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朝、メールを開いて予定を確認しながら慌てて準備…そんな経験はありませんか？
スケジュール管理は大事だけど、毎日カレンダーを開いて確認するのは意外と手間ですよね。
もし、自動で翌日の予定を整理して、リマインドメールが届く自動化があったらどうでしょう？
Googleカレンダーのデータを取得し、整理したうえでGmailにリマインドを送信することで、うっかりミスを防ぎ、スムーズな1日をスタートできます。
本記事では、その具体的な方法を詳しく解説しています！
[Yoomとは]
GoogleカレンダーのAPIを利用して翌日のスケジュール情報を受け取り、
それをYoomのAI機能で整理し、Gmailでリマインド送信することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleカレンダーとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleカレンダーと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてGmailと連携します。
こちらもログインを進めると先ほどと同じ画面になるので、問題なければ続行をクリックしましょう。
Googleカレンダー・Gmailがマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、スケジュールトリガーを設定していきます。
「指定したスケジュールになったら」を選択しましょう。
今回は毎日9時に起動するよう設定しました。
続いて「予定の一覧を取得する」をクリックしましょう。
アカウント情報を確認し、次に進みます。
※今回は翌日の予定をリマインドする前提で作成しています。
ここでGoogleカレンダーに、以下のようなサンプル予定を登録してみましょう。
フローボットに戻り、テストします。
アウトプットが取得できていたら保存しましょう。
続いて「テキストを生成する」をクリック。
アクションは以下から選択できます。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
カウント方法についてはこちら。
プロンプトは以下のように設定しました。
アウトプットを利用しています。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキスト(タイトルに会議、日時に9時など)を入れてしまうと、毎回それについて生成結果が出てしまうため、アウトプットから必ず選択してください。
こちらもテストし、生成結果が表示されたら保存します。
続いて「Gmailを送付する」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、メール内容を設定します。
本文は、以下のように設定しました。
通知したい内容に合わせてカスタマイズしてくださいね。
設定が完了したら次に進み、内容確認をお願いします。
こちらもテストし、保存します。
送信されたメールを確認してみましょう。
無事に予定がリマインドされました。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
チーム全員に予定を共有したい場合、こちらがおすすめです。
チャネルに自動通知することで、予定の確認漏れを防げますね。
スケジュールトリガーを起点にして、その他のメールツールにも同様に翌日のスケジュールをリマインドすることができます。
これらの例を紹介するので、Gmail以外をご利用の方はぜひ参考にしてみてください。
続いて、GmailをOutlookに変更した場合の設定方法を説明します。
先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。
こちらも「テキストを生成する」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「メールを送る」を選択しましょう。
連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
Toなどは先ほどと同様に設定してください。
本文も先ほどと同様に設定しましょう。
続いて、GmailをYoomメールに変更した場合の設定方法を説明します。
先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。
こちらも「テキストを生成する」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「メールを送る」を選択しましょう。
こちらもToなどは先ほどと同様に設定してください。
差出人名は以下のように設定してみました。(任意です)
本文はアウトプットから設定しました。
その他にも、YoomにはGoogleカレンダーを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.フォームの情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成してNotionに追加するフローです。
スケジュールが決まっても、カレンダーへの追加が後回しになってしまってませんか?
このフローであればフォームに回答するだけで、予定をGoogleカレンダーとNotionへ自動追加してくれます。
2.HubSpotで商談情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成しSlackに通知するフローです。
商談予定をGoogleカレンダーで管理している方におすすめです。
予定作成後にはSlackに通知されるので、チームメンバー全員が予定を簡単に把握できます。
3.STORES予約で予約が登録されたらGoogleカレンダーに予定を作成するフローです。
STORES予約とGoogleカレンダーの両方で予定管理している場合、毎回の転記作業は手間となります。
このフローを使って面倒な転記作業は自動化しましょう。
今回は「Googleカレンダーから予定を取得してGmailでリマインドを送信する」フローボットを紹介しました。
これにより、手動でスケジュールを確認する手間が省け、忙しい朝でも余裕をもって行動できるでしょう。
一度設定してしまえば、毎日自動でリマインドが届くので、うっかり予定を見逃すことも減るはずです。
また、OutlookやMicrosoft Teamsなど、他のツールにも応用できるので、あなたの業務フローに最適な形で活用してみてください。
スマートなスケジュール管理で、効率的な働き方を実現しましょう！
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