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HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業で見積書を作成していませんか？
「取引情報をコピーして見積書のテンプレートに貼り付けるのが面倒」
「入力ミスや対応漏れが起きてしまいそうで不安だ」
など、見積書作成業務に関する悩みは尽きないものです。
もし、<span class="mark-yellow">HubSpotで取引が作成されたら、その情報をもとに自動で見積書を作成・送付できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されます。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotの取引情報から見積書を作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、HubSpotで新しい取引が作成された際にその情報をもとに見積書を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
HubSpotの連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotの権限追加方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
※権限の追加は「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は、管理者の方に権限追加の対応を依頼してください。
Google スプレッドシートの連携
以下の手順をご参照ください。
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。
最初の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
アクションは、テンプレート通りに「新しい取引が作成されたら」で大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定を行います！
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
実際にHubSpot上で取引を作成しましょう。
今回は下記の「テスト取引」を使用します！
会社情報の追加とコンタクト情報の追加を忘れずに行っておきます。
Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンを押します！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値が確認できたら、最後に「完了」ボタンを押します。
2つ目の赤枠をクリックしてください！
アクションはそのままで、同様にアカウントに間違いがないか確認したら、「次へ」ボタンをクリックします。
先ほど取得した値から取引IDを選択しましょう。
設定が出来たら、テストを実行します。
テスト成功が確認できたら、「完了」ボタンを押して、設定を保存しましょう。
3つ目の赤枠をクリックしてください。
同じく、アカウント情報に間違いがなければ、次の設定へ進みます。
取得した値から会社IDを以下のように設定してください。
入力ができたら、テストを実行しましょう。
同じく、テスト成功を確認できたら、設定を完了にしてください！
4つ目の赤枠をクリックしましょう。
特にアクションの変更の必要はありません。
「次へ」ボタンで次の設定へ進みます。
会社IDの設定と同じように、コンタクトIDの設定を行います。
設定ができたら、テストを実行しましょう。
同様にテストの成功を確認して、完了ボタンで設定を保存します。
HubSpotから取得した値を利用して、書類を発行する設定を行います。
次の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
アクションはこのままで問題ありません。「次へ」ボタンをクリックします。
Google スプレッドシートに見積書を作成するための雛形となるシートを作成しておきましょう。
今回は以下のようなシートを使用します。
詳しくは、下記のリンクをご覧ください。
Yoomの設定に戻り、データベースの連携に移ります。
空欄をクリックして、候補の中からレコードを追加したいGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
発行した書類を格納しておくGoogle DriveのフォルダIDを選択します。
設定が済んだら、「次へ」ボタンを押しましょう。
置換後の文字列の項目を、今まで取得した値を活用して設定していきます。
設定が済んだら、テストを実行してみましょう！
テスト成功が確認できたら、Google Driveにもファイルが保存されているはずです。
確認してみましょう！
下記のように指定したフォルダにファイルが保存されていればOKです！
確認ができたら、最後にYoom画面にもどって完了ボタンを押してください。
HubSpotから取得した値を利用して、メールを送信する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしてください！
※オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。
フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
メールを送信する先のメールアドレスを、HubSpotのコンタクト情報から取得した値を選択して設定します。
件名や本文の設定を希望に合わせて行い、添付するファイルには取得した値である「発行した書類」を選択しておきます。
なお、件名や本文について、今回は固定値であるテキストを入力しましたが、状況に合わせて変動値である「取得した値」を使ってスタマイズしてみてくださいね。
入力できたら、「次へ」ボタンをクリックしましょう。
送信内容を確認できたら、テストを実行します。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されるため、テスト送信しても問題ないメールアドレスかご確認ください。
テスト成功という表示が出てきたら、メールが送信されているはずです！
指定したメールアドレス宛にメールが届いているか確認してみましょう！
下記のように指定した内容のメールが届いていればOKです！
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、HubSpotに新規コンタクトが作成された際、LINE WORKSやGoogle Chatへの通知を自動化できます。
これにより、チーム全体が素早く情報を共有でき、営業活動を効率化できるでしょう。
HubSpotと連携して見積書作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた見積書の作成・送付業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者はより迅速に顧客へアプローチでき、コア業務である商談活動に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自社フォーマットの見積書は使えますか？
A：はい、可能です。
Yoomの設定方法に沿って、{}で囲った文字列が記入されていれば、会社ロゴや押印欄、独自の記載項目を含むフォーマットであっても、利用が可能です。
また、形書類内の書類を発行する設定でアクションを変更することによってGoogle スプレッドシートだけでなく、Microsoft ExcelやGoogleドキュメントでのフォーマットも利用可能です。
Q：見積書を作成するタイミングは変更できますか？
A：はい、できます！
HubSpotのトリガー設定の際に、「取引が指定のステージに更新されたら」というトリガーアクションを選択してください。
自社の営業プロセスに合わせてトリガーを柔軟に設定できます。
様々なトリガーアクションがありますので、詳しくは下記リンクをご覧ください。
Q：見積書だけでなく、請求書や納品書も作れますか？
A：はい、作成が可能です。
書類を発行する設定にて、雛形書類を対象の請求書や納品書のファイルIDを指定してください。
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