【ノーコードで実現】GoogleカレンダーのデータをHubSpotに自動的に連携する方法

フォームの情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成してHubSpotにメモを追加する

Yoomのフォーム機能を活用して予定が回答された際に、Googleカレンダーに予定を登録し、HubSpotの特定のコンタクトにメモを追加するフローとなっています。
手作業での登録の手間を省きたい方におすすめのフローです。

Googleカレンダーで予定が作成されたら、HubSpotのコンタクト情報を更新する

Googleカレンダーの予定作成をトリガーに、HubSpotのコンタクトを自動更新できるため、更新漏れを防止します。
顧客管理や営業活動を効率化したい方におすすめのフローです。

GoogleカレンダーとHubSpotの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくGoogleカレンダーとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでとの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomアカウントフォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はGoogleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• GoogleカレンダーとHubSpotをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるGoogleカレンダーのトリガー設定とその後に続くHubSpotのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

ステップ1:GoogleカレンダーとHubSpotをマイアプリ登録

GoogleカレンダーとHubSpotをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Googleカレンダーの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogleカレンダーを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Googleカレンダーにログインしてください。

以下の画面が表示されるので、アカウントに間違いがないか確認し、「続行」をクリックします。

HubSpotの連携方法

先ほどと同様に、一覧からHubSpotを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、HubSpotにログインしましょう。

自身のマイアプリ欄に、GoogleカレンダーとHubSpotが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Googleカレンダーに予定が作成されたらフローボットを起動する設定を行うため、「予定が作成されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

Googleカレンダーの画面に移動し、テスト用に予定を登録してください。

Yoom画面に戻り、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意してください。

スクロールし、「カレンダーID」を設定しましょう。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するIDを選択してください。

設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:HubSpotでコンタクトを検索する設定

続いて、HubSpotでコンタクトをキーワードで検索する設定を行うため、「コンタクトを検索（キーワード検索）」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の注意事項を確認してください。

スクロールし、「検索キーワード」を設定します。
今回はGoogleカレンダーのゲストを検索するため、以下のように設定しました。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されるので、「ゲスト」を選択してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。

※アウトプットとは？

ステップ5:HubSpotでコンタクトにメモを追加する設定

続いて、指定のコンタクトにメモを追加する設定を行うため、「コンタクトにメモを追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「コンタクトID」を設定します。
「コンタクトを検索（キーワード検索）」からコンタクトIDを選択してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。

次に、「メモの本文」を設定してください。
Googleカレンダーのアウトプットを活用して設定しましょう。
以下は例ですので、お好みで設定してください。

最後に、「日時」を設定しましょう。
今回は本日の12:00になるように設定を行います。
「日付」→「今日」→「%Y-%m-%d」の順でクリックし、末尾にT12:00と時間を設定してください。
※日時は「2023-01-01T12:30」このような形式で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。

ステップ6:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

こちらがGoogleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加するフローでした。

HubSpotのデータをGoogleカレンダーに連携したい場合

先ほどはGoogleカレンダーからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にHubSpotからGoogleカレンダーへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。

HubSpotのコンタクト情報からGoogleカレンダーに予定を登録する

Chrome拡張機能を活用し、HubSpotのコンタクト詳細ページからGoogleカレンダーに予定を自動登録するフローです。
HubSpotのコンタクト情報を活用して予定登録を行っている方におすすめのフローです。

フォームの情報をもとにHubSpotにコンタクトを追加してGoogleカレンダーに予定を登録する

Yoomのフォーム機能を活用して回答されたフォーム情報を基に、自動的にHubSpotにコンタクトを追加し、Googleカレンダーに予定を登録できるため、二重入力の手間が省けます。
コンタクトの登録やGoogleカレンダーへの予定登録のヒューマンエラーを防ぎたい方におすすめのフローです。

GoogleカレンダーやHubSpotのAPIを使ったその他の自動化例

GoogleカレンダーやHubSpotのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Googleカレンダーを使った自動化例

Googleカレンダーの予定作成時にコミュニケーションツールへ自動通知をしたり、Zoomミーティングを自動作成したりできます。

HubSpotを使った自動化例

Hubspotのステータスを参照して書類を自動発行することや、HubSpotに登録された情報をもとにフォルダを自動作成することが可能です！

終わりに

いかがでしたか？GoogleカレンダーとHubSpotを連携させることで、「スケジュール情報がバラバラ…」「手入力のミスが多い…」「更新の手間がかかる…」といった悩みを解消し、業務効率を大幅にアップさせることができます。

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