Google Chatに特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を自動登録する方法

タスクの登録漏れや情報共有の遅延は、プロジェクト進行が滞る可能性がありますよね。
そうした問題は、Google ChatとBacklogを連携し、特定のキーワードが含まれるメッセージを受信したら、タスクを自動追加することで解決できるかもしれません。
これにより、手動でタスクを追加する手間も省けるので、作業時間の短縮にもつながるはずです。
本記事では、Google ChatとBacklogをノーコードで簡単に連携する方法をご紹介するので、ぜひ試してみてくださいね！

こんな方におすすめ

• Google ChatとBacklogを業務で活用していて、効率的なタスク管理を目指している方
• メッセージの見落としやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防止したい方
• 緊急性の高いタスクを優先的に処理したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。

難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。

下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する

試してみる

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Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録するフローです。

詳細を見る 試してみる

[Yoomとは]

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する」方法をご説明します。

Google ChatとBacklogの連携フローの作り方

Google Chatの特定のメッセージをAPIで受け取り、BacklogのAPIを介して課題を登録することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Google ChatとBacklogをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるGoogle Chatのトリガー設定とその後に続くBacklogのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、Google ChatとBacklogの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:Google ChatとBacklogをマイアプリ登録

Google ChatとBacklogをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が簡単に進められます。

まず、Google Chatのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

以下のようにアプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを使用してGoogle Chat（OAuth）を選択しましょう。

※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご確認ください。

以下の画面が表示されるので、Google Chatにログインしてください。

次に、Backlogのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、検索欄でBacklogを検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、「ドメイン」を設定してください。

Google ChatとBacklogがマイアプリに表示されていれば、登録は完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する

試してみる

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Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録するフローです。

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以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
最初にGoogle Chatの設定を行うため、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるGoogle Chatのトリガー設定とその後に続くBacklogのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自身で変更可能
• 「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「トリガーアクション」→スペースにメッセージが送信されたら
  

以下の設定方法を確認してください。

スクロールし、以下の設定を行いましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意してください。基本的に短い設定がおすすめです。
• 「スペースのリソース名」→任意で設定

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、課題登録の対象とする語句の有無により分岐する設定を行うため、「分岐｜課題登録の対象とする語句の有無」をクリックしましょう。
※分岐は一部有料プランで利用できる機能（オペレーション）です。
他のプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
今回は、【タスク】というキーワードを含むメッセージを検知する設定を行います。

• 「タイトル」→自身で変更可能

分岐対象のアウトプット

• 「オペレーション」→スペースにメッセージが送信されたら
• 「アウトプット」→メッセージ内容

分岐条件

「メッセージ内容」、「値を含む」、「【タスク】」

設定が完了したら、「保存」をクリックしましょう。

次に、Backlogの設定を行うため、「課題の追加」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自身で変更可能
• 「Backlogと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「アクション」→課題の追加
  

以下の画面が表示されるので、「ドメイン」と「課題を登録するプロジェクトID」を設定しましょう。

スクロールし、「課題の件名」を設定します。
Google Chatのアウトプットを活用して以下のように設定してください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示できます。

次に、以下の必須項目を設定しましょう。

• 「課題の種別ID」→任意で設定
• 「課題の優先度」→高、中、低から選択

他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Google ChatとBacklogの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する

試してみる

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Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録するフローです。

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Google ChatやBacklogを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle ChatやBacklogのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Google ChatとBacklogを連携した自動化例

Backlogで課題が更新されたらGoogle Chatに通知したり、Backlogで課題にコメントが追加されたらGoogle Chatに通知したりすることもできます。
また、フォームに回答があったら、自動的にBacklogに課題を追加し、Google Chatに通知する連携も可能です。

Backlogで課題が更新されたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要
「Backlogで課題が更新されたらGoogle Chatに通知する」ワークフローは、プロジェクト管理ツールBacklogとコミュニケーションツールGoogle Chatを連携させ、
課題の進捗状況をリアルタイムでチームに共有する業務ワークフローです。
これにより、課題の状態変更時に自動で通知が行われ、情報の遅延や見落としを防ぎ、チーム全体の連携を強化します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Backlogを使用してプロジェクト管理を行っているチームのリーダーやメンバーの方
・Google Chatでの迅速な情報共有を希望している方
・課題管理の更新情報をリアルタイムでチームに通知したいプロジェクトマネージャーの方
・手動での報告作業を減らし、業務効率を向上させたい方

■注意事項
・Backlog、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Backlogで課題にコメントが追加されたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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Backlogで課題にコメントが追加されたら、Google Chatの特定のスペースに通知するフローボットです。

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フォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しGoogle Chatに通知する

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Yoomフォームに新しい回答があったら、Backlogに課題を追加してGoogle Chatに通知するフローです。

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Google Chatを活用した自動化例

データベースに情報が追加されたらGoogle Chatに通知する

Google スプレッドシートやNotionなどにデータが追加されたら、Google Chatに自動で通知します。

Airtableに情報が登録されたらGoogle Chatに通知する

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Airtableに情報が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。

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Notionのデータベースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する

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‍■概要
Notionでタスク管理や情報共有を行う際、更新のたびに手作業でGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。
重要な情報共有が遅れたり、抜け漏れが発生したりすると、業務に支障をきたすことも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報が追加・更新されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、こうした情報共有の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで管理している情報を、都度手作業でGoogle Chatに通知している方
・手作業による通知で、連絡漏れや共有の遅延といったミスをなくしたいと考えている方
・チーム内の情報共有をより円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたいマネージャーの方

■注意事項
・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知するフローです。

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クラウドストレージにファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する

Google Driveなどにファイルがアップロードされたら、Google Chatに自動で通知します。

BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する

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BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知するフローです。

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DropboxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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DropboxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知するフローです。

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Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

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■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ワークフローが承認されたらGoogle Chatに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらGoogle Chatに自動で通知します。

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する

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ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。

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コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する

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コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。

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Garoonでワークフローが承認されたらGoogle Chatに通知する

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Garoonでワークフローが承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。

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Backlogを活用した自動化例

Web会議終了後、会議内容を議事録化してBacklogに追加する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、会議内容を議事録化してBacklogに自動で追加します。

Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してBacklogに追加する

試してみる

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■注意事項
・Google Meet、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こし・要約をしてBacklogに追加する

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Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約を行い、文字起こしの結果をBacklogに追加するフローです。

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Backlogに課題が登録されたら課題の期限をカレンダーに登録する

Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。

Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する

試してみる

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Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。

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Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーに登録する

試してみる

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Backlogに課題が登録されたら、自動的にGoogleカレンダーに予定を登録するフローボットです。GoogleカレンダーでBacklogの課題のスケジュールを管理したい場合にご利用ください。

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メールに届いた内容でBacklogに課題を追加する

GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を自動で追加します。

GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加する

試してみる

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GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加するフローボットです。GmailやOutlookからYoomで作成したメールアドレス宛にメールを転送してご利用ください。

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Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加する

試してみる

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Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに抽出した内容を課題として追加するフローです。

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Google ChatとBacklogの連携メリットと具体例

メリット1:ヒューマンエラーを削減する

Google Chatで特定のキーワードを含むメッセージを検知し、Backlogに課題として登録する自動化は、タスクの見落としや登録漏れを防ぐ際に有効です。
たとえば、納期といったキーワードを含むメッセージをGoogle Chatで送信すると、Backlogに課題が登録されます。
これにより、登録漏れを防ぎ、スムーズにタスク処理ができるのではないではないでしょうか。
Google Chatの通知を通して、チーム全体が同じ課題を認識できるため、プロジェクトの進行をスピーディーに進められそうですね。

メリット2:時間を節約できる

手作業でタスクを登録する手間を省くことで、担当者の負担を軽減できるかもしれません。
たとえば、開発チームがGoogle Chatで修正依頼を含むメッセージを投稿すると、Backlogに課題が自動登録され、担当者はスムーズに対応できるようになります。
この自動化により、手作業による手間が省け、大幅な時間短縮につながるのではないではないでしょうか。
さらに、タスクが自動登録されることで、管理の精度も向上しそうですね。

メリット3:タスクの優先度を調整できる

Google ChatとBacklogを連携し、緊急性の高いキーワードを含むメッセージが投稿された際に、Backlogに課題を自動追加することもできます。
たとえば、「至急対応」といったキーワードを含む場合、優先度の高いタスクとして登録する設定もできます。
これにより、プロジェクトの進行において、優先度が高いタスクを着実にこなしていけるのではないでしょうか。
その結果、優先順位が明確になり、対応スピードの向上に役立つかもしれません。

まとめ

Google ChatとBacklogを連携させると、特定のメッセージを検知して、タスクを自動登録できるので、登録ミスや対応漏れを防げます。
これにより、手作業が不要になるため、担当者の負担を軽減し、作業時間の短縮につながります。
さらに、優先度の高いタスクを管理でき、スムーズにタスク処理できる環境が整うのではないではないでしょうか。

Yoomを活用した自動化は、誰でも簡単に設定できるため、ぜひ試してみてくださいね！