Googleカレンダー・Slackの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2025/02/12

GoogleカレンダーとSlackを連携して、予約フォームの回答を元にGoogleカレンダーへ予定を追加し、Slackに通知する方法

m.takahashi

予定の登録作業は非常に重要な業務である一方、手作業での登録作業は手間がかかります。また、多くの予定を管理する人にとって、手作業での登録による登録漏れや入力ミスは可能な限り回避したいですよね。自動で予定をカレンダーに登録してくれる仕組みがあれば、予定の登録作業に関する悩みの多くを解決できると思いませんか?この記事では、GoogleカレンダーとSlackを連携して、フォームに送信された内容をもとに自動でGoogleカレンダーに予定を登録し、Slackで通知を行う方法を解説しています。この自動化を導入することで、ヒューマンエラーの回避や手入力の削減など、多くのメリットを得ることができ、業務効率を向上が期待できます。自動化をどのように実現できるのか、ぜひ確認してみてくださいね。

こんな方におすすめ

今回の連携は、以下のような方々にぜひ取り入れていただきたいです!

  • GoogleカレンダーとSlackを業務に活用している方
  • 登録された予定を効率的にチームに通知し、予約情報を共有したい方
  • 予定管理の手間を削減しつつ、ダブルブッキングなどのトラブルを防ぎたい方
  • 迅速なスケジュール確定を実現し、予定の準備を十分に行いたいと考える方
  • 自動化を取り入れて、業務進行を円滑にしたいと考えている方

GoogleカレンダーとSlackを連携して予約フォームの回答から予定を追加し通知する方法

Yoomのフォーム機能のトリガー機能を使用し、フォームに回答を受信したら起動したのち、GoogleカレンダーのAPIを活用しフォームの回答で取得した値を使用してGoogleカレンダーに予定を登録します。さらに、Slackの提供するAPIを用いて指定のチャンネルにGoogleカレンダーで登録された予定について通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

  • GoogleカレンダーとSlackをマイアプリ登録
  • テンプレートをコピー
  • フローの起点となるフォームトリガーの設定と、その後に続くGoogleカレンダー・Slackのオペレーション設定
  • トリガーボタンをONにして、GoogleカレンダーとSlackの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1:GoogleカレンダーとSlackをマイアプリ登録

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Googleカレンダーをマイアプリ登録しましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にGoogleカレンダーと入力し、表示された候補から「Googleカレンダー」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携するアカウントを選択しましょう。

連携アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

表示内容を確認したら、「続行」をクリックしましょう。

次にSlackの登録を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にSlackと入力し、表示された候補から「Slack」を選択します。
以下の画面が表示されたら、Yoomの投稿先チャンネルを選択し、「許可する」をクリックしましょう。

マイアプリにGoogleカレンダーとSlackが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:フォームトリガーを設定

ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にトリガーを起動するフォームの設定を確認しましょう。
「予約フォーム」をクリックします。

今回はテンプレートを使用しているため、フォームの内容は以下のように設定されています。
任意で項目を追加することができるため、必要に応じて設定しましょう。

フォームに回答を送信した後のページに表示される内容を設定することもできます。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

実際に表示されるページがこちらで確認できるので、確認しましょう。

実際にフローを起動すると、フォームの設定項目に合わせて、値が取得できます。
その値をアウトプットと呼び、アウトプットはオペレーションの設定に使用することができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

以下の画面では、アウトプットのテスト値を設定することができます。
今回はわかりやすく以下のように設定しました。

設定完了後、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3:GoogleカレンダーとSlackのアクションを設定

次にフォームの回答内容を用いて、Googleカレンダーに予定の登録を行いましょう。
「予定を作成」をクリックしたら、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→予定を作成

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細の設定を行いましょう。
まず、「カレンダーID」を候補から選択して設定します。

次に、予定の詳細項目を設定しましょう。

「予定のタイトル」→任意で設定してください(相手の名前のアウトプットを使用して設定するとわかりやすいです)
「予定の開始日」→{{ご希望日程}}
「予定の開始時間」→{{ご希望開始時間}}
「予定の終了日」→{{ご希望日程}}
「予定の終了時間」→{{ご希望終了時間}}
「予約の説明」→任意で設定してください(フォームの回答内容を設定するなど)

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

次にフォームの回答内容を用いて、Googleカレンダーに予定の登録を行いましょう。
「予定を作成」をクリックしたら、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→予定を作成

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細を設定していきましょう。
「投稿先のチャンネルID」を候補から設定します。

メッセージの内容を設定しましょう。
今回は以下のように設定をしました。
業務に合わせてアウトプットを追加したり、内容を作成してみてください。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:GoogleカレンダーとSlackの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした!

さらに自動化するには

ミーティングURLを自動送信する

もし、Webミーティングを行う場合は、発行されたGoogle MeetのURLを相手に自動送信するのはどうでしょうか?
Googleカレンダーに予定を登録すると、自動でGoogle MeetのURLが発行されます。
このアウトプットを使用して、相手に会議URLを送信できます。
送信先メールアドレスもアウトプットで設定可能なので、事前の資料送付などにも活用できますよ。
ぜひお試しください!

情報の一元管理を行う

予約を受けた際の情報を一元管理することもできます。
例えば、マーケティング担当やカスタマーサービス部門の担当者は、予約内容を一つのデータとして管理すれば業務効率化につながるかもしれません。
Google スプレッドシートやMicrosoft Excel、Yoomのデータベースを使用することもできます。
マイプロジェクトのフローボットの横、データベースをクリックすると新規作成することができますよ。

GoogleカレンダーとSlackを使ったその他の自動化例

他にもGoogleカレンダーとSlackを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Slackに新しい投稿があったら、連携したGoogleカレンダーに予定を作成する

初めに紹介するのは、Slackの投稿内容を元にGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。予定登録専用のチャンネルを作成して活用してくださいね。

2.毎朝Googleカレンダーの予定をSlackに通知する

次に紹介するのは、毎朝その日の予定を取得してSlackに通知するフローです。毎朝Slackを確認するだけで予定が確認できるので、チーム全体の予定を考えた業務進行ができるでしょう。

3.HubSpotで商談情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成しSlackに通知する

最後に紹介するのは、HubSpotのコンタクト追加で起動するフローです。商談予定の登録が自動化されることで、営業担当者の作業負担を軽減することにつながるでしょう。

GoogleカレンダーとSlackを連携するメリットと具体例

メリット1:ダブルブッキングの防止と円滑なスケジュール管理

手動でのスケジュール管理は、予定の登録漏れやダブルブッキングの可能性が高くなります。 特に、複数人がスケジュールを管理する場合、最新の予定が共有されていないとチーム全体に混乱を招きます。 この連携を活用することで、フォームで送信された内容を自動でGoogleカレンダーに反映し、Slack通知によって関係者全員に共有できるため、スケジュールミスを防ぐことができるでしょう。 例えば、社内の会議室の予約を管理する担当者は、この自動化によって同じ時間に別のチームが予約を入れるリスクを回避し、効率的な予約管理が実現できるかもしれません。

メリット2:予約受付の業務負担を軽減しヒューマンエラーを防ぐ

予約を受け付ける担当者が手動でスケジュールを管理すると、予約内容の記入ミスやダブルチェックの手間が増えます。この自動化によって、フォームの回答をそのままGoogleカレンダーに反映されるため、手作業による入力を省くことができます。また、Slack通知によって、担当者はすぐに予約内容を確認できるため、対応漏れの防止にもつながるでしょう。例えば、社内の設備予約や個別面談の予約を受け付ける際、予定登録時の手間やミスが削減され、チームへの自動通知によってスムーズな共有が期待できます。

メリット3:顧客対応のスピード向上と満足度の向上

顧客対応においてこの自動化を活用することで、スムーズな予約と迅速な対応が期待できます。 特に、問い合わせ対応や個別相談の予約を手作業で管理していると、対応までに時間がかかり、顧客満足度の低下につながるかもしれません。フォームからの予約をスピーディーにGoogleカレンダーに反映し、担当者にSlackで通知すると、顧客対応スピードを大幅に向上させることが期待できます。例えば、法律相談や医療相談のオンライン予約では、迅速なスケジュール確定がお客様の安心感につながります。また、Slackで予約の通知を受けた対応担当は予約までの間に十分な準備を行うことができるかもしれません。

まとめ

今回は、GoogleカレンダーとSlackを連携した自動化の方法を紹介しました。予約フォームの回答を元にGoogleカレンダーに予定を追加し、Slackに通知することによって、スケジュール管理の手間を削減し、ミスを防ぎながらチーム全体の情報共有をスムーズにするでしょう。業務効率の向上や顧客満足度の向上が期待できるかもしれません。Yoomを活用して、業務の自動化を実現してみませんか?自動化によってどれだけ業務効率化できるのか、ぜひ体験してみてくださいね。

この記事を書いた人
m.takahashi
新卒でジュエリー販売を経験し、結婚出産を経て、社会保険労務士事務所で6年ほど勤務してきました。どちらの業界でも在庫管理や顧客管理をはじめ、様々な事務仕事を経験しました。特に社労士事務所での勤務では、膨大な入力作業や事務処理で一日終わることもしばしば。Yoomを知って第一声は「なぜもっと早く出会えなかったのか・・・」でした。皆様にYoomの便利さを届けられるように、わかりやすい文章書けるよう心がけています!
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従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
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