している方
・メールでの日程調整が多く、予定の登録漏れや入力ミスを防ぎたい方
・日々の定型的なタスクを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツールのデータをGoogleカレンダーに自動で書き込み・転記する
Slackなどのチャットアプリを起点にして、Googleカレンダーにデータを自動で書き込むフローです。
チャットアプリの会話の中で決まった予定を反映させることができるため、カレンダーへの入力忘れがなくなり、ダブルブッキングを防止することにも繋がります。
Microsoft Teamsに投稿されたら、Googleカレンダーで予定を作成してメールでリンクを送付する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsに投稿されたら、Googleカレンダーで予定を作成してメールでリンクを送付する」ワークフローは、予定の作成とメールの送信作業を自動化します。
チャット上の操作のみで作業が完結するため、利便性向上につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを利用して社内コミュニケーションを行っている方
・Googleカレンダーを活用してスケジュール管理を行っている方
・Microsoft Teamsに投稿された情報を迅速にGoogleカレンダーに取り込みたいと考えている方
・スケジュールを管理する際、手動での入力作業にストレスを感じている方
・社内の会議やイベントの調整をスムーズに行いたいと考えている方
・メールで会議リンクを共有する際に、手動でのミスを減らしたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft TeamsとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Slackに新しい投稿があったら、連携したGoogleカレンダーに予定を作成する
試してみる
Slackに新しい投稿があったら、連携したGoogleカレンダーにチャットの内容を基に予定を作成するフローです。
データベースのデータをGoogleカレンダーに自動で書き込み・転記する
Googleスプレッドシートなどのデータベースを起点にして、Googleカレンダーにデータを書き込むフローです。
顧客対応をデータベース上で管理しつつ、定期的なフォローアップやリマインダーをカレンダーで管理したい場合などに役立ちます。
Notionの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成してメールを送付する
試してみる
■概要
「Notionの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成してメールを送付する」ワークフローは、予定の作成作業とメール送信作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを利用して情報の整理やタスク管理を行っている方
・Googleカレンダーを使ってスケジュールを管理しているが、手動での予定入力に手間を感じている方
・Notionの情報を元にスケジュールを迅速に反映させたいと考える方
・メールを使って重要な予定を関係者にスピーディに通知したい方
・チームでNotionとGoogleカレンダーを導入している方
■注意事項
・NotionとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、Googleカレンダーにも登録する
試してみる
Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、その情報を取得してGoogleカレンダーにも予定を登録するフローです。
Googleカレンダーにデータを自動で書き込み・転送するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーにデータを自動で書き込み・転送するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したらGoogleカレンダーに予定を作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けると以下の通りです。
- GmailとGoogleカレンダーのマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定及びGoogleカレンダーのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したらGoogleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した会議や打ち合わせの案内を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが内容を自動で解析しGoogleカレンダーへ予定を登録します。これにより、面倒な予定登録作業を自動化し、重要なアポイントを見逃すリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取る予定をGoogleカレンダーへ手動で登録している方
・メールでの日程調整が多く、予定の登録漏れや入力ミスを防ぎたい方
・日々の定型的なタスクを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとGoogleカレンダーをマイアプリ連携
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
GmailとYoomの連携方法
Gmailを検索するとこのような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
アクセス権限を付与する範囲にチェックを入れて「続行」を押すと、連携完了です！
GoogleカレンダーとYoomの連携方法
Googleカレンダーのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択しましょう。
Yoomとの共有に関する画面が表示されるので「次へ」を押します。
Yoomがアクセスできる範囲を選択して「続行」をクリックするとGoogleカレンダーも連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したらGoogleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した会議や打ち合わせの案内を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが内容を自動で解析しGoogleカレンダーへ予定を登録します。これにより、面倒な予定登録作業を自動化し、重要なアポイントを見逃すリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取る予定をGoogleカレンダーへ手動で登録している方
・メールでの日程調整が多く、予定の登録漏れや入力ミスを防ぎたい方
・日々の定型的なタスクを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
- コピーしたテンプレートを開く
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く必要はありません。設定を中断した場合は「マイプロジェクト」から開いて再開しましょう！）
- アプリトリガー（Gmailアプリ）を開く
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
- 連携アカウントとアクションを選択する
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択
- アプリトリガーのAPI接続設定をする
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
早めにGoogleカレンダーに書き込みたい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
メールを絞り込むための「キーワード」を設定しましょう。
今回は「ミーティング」と設定しました！
実際にGmailでも、ミーティングに関するメールを受信しています！
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
内容を確認できたら「保存する」をクリックしましょう！
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
ステップ4：AIでテキストからデータを抽出
- テキストからデータを抽出する
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
- アクションを選択する
「タイトル」を必要に応じて変更し、「変換タイプ」を選択します。
テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。
「変換タイプ」は文字数によって、消費するタスクの数が異なります。
※プランごとのタスク数は料金プランをご確認ください。
- 詳細設定をする
抽出する「対象テキスト」をアウトプットを活用して選択していきましょう！
【アウトプットの活用方法】
①入力欄をクリックして「アウトプット」を表示
②「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック
③「本文」を選択
次に「抽出したい項目」を選択します。
今回はGoogleカレンダーに書き込むために【開始日時】【終了日時】を抜き出したいと思います。
（抽出したい項目は必要に応じて変更してくださいね！）
入力完了後「テスト」を押して、アウトプットが表示されていれば成功です！
「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Googleカレンダーのアクション設定
- Googleカレンダーアプリを開く
「予定を作成」をクリックします。
- 連携アカウントとアクションを選択する
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「予定を作成」を選択
- APIの接続設定をする
「カレンダーID」は候補から選択しましょう。
入力欄をクリックすると、候補が表示されます。
「予定のタイトル」はアウトプットを活用します。
今回はGmailの件名をタイトルにしていますが、必要に応じて変更してください。
「予定の開始日時」と「予定の終了日時」はステップ4で抽出したアウトプットを活用します。
※日付の入力形式はこちらをご確認ください。
（今回は自動変換可能な形式である「◯月◯日◯時◯分」を使用しています！）
最後に「主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか」を選びます。
全ての入力完了後「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックしましょう。
最後に、Googleカレンダーに実際に予定が入力されているか忘れずに確認してくださいね！
ステップ6：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しくフローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したらGoogleカレンダーに予定を作成するための連携手順になります！
Googleカレンダーを使ったその他の自動化例
Googleカレンダーを使った便利な自動化例
スケジュールの自動作成だけでなく、メールの自動送信やZoomのミーティング作成など、他のツールを起動させるための起点としても活用できます。
Asanaでタスクが追加されたらタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
試してみる
Asanaで特定のセクションにタスクが追加されたら、タスクの期日をGoogleカレンダーに終日予定として登録するフローボットです。
Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を作成してメールを送付する
試してみる
■概要
イベントの申し込みや面談の日程調整などをGoogleフォームで受け付けた後、手作業でGoogleカレンダーに予定を登録し、関係者にメールで通知する業務は手間がかかるものです。
また、手作業による対応は、予定の登録漏れや通知の遅延といったミスを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点に、Googleカレンダーへの予定作成とメール通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた申し込み情報を、手動でカレンダーに登録している担当者の方
・フォームの回答者や関係者への案内メールの作成・送信に時間がかかっている方
・予定登録や連絡などの定型業務を自動化し、本来の業務に集中したい方
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google Meetの予定を作成したい場合は、下記のテンプレートをご参照ください。
https://lp.yoom.fun/fb-templates/294974
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
このフローでは、Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成することが可能です。この自動化によって、ミーティング設定の手間を減らし、時間を有効に活用することが可能です。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとZoomを頻繁に利用しているビジネスパーソンの方
・スケジュール管理とオンラインミーティングの設定作業を自動化したい方
・業務効率化を図り、手動作業を減らしたい企業のIT担当者の方
・チームのミーティング設定にかかる時間を削減したいリーダーの方
■注意事項
・GoogleカレンダーとZoomをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Discordに通知する」ワークフローは、予定の共有に役立ちます。
予定が作成されたら、自動で通知されるためチーム間の情報共有として有効です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーで予定を管理している方
・スケジュール変更や予定追加の情報をスピーディに確認したい方
・タスク管理やプロジェクト進行を効率化したいと考えている方
・コミュニケーションツールとしてDiscordを利用している方
・Googleカレンダーのスケジュールをすぐにチームメンバーと共有したい方
・通知の手動管理が煩雑で、見逃しを防ぐために自動化を考えている方
■注意事項
・GoogleカレンダーとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーの予定が作成されたら、WordPressに自動投稿する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーの予定が作成されたら、WordPressに自動投稿する」ワークフローは、スケジュール管理とウェブサイト更新を効率化する業務ワークフローです。
これにより、ブログやイベントページの更新がスムーズになり、時間と労力を節約できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーでの予定管理をWordPressサイトに反映させたいブロガーやウェブマネージャーの方
・手動での投稿作業に時間を取られている中小企業の担当者
・イベント情報を自動でサイトに掲載し、更新作業を簡素化したいイベントオーガナイザー
・情報の一貫性を保ちつつ、複数のプラットフォームを効率的に運用したい方
■注意事項
・Googleカレンダー、WordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
終わりに
今回ご紹介したテンプレートを活用すれば、Googleカレンダーへの予定登録を手動で行う必要がなくなりますね。
メールやチャットツール、データベースとGoogleカレンダーを連携すれば、予定の登録漏れやミスを防止できます。
これにより、「また予定登録を忘れてた…」というストレスから解放され、正確に予定を登録できるでしょう。
また、スピーディーに予定が登録されることで、ダブルブッキングも防止できそうです！
自動化の設定にプログラミング知識は一切必要ありません。
Yoomに少しでも興味を持った方は、こちらから無料登録してみましょう。
たったの30秒で登録は完了します！
手作業による予定登録の手間を省いて、スケジュール管理を効率化させましょう！
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