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忙しいあなたの味方！Googleカレンダーの予定をGmailで自動リマインドする方法
■概要
毎朝のスケジュール確認のために、都度Googleカレンダーを開く作業を面倒に感じていませんか。忙しい朝に、その日の予定を素早く一覧で把握したいと思うこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、毎朝指定した時間にその日のGoogleカレンダーの予定をAIが要約し、Gmailで自動送信します。手動での確認作業をなくし、1日のスタートをよりスムーズにすることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎朝のスケジュール確認を手間に感じている、すべてのビジネスパーソンの方
- その日のタスクやアポイントメントを、抜け漏れなく把握したいと考えている方
- 日々のルーティン業務を自動化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にその日の予定がメールで届くため、カレンダーを開いて確認する時間を短縮し、すぐに業務に取りかかることができます。
- 予定の確認漏れや見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なアポイントメントを確実に把握できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、毎朝メールを送信したい時刻を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションで、当日の予定情報を取得するように設定します。
- さらに、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、取得した予定情報を見やすいように要約させます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した予定の要約を指定のアドレスに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動させたい時刻に加え、平日のみ実行するなど特定の曜日を自由に設定できます。
- Googleカレンダーから予定を取得する際に、対象となるカレンダーIDを任意で設定できるため、個人の予定だけでなくチームの共有カレンダーなども指定可能です。
- AI機能でテキストを生成する際に、プロンプトを自由にカスタマイズすることで、箇条書きにするなど、好みのフォーマットで予定を要約させることができます。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。AIが要約したテキストを本文に含めるなど、アウトプットを活用して柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
毎朝のスケジュール確認のために、都度Googleカレンダーを開く作業を面倒に感じていませんか。忙しい朝に、その日の予定を素早く一覧で把握したいと思うこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、毎朝指定した時間にその日のGoogleカレンダーの予定をAIが要約し、Gmailで自動送信します。手動での確認作業をなくし、1日のスタートをよりスムーズにすることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎朝のスケジュール確認を手間に感じている、すべてのビジネスパーソンの方
- その日のタスクやアポイントメントを、抜け漏れなく把握したいと考えている方
- 日々のルーティン業務を自動化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にその日の予定がメールで届くため、カレンダーを開いて確認する時間を短縮し、すぐに業務に取りかかることができます。
- 予定の確認漏れや見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なアポイントメントを確実に把握できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、毎朝メールを送信したい時刻を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションで、当日の予定情報を取得するように設定します。
- さらに、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、取得した予定情報を見やすいように要約させます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した予定の要約を指定のアドレスに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動させたい時刻に加え、平日のみ実行するなど特定の曜日を自由に設定できます。
- Googleカレンダーから予定を取得する際に、対象となるカレンダーIDを任意で設定できるため、個人の予定だけでなくチームの共有カレンダーなども指定可能です。
- AI機能でテキストを生成する際に、プロンプトを自由にカスタマイズすることで、箇条書きにするなど、好みのフォーマットで予定を要約させることができます。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。AIが要約したテキストを本文に含めるなど、アウトプットを活用して柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
朝、メールを開いて予定を確認しながら慌てて準備…そんな経験はありませんか？
スケジュール管理は大事だけど、毎日カレンダーを開いて確認するのは意外と手間ですよね。
もし、自動で翌日の予定を整理して、リマインドメールが届く自動化があったらどうでしょう？
Googleカレンダーのデータを取得し、整理したうえでGmailにリマインドを送信することで、うっかりミスを防ぎ、スムーズな1日をスタートできます。
本記事では、その具体的な方法を詳しく解説しています！
[Yoomとは]
Googleカレンダーから予定を取得してGmailでリマインドを送信する方法
GoogleカレンダーのAPIを利用して翌日のスケジュール情報を受け取り、
それをYoomのAI機能で整理し、Gmailでリマインド送信することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
- Googleカレンダー・Gmailをマイアプリ連携する。
- テンプレートをコピーする。
- フロー起点のGoogleカレンダーのトリガー設定と、その後のGmailのオペレーション設定を行う。
- トリガーボタンをONにして、Googleカレンダー・Gmailの連携フローの動作確認をする。
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
毎朝のスケジュール確認のために、都度Googleカレンダーを開く作業を面倒に感じていませんか。忙しい朝に、その日の予定を素早く一覧で把握したいと思うこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、毎朝指定した時間にその日のGoogleカレンダーの予定をAIが要約し、Gmailで自動送信します。手動での確認作業をなくし、1日のスタートをよりスムーズにすることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎朝のスケジュール確認を手間に感じている、すべてのビジネスパーソンの方
- その日のタスクやアポイントメントを、抜け漏れなく把握したいと考えている方
- 日々のルーティン業務を自動化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にその日の予定がメールで届くため、カレンダーを開いて確認する時間を短縮し、すぐに業務に取りかかることができます。
- 予定の確認漏れや見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なアポイントメントを確実に把握できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、毎朝メールを送信したい時刻を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションで、当日の予定情報を取得するように設定します。
- さらに、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、取得した予定情報を見やすいように要約させます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した予定の要約を指定のアドレスに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動させたい時刻に加え、平日のみ実行するなど特定の曜日を自由に設定できます。
- Googleカレンダーから予定を取得する際に、対象となるカレンダーIDを任意で設定できるため、個人の予定だけでなくチームの共有カレンダーなども指定可能です。
- AI機能でテキストを生成する際に、プロンプトを自由にカスタマイズすることで、箇条書きにするなど、好みのフォーマットで予定を要約させることができます。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。AIが要約したテキストを本文に含めるなど、アウトプットを活用して柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
毎朝のスケジュール確認のために、都度Googleカレンダーを開く作業を面倒に感じていませんか。忙しい朝に、その日の予定を素早く一覧で把握したいと思うこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、毎朝指定した時間にその日のGoogleカレンダーの予定をAIが要約し、Gmailで自動送信します。手動での確認作業をなくし、1日のスタートをよりスムーズにすることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎朝のスケジュール確認を手間に感じている、すべてのビジネスパーソンの方
- その日のタスクやアポイントメントを、抜け漏れなく把握したいと考えている方
- 日々のルーティン業務を自動化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にその日の予定がメールで届くため、カレンダーを開いて確認する時間を短縮し、すぐに業務に取りかかることができます。
- 予定の確認漏れや見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なアポイントメントを確実に把握できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、毎朝メールを送信したい時刻を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションで、当日の予定情報を取得するように設定します。
- さらに、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、取得した予定情報を見やすいように要約させます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した予定の要約を指定のアドレスに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動させたい時刻に加え、平日のみ実行するなど特定の曜日を自由に設定できます。
- Googleカレンダーから予定を取得する際に、対象となるカレンダーIDを任意で設定できるため、個人の予定だけでなくチームの共有カレンダーなども指定可能です。
- AI機能でテキストを生成する際に、プロンプトを自由にカスタマイズすることで、箇条書きにするなど、好みのフォーマットで予定を要約させることができます。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。AIが要約したテキストを本文に含めるなど、アウトプットを活用して柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleカレンダーとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleカレンダーと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてGmailと連携します。
こちらもログインを進めると先ほどと同じ画面になるので、問題なければ続行をクリックしましょう。
Googleカレンダー・Gmailがマイアプリに連携されたらOKです。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試す』をクリックしましょう。
■概要
毎朝のスケジュール確認のために、都度Googleカレンダーを開く作業を面倒に感じていませんか。忙しい朝に、その日の予定を素早く一覧で把握したいと思うこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、毎朝指定した時間にその日のGoogleカレンダーの予定をAIが要約し、Gmailで自動送信します。手動での確認作業をなくし、1日のスタートをよりスムーズにすることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎朝のスケジュール確認を手間に感じている、すべてのビジネスパーソンの方
- その日のタスクやアポイントメントを、抜け漏れなく把握したいと考えている方
- 日々のルーティン業務を自動化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にその日の予定がメールで届くため、カレンダーを開いて確認する時間を短縮し、すぐに業務に取りかかることができます。
- 予定の確認漏れや見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なアポイントメントを確実に把握できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、毎朝メールを送信したい時刻を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションで、当日の予定情報を取得するように設定します。
- さらに、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、取得した予定情報を見やすいように要約させます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した予定の要約を指定のアドレスに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動させたい時刻に加え、平日のみ実行するなど特定の曜日を自由に設定できます。
- Googleカレンダーから予定を取得する際に、対象となるカレンダーIDを任意で設定できるため、個人の予定だけでなくチームの共有カレンダーなども指定可能です。
- AI機能でテキストを生成する際に、プロンプトを自由にカスタマイズすることで、箇条書きにするなど、好みのフォーマットで予定を要約させることができます。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。AIが要約したテキストを本文に含めるなど、アウトプットを活用して柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
毎朝のスケジュール確認のために、都度Googleカレンダーを開く作業を面倒に感じていませんか。忙しい朝に、その日の予定を素早く一覧で把握したいと思うこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、毎朝指定した時間にその日のGoogleカレンダーの予定をAIが要約し、Gmailで自動送信します。手動での確認作業をなくし、1日のスタートをよりスムーズにすることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎朝のスケジュール確認を手間に感じている、すべてのビジネスパーソンの方
- その日のタスクやアポイントメントを、抜け漏れなく把握したいと考えている方
- 日々のルーティン業務を自動化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にその日の予定がメールで届くため、カレンダーを開いて確認する時間を短縮し、すぐに業務に取りかかることができます。
- 予定の確認漏れや見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なアポイントメントを確実に把握できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、毎朝メールを送信したい時刻を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションで、当日の予定情報を取得するように設定します。
- さらに、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、取得した予定情報を見やすいように要約させます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した予定の要約を指定のアドレスに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動させたい時刻に加え、平日のみ実行するなど特定の曜日を自由に設定できます。
- Googleカレンダーから予定を取得する際に、対象となるカレンダーIDを任意で設定できるため、個人の予定だけでなくチームの共有カレンダーなども指定可能です。
- AI機能でテキストを生成する際に、プロンプトを自由にカスタマイズすることで、箇条書きにするなど、好みのフォーマットで予定を要約させることができます。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。AIが要約したテキストを本文に含めるなど、アウトプットを活用して柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のフローボットをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、スケジュールトリガーを設定していきます。
「指定したスケジュールになったら」を選択しましょう。
今回は毎日9時に起動するよう設定しました。
続いて「予定の一覧を取得する」をクリックしましょう。
アカウント情報を確認し、次に進みます。
※今回は翌日の予定をリマインドする前提で作成しています。
- 取得する期間の開始日の前日・終了日:カーソルを合わせると出てくる項目から、日付を選択しましょう。
ここでGoogleカレンダーに、以下のようなサンプル予定を登録してみましょう。
フローボットに戻り、テストします。
取得した値が取得できていたら保存しましょう。
続いて「テキストを生成する」をクリック。
アクションは以下から選択できます。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
カウント方法についてはこちら。
プロンプトは以下のように設定しました。
取得した値を利用しています。
※取得した値から選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキスト(タイトルに会議、日時に9時など)を入れてしまうと、毎回それについて生成結果が出てしまうため、取得した値から必ず選択してください。
こちらもテストし、生成結果が表示されたら保存します。
続いて「Gmailを送付する」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、メール内容を設定します。
- To:問い合わせ内容を送信したいアドレスを設定してください。
- 件名:以下は参考例です。
本文は、以下のように設定しました。
通知したい内容に合わせてカスタマイズしてくださいね。
設定が完了したら次に進み、内容確認をお願いします。
こちらもテストし、保存します。
送信されたメールを確認してみましょう。
無事に予定がリマインドされました。
さらに自動化するには
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
Microsoft Teamsに通知する
チーム全員に予定を共有したい場合、こちらがおすすめです。
チャネルに自動通知することで、予定の確認漏れを防げますね。
スケジュールトリガーを起点にして、その他のメールツールにも同様に翌日のスケジュールをリマインドすることができます。
これらの例を紹介するので、Gmail以外をご利用の方はぜひ参考にしてみてください。
Googleカレンダーから予定を取得してOutlookでリマインドを送信する方法
続いて、GmailをOutlookに変更した場合の設定方法を説明します。
先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。
■概要Googleカレンダーでチームの予定を管理しつつ、Outlookでコミュニケーションを取っている環境では、都度予定を確認してリマインドを送る作業に手間がかかっていませんか？手作業での通知は、対応漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、指定した時間にGoogleカレンダーから予定を取得し、その内容をもとにOutlookからリマインドメールを自動送信するため、こうした課題を円滑に解消し、確実な情報共有をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleカレンダーとOutlookを併用し、予定の共有やリマインドに手間を感じている方
- チームや取引先への重要な予定のリマインドを、手作業で送信しているアシスタントの方
- 定期的な予定の通知を自動化することで、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 定期的にカレンダーを確認し、リマインドメールを作成・送信する作業を自動化でき、手作業にかかっていた時間を削減します。
- 手動での通知によるリマインドの送り忘れや、予定内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleカレンダーとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を定期実行などで設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションでリマインドしたい予定の情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した予定情報をもとにリマインドメールの本文を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した本文を使ってリマインドメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月など、フローを起動するタイミングを任意で設定できます。
- Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションでは、対象のカレンダーIDや、取得する予定の期間を任意で設定してください。
- テキスト生成機能では、Googleカレンダーから取得した予定のタイトルや日時といった情報を活用し、リマインドメールの件名や本文を生成するよう、プロンプトを自由にカスタムできます。
- Outlookでのメール送信アクションでは、宛先を任意に設定できるほか、本文に固定のテキストを加えたり、前段のアクションで取得・生成した情報を変数として差し込んだりすることが可能です。
■注意事項- Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとOutlookを併用し、予定の共有やリマインドに手間を感じている方
- チームや取引先への重要な予定のリマインドを、手作業で送信しているアシスタントの方
- 定期的な予定の通知を自動化することで、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にカレンダーを確認し、リマインドメールを作成・送信する作業を自動化でき、手作業にかかっていた時間を削減します。
- 手動での通知によるリマインドの送り忘れや、予定内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を定期実行などで設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションでリマインドしたい予定の情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した予定情報をもとにリマインドメールの本文を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した本文を使ってリマインドメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月など、フローを起動するタイミングを任意で設定できます。
- Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションでは、対象のカレンダーIDや、取得する予定の期間を任意で設定してください。
- テキスト生成機能では、Googleカレンダーから取得した予定のタイトルや日時といった情報を活用し、リマインドメールの件名や本文を生成するよう、プロンプトを自由にカスタムできます。
- Outlookでのメール送信アクションでは、宛先を任意に設定できるほか、本文に固定のテキストを加えたり、前段のアクションで取得・生成した情報を変数として差し込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
こちらも「テキストを生成する」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「メールを送る」を選択しましょう。
連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
Toなどは先ほどと同様に設定してください。
本文も先ほどと同様に設定しましょう。
Googleカレンダーから予定を取得してリマインドメールを送信する方法
続いて、GmailをYoomメールに変更した場合の設定方法を説明します。
先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。
■概要定期的に開催される会議の予定を毎回確認し、参加者へリマインドメールなどを送る作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による確認漏れや送信ミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーの予定を定期的に取得し、AIが生成した内容をもとに自動でメール通知が可能です。こうした定型業務を自動化することで、手間を削減し、よりスムーズな会議運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleカレンダーで多数の会議を管理し、リマインド業務に手間を感じている方
- 会議のアジェンダやサマリーをAIで効率的に作成し、関係者に通知したい方
- 定期的なメール通知業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- スケジュールに合わせてGoogleカレンダーの予定を自動で取得・通知するため、手作業での確認やメール作成の時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れやメールの宛先間違い、内容の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した予定情報を元に通知内容を作成します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーは、このワークフローを起動したい曜日や時間などを任意で設定してください。
- Googleカレンダーから予定を取得する際に、対象としたいカレンダーのIDや取得する予定の期間を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト生成では、取得した予定のタイトルや日時を変数として活用し、独自のプロンプトを作成することが可能です。
- メール機能では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストやAIが生成した内容などを自由に組み込めます。
■注意事項- GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーで多数の会議を管理し、リマインド業務に手間を感じている方
- 会議のアジェンダやサマリーをAIで効率的に作成し、関係者に通知したい方
- 定期的なメール通知業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてGoogleカレンダーの予定を自動で取得・通知するため、手作業での確認やメール作成の時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れやメールの宛先間違い、内容の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した予定情報を元に通知内容を作成します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成したテキストを本文に含めて送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーは、このワークフローを起動したい曜日や時間などを任意で設定してください。
- Googleカレンダーから予定を取得する際に、対象としたいカレンダーのIDや取得する予定の期間を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト生成では、取得した予定のタイトルや日時を変数として活用し、独自のプロンプトを作成することが可能です。
- メール機能では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストやAIが生成した内容などを自由に組み込めます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
こちらも「テキストを生成する」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「メールを送る」を選択しましょう。
こちらもToなどは先ほどと同様に設定してください。
差出人名は以下のように設定してみました。(任意です)
本文は取得した値から設定しました。
Googleカレンダーを使ったその他の自動化例
その他にも、YoomにはGoogleカレンダーを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.フォームの情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成してNotionに追加するフローです。
スケジュールが決まっても、カレンダーへの追加が後回しになってしまってませんか?
このフローであればフォームに回答するだけで、予定をGoogleカレンダーとNotionへ自動追加してくれます。
■概要フォームで受け付けた問い合わせや予約情報を、手作業でカレンダーやタスク管理ツールに転記する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されるだけで、Googleカレンダーへの予定作成とNotionへの情報追加が自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け付けた問い合わせや予約情報を手動で管理している担当者の方
- GoogleカレンダーとNotionを使っており、情報の二重入力に手間を感じている方
- 問い合わせ対応の初動を早め、対応漏れを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- フォームの回答を起点に、GoogleカレンダーとNotionへの情報登録が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちながらスムーズな対応を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleカレンダーとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成」のアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」のアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームのトリガー設定では、問い合わせ内容や予約情報など、取得したい情報に応じて回答項目を自由に設定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成する際、件名や説明、参加者などの各項目に、フォームで取得した回答内容を動的に設定することが可能です。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、連携させたいデータベースのIDを任意で設定してください。
■注意事項- Googleカレンダー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- フォームはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた問い合わせや予約情報を手動で管理している担当者の方
- GoogleカレンダーとNotionを使っており、情報の二重入力に手間を感じている方
- 問い合わせ対応の初動を早め、対応漏れを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答を起点に、GoogleカレンダーとNotionへの情報登録が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちながらスムーズな対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成」のアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」のアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームのトリガー設定では、問い合わせ内容や予約情報など、取得したい情報に応じて回答項目を自由に設定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成する際、件名や説明、参加者などの各項目に、フォームで取得した回答内容を動的に設定することが可能です。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、連携させたいデータベースのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleカレンダー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- フォームはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.HubSpotで商談情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成しSlackに通知するフローです。
商談予定をGoogleカレンダーで管理している方におすすめです。
予定作成後にはSlackに通知されるので、チームメンバー全員が予定を簡単に把握できます。
■概要HubSpotに新しい商談情報が登録されるたびに、手作業でGoogleカレンダーに予定を入れ、Slackで関係者に通知する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録・更新をトリガーに、Googleカレンダーへの予定作成とSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotでの商談管理とGoogleカレンダーでの予定管理を手作業で行っている方
- 営業チーム内での迅速な情報共有のためSlackを活用しているマネージャーの方
- ツール間の連携を自動化し、営業活動の効率化を目指している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotへの情報登録だけで、カレンダーへの予定作成や通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報転記が不要になるため、予定の登録漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpot、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、SlackをそれぞれYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを取得」を設定し、詳細情報を取得します。
- 次に「分岐機能」を使い、取得した情報をもとに後続の処理を条件に応じて分岐させます。
- 次に、Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」や「レコードを取得する」を設定し、情報を記録・参照します。
- 次に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに予定を登録します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、関係者へ自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意のチャンネルに設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーや前のアクションで取得したHubSpotのコンタクト情報（会社名や担当者名など）を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な内容にカスタマイズできます。
■注意事項- HubSpot、Googleカレンダー、Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- このフローでは、Google スプレッドシートを用いて協定世界時(UTC)から日本標準時(JST)に日時を変換しています。変換方法については、こちらをご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの商談管理とGoogleカレンダーでの予定管理を手作業で行っている方
- 営業チーム内での迅速な情報共有のためSlackを活用しているマネージャーの方
- ツール間の連携を自動化し、営業活動の効率化を目指している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの情報登録だけで、カレンダーへの予定作成や通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報転記が不要になるため、予定の登録漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、SlackをそれぞれYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを取得」を設定し、詳細情報を取得します。
- 次に「分岐機能」を使い、取得した情報をもとに後続の処理を条件に応じて分岐させます。
- 次に、Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」や「レコードを取得する」を設定し、情報を記録・参照します。
- 次に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに予定を登録します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、関係者へ自動で通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意のチャンネルに設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーや前のアクションで取得したHubSpotのコンタクト情報（会社名や担当者名など）を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な内容にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、Googleカレンダー、Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- このフローでは、Google スプレッドシートを用いて協定世界時(UTC)から日本標準時(JST)に日時を変換しています。変換方法については、こちらをご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
3.STORES予約で予約が登録されたらGoogleカレンダーに予定を作成するフローです。
STORES予約とGoogleカレンダーの両方で予定管理している場合、毎回の転記作業は手間となります。
このフローを使って面倒な転記作業は自動化しましょう。
■概要
STORES予約で受け付けた予約情報を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、STORES予約に新しい予約が登録されるたびに、Googleカレンダーへ自動で予定が作成され、予約管理の煩雑さを解消し、よりスムーズな業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- STORES予約とGoogleカレンダーを併用し、手作業での予定登録に課題を感じている方
- 予約情報の転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい事業者の方
- 予約管理業務を自動化し、より重要なコア業務へ注力したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- STORES予約に予約が入ると自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、STORES予約とGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSTORES予約を選択し、「予約が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成」アクションを設定し、STORES予約から取得した予約情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの「予定を作成」オペレーションで、予定を登録したいカレンダーのIDを任意で設定してください。
- 予定のタイトル、開始日時、終了日時などの項目に、STORES予約のトリガーから取得したお客様情報や予約内容をそれぞれ設定してください。
■注意事項
- STORES予約、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
STORES予約で受け付けた予約情報を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、STORES予約に新しい予約が登録されるたびに、Googleカレンダーへ自動で予定が作成され、予約管理の煩雑さを解消し、よりスムーズな業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- STORES予約とGoogleカレンダーを併用し、手作業での予定登録に課題を感じている方
- 予約情報の転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい事業者の方
- 予約管理業務を自動化し、より重要なコア業務へ注力したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- STORES予約に予約が入ると自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、STORES予約とGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSTORES予約を選択し、「予約が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成」アクションを設定し、STORES予約から取得した予約情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの「予定を作成」オペレーションで、予定を登録したいカレンダーのIDを任意で設定してください。
- 予定のタイトル、開始日時、終了日時などの項目に、STORES予約のトリガーから取得したお客様情報や予約内容をそれぞれ設定してください。
■注意事項
- STORES予約、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
今回は「Googleカレンダーから予定を取得してGmailでリマインドを送信する」フローボットを紹介しました。
これにより、手動でスケジュールを確認する手間が省け、忙しい朝でも余裕をもって行動できるでしょう。
一度設定してしまえば、毎日自動でリマインドが届くので、うっかり予定を見逃すことも減るはずです。
また、OutlookやMicrosoft Teamsなど、他のツールにも応用できるので、あなたの業務フローに最適な形で活用してみてください。
スマートなスケジュール管理で、効率的な働き方を実現しましょう！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
