kintoneとGoogleカレンダーの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2024/07/23

kintoneのレコードにコメントが書き込まれたらGoogleカレンダーに予定を作成する方法

a.fukuyama

kintoneのレコードにコメントが追加されるたびに、Googleカレンダーに予定を手動で作成していませんか?
毎回予定を登録するのは時間がかかるし、登録漏れのリスクもあるので、面倒に感じる方も多いのではないでしょうか。
そこでおすすめしたいのが、kintoneとGoogleカレンダーの連携です。
ここでご紹介する連携を利用すれば、kintoneのレコードにコメントが追加されたら自動でGoogleカレンダーに予定を作成できます!
‍ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね!

こんな方におすすめ

  • kintoneとGoogleカレンダーでの業務効率化を考えている方。
  • kintoneでレコードにコメントが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成している方。
  • kintoneとGoogleカレンダーを連携して、予定の作成漏れを防ぎたい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!

[Yoomとは]

Googleカレンダーとkintoneの連携フローの作り方

それではYoomを利用して、ノーコードでGoogleカレンダーとkintoneを連携してみましょう!

「kintoneのレコードにコメントが書き込まれたら、連携したGoogleカレンダーに予定を作成する」というテンプレートを使ってフローボットを作成します。

事前準備

Yoomへログイン

登録したYoomのアカウントにログインしてください。

kintoneのアプリ作成~コメント入力

1.kintoneにログインします。

2.アプリの+ボタンをクリックし、「はじめから作成」を選択します。(すでに作成してあるアプリも利用できます)

3.任意のタイトルを入力し、フィールドを右のスペースにドラッグアンドドロップし項目名を変更します。
今回は「日時」「文字列(1行)」のフィールドを使い、項目名を「日時」「場所」「参加者」にしました。

4.「アプリを公開」をクリックすると、アプリ完成です。

5.作成したアプリを開き、レコードに任意の日時、場所、参加者名を入力して保存します。
すると、「コメントする」が表示されるので、任意のコメントを書き込みます。

これで事前準備は完了です!

‍それでは、連携方法を解説していきます。
下記のテンプレートをコピーすると、簡単に設定できますよ。

フローボットの作成手順

アプリ連携

1.Googleカレンダーとkintoneのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。

・Googleカレンダーは下の画面で任意のアカウントを選択し、ログイン→追加アクセスを続行してください。

・kintoneは下の登録画面が表示されるので、kintoneマイアプリ登録ページを参考にしながら入力してください。

3.連携されると、マイアプリにアイコンが表示されます。

プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の+ボタンからプロジェクトを新規作成できます。任意のプロジェクト名を入力し保存します。

2.「フローボット」の「+新規作成」をクリックし、「テンプレートギャラリーから作成」を選択します。(バナーからテンプレートをコピーした場合は、下記のkintoneの設定へ進んでください)

3.「はじめから作成」をクリックします。

フローボットの新規作成までできました!

ここからフローボットの中身の設定をはじめます。

kintoneの設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「特定のアプリイベントを受信したとき」から「kintone」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力し、トリガーアクションに「コメントが書き込まれたら(Webhook起動)」を選択します。

次へ進みます。

3.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定ページでは、以下の手順で設定します。

・WebhookURLをコピーしてkintoneアプリ内の設定を行う。※kintoneの設定方法はこちらをご参照ください。

・kintoneのアプリでレコードの登録とコメントの書き込みをします。
※作成したアプリを開き、レコードに任意の日時、場所、参加者名を入力して保存します。
すると「コメントする」が表示されるので、任意のコメントを書き込みます。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

Googleカレンダーの設定

1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「Googleカレンダー」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力し、アクションに「予定を作成」を選択します。

次へ進みます。

3.API接続設定ページでは、以下の設定を行います。
※予定に合わせて任意の設定をしてください。今回は、月末日の13時から14時に打ち合わせを入れる設定にしてみました。

・カレンダーID:Googleアカウントのメールアドレスを入力
・予定のタイトル:欄をクリックし、トリガーのアウトプット「アプリ名」を選択
・予定の開始日:欄をクリックし、日付から今月末日「%Y-%m-%d」を選択
・予定の開始時間:任意の時間を入力
・予定の終了日:欄をクリックし、日付から今月末日「%Y-%m-%d」を選択
・予定の終了時間:任意の時間を入力
・予定の説明:手入力とトリガーのアウトプットを組み合わせて入力

※コメントに予定の開始日や終了日、開始時間や終了時間を入力すると、内容を動的に反映できます。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

フローボットが完成しました!

慣れない操作で大変だったと思います。
お疲れ様でした!

kintoneやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやGoogleカレンダーのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!

kintoneとGoogleカレンダーを連携した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録したり、kintoneのレコード詳細ページから1クリックでGoogleカレンダーに予定を作成したりすることもできます。
また、Googleカレンダーで予定が更新されたら、kintoneのレコードを更新する連携も可能です。

kintoneを活用した自動化例

kintoneの情報をもとに書類を発行する

kintoneの情報をもとにfreee請求書やマネーフォワード クラウド請求書などで書類を自動で発行します。

kintoneにレコードが登録されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

kintoneにレコードが登録されたらGoogle DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

kintoneに登録された内容を他のデータベースへ追加する

kintoneに追加したデータをMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。

Googleカレンダーを活用した自動化例

毎日、予定をGoogleカレンダーから取得してチャットツールに通知する

毎日、Googleカレンダーに登録されている、その日の予定をGoogle ChatやSlackなどに自動で通知します。

フォームやメールで送信された内容をもとにGoogleカレンダーに予定を追加する

GoogleフォームやGmailなどで送信された内容をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で追加します。

GoogleカレンダーとZoomを連携させる

Googleカレンダーに予定が作成されたらZoomでミーティングを自動作成したり、作成したリンクをGoogleカレンダーに自動で追加したりできます。
また、終了したミーティングをリンクをGoogleカレンダーに自動で追加することもできます。

Googleカレンダーとkintoneを連携するメリット

  • 予定のリアルタイム追加
  • 共有の自動化
  • エラーの削減

1.予定のリアルタイム追加

Googleカレンダーとkintoneの連携により、予定をリアルタイムで追加できます。
kintoneのレコードにコメントが入力された時に、その情報がGoogleカレンダーに反映されるため、スケジュールの追加を即座に確認できます。
これにより、最新の予定を把握しやすくなりますよね。
あとで予定に登録しようと思ってて忘れてた!なんてミスも削減できるはずです!

2.共有の自動化

連携により、スケジュールの共有がスムーズに行えます。
kintoneに登録された情報が自動的にGoogleカレンダーに反映されることで、スケジュールの二重入力が不要になります。
Googleカレンダーの共有機能を利用することで、全員が最新の情報にアクセスできるようになり、コミュニケーションのズレを減らすことができるのではないでしょうか。
特に、複数人が関わるプロジェクト管理やチームの共同作業で重宝されるはずです!

3.エラーの削減

手動でデータを入力する際に起こりがちなヒューマンエラーを削減することができます。
kintoneに登録された情報が自動的にGoogleカレンダーに反映されるため、入力ミスや二重入力を防げます。
これによって、スケジュールの正確性が上がり、予定の調整にかかる時間とコストも削減できるので、全体的な業務効率が向上するのではないでしょうか。

まとめ

今回は、「kintoneのレコードにコメントが書き込まれたら、連携したGoogleカレンダーに予定を作成する」フローをご紹介しました。
kintoneとGoogleカレンダーを連携することで、スケジュール管理を自動化し、入力のミスや漏れを防ぐことができます。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成やチャットツールへの通知など、できることの幅が広がります。

ぜひ色々な機能を試してみてくださいね!

この記事を書いた人
a.fukuyama
今年の3月末まで会社員でした! 現在は、Yoomの一員としてブログ執筆をしています。
タグ
自動化
連携
Googleカレンダー
kintone
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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