Google ChatとAKASHIを連携して、Google Chatで特定のメッセージが投稿されたら自動的にAKASHIで打刻する方法

ステップ1. 各アプリのユーザーIDをYoomのデータベースに登録

フローを起動する前提として、Google Chatの送信者のリソース名とAKASHIのAPIキーをYoomのデータベースに登録しておく必要があります。
今回は画像のように「チャットツールユニークキー」に、Google Chatの送信者のリソース名を登録しました。
「AKASHI（APIトークン）」には、AKASHIで取得したAPIトークンを登録しました。
もし複数人の勤怠管理を行う場合は、人数分のアカウントを登録してください。

ステップ2. Google ChatとAKASHIをマイアプリ連携

Google ChatとAKASHIをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+ 新規接続」からGoogle Chatを検索してください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
‍検索結果に2つのアプリが表示された場合は、Google Chat（OAuth）をクリックしてください。

次に「Sign in with Google」をクリックしてください。

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※Google Chat（OAuth）の連携はこちらで解説しています。
「Client ID」と「Client Secret」を入力して「登録」をクリックしてください。
これでGoogle Chatのマイアプリ登録が完了しました。

次に、先ほどと同様「+ 新規接続」からAKASHIを検索してください。

AKASHIの詳しいマイアプリ連携方法はこちらをご確認ください。
アカウント名とアクセストークンを入力後、「追加」をクリックしてマイアプリ連携を完了しましょう。

次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

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「テンプレートがコピーされました！」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。

ステップ3. Google Chatのトリガーを設定

次に、Google Chatのトリガーを設定します。
「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。

次に、「Google Chatと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。

APIの接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「チャンネルID」は、欄をクリックし表示された候補から勤怠報告をするチャンネルを選択してください。
各項目を設定したら、指定したチャンネルで「出勤します」等のメッセージを送信してから「テスト」をクリックしてください。

アウトプットに表示されている取得情報を確認した後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4. 分岐を設定

次にトリガーの分岐設定を確認します。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

「アウトプット」をクリックし、「メッセージ内容」を選択してください。
「分岐条件」で細かい条件を設定できます。今回は、メッセージ内容に「出勤」というテキストが含まれていたら、という条件を設定しました。
なお、この分岐設定や、この後設定するAKASHIのアクション内容をカスタマイズすることで、退勤や休憩の打刻にも対応することができます。
ここまでの設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5. レコード取得の設定

次に、Yoomのデータベースからレコードを取得する設定を行います。
「レコードを取得する」をクリックしてください。

「データベースの連携」からレコードが保存されているデータベースを選択します。

「プロジェクト」は、マイアプリの下部に表示されています。
プロジェクトをクリックすると、「データベース」が表示されます。
該当のデータベースをクリックした後、画面上部に「テーブル」が表示されています。
画像を参考にしながら、該当項目を確認し設定してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。

次に「取得したいレコードの条件」を指定します。
今回は画像のように、Yoomのデータベースに登録したチャットツールユニークキーと送信者IDが等しい、という条件を設定しました。
右端の項目は欄をクリックすると候補が表示されるので、一覧から「送信者」を選択してください。
設定できたら「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功し、情報を取得できていることを確認したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ6. AKASHIのアクションを設定

AKASHIのアクションを設定します。
「従業員の打刻処理を実施」をクリックしてください。

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タイトルの任意編集と、アカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックして先に進みます。

API接続と打刻処理の詳細設定を行います。
「APIトークン」は、欄をクリックし、表示された候補からYoomのデータベースに登録されているAKASHIのAPIトークンを選択してください。
「企業ID」は、AKASHIにログインする際に入力する企業IDを入力してください。
「打刻種別」は、出勤を選択しています。退勤や休憩開始にカスタマイズしたい方は、ここの設定項目を任意で変更してください。
「打刻日」と「時間」は空白の場合は、メッセージが送信されトリガーが起動した時刻が打刻されます。
各項目を設定し終えたら、Google Chatで「出勤します」等のメッセージを送信後「テスト」をクリックしてください。
AKASHIで自動的に打刻されたことを確認したら「保存する」をクリックしてください。

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「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでGoogle Chatで特定のメッセージが送信されたら、AKASHIで自動的に打刻されます。

AKASHIを使ったその他の自動化例

他にもAKASHIを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.AKASHIで前日の打刻漏れを検知してLINE WORKSに通知する

AKASHIで前日の打刻漏れが検知されると、自動的にLINE WORKSに通知が送信されます。打刻漏れを素早く把握できるため、スピーディーな修正が期待できます。

2.kintoneで従業員情報が更新されたらAKASHIの情報も更新する

kintoneで従業員情報が更新されると、その内容が自動的にAKASHIにも反映されます。これにより、最新の従業員情報が両システムで一貫して管理され、手動でのデータ更新作業が不要になります。

3.AKASHIで前日の打刻漏れを検知してSlackに通知する

AKASHIで前日の打刻漏れが検知されると、Slackに自動で通知が送信されます。これによりSlackの通知機能を活かし、関係者が素早く勤怠修正を行える環境が整います。

まとめ

Google ChatとAKASHIの連携により勤怠管理の効率化と正確性の向上が期待できます。
従業員はシンプルな操作で打刻や申請が行え、管理者は素早く勤怠状況を把握できます。これにより、業務全体の生産性向上が期待されます。

Yoomのアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入できます。ぜひこの機会に自動化による業務効率化を体験してください。