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タスクの登録漏れや情報共有の遅延は、プロジェクト進行が滞る可能性がありますよね。
そうした問題は、Google ChatとBacklogを連携し、特定のキーワードが含まれるメッセージを受信したら、タスクを自動追加することで解決できるかもしれません。
これにより、手動でタスクを追加する手間も省けるので、作業時間の短縮にもつながるはずです。
本記事では、Google ChatとBacklogをノーコードで簡単に連携する方法をご紹介するので、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
Google Chatでの依頼や報告を、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のメッセージ投稿をきっかけに、自動でBacklogへ課題を登録できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
[Yoomとは]
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する」方法をご説明します。
Google Chatの特定のメッセージをAPIで受け取り、BacklogのAPIを介して課題を登録することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Google ChatとBacklogをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が簡単に進められます。
まず、Google Chatのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
以下のようにアプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを使用してGoogle Chat（OAuth）を選択しましょう。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されるので、Google Chatにログインしてください。
次に、Backlogのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、検索欄でBacklogを検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、「ドメイン」を設定してください。
Google ChatとBacklogがマイアプリに表示されていれば、登録は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google Chatでの依頼や報告を、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のメッセージ投稿をきっかけに、自動でBacklogへ課題を登録できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
最初にGoogle Chatの設定を行うため、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の設定方法を確認してください。
スクロールし、以下の設定を行いましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、課題登録の対象とする語句の有無により分岐する設定を行うため、「分岐｜課題登録の対象とする語句の有無」をクリックしましょう。
※分岐は一部有料プランで利用できる機能（オペレーション）です。
他のプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
今回は、【タスク】というキーワードを含むメッセージを検知する設定を行います。
分岐対象のアウトプット
分岐条件
「メッセージ内容」、「値を含む」、「【タスク】」
設定が完了したら、「保存」をクリックしましょう。
次に、Backlogの設定を行うため、「課題の追加」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「ドメイン」と「課題を登録するプロジェクトID」を設定しましょう。
スクロールし、「課題の件名」を設定します。
Google Chatのアウトプットを活用して以下のように設定してください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示できます。
次に、以下の必須項目を設定しましょう。
他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Google Chatでの依頼や報告を、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のメッセージ投稿をきっかけに、自動でBacklogへ課題を登録できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
本日ご紹介した連携以外にもGoogle ChatやBacklogのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Backlogで課題が更新されたらGoogle Chatに通知したり、Backlogで課題にコメントが追加されたらGoogle Chatに通知したりすることもできます。
また、フォームに回答があったら、自動的にBacklogに課題を追加し、Google Chatに通知する連携も可能です。
■概要
Backlogで管理している課題の進捗や更新内容を、チームのコミュニケーションツールに都度手作業で共有していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、重要な更新の共有漏れにつながるリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Backlogで課題が更新されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、情報共有の迅速化と対応漏れの防止を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Backlogで課題にコメントが追加されたら、Google Chatの特定のスペースに通知するフローボットです。
通知先のスペースや通知内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Yoomフォームに新しい回答があったら、Backlogに課題を追加してGoogle Chatに通知するフローです。
取得した回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogとGoogle Chatそれぞれに情報が追加されるので、情報管理が楽になるかつ抜けや漏れをなくすことができます。
YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■注意事項
・Backlog、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
データベースに情報が追加されたらGoogle Chatに通知する
Google スプレッドシートやNotionなどにデータが追加されたら、Google Chatに自動で通知します。
■概要
Airtableに情報が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースを業務で活用している方
・顧客情報や契約内容の登録を行う方
・データの蓄積でAirtableを活用している方
2.業務のやり取りをGoogle Chatで行う方
・Google Chatでコミュニケーションを取ることが多い方
・データベースに登録されたデータをGoogle Chatに自動で通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
Airtableはデータの蓄積に役立ちますが、登録データの共有は手動で行う必要があり、作業効率を低下させる恐れがあります。
また、チャットツールから登録データの共有を行う場合、毎回の宛先設定やツールを行き来する操作が煩わしいと感じているかもしれません。
このフローは、Airtableにデータが登録されるとGoogle Chatに自動で通知するため、メンバー間の情報共有がスムーズになります。
Google Chatにおける手動による共有作業を削減できるため、他の重要なタスクを集中して進めることが可能です。
AirtableのデータベースやGoogle Chatの設定は任意でカスタマイズできるため、業務のニーズに合わせた運用ができます。
■注意事項
・AirtableとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・一つのシートを同時に編集したい総務部の方
2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内コミュニケーションとして使用している各部門の方
・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートを使用して一箇所でデータを管理することは、チームの情報共有の手段として有効です。
さらにGoogle Chatを利用して情報の共有を行うことでチームが活性化させることができます。
しかし、Google スプレッドシートへの情報の手動通知は、貴重な時間を浪費することになります。
Google スプレッドシートの情報の追加をすぐに周知させたいと考える方にこのフローは適しています。
内容の追加と同時にGoogle Chatへ通知を送付することで、チーム内へ素早い情報共有を行います。
またGoogle スプレッドシートの内容を引用して通知するため、手入力による手間を省きます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
クラウドストレージにファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する
Google Driveなどにファイルがアップロードされたら、Google Chatに自動で通知します。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. クラウドストレージサービスとしてBoxを導入している企業
・チームでBoxを使ってファイル管理をしているが、ファイルのアップロード状況を見逃してしまうことが多い方
・アップロードされたファイルを見逃さずに、チーム全体で情報を共有できるようにしたい方
2. Google Chatを日常的に利用している方
・ファイルのアップロード通知をリアルタイムで受け取りたい方
・チームメンバーにアップロードされたファイルを迅速に共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、BoxでファイルがアップロードされたことがGoogle Chatに自動で通知されます。
これにより、いくつかの利点があります。
まず、ファイルのアップロードを即座に把握できるため、迅速な対応が可能になります。
特に緊急を要するファイルや重要な資料に対して、遅延なくアクションを取ることができます。
さらに、通知はGoogle Chatを通じて行われるため、チーム内のコミュニケーションがスムーズに進みます。
ファイルに関する情報をリアルタイムで共有できるので、メンバー間の意思疎通が円滑化され、共同作業の効率が向上します。
■注意事項
・BoxとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
Dropboxに重要なファイルをアップロードした際、関係者への共有や通知を手作業で行っていませんか。この手作業は共有漏れのリスクや、コミュニケーションの手間を生むことがあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、即座に指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ワークフローが承認されたらGoogle Chatに通知する
Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらGoogle Chatに自動で通知します。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.経費精算の業務でジョブカン経費精算・ワークフローを活用している方
・承認プロセスや経費精算の効率化でジョブカン経費精算・ワークフローを利用する方
・ジョブカン経費精算・ワークフロー導入している企業
2.Google Chatを利用している方
・社内コミュニケーションをGoogle Chatで取る方
・申請の承認をスピーディーに把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは、申請業務やワークフローの自動化をすることができ、業務効率化に役立つツールです。
しかし、申請フローの承認状況を都度チャットツールから連絡している場合、毎回の作業は時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるとGoogle Chatから自動で通知することができます。
申請の承認件数が多い場合でも、メンバーへの通知は自動で行われるため、効率的に業務を進めることが可能です。
また、承認の通知漏れや宛先誤りも防止できるため、情報連携をより正確にすることができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して承認フローを実施している企業
・承認状況の確認を簡単行いたい方
・承認の有無を迅速に把握したい方
2.Google Chatを利用して業務のやりとりを行っている企業
・情報共有としてGoogle Chatに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを利用していると、承認された申請をすぐに把握したいケースがあると思います。
例えば、承認後に必要な作業がある場合、承認の有無をすぐに把握できるとスムーズに作業に取りかかることができるため、承認されたらすぐにそのことを知りたいですよね。
そこでこのテンプレートを利用するのがおすすめです。
コラボフローとGoogle Chatを連携することで、承認された内容をチャット上ですぐに確認することができます。
これにより、承認後の作業を速やかに始めることができるため、業務効率化につながります。
また、コラボフローにアクセスすることなく、Google Chatで同じチームメンバーも情報を確認できるため、情報の透明性も向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローのステータスを迅速に共有する必要がある方
2.手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.GaroonとGoogle Chatを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・ワークフローが承認されるとすぐにメンバーはGoogle Chatで通知を受け取ることができ、承認の状況や次のステップについて即座に把握でき、迅速な対応が可能となります。
・承認情報に関連する他のデータや資料にも素早くアクセスでき、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、Google ChatとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Web会議終了後、会議内容を議事録化してBacklogに追加する
Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、会議内容を議事録化してBacklogに自動で追加します。
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを確認しながら議事録を作成し、Backlogへ転記する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや抜け漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をきっかけに、AIによる議事録の自動作成からBacklogへの課題起票までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容の文字起こしと要約をして、文字起こし結果をBacklogに追加するフローです。
AIによる要約を用いることで、わざわざ文章を手動で要約する必要がなくなります。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
■注意事項
・Zoom、BacklogそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Backlogに課題が登録されたら課題の期限をカレンダーに登録する
Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。
■概要
Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Backlogを活用してプロジェクト進行を行う方
・視覚的にタスクを管理し活用している方
・優先度や状態の色分けで効率的にタスク解決を進める方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム全体の予定やタスク期日の可視化に有効的なツールです。
Backlogでタスクを管理しその期日をGaroonに登録することで、迅速な課題解決へ繋げます。
しかし、Backlogのタスク内容をGaroonに手作業で入力するのは、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
作業にかかる時間を省き、コア業務に注力したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Backlogのタスク情報を自動でGaroonに登録できるため、手入力を省き手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
定型業務を自動化することでチーム全体がタスク解決に集中できるため、生産性向上につながります。
■注意事項
・Garoon、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Backlogに課題が登録されたら、自動的にGoogleカレンダーに予定を登録するフローボットです。
Googleカレンダー上でBacklogの課題のスケジュールを管理したい場合にご利用ください。
Googleカレンダーへ登録する内容を自由に変更してください。
■注意事項
・Backlog、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
・Backlogに課題が登録されてからGoogleカレンダーに連携されるまでに5~15分のタイムラグがあります。
メールに届いた内容でBacklogに課題を追加する
GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を自動で追加します。
■概要
GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加するフローボットです。
GmailやOutlookからYoomで作成したメールアドレス宛にメールを転送してご利用ください。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・BacklogとYoomを連携してください。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに抽出した内容を課題として追加するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Backlogの追加項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Chatで特定のキーワードを含むメッセージを検知し、Backlogに課題として登録する自動化は、タスクの見落としや登録漏れを防ぐ際に有効です。
たとえば、納期といったキーワードを含むメッセージをGoogle Chatで送信すると、Backlogに課題が登録されます。
これにより、登録漏れを防ぎ、スムーズにタスク処理ができるのではないではないでしょうか。
Google Chatの通知を通して、チーム全体が同じ課題を認識できるため、プロジェクトの進行をスピーディーに進められそうですね。
手作業でタスクを登録する手間を省くことで、担当者の負担を軽減できるかもしれません。
たとえば、開発チームがGoogle Chatで修正依頼を含むメッセージを投稿すると、Backlogに課題が自動登録され、担当者はスムーズに対応できるようになります。
この自動化により、手作業による手間が省け、大幅な時間短縮につながるのではないではないでしょうか。
さらに、タスクが自動登録されることで、管理の精度も向上しそうですね。
Google ChatとBacklogを連携し、緊急性の高いキーワードを含むメッセージが投稿された際に、Backlogに課題を自動追加することもできます。
たとえば、「至急対応」といったキーワードを含む場合、優先度の高いタスクとして登録する設定もできます。
これにより、プロジェクトの進行において、優先度が高いタスクを着実にこなしていけるのではないでしょうか。
その結果、優先順位が明確になり、対応スピードの向上に役立つかもしれません。
Google ChatとBacklogを連携させると、特定のメッセージを検知して、タスクを自動登録できるので、登録ミスや対応漏れを防げます。
これにより、手作業が不要になるため、担当者の負担を軽減し、作業時間の短縮につながります。
さらに、優先度の高いタスクを管理でき、スムーズにタスク処理できる環境が整うのではないではないでしょうか。
Yoomを活用した自動化は、誰でも簡単に設定できるため、ぜひ試してみてくださいね！
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