毎朝決まった時間に当日のGoogleカレンダーの予定をまとめてメール送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーから予定を取得してGmailでリマインドを送信する」フローは、Googleカレンダーの予定を自動的にチェックし、Gmailを通じてリマインドメールを送信する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、GoogleカレンダーとGmailの連携をスムーズに行い、リマインドの自動化が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に利用しており、予定管理をもっと効率化したい方
毎日のスケジュールが多岐にわたり、手動でのリマインド設定を煩雑だと感じている方
・Gmailを主要なコミュニケーションツールとして活用しているビジネスパーソン
重要なメール通知を見逃さないために、Gmailでのリマインドを行いたい方
・業務の自動化を進めて効率アップを図りたい企業やチーム
手動でのリマインド設定や予定確認に時間を取られることなく、他の重要な業務にリソースを集中させたい方
■注意事項
・Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
朝、メールを開いて予定を確認しながら慌てて準備…そんな経験はありませんか？
スケジュール管理は大事だけど、毎日カレンダーを開いて確認するのは意外と手間ですよね。
もし、自動で翌日の予定を整理して、リマインドメールが届く自動化があったらどうでしょう？
Googleカレンダーのデータを取得し、整理したうえでGmailにリマインドを送信することで、うっかりミスを防ぎ、スムーズな1日をスタートできます。
本記事では、その具体的な方法を詳しく解説しています！
[Yoomとは]
Googleカレンダーから予定を取得してGmailでリマインドを送信する方法
GoogleカレンダーのAPIを利用して翌日のスケジュール情報を受け取り、
それをYoomのAI機能で整理し、Gmailでリマインド送信することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
- Googleカレンダー・Gmailをマイアプリ連携する。
- テンプレートをコピーする。
- フロー起点のGoogleカレンダーのトリガー設定と、その後のGmailのオペレーション設定を行う。
- トリガーボタンをONにして、Googleカレンダー・Gmailの連携フローの動作確認をする。
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
毎朝決まった時間に当日のGoogleカレンダーの予定をまとめてメール送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーから予定を取得してGmailでリマインドを送信する」フローは、Googleカレンダーの予定を自動的にチェックし、Gmailを通じてリマインドメールを送信する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、GoogleカレンダーとGmailの連携をスムーズに行い、リマインドの自動化が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に利用しており、予定管理をもっと効率化したい方
毎日のスケジュールが多岐にわたり、手動でのリマインド設定を煩雑だと感じている方
・Gmailを主要なコミュニケーションツールとして活用しているビジネスパーソン
重要なメール通知を見逃さないために、Gmailでのリマインドを行いたい方
・業務の自動化を進めて効率アップを図りたい企業やチーム
手動でのリマインド設定や予定確認に時間を取られることなく、他の重要な業務にリソースを集中させたい方
■注意事項
・Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleカレンダーとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleカレンダーと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてGmailと連携します。
こちらもログインを進めると先ほどと同じ画面になるので、問題なければ続行をクリックしましょう。
Googleカレンダー・Gmailがマイアプリに連携されたらOKです。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
毎朝決まった時間に当日のGoogleカレンダーの予定をまとめてメール送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーから予定を取得してGmailでリマインドを送信する」フローは、Googleカレンダーの予定を自動的にチェックし、Gmailを通じてリマインドメールを送信する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、GoogleカレンダーとGmailの連携をスムーズに行い、リマインドの自動化が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に利用しており、予定管理をもっと効率化したい方
毎日のスケジュールが多岐にわたり、手動でのリマインド設定を煩雑だと感じている方
・Gmailを主要なコミュニケーションツールとして活用しているビジネスパーソン
重要なメール通知を見逃さないために、Gmailでのリマインドを行いたい方
・業務の自動化を進めて効率アップを図りたい企業やチーム
手動でのリマインド設定や予定確認に時間を取られることなく、他の重要な業務にリソースを集中させたい方
■注意事項
・Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、スケジュールトリガーを設定していきます。
「指定したスケジュールになったら」を選択しましょう。
今回は毎日9時に起動するよう設定しました。
続いて「予定の一覧を取得する」をクリックしましょう。
アカウント情報を確認し、次に進みます。
※今回は翌日の予定をリマインドする前提で作成しています。
-
取得する期間の開始日の前日・終了日:カーソルを合わせると出てくる項目から、日付を選択しましょう。
ここでGoogleカレンダーに、以下のようなサンプル予定を登録してみましょう。
フローボットに戻り、テストします。
アウトプットが取得できていたら保存しましょう。
続いて「テキストを生成する」をクリック。
アクションは以下から選択できます。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
カウント方法についてはこちら。
プロンプトは以下のように設定しました。
アウトプットを利用しています。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキスト(タイトルに会議、日時に9時など)を入れてしまうと、毎回それについて生成結果が出てしまうため、アウトプットから必ず選択してください。
こちらもテストし、生成結果が表示されたら保存します。
続いて「Gmailを送付する」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、メール内容を設定します。
-
To:問い合わせ内容を送信したいアドレスを設定してください。
-
件名:以下は参考例です。
本文は、以下のように設定しました。
通知したい内容に合わせてカスタマイズしてくださいね。
設定が完了したら次に進み、内容確認をお願いします。
こちらもテストし、保存します。
送信されたメールを確認してみましょう。
無事に予定がリマインドされました。
さらに自動化するには
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
Microsoft Teamsに通知する
チーム全員に予定を共有したい場合、こちらがおすすめです。
チャネルに自動通知することで、予定の確認漏れを防げますね。
スケジュールトリガーを起点にして、その他のメールツールにも同様に翌日のスケジュールをリマインドすることができます。
これらの例を紹介するので、Gmail以外をご利用の方はぜひ参考にしてみてください。
Googleカレンダーから予定を取得してOutlookでリマインドを送信する方法
続いて、GmailをOutlookに変更した場合の設定方法を説明します。
先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。
Googleカレンダーから予定を取得してOutlookでリマインドを送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーから予定を取得してOutlookでリマインドを送信する」ワークフローは、スケジュール管理をスマートにサポートします。
Googleカレンダーで設定した予定を自動的に取得し、Outlookを通じてリマインド通知を送信することで、大切なイベントや会議を見逃す心配がなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・多忙なビジネスパーソン
GoogleカレンダーとOutlookを日常的に使用している方で、スケジュール管理に手間を感じている方
自動リマインドで重要な予定を逃さず、業務の効率化を図りたい方
・チームリーダーや管理職
チームの予定を一元管理し、メンバーへのリマインド通知を自動化したい方
チームメンバーのスケジュール調整やフォローアップを簡単に行いたい方
・IT担当者
さまざまなSaaSアプリと連携させて業務を自動化したい企業のIT担当者
GoogleカレンダーとOutlookの連携を通じて、日常業務の効率化を推進したい方
■注意事項
・Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
こちらも「テキストを生成する」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「メールを送る」を選択しましょう。
連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
Toなどは先ほどと同様に設定してください。
本文も先ほどと同様に設定しましょう。
Googleカレンダーから予定を取得してリマインドメールを送信する方法
続いて、GmailをYoomメールに変更した場合の設定方法を説明します。
先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。
Googleカレンダーから予定を取得してリマインドメールを送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーから予定を取得してリマインドメールを送信する」ワークフローは、日々のスケジュール管理をよりスムーズにするための業務ワークフローです。
Googleカレンダーに登録された予定を自動でチェックし、必要なタイミングでリマインドメールを送信します。
■このテンプレートをおすすめする方
・忙しいビジネスパーソンの方
・毎日のスケジュール管理に追われており、重要な予定を見逃したくない方
・チームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・チームメンバーのスケジュール管理を効率化したい方
・メンバーに自動でリマインドを送信し、プロジェクトの進行をスムーズに保ちたい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
こちらも「テキストを生成する」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「メールを送る」を選択しましょう。
こちらもToなどは先ほどと同様に設定してください。
差出人名は以下のように設定してみました。(任意です)
本文はアウトプットから設定しました。
Googleカレンダーを使ったその他の自動化例
その他にも、YoomにはGoogleカレンダーを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.フォームの情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成してNotionに追加するフローです。
スケジュールが決まっても、カレンダーへの追加が後回しになってしまってませんか?
このフローであればフォームに回答するだけで、予定をGoogleカレンダーとNotionへ自動追加してくれます。
フォームの情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成してNotionに追加する
試してみる
■概要
フォームの情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成してNotionに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで送信された予約情報を一元管理したい方
・チームのスケジュール管理を効率化したいプロジェクトマネージャー
・顧客との打ち合わせを定期的に実施しており、予定の登録作業を迅速化したい営業担当者
・社内外の会議やイベントの日程調整を担当している方
・フォーム情報をGoogleカレンダーやNotionに手動で入力しており、作業負担を減らしたい方
■注意事項
・Googleカレンダー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
2.HubSpotで商談情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成しSlackに通知するフローです。
商談予定をGoogleカレンダーで管理している方におすすめです。
予定作成後にはSlackに通知されるので、チームメンバー全員が予定を簡単に把握できます。
HubSpotで商談情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成しSlackに通知する
試してみる
HubSpotで商談情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成しSlackに通知するフローです。
■注意事項
・HubSpot、Googleカレンダー、Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・このフローでは、Google スプレッドシートを用いて協定世界時(UTC)から日本標準時(JST)に日時を変換しています。変換方法については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6777765
3.STORES予約で予約が登録されたらGoogleカレンダーに予定を作成するフローです。
STORES予約とGoogleカレンダーの両方で予定管理している場合、毎回の転記作業は手間となります。
このフローを使って面倒な転記作業は自動化しましょう。
STORES予約で予約が登録されたらGoogleカレンダーに予定を作成する
試してみる
STORES予約で予約が登録されたらGoogleカレンダーに予定を作成するフローです。
まとめ
今回は「Googleカレンダーから予定を取得してGmailでリマインドを送信する」フローボットを紹介しました。
これにより、手動でスケジュールを確認する手間が省け、忙しい朝でも余裕をもって行動できるでしょう。
一度設定してしまえば、毎日自動でリマインドが届くので、うっかり予定を見逃すことも減るはずです。
また、OutlookやMicrosoft Teamsなど、他のツールにも応用できるので、あなたの業務フローに最適な形で活用してみてください。
スマートなスケジュール管理で、効率的な働き方を実現しましょう！
.avif)
.png)
.avif)
