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Google Chatに特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を自動登録する方法
タスクの登録漏れや情報共有の遅延は、プロジェクト進行が滞る可能性がありますよね。
そうした問題は、Google ChatとBacklogを連携し、特定のキーワードが含まれるメッセージを受信したら、タスクを自動追加することで解決できるかもしれません。
これにより、手動でタスクを追加する手間も省けるので、作業時間の短縮にもつながるはずです。
本記事では、Google ChatとBacklogをノーコードで簡単に連携する方法をご紹介するので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
- Google ChatとBacklogを業務で活用していて、効率的なタスク管理を目指している方
- メッセージの見落としやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防止したい方
- 緊急性の高いタスクを優先的に処理したい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
Google Chatでの依頼や報告を、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のメッセージ投稿をきっかけに、自動でBacklogへ課題を登録できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google ChatとBacklogを併用し、依頼内容の転記作業に手間を感じている方
- タスクの登録漏れを防ぎ、チームの依頼フローを円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
- チャットでの依頼を起点としたタスク管理の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatのメッセージを自動でBacklogに課題登録するため、手作業での転記やツール間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちな課題の登録漏れや、依頼内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、監視対象のスペースを指定します。
- 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するなど、後続アクションの実行条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、Google Chatで取得したメッセージ内容を件名や詳細に含めて課題を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Google Chatから取得したメッセージ本文の内容に応じて、後続の処理を動かすかどうかを判断する条件を自由に設定できます。例えば、「#課題」というテキストが含まれるメッセージのみを対象にすることが可能です。
- Backlogに課題を追加する際、件名や詳細、担当者といった各項目に、Google Chatから取得したメッセージ内容や送信者情報などを変数として設定したり、プロジェクトIDなどを固定値として設定したりできます。
■概要
Google Chatでの依頼や報告を、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のメッセージ投稿をきっかけに、自動でBacklogへ課題を登録できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google ChatとBacklogを併用し、依頼内容の転記作業に手間を感じている方
- タスクの登録漏れを防ぎ、チームの依頼フローを円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
- チャットでの依頼を起点としたタスク管理の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatのメッセージを自動でBacklogに課題登録するため、手作業での転記やツール間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちな課題の登録漏れや、依頼内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、監視対象のスペースを指定します。
- 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するなど、後続アクションの実行条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、Google Chatで取得したメッセージ内容を件名や詳細に含めて課題を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Google Chatから取得したメッセージ本文の内容に応じて、後続の処理を動かすかどうかを判断する条件を自由に設定できます。例えば、「#課題」というテキストが含まれるメッセージのみを対象にすることが可能です。
- Backlogに課題を追加する際、件名や詳細、担当者といった各項目に、Google Chatから取得したメッセージ内容や送信者情報などを変数として設定したり、プロジェクトIDなどを固定値として設定したりできます。
[Yoomとは]
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する」方法をご説明します。
Google ChatとBacklogの連携フローの作り方
Google Chatの特定のメッセージをAPIで受け取り、BacklogのAPIを介して課題を登録することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Google ChatとBacklogをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるGoogle Chatのトリガー設定とその後に続くBacklogのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、Google ChatとBacklogの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:Google ChatとBacklogをマイアプリ登録
Google ChatとBacklogをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が簡単に進められます。
まず、Google Chatのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
以下のようにアプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを使用してGoogle Chat（OAuth）を選択しましょう。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されるので、Google Chatにログインしてください。
次に、Backlogのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、検索欄でBacklogを検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、「ドメイン」を設定してください。
Google ChatとBacklogがマイアプリに表示されていれば、登録は完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google Chatでの依頼や報告を、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のメッセージ投稿をきっかけに、自動でBacklogへ課題を登録できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google ChatとBacklogを併用し、依頼内容の転記作業に手間を感じている方
- タスクの登録漏れを防ぎ、チームの依頼フローを円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
- チャットでの依頼を起点としたタスク管理の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatのメッセージを自動でBacklogに課題登録するため、手作業での転記やツール間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちな課題の登録漏れや、依頼内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、監視対象のスペースを指定します。
- 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するなど、後続アクションの実行条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、Google Chatで取得したメッセージ内容を件名や詳細に含めて課題を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Google Chatから取得したメッセージ本文の内容に応じて、後続の処理を動かすかどうかを判断する条件を自由に設定できます。例えば、「#課題」というテキストが含まれるメッセージのみを対象にすることが可能です。
- Backlogに課題を追加する際、件名や詳細、担当者といった各項目に、Google Chatから取得したメッセージ内容や送信者情報などを変数として設定したり、プロジェクトIDなどを固定値として設定したりできます。
■概要
Google Chatでの依頼や報告を、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のメッセージ投稿をきっかけに、自動でBacklogへ課題を登録できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google ChatとBacklogを併用し、依頼内容の転記作業に手間を感じている方
- タスクの登録漏れを防ぎ、チームの依頼フローを円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
- チャットでの依頼を起点としたタスク管理の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatのメッセージを自動でBacklogに課題登録するため、手作業での転記やツール間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちな課題の登録漏れや、依頼内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、監視対象のスペースを指定します。
- 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するなど、後続アクションの実行条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、Google Chatで取得したメッセージ内容を件名や詳細に含めて課題を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Google Chatから取得したメッセージ本文の内容に応じて、後続の処理を動かすかどうかを判断する条件を自由に設定できます。例えば、「#課題」というテキストが含まれるメッセージのみを対象にすることが可能です。
- Backlogに課題を追加する際、件名や詳細、担当者といった各項目に、Google Chatから取得したメッセージ内容や送信者情報などを変数として設定したり、プロジェクトIDなどを固定値として設定したりできます。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
最初にGoogle Chatの設定を行うため、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
ステップ3:フローの起点となるGoogle Chatのトリガー設定とその後に続くBacklogのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→自身で変更可能
- 「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
- 「トリガーアクション」→スペースにメッセージが送信されたら
以下の設定方法を確認してください。
スクロールし、以下の設定を行いましょう。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意してください。基本的に短い設定がおすすめです。 - 「スペースのリソース名」→任意で設定
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、課題登録の対象とする語句の有無により分岐する設定を行うため、「分岐｜課題登録の対象とする語句の有無」をクリックしましょう。
※分岐は一部有料プランで利用できる機能（オペレーション）です。
他のプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
今回は、【タスク】というキーワードを含むメッセージを検知する設定を行います。
- 「タイトル」→自身で変更可能
分岐対象のアウトプット
- 「オペレーション」→スペースにメッセージが送信されたら
- 「アウトプット」→メッセージ内容
分岐条件
「メッセージ内容」、「値を含む」、「【タスク】」
設定が完了したら、「保存」をクリックしましょう。
次に、Backlogの設定を行うため、「課題の追加」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 「タイトル」→自身で変更可能
- 「Backlogと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
- 「アクション」→課題の追加
以下の画面が表示されるので、「ドメイン」と「課題を登録するプロジェクトID」を設定しましょう。
スクロールし、「課題の件名」を設定します。
Google Chatのアウトプットを活用して以下のように設定してください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示できます。
次に、以下の必須項目を設定しましょう。
- 「課題の種別ID」→任意で設定
- 「課題の優先度」→高、中、低から選択
他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、Google ChatとBacklogの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Google Chatでの依頼や報告を、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のメッセージ投稿をきっかけに、自動でBacklogへ課題を登録できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google ChatとBacklogを併用し、依頼内容の転記作業に手間を感じている方
- タスクの登録漏れを防ぎ、チームの依頼フローを円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
- チャットでの依頼を起点としたタスク管理の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatのメッセージを自動でBacklogに課題登録するため、手作業での転記やツール間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちな課題の登録漏れや、依頼内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、監視対象のスペースを指定します。
- 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するなど、後続アクションの実行条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、Google Chatで取得したメッセージ内容を件名や詳細に含めて課題を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Google Chatから取得したメッセージ本文の内容に応じて、後続の処理を動かすかどうかを判断する条件を自由に設定できます。例えば、「#課題」というテキストが含まれるメッセージのみを対象にすることが可能です。
- Backlogに課題を追加する際、件名や詳細、担当者といった各項目に、Google Chatから取得したメッセージ内容や送信者情報などを変数として設定したり、プロジェクトIDなどを固定値として設定したりできます。
■概要
Google Chatでの依頼や報告を、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のメッセージ投稿をきっかけに、自動でBacklogへ課題を登録できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google ChatとBacklogを併用し、依頼内容の転記作業に手間を感じている方
- タスクの登録漏れを防ぎ、チームの依頼フローを円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
- チャットでの依頼を起点としたタスク管理の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatのメッセージを自動でBacklogに課題登録するため、手作業での転記やツール間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちな課題の登録漏れや、依頼内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、監視対象のスペースを指定します。
- 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するなど、後続アクションの実行条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、Google Chatで取得したメッセージ内容を件名や詳細に含めて課題を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Google Chatから取得したメッセージ本文の内容に応じて、後続の処理を動かすかどうかを判断する条件を自由に設定できます。例えば、「#課題」というテキストが含まれるメッセージのみを対象にすることが可能です。
- Backlogに課題を追加する際、件名や詳細、担当者といった各項目に、Google Chatから取得したメッセージ内容や送信者情報などを変数として設定したり、プロジェクトIDなどを固定値として設定したりできます。
Google ChatやBacklogを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle ChatやBacklogのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google ChatとBacklogを連携した自動化例
Backlogで課題が更新されたらGoogle Chatに通知したり、Backlogで課題にコメントが追加されたらGoogle Chatに通知したりすることもできます。
また、フォームに回答があったら、自動的にBacklogに課題を追加し、Google Chatに通知する連携も可能です。
■概要
Backlogで管理している課題の進捗や更新内容を、チームのコミュニケーションツールに都度手作業で共有していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、重要な更新の共有漏れにつながるリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Backlogで課題が更新されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、情報共有の迅速化と対応漏れの防止を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Backlogでのプロジェクト管理における、チームへの情報共有を効率化したい方
- Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして利用しており、手動での通知に手間を感じている方
- チーム内のタスク進捗の可視性を高め、迅速な対応を促したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Backlogで課題が更新されるたびに、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での共有による通知のし忘れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な更新を確実にチームへ伝達できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BacklogとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Backlogから受け取った課題の更新内容を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Backlogのトリガー設定では、連携対象となるご自身のBacklogのサブドメインを任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知を送信したいスペースのIDを任意で設定してください。
■概要プロジェクト管理でBacklogを利用する際、課題へのコメント更新に気づくのが遅れてしまい、対応が遅延することはないでしょうか。他の業務に集中していると、常にBacklogの画面を確認するのは難しいものです。このワークフローを活用すれば、Backlogで特定の課題にコメントが追加された際に、その内容を自動でGoogle Chatへ通知できます。これにより、重要な更新の見逃しを防ぎ、迅速なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Backlogでのプロジェクト管理で、メンバーからのコメントの見逃しを防ぎたい方
- 普段のコミュニケーションにGoogle Chatを利用しており、情報集約をしたい方
- BacklogとGoogle Chatの連携を手作業で行っており、通知業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Backlogでコメントが追加されると自動でGoogle Chatに通知されるため、都度Backlogを確認する手間と時間を削減できます。
- 重要なコメントの見逃しや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、プロジェクトの円滑な進行に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BacklogとGoogle ChatをYoomと連携する
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題にコメントが追加されたら（Webhook）」を設定する
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、Backlogのコメント内容などを通知するように設定する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや、通知する本文の内容を任意で設定してください。
- 本文にはBacklogから取得した課題の件名やコメント内容といった情報を埋め込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項- Backlog、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■概要
Yoomフォームに新しい回答があったら、Backlogに課題を追加してGoogle Chatに通知するフローです。
取得した回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogとGoogle Chatそれぞれに情報が追加されるので、情報管理が楽になるかつ抜けや漏れをなくすことができます。
YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■注意事項
・Backlog、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Backlogで管理している課題の進捗や更新内容を、チームのコミュニケーションツールに都度手作業で共有していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、重要な更新の共有漏れにつながるリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Backlogで課題が更新されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、情報共有の迅速化と対応漏れの防止を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Backlogでのプロジェクト管理における、チームへの情報共有を効率化したい方
- Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして利用しており、手動での通知に手間を感じている方
- チーム内のタスク進捗の可視性を高め、迅速な対応を促したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Backlogで課題が更新されるたびに、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での共有による通知のし忘れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な更新を確実にチームへ伝達できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BacklogとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Backlogから受け取った課題の更新内容を指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Backlogのトリガー設定では、連携対象となるご自身のBacklogのサブドメインを任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知を送信したいスペースのIDを任意で設定してください。
- Backlogでのプロジェクト管理で、メンバーからのコメントの見逃しを防ぎたい方
- 普段のコミュニケーションにGoogle Chatを利用しており、情報集約をしたい方
- BacklogとGoogle Chatの連携を手作業で行っており、通知業務を自動化したい方
- Backlogでコメントが追加されると自動でGoogle Chatに通知されるため、都度Backlogを確認する手間と時間を削減できます。
- 重要なコメントの見逃しや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、プロジェクトの円滑な進行に繋がります。
- はじめに、BacklogとGoogle ChatをYoomと連携する
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題にコメントが追加されたら（Webhook）」を設定する
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、Backlogのコメント内容などを通知するように設定する
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや、通知する本文の内容を任意で設定してください。
- 本文にはBacklogから取得した課題の件名やコメント内容といった情報を埋め込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。
- Backlog、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■概要
Yoomフォームに新しい回答があったら、Backlogに課題を追加してGoogle Chatに通知するフローです。
取得した回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogとGoogle Chatそれぞれに情報が追加されるので、情報管理が楽になるかつ抜けや漏れをなくすことができます。
YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■注意事項
・Backlog、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
Google Chatを活用した自動化例
データベースに情報が追加されたらGoogle Chatに通知する
Google スプレッドシートやNotionなどにデータが追加されたら、Google Chatに自動で通知します。
■概要Google スプレッドシートに新しい情報が追加されるたびに、手動で内容を確認してGoogle Chatでチームに共有する作業は、手間がかかる上に通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定のシートに行が追加されたことをトリガーに、指定した内容をGoogle Chatへ自動で通知できます。これにより、情報共有がスムーズになり、手作業による負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで進捗管理を行い、更新の都度Google Chatで通知している方
- Googleフォームの回答が蓄積されるスプレッドシートの更新を、スムーズに共有したい方
- 手作業による通知業務を自動化し、情報共有の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに自動で通知が実行されるため、これまで手動での共有作業にかかっていた時間を削減できます。
- 人の手による通知の漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の仕組みを構築できます。
■フローボットの流れ- 1.はじめに、Google ChatとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 3.最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、スプレッドシートで追加された行の情報を基に通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、監視するテーブル範囲を任意で指定できます。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペース（通知先）を自由に設定可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したスプレッドシートの各列の情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項- Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■概要Notionでタスク管理や情報共有を行う際、新規データが追加されるたびに手作業でGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。重要な情報共有が遅れたり、抜け漏れが発生したりすると、業務に支障をきたすことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに情報が追加されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、こうした情報共有の課題を解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Notionで管理している情報を、都度手作業でGoogle Chatに通知している方
- 手作業による通知で、連絡漏れや共有の遅延といったミスをなくしたいと考えている方
- チーム内の情報共有をより円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのデータソースに情報が追加されると自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規作成時のみ後続の処理へ進むように分岐させます。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに通知メッセージを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを任意で指定することが可能です
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したNotionのページタイトルやプロパティ情報などを変数として埋め込み、動的に変更できます
■注意事項- Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Airtableに情報が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースを業務で活用している方
・顧客情報や契約内容の登録を行う方
・データの蓄積でAirtableを活用している方
2.業務のやり取りをGoogle Chatで行う方
・Google Chatでコミュニケーションを取ることが多い方
・データベースに登録されたデータをGoogle Chatに自動で通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
Airtableはデータの蓄積に役立ちますが、登録データの共有は手動で行う必要があり、作業効率を低下させる恐れがあります。
また、チャットツールから登録データの共有を行う場合、毎回の宛先設定やツールを行き来する操作が煩わしいと感じているかもしれません。
このフローは、Airtableにデータが登録されるとGoogle Chatに自動で通知するため、メンバー間の情報共有がスムーズになります。
Google Chatにおける手動による共有作業を削減できるため、他の重要なタスクを集中して進めることが可能です。
AirtableのデータベースやGoogle Chatの設定は任意でカスタマイズできるため、業務のニーズに合わせた運用ができます。
■注意事項
・AirtableとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで進捗管理を行い、更新の都度Google Chatで通知している方
- Googleフォームの回答が蓄積されるスプレッドシートの更新を、スムーズに共有したい方
- 手作業による通知業務を自動化し、情報共有の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに自動で通知が実行されるため、これまで手動での共有作業にかかっていた時間を削減できます。
- 人の手による通知の漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の仕組みを構築できます。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Google ChatとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 3.最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、スプレッドシートで追加された行の情報を基に通知内容を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、監視するテーブル範囲を任意で指定できます。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペース（通知先）を自由に設定可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したスプレッドシートの各列の情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- Notionで管理している情報を、都度手作業でGoogle Chatに通知している方
- 手作業による通知で、連絡漏れや共有の遅延といったミスをなくしたいと考えている方
- チーム内の情報共有をより円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたいマネージャーの方
- Notionのデータソースに情報が追加されると自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
- はじめに、NotionとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規作成時のみ後続の処理へ進むように分岐させます。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに通知メッセージを送信します
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを任意で指定することが可能です
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したNotionのページタイトルやプロパティ情報などを変数として埋め込み、動的に変更できます
- Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Airtableに情報が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースを業務で活用している方
・顧客情報や契約内容の登録を行う方
・データの蓄積でAirtableを活用している方
2.業務のやり取りをGoogle Chatで行う方
・Google Chatでコミュニケーションを取ることが多い方
・データベースに登録されたデータをGoogle Chatに自動で通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
Airtableはデータの蓄積に役立ちますが、登録データの共有は手動で行う必要があり、作業効率を低下させる恐れがあります。
また、チャットツールから登録データの共有を行う場合、毎回の宛先設定やツールを行き来する操作が煩わしいと感じているかもしれません。
このフローは、Airtableにデータが登録されるとGoogle Chatに自動で通知するため、メンバー間の情報共有がスムーズになります。
Google Chatにおける手動による共有作業を削減できるため、他の重要なタスクを集中して進めることが可能です。
AirtableのデータベースやGoogle Chatの設定は任意でカスタマイズできるため、業務のニーズに合わせた運用ができます。
■注意事項
・AirtableとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
クラウドストレージにファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する
Google Driveなどにファイルがアップロードされたら、Google Chatに自動で通知します。
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方
- 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます
■注意事項
- Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. クラウドストレージサービスとしてBoxを導入している企業
・チームでBoxを使ってファイル管理をしているが、ファイルのアップロード状況を見逃してしまうことが多い方
・アップロードされたファイルを見逃さずに、チーム全体で情報を共有できるようにしたい方
2. Google Chatを日常的に利用している方
・ファイルのアップロード通知をリアルタイムで受け取りたい方
・チームメンバーにアップロードされたファイルを迅速に共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、BoxでファイルがアップロードされたことがGoogle Chatに自動で通知されます。
これにより、いくつかの利点があります。
まず、ファイルのアップロードを即座に把握できるため、迅速な対応が可能になります。
特に緊急を要するファイルや重要な資料に対して、遅延なくアクションを取ることができます。
さらに、通知はGoogle Chatを通じて行われるため、チーム内のコミュニケーションがスムーズに進みます。
ファイルに関する情報をリアルタイムで共有できるので、メンバー間の意思疎通が円滑化され、共同作業の効率が向上します。
■注意事項
・BoxとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
Dropboxに重要なファイルをアップロードした際、関係者への共有や通知を手作業で行っていませんか。この手作業は共有漏れのリスクや、コミュニケーションの手間を生むことがあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、即座に指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxでのファイル共有とGoogle Chatでの連絡を頻繁に行っている方
- ファイルアップロード後の通知作業を自動化し、共有漏れを防ぎたいと考えている方
- チーム内での情報伝達をよりスピーディーかつ確実にしたいプロジェクト管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後に都度行っていた通知作業が自動化され、本来の業務に集中する時間を確保できます。
- 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、関係者へ迅速かつ確実に情報を共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定して、通知したいメッセージ内容を記述します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定において、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。特定のプロジェクト用フォルダやチーム共有フォルダを設定することで、用途に応じた自動通知が実現できます。
- Google Chatへの通知メッセージには、アップロードされたファイル名などの情報を差し込んで、より具体的な内容を送信するよう設定できます。
■注意事項
- Dropbox、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方
- 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます
■注意事項
- Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. クラウドストレージサービスとしてBoxを導入している企業
・チームでBoxを使ってファイル管理をしているが、ファイルのアップロード状況を見逃してしまうことが多い方
・アップロードされたファイルを見逃さずに、チーム全体で情報を共有できるようにしたい方
2. Google Chatを日常的に利用している方
・ファイルのアップロード通知をリアルタイムで受け取りたい方
・チームメンバーにアップロードされたファイルを迅速に共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、BoxでファイルがアップロードされたことがGoogle Chatに自動で通知されます。
これにより、いくつかの利点があります。
まず、ファイルのアップロードを即座に把握できるため、迅速な対応が可能になります。
特に緊急を要するファイルや重要な資料に対して、遅延なくアクションを取ることができます。
さらに、通知はGoogle Chatを通じて行われるため、チーム内のコミュニケーションがスムーズに進みます。
ファイルに関する情報をリアルタイムで共有できるので、メンバー間の意思疎通が円滑化され、共同作業の効率が向上します。
■注意事項
・BoxとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
Dropboxに重要なファイルをアップロードした際、関係者への共有や通知を手作業で行っていませんか。この手作業は共有漏れのリスクや、コミュニケーションの手間を生むことがあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、即座に指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxでのファイル共有とGoogle Chatでの連絡を頻繁に行っている方
- ファイルアップロード後の通知作業を自動化し、共有漏れを防ぎたいと考えている方
- チーム内での情報伝達をよりスピーディーかつ確実にしたいプロジェクト管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後に都度行っていた通知作業が自動化され、本来の業務に集中する時間を確保できます。
- 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、関係者へ迅速かつ確実に情報を共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定して、通知したいメッセージ内容を記述します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定において、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。特定のプロジェクト用フォルダやチーム共有フォルダを設定することで、用途に応じた自動通知が実現できます。
- Google Chatへの通知メッセージには、アップロードされたファイル名などの情報を差し込んで、より具体的な内容を送信するよう設定できます。
■注意事項
- Dropbox、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
ワークフローが承認されたらGoogle Chatに通知する
Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらGoogle Chatに自動で通知します。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.経費精算の業務でジョブカン経費精算・ワークフローを活用している方
・承認プロセスや経費精算の効率化でジョブカン経費精算・ワークフローを利用する方
・ジョブカン経費精算・ワークフロー導入している企業
2.Google Chatを利用している方
・社内コミュニケーションをGoogle Chatで取る方
・申請の承認をスピーディーに把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは、申請業務やワークフローの自動化をすることができ、業務効率化に役立つツールです。
しかし、申請フローの承認状況を都度チャットツールから連絡している場合、毎回の作業は時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるとGoogle Chatから自動で通知することができます。
申請の承認件数が多い場合でも、メンバーへの通知は自動で行われるため、効率的に業務を進めることが可能です。
また、承認の通知漏れや宛先誤りも防止できるため、情報連携をより正確にすることができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローのステータスを迅速に共有する必要がある方
- プロジェクトマネージャーやチームリーダー
- 業務プロセスの管理者や担当者
2.手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 承認フローの透明性を高めたい管理者
3.GaroonとGoogle Chatを日常的に活用している方
- Garoonを使用してワークフロー管理を行っているユーザー
- Google Chatを利用してチーム内のコミュニケーションや情報共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ワークフローが承認されるとすぐにメンバーはGoogle Chatで通知を受け取ることができ、承認の状況や次のステップについて即座に把握でき、迅速な対応が可能となります。
・承認情報に関連する他のデータや資料にも素早くアクセスでき、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、Google ChatとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して承認フローを実施している企業
・承認状況の確認を簡単行いたい方
・承認の有無を迅速に把握したい方
2.Google Chatを利用して業務のやりとりを行っている企業
・情報共有としてGoogle Chatに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを利用していると、承認された申請をすぐに把握したいケースがあると思います。
例えば、承認後に必要な作業がある場合、承認の有無をすぐに把握できるとスムーズに作業に取りかかることができるため、承認されたらすぐにそのことを知りたいですよね。
そこでこのテンプレートを利用するのがおすすめです。
コラボフローとGoogle Chatを連携することで、承認された内容をチャット上ですぐに確認することができます。
これにより、承認後の作業を速やかに始めることができるため、業務効率化につながります。
また、コラボフローにアクセスすることなく、Google Chatで同じチームメンバーも情報を確認できるため、情報の透明性も向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.経費精算の業務でジョブカン経費精算・ワークフローを活用している方
・承認プロセスや経費精算の効率化でジョブカン経費精算・ワークフローを利用する方
・ジョブカン経費精算・ワークフロー導入している企業
2.Google Chatを利用している方
・社内コミュニケーションをGoogle Chatで取る方
・申請の承認をスピーディーに把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは、申請業務やワークフローの自動化をすることができ、業務効率化に役立つツールです。
しかし、申請フローの承認状況を都度チャットツールから連絡している場合、毎回の作業は時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるとGoogle Chatから自動で通知することができます。
申請の承認件数が多い場合でも、メンバーへの通知は自動で行われるため、効率的に業務を進めることが可能です。
また、承認の通知漏れや宛先誤りも防止できるため、情報連携をより正確にすることができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローのステータスを迅速に共有する必要がある方
- プロジェクトマネージャーやチームリーダー
- 業務プロセスの管理者や担当者
2.手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 承認フローの透明性を高めたい管理者
3.GaroonとGoogle Chatを日常的に活用している方
- Garoonを使用してワークフロー管理を行っているユーザー
- Google Chatを利用してチーム内のコミュニケーションや情報共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ワークフローが承認されるとすぐにメンバーはGoogle Chatで通知を受け取ることができ、承認の状況や次のステップについて即座に把握でき、迅速な対応が可能となります。
・承認情報に関連する他のデータや資料にも素早くアクセスでき、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、Google ChatとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して承認フローを実施している企業
・承認状況の確認を簡単行いたい方
・承認の有無を迅速に把握したい方
2.Google Chatを利用して業務のやりとりを行っている企業
・情報共有としてGoogle Chatに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを利用していると、承認された申請をすぐに把握したいケースがあると思います。
例えば、承認後に必要な作業がある場合、承認の有無をすぐに把握できるとスムーズに作業に取りかかることができるため、承認されたらすぐにそのことを知りたいですよね。
そこでこのテンプレートを利用するのがおすすめです。
コラボフローとGoogle Chatを連携することで、承認された内容をチャット上ですぐに確認することができます。
これにより、承認後の作業を速やかに始めることができるため、業務効率化につながります。
また、コラボフローにアクセスすることなく、Google Chatで同じチームメンバーも情報を確認できるため、情報の透明性も向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
Backlogを活用した自動化例
Web会議終了後、会議内容を議事録化してBacklogに追加する
Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、会議内容を議事録化してBacklogに自動で追加します。
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを確認しながら議事録を作成し、Backlogへ転記する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや抜け漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をきっかけに、AIによる議事録の自動作成からBacklogへの課題起票までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議が多く、議事録作成に時間を取られている方
- 会議内容の共有をBacklogで行っており、転記作業を効率化したい方
- 会議の決定事項やタスクの抜け漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議後の文字起こし、要約、Backlogへの起票までが自動化され、これまで手作業で行っていた議事録作成の時間を削減できます。
- 手作業による情報の聞き逃しや転記ミスを防ぎ、重要な決定事項やタスクの共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Meet、Google Drive、BacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションで待機機能を追加し、会議の録画データが生成されるまで処理を一時停止させます。
- 続いて、Google Meetで録画データを取得し、Google Driveに保存するよう設定します。
- オペレーションで音声文字起こし機能を選択し、保存された録画データからテキストを抽出します。
- 次に、AI機能で文字起こししたテキストを要約し、議事録として整形します。
- 最後に、Backlogの「課題を追加する」アクションで、AIが生成した議事録を記載した課題を自動で起票するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能での要約では、プロンプトをカスタマイズすることで「決定事項」「確認事項」「次回までのToDo」など、指定のフォーマットで議事録を生成できます。
- Backlogに課題を起票する際、件名や詳細にAIが要約した内容を動的に設定できるほか、プロジェクトや担当者、期限日なども任意に指定することが可能です。
■注意事項
- Google Meet、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Zoomでのオンライン会議後、録画データを聞き返して議事録を作成し、Backlogにタスクを登録する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での文字起こしや要約には時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、会議内容の文字起こしから要約、そしてBacklogへの課題追加までを自動化でき、こうした議事録作成に関する課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- Zoom会議後の議事録作成や文字起こしに、多くの時間を費やしている方
- Backlogを活用しており、会議で発生したタスクの登録を自動化したい方
- 会議内容の共有やタスク化のプロセスを効率化したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Zoom会議終了後の一連の作業が自動化されるため、議事録作成やタスク登録にかかっていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- 手作業での文字起こしによる聞き間違いや、Backlogへの転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、会議内容を正確に記録できます。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとBacklogをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、さらに「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
- さらに、オペレーションで「要約する」アクションを設定し、文字起こししたテキストから要点を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題を追加する」アクションを設定し、要約した内容などを課題として登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定できます。
- 文字起こし機能のオペレーションでは、対象とする音声ファイルを任意で設定することが可能です。
- 要約機能のオペレーションでは、要約の元となるテキストや、生成する要約の文字数を任意で設定できます。
- Backlogに課題を追加するオペレーションでは、件名や詳細欄に前段のフローで取得した文字起こしや要約の結果を引用するなど、各フィールドを自由に設定できます。
■注意事項- Zoom、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを確認しながら議事録を作成し、Backlogへ転記する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや抜け漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をきっかけに、AIによる議事録の自動作成からBacklogへの課題起票までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議が多く、議事録作成に時間を取られている方
- 会議内容の共有をBacklogで行っており、転記作業を効率化したい方
- 会議の決定事項やタスクの抜け漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議後の文字起こし、要約、Backlogへの起票までが自動化され、これまで手作業で行っていた議事録作成の時間を削減できます。
- 手作業による情報の聞き逃しや転記ミスを防ぎ、重要な決定事項やタスクの共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Meet、Google Drive、BacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションで待機機能を追加し、会議の録画データが生成されるまで処理を一時停止させます。
- 続いて、Google Meetで録画データを取得し、Google Driveに保存するよう設定します。
- オペレーションで音声文字起こし機能を選択し、保存された録画データからテキストを抽出します。
- 次に、AI機能で文字起こししたテキストを要約し、議事録として整形します。
- 最後に、Backlogの「課題を追加する」アクションで、AIが生成した議事録を記載した課題を自動で起票するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能での要約では、プロンプトをカスタマイズすることで「決定事項」「確認事項」「次回までのToDo」など、指定のフォーマットで議事録を生成できます。
- Backlogに課題を起票する際、件名や詳細にAIが要約した内容を動的に設定できるほか、プロジェクトや担当者、期限日なども任意に指定することが可能です。
■注意事項
- Google Meet、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoom会議後の議事録作成や文字起こしに、多くの時間を費やしている方
- Backlogを活用しており、会議で発生したタスクの登録を自動化したい方
- 会議内容の共有やタスク化のプロセスを効率化したいプロジェクトマネージャーの方
- Zoom会議終了後の一連の作業が自動化されるため、議事録作成やタスク登録にかかっていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- 手作業での文字起こしによる聞き間違いや、Backlogへの転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、会議内容を正確に記録できます。
- はじめに、ZoomとBacklogをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、さらに「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
- さらに、オペレーションで「要約する」アクションを設定し、文字起こししたテキストから要点を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題を追加する」アクションを設定し、要約した内容などを課題として登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定できます。
- 文字起こし機能のオペレーションでは、対象とする音声ファイルを任意で設定することが可能です。
- 要約機能のオペレーションでは、要約の元となるテキストや、生成する要約の文字数を任意で設定できます。
- Backlogに課題を追加するオペレーションでは、件名や詳細欄に前段のフローで取得した文字起こしや要約の結果を引用するなど、各フィールドを自由に設定できます。
- Zoom、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Backlogに課題が登録されたら課題の期限をカレンダーに登録する
Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。
■概要Backlogでタスク管理をしつつ、チームのスケジュールをGoogleカレンダーで管理していると、二重入力の手間や登録漏れが発生することはないでしょうか。このような課題は、手作業による情報連携が原因で起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が登録されると、その課題の期限が自動でGoogleカレンダーに予定として追加されるため、タスクとスケジュールの連携がスムーズになり、管理業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- BacklogとGoogleカレンダーを併用しており、二重入力に手間を感じている方
- Backlogで管理する課題の対応漏れや、期限の見落としを防ぎたいプロジェクト管理者の方
- タスク管理とスケジュール管理を連携させ、チーム全体の業務効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット- Backlogへの課題登録をトリガーにGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が減るため、課題の期限の入力間違いやカレンダーへの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BacklogとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しい課題が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Backlogから取得した課題の期限日をGoogleカレンダーに登録できる形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Backlogの課題情報をもとに予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Backlogのトリガー設定で、自動化の対象とするプロジェクトを任意で設定できます。
- Googleカレンダーに予定を作成する際に、Backlogの課題名や詳細など、どの情報をカレンダーの件名や説明に反映させるかを任意で設定できます。
■注意事項- Backlog、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Backlogを活用してプロジェクト進行を行う方
・視覚的にタスクを管理し活用している方
・優先度や状態の色分けで効率的にタスク解決を進める方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム全体の予定やタスク期日の可視化に有効的なツールです。
Backlogでタスクを管理しその期日をGaroonに登録することで、迅速な課題解決へ繋げます。
しかし、Backlogのタスク内容をGaroonに手作業で入力するのは、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
作業にかかる時間を省き、コア業務に注力したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Backlogのタスク情報を自動でGaroonに登録できるため、手入力を省き手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
定型業務を自動化することでチーム全体がタスク解決に集中できるため、生産性向上につながります。
■注意事項
・Garoon、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- BacklogとGoogleカレンダーを併用しており、二重入力に手間を感じている方
- Backlogで管理する課題の対応漏れや、期限の見落としを防ぎたいプロジェクト管理者の方
- タスク管理とスケジュール管理を連携させ、チーム全体の業務効率化を目指している方
- Backlogへの課題登録をトリガーにGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が減るため、課題の期限の入力間違いやカレンダーへの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- はじめに、BacklogとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しい課題が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Backlogから取得した課題の期限日をGoogleカレンダーに登録できる形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Backlogの課題情報をもとに予定を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Backlogのトリガー設定で、自動化の対象とするプロジェクトを任意で設定できます。
- Googleカレンダーに予定を作成する際に、Backlogの課題名や詳細など、どの情報をカレンダーの件名や説明に反映させるかを任意で設定できます。
- Backlog、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Backlogを活用してプロジェクト進行を行う方
・視覚的にタスクを管理し活用している方
・優先度や状態の色分けで効率的にタスク解決を進める方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム全体の予定やタスク期日の可視化に有効的なツールです。
Backlogでタスクを管理しその期日をGaroonに登録することで、迅速な課題解決へ繋げます。
しかし、Backlogのタスク内容をGaroonに手作業で入力するのは、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
作業にかかる時間を省き、コア業務に注力したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Backlogのタスク情報を自動でGaroonに登録できるため、手入力を省き手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
定型業務を自動化することでチーム全体がタスク解決に集中できるため、生産性向上につながります。
■注意事項
・Garoon、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールに届いた内容でBacklogに課題を追加する
GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を自動で追加します。
■概要GmailやOutlookに届くタスク依頼や問い合わせメールを、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は、対応漏れや入力ミスが発生しやすく、手間も時間もかかってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、Backlogに自動で課題を追加できるため、タスク管理を効率化し、対応漏れを防ぐことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- GmailやOutlook経由の依頼をBacklogで管理しているプロジェクトマネージャーの方
- メールでの問い合わせをBacklogでタスク化し、対応漏れを防ぎたいサポート担当者の方
- Backlogへの課題の手入力や転記作業に手間を感じており、自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のメールを受信するだけでBacklogに課題が自動で追加されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録の時間を短縮できます。
- 手作業での転記が減ることで、課題の登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などを課題として登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガーでは、課題追加の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。特定の差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどで絞り込みが可能です。
- Backlogに課題を追加する際、メールの件名を課題の件名に、本文を詳細に設定するなど、連携する情報を任意にカスタマイズしてください。
■注意事項- BacklogとYoomを連携してください。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに抽出した内容を課題として追加するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Backlogの追加項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- GmailやOutlook経由の依頼をBacklogで管理しているプロジェクトマネージャーの方
- メールでの問い合わせをBacklogでタスク化し、対応漏れを防ぎたいサポート担当者の方
- Backlogへの課題の手入力や転記作業に手間を感じており、自動化したいと考えている方
- 特定のメールを受信するだけでBacklogに課題が自動で追加されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録の時間を短縮できます。
- 手作業での転記が減ることで、課題の登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、BacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などを課題として登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、課題追加の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。特定の差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどで絞り込みが可能です。
- Backlogに課題を追加する際、メールの件名を課題の件名に、本文を詳細に設定するなど、連携する情報を任意にカスタマイズしてください。
- BacklogとYoomを連携してください。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに抽出した内容を課題として追加するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Backlogの追加項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google ChatとBacklogの連携メリットと具体例
メリット1:ヒューマンエラーを削減する
Google Chatで特定のキーワードを含むメッセージを検知し、Backlogに課題として登録する自動化は、タスクの見落としや登録漏れを防ぐ際に有効です。
たとえば、納期といったキーワードを含むメッセージをGoogle Chatで送信すると、Backlogに課題が登録されます。
これにより、登録漏れを防ぎ、スムーズにタスク処理ができるのではないではないでしょうか。
Google Chatの通知を通して、チーム全体が同じ課題を認識できるため、プロジェクトの進行をスピーディーに進められそうですね。
メリット2:時間を節約できる
手作業でタスクを登録する手間を省くことで、担当者の負担を軽減できるかもしれません。
たとえば、開発チームがGoogle Chatで修正依頼を含むメッセージを投稿すると、Backlogに課題が自動登録され、担当者はスムーズに対応できるようになります。
この自動化により、手作業による手間が省け、大幅な時間短縮につながるのではないではないでしょうか。
さらに、タスクが自動登録されることで、管理の精度も向上しそうですね。
メリット3:タスクの優先度を調整できる
Google ChatとBacklogを連携し、緊急性の高いキーワードを含むメッセージが投稿された際に、Backlogに課題を自動追加することもできます。
たとえば、「至急対応」といったキーワードを含む場合、優先度の高いタスクとして登録する設定もできます。
これにより、プロジェクトの進行において、優先度が高いタスクを着実にこなしていけるのではないでしょうか。
その結果、優先順位が明確になり、対応スピードの向上に役立つかもしれません。
まとめ
Google ChatとBacklogを連携させると、特定のメッセージを検知して、タスクを自動登録できるので、登録ミスや対応漏れを防げます。
これにより、手作業が不要になるため、担当者の負担を軽減し、作業時間の短縮につながります。
さらに、優先度の高いタスクを管理でき、スムーズにタスク処理できる環境が整うのではないではないでしょうか。
Yoomを活用した自動化は、誰でも簡単に設定できるため、ぜひ試してみてくださいね！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
