指定のスケジュールになったらGoogleカレンダーに予定を作成し、HubSpotにメモを追加する方法

[Yoomとは]

GoogleカレンダーとHubSpotの連携フローの作り方

ここまでで、GoogleカレンダーとHubSpotを連携することによるメリットをご理解いただけたかと思います。
‍ここからは「指定のスケジュールになったら、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成する」フローを紹介します！

始める前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
Yoomを初めて利用される方は初めてのYoomをチェックしてみてください。

ステップ1: マイアプリ連携

お使いのGoogleカレンダーとHubSpotをマイアプリ登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリックしてください。
(2)画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリック

Googleカレンダーのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogleカレンダーを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)連携したいアカウントを選択し、次へをクリックするとマイアプリ登録が完了‍

HubSpotのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からHubSpotを選択
(2)HubSpotのマイアプリ登録方法を参考にマイアプリ登録

‍Yoomへのマイアプリ登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう！

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックしてください。

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「スケジュールトリガー」をクリック
(2)スケジュールトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)スケジュール設定でフローボットを起動したい日付や曜日を設定
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
スケジュール設定については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。

(4)保存するをクリック

ステップ3: 担当者へ対応を依頼する

(1)次は、「担当者へ対応を依頼する」をクリックしてください。
(2)各項目を設定

• タイトル：※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
• 担当者：プルダウンメニューから任意で選択
• 対応を依頼する内容の詳細：今回はテキストのみですが、アウトプットを利用して指示内容を構成することも可能です！

(3)今回は、入力フォームを1つ設定
※必須項目にする場合はチェックを忘れずに！

• MTG日程：プルダウンメニューから「日付」を選択
  

(4)次へをクリック

■入力フォームのサンプル値の設定
(5)先ほど設定した入力フォームの回答のサンプル値を設定

(6)保存するをクリックしましょう。

ステップ4:Googleカレンダーと連携する

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Googleカレンダーと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「予定を作成」を選択

(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)各項目を設定

• カレンダーID：候補から任意で選択
• 予定のタイトル：今回は、テキストで設定
• 予定の開始日：アウトプットから{{MTG日程}}を設定
  

• 予定の開始時間：今回は、テキストで設定
• 予定の終了日：アウトプットから{{MTG日程}}を設定
• 予定の終了時間：今回は、テキストで設定
  ※必須項目以外に対象となる項目がある場合は、任意で設定してください。

(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリックします。

ステップ５:HubSpotと連携する

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)HubSpotと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「コンタクトにメモを追加」を選択

(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)各項目を設定

• コンタクトIDを設定

➀HubSpotで、CRM(顧客管理)のコンタクトページに移動

➁今回は、対象者の名前をクリック

➂URLの末尾の数字をコピー

➃Yoomの設定画面に戻り、コンタクトIDに貼り付ける

• メモの本文：アウトプットを利用してテキストを構成
• 日時：アウトプットから{{MTG日程}}を設定し、今回は、タイムスタンプをテキストで「T12:30」と設定
  

(7)テストをクリックしてHubSpotのコンタクトを確認

エラーが出なければ、保存するをクリック
(8)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

GoogleカレンダーとHubSpotを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogleカレンダーとHubSpotのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GoogleカレンダーとHubSpotのその他の自動化例

フォームの情報をもとにHubSpotにコンタクトを追加してGoogleカレンダーに予定を登録したり、HubSpotのコンタクト情報からGoogleカレンダーに予定を登録できます。
他にも、Google スプレッドシートとSlackを追加で連携して、商談情報が登録されたら予定を作成し詳細を通知することも可能です。

Googleカレンダーを活用した自動化例

Googleカレンダーで予定が登録されたら通知する

予定情報をすぐに受け取れるようになることで、スケジュール管理の効率化が見込めるはずです。

フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをメールで送信する

作業の自動化によってコア業務に注力できる環境を整えたり、効率的な情報共有などのメリットを得られるでしょう。

登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する

タスクが追加されるとタスクの情報と期日をGoogleカレンダーに自動で追加できるため、必要情報の見逃しが発生するリスクを低減できる可能性があります。

HubSpotを活用した自動化例

Hubspotにフォームが送信されたら通知する

自動通知によって共有時の情報転記が不要となるため、入力ミスや連絡漏れを防止できるようになるかもしれません。

情報が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する

新規の情報が登録されるたびに手動でHubSpotにチケットを作成する手間を省けるため、作業時間の短縮が期待できます。

GoogleカレンダーとHubSpotを連携するメリット

メリット1: スケジュール管理の効率化

GoogleカレンダーとHubSpotを連携させることで、スケジュール管理の効率向上が期待できます！
例えば、HubSpotに登録されたミーティングやタスクが自動的にGoogleカレンダーに反映されるため、二重入力の時間を削減できると予想されます。
この連携により、営業担当者やプロジェクトマネージャーは常に最新のスケジュールを把握できるようになるかもしれません。

メリット2: 顧客フォローアップの強化

HubSpotとGoogleカレンダーの連携により、顧客フォローアップが自動化されるメリットも大きいです。
HubSpotで新しいコンタクトが作成されると、Googleカレンダーに自動的にフォローアップのリマインダーが設定されるため、フォローアップのタイミングを逃さずに済みます。
例えば、新しいリードがHubSpotに追加されると、自動的に1週間後にフォローアップの予定がGoogleカレンダーに登録されるため、顧客への対応を忘れることがありません。
営業担当者はタイムリーにフォローアップができ、顧客との関係強化につながります。

メリット3: 手動でのスケジュール管理の手間が省ける

この連携を導入することで、手動でのスケジュール管理の手間を削減できる可能性があります。
HubSpotで登録されたイベントやタスクが自動的にGoogleカレンダーに同期されるため、手動での入力ミスも防げるはずです！
これにより、時間を有効に使うことができ、他の業務に集中できる時間を増やせそうです。

まとめ

GoogleカレンダーとHubSpotを連携させることで、営業やマーケティングの担当者の皆さんは、忙しい日々の中でスケジュール管理や顧客との定例会議設定が自動化されるため、大きな助けになりますよ。
スケジュール管理の手間が省かれ、顧客フォローアップが自動化されることで、仕事のパフォーマンスも劇的に改善されるはずです。

Yoomを使えば、GoogleカレンダーとHubSpotの連携がスムーズに行え、業務の効率化が一層進みます。
2週間の無料トライアルを体験できますので、ぜひYoomに無料登録してアカウントを発行してみてください。