【ノーコードで実現】HubSpotの取引情報から見積書を自動で作成する方法

HubSpotで新しい取引が作成されたら、見積書を作成する

試してみる

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■概要
HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業で見積書を作成し、メールで送付する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が作成されたことをトリガーに、関連情報を自動で取得し、Google スプレッドシートの雛形から見積書を自動生成できます。HubSpotで見積書作成業務のような仕組みをノーコードで構築し、見積書作成業務の効率化を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotの取引情報をもとに、手作業で見積書を作成している営業担当者の方
・HubSpotで見積書作成業務のようなツールを探し、見積書作成の自動化を検討している方
・営業チーム全体の業務を効率化し、ヒューマンエラーの削減を目指しているマネージャーの方

■注意事項
・HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業で見積書を作成していませんか？
「取引情報をコピーして見積書のテンプレートに貼り付けるのが面倒」
「入力ミスや対応漏れが起きてしまいそうで不安だ」
など、見積書作成業務に関する悩みは尽きないものです。

もし、HubSpotで取引が作成されたら、その情報をもとに自動で見積書を作成・送付できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはHubSpotの取引情報から見積書を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

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■概要
HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業で見積書を作成し、メールで送付する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が作成されたことをトリガーに、関連情報を自動で取得し、Google スプレッドシートの雛形から見積書を自動生成できます。HubSpotで見積書作成業務のような仕組みをノーコードで構築し、見積書作成業務の効率化を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotの取引情報をもとに、手作業で見積書を作成している営業担当者の方
・HubSpotで見積書作成業務のようなツールを探し、見積書作成の自動化を検討している方
・営業チーム全体の業務を効率化し、ヒューマンエラーの削減を目指しているマネージャーの方

■注意事項
・HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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HubSpotの取引情報から見積書を自動作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、HubSpotで新しい取引が作成された際にその情報をもとに見積書を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• HubSpotとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• HubSpotのトリガー設定、各アクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

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■概要
HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業で見積書を作成し、メールで送付する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が作成されたことをトリガーに、関連情報を自動で取得し、Google スプレッドシートの雛形から見積書を自動生成できます。HubSpotで見積書作成業務のような仕組みをノーコードで構築し、見積書作成業務の効率化を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotの取引情報をもとに、手作業で見積書を作成している営業担当者の方
・HubSpotで見積書作成業務のようなツールを探し、見積書作成の自動化を検討している方
・営業チーム全体の業務を効率化し、ヒューマンエラーの削減を目指しているマネージャーの方

■注意事項
・HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：HubSpotとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

HubSpotの連携

以下の手順をご参照ください。
HubSpotの権限追加方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。

※権限の追加は「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は、管理者の方に権限追加の対応を依頼してください。

Google スプレッドシートの連携

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

HubSpotで新しい取引が作成されたら、見積書を作成する

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■概要
HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業で見積書を作成し、メールで送付する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が作成されたことをトリガーに、関連情報を自動で取得し、Google スプレッドシートの雛形から見積書を自動生成できます。HubSpotで見積書作成業務のような仕組みをノーコードで構築し、見積書作成業務の効率化を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotの取引情報をもとに、手作業で見積書を作成している営業担当者の方
・HubSpotで見積書作成業務のようなツールを探し、見積書作成の自動化を検討している方
・営業チーム全体の業務を効率化し、ヒューマンエラーの削減を目指しているマネージャーの方

■注意事項
・HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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1.上記バナーの「試してみる」をクリック

2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。

3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：HubSpotのトリガー設定

トリガー設定を行っていきます。
最初の赤枠をクリックしてください。

連携アカウントとアクションを選択しましょう。
アクションは、テンプレート通りに「新しい取引が作成されたら」で大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。

次にAPI接続設定を行います！
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。

実際にHubSpot上で取引を作成しましょう。
今回は下記の「テスト取引」を使用します！
会社情報の追加とコンタクト情報の追加を忘れずに行っておきます。

Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンを押します！

「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。

取得した値が確認できたら、最後に「完了」ボタンを押します。

ステップ4：取引情報を取得する設定

2つ目の赤枠をクリックしてください！

アクションはそのままで、同様にアカウントに間違いがないか確認したら、「次へ」ボタンをクリックします。

先ほど取得した値から取引IDを選択しましょう。

設定が出来たら、テストを実行します。

テスト成功が確認できたら、「完了」ボタンを押して、設定を保存しましょう。

ステップ5：会社情報の取得

3つ目の赤枠をクリックしてください。

同じく、アカウント情報に間違いがなければ、次の設定へ進みます。

取得した値から会社IDを以下のように設定してください。

入力ができたら、テストを実行しましょう。

同じく、テスト成功を確認できたら、設定を完了にしてください！

ステップ6：コンタクトを取得する設定

4つ目の赤枠をクリックしましょう。

特にアクションの変更の必要はありません。
「次へ」ボタンで次の設定へ進みます。

会社IDの設定と同じように、コンタクトIDの設定を行います。

設定ができたら、テストを実行しましょう。

同様にテストの成功を確認して、完了ボタンで設定を保存します。

ステップ7：Google スプレッドシートのアクション設定

HubSpotから取得した値を利用して、書類を発行する設定を行います。
次の赤枠をクリックしましょう。

連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
アクションはこのままで問題ありません。「次へ」ボタンをクリックします。

Google スプレッドシートに見積書を作成するための雛形となるシートを作成しておきましょう。
今回は以下のようなシートを使用します。
詳しくは、下記のリンクをご覧ください。

• 「書類を発行する」の設定方法

Yoomの設定に戻り、データベースの連携に移ります。
空欄をクリックして、候補の中からレコードを追加したいGoogle スプレッドシートを選択しましょう。

発行した書類を格納しておくGoogle DriveのフォルダIDを選択します。

設定が済んだら、「次へ」ボタンを押しましょう。

置換後の文字列の項目を、今まで取得した値を活用して設定していきます。

設定が済んだら、テストを実行してみましょう！

テスト成功が確認できたら、Google Driveにもファイルが保存されているはずです。

確認してみましょう！
下記のように指定したフォルダにファイルが保存されていればOKです！

確認ができたら、最後にYoom画面にもどって完了ボタンを押してください。

ステップ8：メールを送る設定

HubSpotから取得した値を利用して、メールを送信する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしてください！

※オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。
フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

メールを送信する先のメールアドレスを、HubSpotのコンタクト情報から取得した値を選択して設定します。

件名や本文の設定を希望に合わせて行い、添付するファイルには取得した値である「発行した書類」を選択しておきます。
なお、件名や本文について、今回は固定値であるテキストを入力しましたが、状況に合わせて変動値である「取得した値」を使ってスタマイズしてみてくださいね。

入力できたら、「次へ」ボタンをクリックしましょう。

送信内容を確認できたら、テストを実行します。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されるため、テスト送信しても問題ないメールアドレスかご確認ください。

テスト成功という表示が出てきたら、メールが送信されているはずです！

指定したメールアドレス宛にメールが届いているか確認してみましょう！
下記のように指定した内容のメールが届いていればOKです！

確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。

ステップ9：トリガーをONにして動作確認

これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。

HubSpotを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。

例えば、HubSpotに新規コンタクトが作成された際、LINE WORKSやGoogle Chatへの通知を自動化できます。
これにより、チーム全体が素早く情報を共有でき、営業活動を効率化できるでしょう。

Acuity Schedulingで予定が登録されたらHubSpotにコンタクトを作成する

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■概要
「Acuity Schedulingで予定が登録されたらHubSpotにコンタクトを作成する」ワークフローは、予約管理と顧客管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Acuity Schedulingで新しい予定が追加されると、自動的にHubSpotに顧客のコンタクトが作成され、情報の二重入力やデータの不一致を防ぎます。この連携により、営業やマーケティング活動がより効率的に行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Acuity Schedulingを利用して予約管理を行いながら、HubSpotで顧客管理を統合したい営業担当者
・予約情報と顧客データを自動で連携させ、手作業によるデータ入力の手間を省きたいマーケティングチーム
・予約管理とCRMを一元化し、業務効率を向上させたいビジネスオーナー

■注意事項
・Acuity Scheduling、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google Driveで特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、HubSpotにコンタクトを作成する

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■概要
Google Driveにアップロードされた名刺画像や顧客情報リストなどを、都度手作業でHubSpotに転記する業務は手間がかかり、入力ミスなども発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能でファイル内の情報を自動で読み取り、HubSpotへコンタクトとして登録できます。HubSpotとGoogle Driveを連携させることで、顧客情報の登録作業を効率化し、データ入力の正確性を高めます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotとGoogle Driveを併用し、顧客情報の管理を手作業で行っているマーケティングや営業担当者の方
・Google Driveに保存した名刺画像などの情報を、HubSpotへ手作業で転記する業務に課題を感じている方
・顧客情報の登録プロセスを自動化し、入力ミスを防ぎながらデータ管理の精度を高めたいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Hubspotに新規取引が更新されたら、NotionDBに格納する

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HubSpotに新規取引が更新されたら、Notionのデータベースに取引情報を格納するフローです。

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HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成する

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HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成するフローです。

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HubSpotに新規コンタクトが登録されたらLINE WORKSに通知

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HubSpotに新規コンタクトが登録されたことを検知して、LINE WORKSの指定のトークルームに通知を行います。

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Jotformの内容をもとにHubSpotに会社を作成する

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■概要
Jotformでアンケートや問い合わせフォームを運用しているものの、集めた情報を手作業でHubSpotに転記する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、JotformとHubSpotを連携させることで、フォームが送信されると自動でHubSpotに会社情報を作成しますので、データ入力に関する課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで取得した情報を手作業でHubSpotに登録しているマーケティング担当者の方
・JotformとHubSpotを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている営業担当者の方
・フォームからのデータ入力を効率化し、手作業によるミスを減らしたい業務改善担当者の方

■注意事項
・JotformとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
・Jotformで回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858

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HubSpotにフォームが送信されたら、ClickUpにタスクを作成する

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HubSpotにフォームが送信されたら、ClickUpにタスクを作成するフローです。

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HubSpotに新規コンタクトが追加されたら、kintoneに格納しGoogle Chatに通知する

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HubSpotに新規コンタクトが登録されたら、kintoneに格納してGoogle Chatに通知するフローです。

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Shopifyで注文が発生したら、HubSpotにチケットを作成する

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■概要
Shopifyでの新規注文は喜ばしい反面、その後の顧客対応のためにHubSpotへ情報を手入力する作業は手間ではありませんか。この作業は単純でありながら、遅延や入力ミスが顧客満足度に影響を与えてしまう可能性も秘めています。このワークフローは、ShopifyとHubSpotを連携させ、注文発生時に自動でチケットを作成します。手作業をなくし、迅速で正確な顧客対応の基盤を構築することで、EC運営を効率化します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・ShopifyとHubSpot間のデータ連携を手作業で行い、非効率を感じているEC担当者の方
・Shopifyの注文情報を基にした顧客対応の迅速化や、抜け漏れ防止を図りたい方
・注文後のフォローアップ業務を自動化し、より戦略的なマーケティング活動に注力したい方

■注意事項
・Shopify、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Shopify】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Zoomで特定のウェビナーが終了したら、参加者をHubSpotでリード情報として登録する

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■概要
「Zoomで特定のウェビナーが終了したら、参加者をHubSpotでリード情報として登録する」ワークフローは、特定のZoomウェビナー終了後に、その参加者情報を自動でHubSpotにリード情報として登録する業務ワークフローです。
これにより、特定のウェビナー参加者の情報を迅速に活用し、営業活動を効率的に進めることができます。特定のターゲットグループに関連するデータを登録し、後続のアクションを簡単に決定することが可能になります。
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■このテンプレートをおすすめする方
・特定のZoomウェビナー終了後に、参加者情報をHubSpotに登録したい営業担当者
・特定のターゲットグループに対してリード情報を登録し、効率的に営業活動を行いたい方
・ミーティングの内容に合わせて特定のリード情報を整理したいチームリーダー
・手動でのリード情報入力を省き、営業活動を加速したい営業チーム

■注意事項
・Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記ページをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

HubSpotと連携して見積書作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた見積書の作成・送付業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、営業担当者はより迅速に顧客へアプローチでき、コア業務である商談活動に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：自社フォーマットの見積書は使えますか？

A：はい、可能です。
Yoomの設定方法に沿って、{}で囲った文字列が記入されていれば、会社ロゴや押印欄、独自の記載項目を含むフォーマットであっても、利用が可能です。
また、形書類内の書類を発行する設定でアクションを変更することによってGoogle スプレッドシートだけでなく、Microsoft ExcelやGoogleドキュメントでのフォーマットも利用可能です。

Q：見積書を作成するタイミングは変更できますか？

A：はい、できます！
HubSpotのトリガー設定の際に、「取引が指定のステージに更新されたら」というトリガーアクションを選択してください。
自社の営業プロセスに合わせてトリガーを柔軟に設定できます。
様々なトリガーアクションがありますので、詳しくは下記リンクをご覧ください。

• HubSpotのAPIと今すぐ連携

Q：見積書だけでなく、請求書や納品書も作れますか？

A：はい、作成が可能です。
書類を発行する設定にて、雛形書類を対象の請求書や納品書のファイルIDを指定してください。