【簡単設定】Google Chatでタスクや予定のリマインドを自動化する方法

Googleカレンダーの予定をGoogle Chatで自動リマインドするフローを作ってみよう

ここでは、例として「毎日、Googleカレンダーからその日の予定を取得して、Google Chatでリマインド通知する」フローの作成手順を簡単にご紹介します。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、画面操作だけで簡単に自動化フローを構築できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GoogleカレンダーとGoogle Chatのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• スケジュールトリガーの設定とGoogle Chatのアクションの設定
• トリガーONにし、正しく動作するかを確認

ステップ1：マイアプリ登録の流れ

まず、YoomとGoogleカレンダー、Google Chatを連携させるための「マイアプリ登録」を行います。

Googleカレンダーのマイアプリ登録手順

Yoomにログインしたら、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

アプリ一覧は検索窓を活用し、Googleカレンダーを選択してください。

「Sign in with Google」をクリックします。

連携するアカウントを選択してください。

「次へ」をクリックします。

「続行」を選択しましょう。

これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録ができました。

Google Chatのマイアプリ登録手順

次にGoogle Chatを連携しましょう。

注：Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。

詳細はこちらを確認しましょう。
先ほどと同様に、マイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。

マイアプリ一覧は検索窓を使い、Google Chat（OAuth）を選択してください。

Client IDとClient Secretを入力しましょう。
Google Chatの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、Yoomのサイトからテンプレートをコピーします。
Yoomでは一からフローボットを作成することもできますが、ここではより簡単に設定できるテンプレートを活用した操作手順をご紹介します！
それでは、下のバナーをクリックしてください。

「このテンプレートを試す」をクリックします。

「OK」をクリックしましょう。

これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。

ステップ3：スケジュールトリガーを設定しよう

次にフローボットを設定しましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。

実行時間の指定

タイトルは入力されていますが、変更できます。
フローボットを起動させたい曜日にチェックを入れ、時刻の設定を行いましょう。
ここでは、月〜金の朝9時にGoogleカレンダーから予定を取得するように設定しています。
Cron設定を使うとより細かい時間指定ができます。
→詳しくはこちらを確認してください。
設定できたら、保存しましょう。

ステップ4：Googleカレンダーの予定一覧取得する設定をしよう

次に「予定の一覧を取得する」をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択

タイトルは変更OKです。
Googleカレンダーと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「予定の一覧を取得する」が選択されていることを確認し、次へをクリックしてください。

API接続設定

カレンダーIDは候補から選択してください。

取得する期間の開始日時と取得する期間の終了日時を設定します。
ここでは今日の予定情報を取得したいので、「日付」から「今日」を選択しましょう。
開始日時の日付のあとに、「半角スペース」と「T00:00:00.000+09:00」を入力し時間を設定します。
同様に終了日時の日付のあとに、「半角スペース」と「 T24:00:00.000+09:00」を入力してください。
設定したら、テストをクリックしましょう。

テストが成功し、Googleカレンダーの予定情報が取得する値に追加されたら、保存してください。

ステップ5：Google Chatのメッセージを送信する設定をしよう

最後の設定ステップとなりました！
「メッセージを送信」をクリックして設定を完成させましょう。

連携アカウントとアクションを選択

タイトルは変更できます。
Google Chatと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「メッセージを送信」が選択されていることを確認し、次へをクリックしてください。

API接続設定

スペースのリソース名は候補から選択してください。

メッセージ内容はGoogleカレンダーの取得した値から選択しましょう。
取得する値を活用すれば、Google Chatから予定情報を確認できるようになるので便利です！
取得する値を使わずにメッセージ作成した場合、同じ内容が繰り返し通知されることになるので注意してください。
設定できたら、テストを実行して、Google Chatにメッセージが通知できたら保存しましょう。

最後にトリガーをONにして、動作をチェックしてください。

これでフローボットの設定ができました。

Google Chatを活用したその他の自動化テンプレート事例

Yoomでは、Google Chatのリマインド以外にも、様々な業務を自動化するテンプレートをご用意しています。
ここでは、Google Chatを活用したその他の自動化テンプレート事例をいくつかご紹介します。

まとめ

今回は、Google Chatでリマインド通知を自動化する方法について解説しました。
Googleカレンダーの予定やスプレッドシートのタスクリストなどを活用すれば、重要な予定やタスクの抜け漏れを効果的に防ぐことができます。
<span class="mark-yellow">手動でのリマインド作成や確認作業にかけていた時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになるはずです！</span>
特に、毎日決まった時間にチェックが必要な項目や、定期的に発生するタスクのリマインドには、自動化が大きな効果を発揮します。

Yoomには、今回ご紹介した「GoogleカレンダーからGoogle Chatへリマインド通知する」テンプレートをはじめ、様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
プログラミングの知識は不要で、画面をクリックしていくだけで簡単に設定を完了できますよ！
ぜひYoomのテンプレートを活用して、Google Chatのリマインド自動化を試し、日々の業務効率化を実感してみてください！

アカウント発行はこちらから！