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GoogleカレンダーとHubSpotを連携することで、日々の業務がどれだけ効率化されるかご存知ですか？
本記事では、ノーコードで簡単にこの2つのツールを連携し、定型業務を自動化する方法を紹介します。
社内の予定をGoogleカレンダーで管理している企業の方や、HubSpotを利用して企業の管理を行なっている担当者の皆さんには特におすすめです。
特に、顧客との定例会議の設定やリマインダーの送信など、手間のかかる作業を自動化することで、業務の効率が向上するはず！
ぜひ最後までご覧いただき、手間のかかる業務から解放される方法を一緒に見ていきましょう！今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
指定のスケジュールになったら担当者に依頼後、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成するフローです。
こんな方におすすめ
GoogleカレンダーとHubSpotを連携するメリット
メリット1: スケジュール管理の効率化
GoogleカレンダーとHubSpotを連携させることで、スケジュール管理の効率向上が期待できます！
例えば、HubSpotに登録されたミーティングやタスクが自動的にGoogleカレンダーに反映されるため、二重入力の時間を削減できると予想されます。
この連携により、営業担当者やプロジェクトマネージャーは常に最新のスケジュールを把握できるようになるかもしれません。
メリット2: 顧客フォローアップの強化
HubSpotとGoogleカレンダーの連携により、顧客フォローアップが自動化されるメリットも大きいです。
HubSpotで新しいコンタクトが作成されると、Googleカレンダーに自動的にフォローアップのリマインダーが設定されるため、フォローアップのタイミングを逃さずに済みます。
例えば、新しいリードがHubSpotに追加されると、自動的に1週間後にフォローアップの予定がGoogleカレンダーに登録されるため、顧客への対応を忘れることがありません。
営業担当者はタイムリーにフォローアップができ、顧客との関係強化につながります。
メリット3: 手動でのスケジュール管理の手間が省ける
この連携を導入することで、手動でのスケジュール管理の手間を削減できる可能性があります。
HubSpotで登録されたイベントやタスクが自動的にGoogleカレンダーに同期されるため、手動での入力ミスも防げるはずです！
これにより、時間を有効に使うことができ、他の業務に集中できる時間を増やせそうです。
GoogleカレンダーとHubSpotを連携してできること
GoogleカレンダーとHubSpotのAPIを連携すれば、GoogleカレンダーのデータをHubSpotに自動的に連携することが可能です！
たとえば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
指定のスケジュールになったら、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成する
指定したスケジュールになったら、自動的にGoogleカレンダーに予定を作成するだけでなく、HubSpotの特定のコンタクトにメモを作成できるフローです。
定例会議に合わせてGoogleカレンダーやHubSpotに手入力して情報管理をしている方にピッタリのフローです。
指定のスケジュールになったら担当者に依頼後、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成するフローです。
Googleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加する
Googleカレンダーで予定が作成された際に、HubSpotの特定のコンタクトにメモを自動追加することができます。
Googleカレンダーの予定情報をHubSpotのコンタクト欄で確認したい方におすすめです。
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加する」ワークフローは、顧客の活動履歴を効率的に管理できます。
予定の作成と同時にメモを自動で追加できるので、手作業の手間が軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理を行っている方
・Googleカレンダーで予定を確認して、迅速に対応したいと考えている方
・HubSpotを利用して顧客管理や営業活動を行っている方
・スケジュールと顧客管理を連携させて業務効率を向上させたい方
・メモの入力や情報共有をスピーディに行う必要がある方
・GoogleカレンダーとHubSpotの連携により、手間を省いて情報を一元管理したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GoogleカレンダーとHubSpotの連携フローを作ってみよう
ここまでで、GoogleカレンダーとHubSpotを連携することによるメリットをご理解いただけたかと思います。
ここからは「指定のスケジュールになったら、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成する」フローを紹介します！
始める前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
Yoomを初めて利用される方は初めてのYoomをチェックしてみてください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／HubSpot
[Yoomとは]
連携フローの作り方
作成の流れは大きく分けて以下です。
指定のスケジュールになったら担当者に依頼後、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成するフローです。
ステップ1: マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
この後、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleカレンダーのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogleカレンダーを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)連携したいアカウントを選択し、次へをクリックするとマイアプリ登録が完了
HubSpotのマイアプリ登録方法
(1)HubSpotの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
※HubSpotのマイアプリ登録方法も参考にしてください。
Yoomへのマイアプリ登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう！
指定のスケジュールになったら担当者に依頼後、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成するフローです。
(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックしてください。
ステップ2: トリガーを設定
(1)フローの一覧画面から「スケジュールトリガー」をクリック
(2)スケジュールトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)スケジュール設定でフローボットを起動したい日付や曜日を設定
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
スケジュール設定については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
(4)保存するをクリック
ステップ3: 担当者へ対応を依頼する
(1)次は、「担当者へ対応を依頼する」をクリックしてください。
(2)各項目を設定
(3)今回は、入力フォームを1つ設定
※必須項目にする場合はチェックを忘れずに！
(4)次へをクリック
■入力フォームのサンプル値の設定
(5)先ほど設定した入力フォームの回答のサンプル値を設定
(6)保存するをクリックしましょう。
ステップ4:Googleカレンダーと連携する
(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Googleカレンダーと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「予定を作成」を選択
(5)次へをクリック
■API接続設定
(6)各項目を設定
※「アウトプット（取得した値）」を埋め込まずに手入力してしまうと、フローボットが起動するたびに同じテキストが自動反映されてしまうので必ず「アウトプット（取得した値）」から設定しましょう！
(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリックします。
ステップ５:HubSpotと連携する
(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)HubSpotと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「コンタクトにメモを追加」を選択
(5)次へをクリック
■API接続設定
(6)各項目を設定
➀HubSpotで、CRM(顧客管理)のコンタクトページに移動
➁今回は、対象者の名前をクリック
➂URLの末尾の数字をコピー
➃Yoomの設定画面に戻り、コンタクトIDに貼り付ける
(7)テストをクリックしてHubSpotのコンタクトを確認
エラーが出なければ、保存するをクリック
(8)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！
こちらが「指定のスケジュールになったら、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成する」連携手順でした！
HubSpotのデータをGoogleカレンダーに連携したい場合
先ほどはGoogleカレンダーからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にHubSpotからGoogleカレンダーへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。
HubSpotのコンタクト情報からGoogleカレンダーに予定を登録する
Chrome拡張機能を活用し、HubSpotのコンタクト詳細ページからGoogleカレンダーに予定を自動登録するフローです。
HubSpotのコンタクト情報を活用して予定登録を行っている方におすすめのフローです。
■概要
「HubSpotのコンタクト情報からGoogleカレンダーに予定を登録する」ワークフローは、ワンクリックで予定作成をすることができます。
Googleカレンダーに直接アクセスする必要がないため、利便性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを利用してクライアント情報を管理している方
・HubSpotのコンタクト情報を迅速に活用したいと考えている営業担当者
・Googleカレンダーを用いてスケジュール管理を行っている方
・営業活動をよりスピーディに進めたいと考えている方
・HubSpotの情報とGoogleカレンダーを連携させて、手間を省きたい方
・手動のデータ入力や予定作成に時間をかけず、自動化を目指している方
■注意事項
・HubSpotとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
GoogleカレンダーやHubSpotのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGoogleカレンダーやHubSpotのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Googleカレンダーを使った自動化例
Googleカレンダーの予定作成時にコミュニケーションツールへ自動通知をしたり、Zoomミーティングを自動作成したりできます。
HubSpotを使った自動化例
Hubspotのステータスを参照して書類を自動発行することや、HubSpotに登録された情報をもとにフォルダを自動作成することが可能です！
まとめ
GoogleカレンダーとHubSpotを連携させることで、営業やマーケティングの担当者の皆さんは、忙しい日々の中でスケジュール管理や顧客との定例会議設定が自動化されるため、大きな助けになりますよ。
スケジュール管理の手間が省かれ、顧客フォローアップが自動化されることで、仕事のパフォーマンスも劇的に改善されるはずです。
ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にGoogleカレンダーとHubSpotの連携を実現できます！気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
自社の業務に合った連携フローを作って、毎日の業務をもっとラクに、もっとスマートに。まずは気軽に試してみてください！
Q：連携が途中で失敗したらどうなりますか？
Q：チームで自動化フローを共有・管理できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomのワークスペースにメンバーを追加することで、作成したフローをチームメンバーにも共有できるようになります。
異なるワークスペースで作成したフローもテンプレートとして公開することで、公開用URLを共有されたメンバーがコピーできるようになります。
詳しくは「ワークスペースのワークスペースへのメンバー追加方法」や「フローボットのテンプレートを公開する方法」をご確認ください。
Q：この自動化は無料プランで何回まで使えますか？
A：
GoogleカレンダーとHubSpotは無料プランで使用できるアプリです。
しかし、無料プランであるフリープランでは「月の無料タスク数」が100タスクのため、今回ご紹介したフローの場合、1回の起動で3つのタスクが消費されます。
そのため、月1回や週1回程度のフローボット起動であれば問題なく使用できます。
ただし他のテンプレートによる自動化フローも使用している場合にはミニプラン以上のプランもご検討ください。
詳細について確認したい場合は料金プランやタスク実行数のカウント方法をご参照ください。
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