kintoneのレコードにコメントが書き込まれたらGoogleカレンダーに予定を作成する方法

フローボットの作成手順

■アプリ連携

1.Googleカレンダーとkintoneのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。

・Googleカレンダーは下の画面で任意のアカウントを選択し、ログイン→追加アクセスを続行してください。

・kintoneは下の登録画面が表示されるので、kintoneマイアプリ登録ページを参考にしながら入力してください。

3.連携されると、マイアプリにアイコンが表示されます。

■プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の+ボタンからプロジェクトを新規作成できます。任意のプロジェクト名を入力し保存します。

2.「フローボット」の「+新規作成」をクリックし、「テンプレートギャラリーから作成」を選択します。（バナーからテンプレートをコピーした場合は、下記のkintoneの設定へ進んでください）

3.「はじめから作成」をクリックします。

フローボットの新規作成までできました！

ここからフローボットの中身の設定をはじめます。

■kintoneの設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「特定のアプリイベントを受信したとき」から「kintone」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力し、トリガーアクションに「コメントが書き込まれたら(Webhook起動)」を選択します。

次へ進みます。

3.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定ページでは、以下の手順で設定します。

・WebhookURLをコピーしてkintoneアプリ内の設定を行う。※kintoneの設定方法はこちらをご参照ください。

・kintoneのアプリでレコードの登録とコメントの書き込みをします。
※作成したアプリを開き、レコードに任意の日時、場所、参加者名を入力して保存します。
すると「コメントする」が表示されるので、任意のコメントを書き込みます。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

■Googleカレンダーの設定

1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「Googleカレンダー」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力し、アクションに「予定を作成」を選択します。

次へ進みます。

3.API接続設定ページでは、以下の設定を行います。
※予定に合わせて任意の設定をしてください。今回は、月末日の13時から14時に打ち合わせを入れる設定にしてみました。

・カレンダーID：Googleアカウントのメールアドレスを入力
・予定のタイトル：欄をクリックし、トリガーのアウトプット「アプリ名」を選択
・予定の開始日：欄をクリックし、日付から今月末日「%Y-%m-%d」を選択
・予定の開始時間：任意の時間を入力
・予定の終了日：欄をクリックし、日付から今月末日「%Y-%m-%d」を選択
・予定の終了時間：任意の時間を入力
・予定の説明：手入力とトリガーのアウトプットを組み合わせて入力

※コメントに予定の開始日や終了日、開始時間や終了時間を入力すると、内容を動的に反映できます。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

フローボットが完成しました！

慣れない操作で大変だったと思います。
お疲れ様でした！

kintoneやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやGoogleカレンダーのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍kintoneとGoogleカレンダーを連携した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録したり、kintoneのレコード詳細ページから1クリックでGoogleカレンダーに予定を作成したりすることもできます。
また、Googleカレンダーで予定が更新されたら、kintoneのレコードを更新する連携も可能です。

kintoneを活用した自動化例

kintoneの情報をもとに書類を発行する

kintoneの情報をもとにfreee請求書やマネーフォワード クラウド請求書などで書類を自動で発行します。

kintoneにレコードが登録されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

kintoneにレコードが登録されたらGoogle DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

kintoneに登録された内容を他のデータベースへ追加する

kintoneに追加したデータをMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。

Googleカレンダーを活用した自動化例

毎日、予定をGoogleカレンダーから取得してチャットツールに通知する

毎日、Googleカレンダーに登録されている、その日の予定をGoogle ChatやSlackなどに自動で通知します。

フォームやメールで送信された内容をもとにGoogleカレンダーに予定を追加する

GoogleフォームやGmailなどで送信された内容をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で追加します。

GoogleカレンダーとZoomを連携させる

‍Googleカレンダーに予定が作成されたらZoomでミーティングを自動作成したり、作成したリンクをGoogleカレンダーに自動で追加したりできます。
また、終了したミーティングをリンクをGoogleカレンダーに自動で追加することもできます。

Googleカレンダーとkintoneを連携するメリット

• 予定のリアルタイム追加
• 共有の自動化
• エラーの削減

1.予定のリアルタイム追加

Googleカレンダーとkintoneの連携により、予定をリアルタイムで追加できます。
kintoneのレコードにコメントが入力された時に、その情報がGoogleカレンダーに反映されるため、スケジュールの追加を即座に確認できます。
これにより、最新の予定を把握しやすくなりますよね。
あとで予定に登録しようと思ってて忘れてた！なんてミスも削減できるはずです！

2.共有の自動化

連携により、スケジュールの共有がスムーズに行えます。
kintoneに登録された情報が自動的にGoogleカレンダーに反映されることで、スケジュールの二重入力が不要になります。
Googleカレンダーの共有機能を利用することで、全員が最新の情報にアクセスできるようになり、コミュニケーションのズレを減らすことができるのではないでしょうか。
特に、複数人が関わるプロジェクト管理やチームの共同作業で重宝されるはずです！

3.エラーの削減

手動でデータを入力する際に起こりがちなヒューマンエラーを削減することができます。
kintoneに登録された情報が自動的にGoogleカレンダーに反映されるため、入力ミスや二重入力を防げます。
これによって、スケジュールの正確性が上がり、予定の調整にかかる時間とコストも削減できるので、全体的な業務効率が向上するのではないでしょうか。

まとめ

今回は、「kintoneのレコードにコメントが書き込まれたら、連携したGoogleカレンダーに予定を作成する」フローをご紹介しました。
kintoneとGoogleカレンダーを連携することで、スケジュール管理を自動化し、入力のミスや漏れを防ぐことができます。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成やチャットツールへの通知など、できることの幅が広がります。

ぜひ色々な機能を試してみてくださいね！