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ビジネスチャットツールとしてGoogle Chatを活用している方は多いのではないでしょうか？
チーム内のコミュニケーションはもちろん、タスク管理や情報共有にも便利なツールですが、「重要なメッセージやタスクのリマインドを見逃してしまった…」「会議の予定を忘れていて、慌てて参加した」といった経験はありませんか？
毎日多くの情報が飛び交う中で、すべての予定やタスクを完璧に覚えておくのは大変なことです…
また、チームメンバーに都度リマインドを送るのも、少し手間がかかってしまいます。
この記事では、こうした課題を解決するために、Google Chatへのリマインド通知を自動化する方法をご紹介します！
特に、Googleカレンダーの予定やスプレッドシートのタスクリストなどを活用し、設定した時間に自動でGoogle Chatに通知を送る具体的な手順や活用例を解説します。
この自動化によって、タスクの抜け漏れを防ぎ、よりスムーズな業務進行を実現しませんか？
Yoomには「Google Chatでリマインド送信」が実現できるテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
毎日のスケジュール確認やチームへの共有を手作業で行い、手間を感じていませんか。Googleカレンダーを開き、予定をコピーしてGoogle Chatに貼り付けるといった定型業務は、簡単ですが共有漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogleカレンダーからその日の予定を自動で取得し、Google Chatへ通知できます。これにより、業務の効率化と重要な予定の共有漏れを防ぐことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段お使いの様々なツールから情報を取得し、Google Chatへ自動でリマインド通知を送ることができます。
例えば、Googleカレンダーの予定、Zoomのミーティング情報、Google スプレッドシートのタスクリストなどをトリガーに、指定したタイミングで通知を送ることが可能です。ここでは、業務を効率化するための実践的なテンプレート事例をいくつかご紹介します。
気になる自動化例をクリックして、すぐに体験を開始してみましょう！
Google カレンダーやZoom、Google スプレッドシートから情報を取得し、指定した日時にGoogle Chatへ自動でリマインド通知を送ることができます。
会議の予定忘れ防止や、定期的なタスクのリマインドに活用することで、手動での確認や連絡の手間を削減できますよ！
■概要
毎日のスケジュール確認やチームへの共有を手作業で行い、手間を感じていませんか。Googleカレンダーを開き、予定をコピーしてGoogle Chatに貼り付けるといった定型業務は、簡単ですが共有漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogleカレンダーからその日の予定を自動で取得し、Google Chatへ通知できます。これにより、業務の効率化と重要な予定の共有漏れを防ぐことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
毎朝、その日のZoomミーティングの予定を確認し、手作業でリマインド通知を送るのは手間ではありませんか。特に多くの会議を抱える日には、確認漏れや通知忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にZoomから自動で予定を取得して、Google Chatへ通知できるため、定型業務から解放され、重要な予定の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
日々のタスク管理や進捗確認のために、Google スプレッドシートの情報を確認し、手作業でGoogle Chatにリマインド通知を送っていませんか。このワークフローを活用すれば、指定した時間にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、Google Chatに通知できるため、こうした定型業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、例として「毎日、Googleカレンダーからその日の予定を取得して、Google Chatでリマインド通知する」フローの作成手順を簡単にご紹介します。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、画面操作だけで簡単に自動化フローを構築できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
毎日のスケジュール確認やチームへの共有を手作業で行い、手間を感じていませんか。Googleカレンダーを開き、予定をコピーしてGoogle Chatに貼り付けるといった定型業務は、簡単ですが共有漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogleカレンダーからその日の予定を自動で取得し、Google Chatへ通知できます。これにより、業務の効率化と重要な予定の共有漏れを防ぐことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まず、YoomとGoogleカレンダー、Google Chatを連携させるための「マイアプリ登録」を行います。
Yoomにログインしたら、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Googleカレンダーを選択してください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択しましょう。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録ができました。
次にGoogle Chatを連携しましょう。
注：Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを確認しましょう。
先ほどと同様に、マイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。
マイアプリ一覧は検索窓を使い、Google Chat（OAuth）を選択してください。
Client IDとClient Secretを入力しましょう。
Google Chatの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを確認してください。
次に、Yoomのサイトからテンプレートをコピーします。
Yoomでは一からフローボットを作成することもできますが、ここではより簡単に設定できるテンプレートを活用した操作手順をご紹介します！
それでは、下のバナーをクリックしてください。
■概要
毎日のスケジュール確認やチームへの共有を手作業で行い、手間を感じていませんか。Googleカレンダーを開き、予定をコピーしてGoogle Chatに貼り付けるといった定型業務は、簡単ですが共有漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogleカレンダーからその日の予定を自動で取得し、Google Chatへ通知できます。これにより、業務の効率化と重要な予定の共有漏れを防ぐことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定しましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。
タイトルは入力されていますが、変更できます。
フローボットを起動させたい曜日にチェックを入れ、時刻の設定を行いましょう。
ここでは、月〜金の朝9時にGoogleカレンダーから予定を取得するように設定しています。
Cron設定を使うとより細かい時間指定ができます。
→詳しくはこちらを確認してください。
設定できたら、保存しましょう。
次に「予定の一覧を取得する」をクリックしましょう。
タイトルは変更OKです。
Googleカレンダーと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「予定の一覧を取得する」が選択されていることを確認し、次へをクリックしてください。
カレンダーIDは候補から選択してください。
取得する期間の開始日時と取得する期間の終了日時を設定します。
ここでは今日の予定情報を取得したいので、「日付」から「今日」を選択しましょう。
開始日時の日付のあとに、「半角スペース」と「T00:00:00.000+09:00」を入力し時間を設定します。
同様に終了日時の日付のあとに、「半角スペース」と「 T24:00:00.000+09:00」を入力してください。
設定したら、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Googleカレンダーの予定情報が取得する値に追加されたら、保存してください。
最後の設定ステップとなりました！
「メッセージを送信」をクリックして設定を完成させましょう。
タイトルは変更できます。
Google Chatと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「メッセージを送信」が選択されていることを確認し、次へをクリックしてください。
スペースのリソース名は候補から選択してください。
メッセージ内容はGoogleカレンダーの取得した値から選択しましょう。
取得する値を活用すれば、Google Chatから予定情報を確認できるようになるので便利です！
取得する値を使わずにメッセージ作成した場合、同じ内容が繰り返し通知されることになるので注意してください。
設定できたら、テストを実行して、Google Chatにメッセージが通知できたら保存しましょう。
最後にトリガーをONにして、動作をチェックしてください。
これでフローボットの設定ができました。
Yoomでは、Google Chatのリマインド以外にも、様々な業務を自動化するテンプレートをご用意しています。
ここでは、Google Chatを活用したその他の自動化テンプレート事例をいくつかご紹介します。
■概要
Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・チームメンバーのタスクをAsanaで管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理をAsanaで行い各担当者へタスクをアサインしたり、優先度の調整を行っている方
2.Google Chatを使ってタスク情報を共有している方
・社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを日常的に利用している方
・タスクの把握漏れを防止するために、新しく登録されたタスクをGoogle Chatでメンバーに共有している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatで共有する場合、通常はその都度通知を送る必要があるため、手間がかかると思います。
また、手動だとタスクが登録されてから通知を送るまでに遅れが生じやすく、スピーディに情報共有することが難しくなってしまいます。
このような課題を解決する手段として、このテンプレートは適しています。
このテンプレートを使うと、Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。
自動で通知されるため、情報共有がスピーディになり、各担当者はタスクの情報をすぐに把握できるようになるでしょう。
また、手動で通知作業をしていると共有し忘れるリスクを孕みますが、自動化によって、そのようなリスクも軽減できます。
■注意事項
・Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GoogleフォームとGoogle Chatを併用しているチーム
・Googleフォームでアンケートや申請を受け付けており、回答をリアルタイムでGoogle Chatに通知したい方
・回答内容をチームで共有し、迅速な対応や議論を促したい方
・手作業での通知や情報共有の手間を省きたい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行っている個人
・自分のGoogleフォームに回答があったことを、Google Chatで受け取りたい方
・回答内容をすぐに確認し、必要なアクションを取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームに新しい回答が送信された直後にGoogle Chatに通知が届くため、迅速な対応が可能になります。
・回答内容をGoogle Chatで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、効率的な対応に繋がります。
・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Slackにメッセージが投稿されたら、連携したGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとGoogle Chatを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・Slackにメッセージが投稿されたらGoogle Chatに連携できるため、異なる部門間でも迅速に共有することができます。
・手動でのデータ取得と通知作業が不要になり、業務の効率が向上します。
■注意事項
・Slack、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
今回は、Google Chatでリマインド通知を自動化する方法について解説しました。
Googleカレンダーの予定やスプレッドシートのタスクリストなどを活用すれば、重要な予定やタスクの抜け漏れを効果的に防ぐことができます。
手動でのリマインド作成や確認作業にかけていた時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになるはずです！
特に、毎日決まった時間にチェックが必要な項目や、定期的に発生するタスクのリマインドには、自動化が大きな効果を発揮します。
Yoomには、今回ご紹介した「GoogleカレンダーからGoogle Chatへリマインド通知する」テンプレートをはじめ、様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
プログラミングの知識は不要で、画面をクリックしていくだけで簡単に設定を完了できますよ！
ぜひYoomのテンプレートを活用して、Google Chatのリマインド自動化を試し、日々の業務効率化を実感してみてください！
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