Google Chatに特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を自動登録する方法

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
最初にGoogle Chatの設定を行うため、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるGoogle Chatのトリガー設定とその後に続くBacklogのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自身で変更可能
• 「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「トリガーアクション」→スペースにメッセージが送信されたら
  

以下の設定方法を確認してください。

スクロールし、以下の設定を行いましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意してください。基本的に短い設定がおすすめです。
• 「スペースのリソース名」→任意で設定

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、課題登録の対象とする語句の有無により分岐する設定を行うため、「分岐｜課題登録の対象とする語句の有無」をクリックしましょう。
※分岐は一部有料プランで利用できる機能（オペレーション）です。
他のプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
今回は、【タスク】というキーワードを含むメッセージを検知する設定を行います。

• 「タイトル」→自身で変更可能

分岐対象のアウトプット

• 「オペレーション」→スペースにメッセージが送信されたら
• 「アウトプット」→メッセージ内容

分岐条件

「メッセージ内容」、「値を含む」、「【タスク】」

設定が完了したら、「保存」をクリックしましょう。

次に、Backlogの設定を行うため、「課題の追加」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自身で変更可能
• 「Backlogと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「アクション」→課題の追加
  

以下の画面が表示されるので、「ドメイン」と「課題を登録するプロジェクトID」を設定しましょう。

スクロールし、「課題の件名」を設定します。
Google Chatのアウトプットを活用して以下のように設定してください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示できます。

次に、以下の必須項目を設定しましょう。

• 「課題の種別ID」→任意で設定
• 「課題の優先度」→高、中、低から選択

他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Google ChatとBacklogの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

Google ChatやBacklogを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle ChatやBacklogのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Google ChatとBacklogを連携した自動化例

Backlogで課題が更新されたらGoogle Chatに通知したり、Backlogで課題にコメントが追加されたらGoogle Chatに通知したりすることもできます。
また、フォームに回答があったら、自動的にBacklogに課題を追加し、Google Chatに通知する連携も可能です。

Google Chatを活用した自動化例

データベースに情報が追加されたらGoogle Chatに通知する

Google スプレッドシートやNotionなどにデータが追加されたら、Google Chatに自動で通知します。

クラウドストレージにファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する

Google Driveなどにファイルがアップロードされたら、Google Chatに自動で通知します。

ワークフローが承認されたらGoogle Chatに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらGoogle Chatに自動で通知します。

Backlogを活用した自動化例

Web会議終了後、会議内容を議事録化してBacklogに追加する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、会議内容を議事録化してBacklogに自動で追加します。

Backlogに課題が登録されたら課題の期限をカレンダーに登録する

Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。

メールに届いた内容でBacklogに課題を追加する

GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を自動で追加します。

Google ChatとBacklogの連携メリットと具体例

メリット1:ヒューマンエラーを削減する

<span class="mark-yellow">Google Chatで特定のキーワードを含むメッセージを検知し、Backlogに課題として登録する自動化は、タスクの見落としや登録漏れを防ぐ際に有効です。</span>
たとえば、納期といったキーワードを含むメッセージをGoogle Chatで送信すると、Backlogに課題が登録されます。
これにより、登録漏れを防ぎ、スムーズにタスク処理ができるのではないではないでしょうか。
Google Chatの通知を通して、チーム全体が同じ課題を認識できるため、プロジェクトの進行をスピーディーに進められそうですね。

メリット2:時間を節約できる

手作業でタスクを登録する手間を省くことで、担当者の負担を軽減できるかもしれません。
たとえば、開発チームがGoogle Chatで修正依頼を含むメッセージを投稿すると、Backlogに課題が自動登録され、担当者はスムーズに対応できるようになります。
この自動化により、<span class="mark-yellow">手作業による手間が省け、大幅な時間短縮につながるのではないではないでしょうか。</span>
さらに、タスクが自動登録されることで、管理の精度も向上しそうですね。

メリット3:タスクの優先度を調整できる

Google ChatとBacklogを連携し、緊急性の高いキーワードを含むメッセージが投稿された際に、Backlogに課題を自動追加することもできます。
たとえば、<span class="mark-yellow">「至急対応」といったキーワードを含む場合、優先度の高いタスクとして登録する設定もできます。</span>
これにより、プロジェクトの進行において、優先度が高いタスクを着実にこなしていけるのではないでしょうか。
その結果、優先順位が明確になり、対応スピードの向上に役立つかもしれません。

まとめ

Google ChatとBacklogを連携させると、特定のメッセージを検知して、タスクを自動登録できるので、登録ミスや対応漏れを防げます。
これにより、手作業が不要になるため、担当者の負担を軽減し、作業時間の短縮につながります。
さらに、優先度の高いタスクを管理でき、スムーズにタスク処理できる環境が整うのではないではないでしょうか。

Yoomを活用した自動化は、誰でも簡単に設定できるため、ぜひ試してみてくださいね！