Google Chatで指定スペースに投稿されたら別のスペースに投稿内容を転送する方法

ビジネスシーンでは、Google Chatを利用してコミュニケーションの効率化を図ることが多いです。
しかし、別のスペースに手動でメッセージを転送する作業は、時間と労力がかかります。
また、情報共有の円滑化を難しくし、転送漏れが発生するリスクがあります。
これらの課題は、別スペースへの転送を自動化することで解決できるでしょう。
本記事では、Google Chatでのメッセージ転送をノーコードで実現する方法を紹介します。
専門的知識がなくても簡単に導入できるので、Google Chatでのメッセージ転送を自動化する際は、参考にしてみてください。

こんな方におすすめ

• Google Chatを利用している方
• Google Chatで投稿された内容を他のスペースに手動転送する業務を手間に感じる方
• Google Chatでのやり取りを円滑に共有したい方
• Google Chatでのやり取りの透明性を向上したい方

Google Chatを連携するメリットと具体例

メリット1：チーム間の情報共有を円滑化

Google Chatの特定のスペースに投稿されたメッセージを手動で転送する場合、タイムラグが生じることがあります。
情報の共有が遅れると、対応が後手に回ってしまいます。
Google ChatとYoomを連携して別のスペースにメッセージを自動転送すれば、円滑な情報共有が可能になるでしょう。
例えば、Google Chatに顧客から依頼が来た際に、確認が遅れると関連メンバーの準備時間が減ってしまいます。
連携を利用すれば、顧客からのメッセージが自動転送され、関係者はスムーズに情報を確認できるでしょう。

メリット2：メッセージの手動転送業務を削減

Google Chatに投稿されたメッセージを別のスペースに手動転送する作業は、手間がかかります。
転送作業が増えると、他の重要な業務に割ける時間が減ってしまいます。
Google ChatとYoomを連携すれば、手動によるメッセージの転送を削減でき、業務効率が向上するでしょう。
例えば、多数の顧客を抱える営業チームのメンバーは、顧客からのメッセージを転送するだけで多くの時間がかかります。
連携を導入すれば、転送業務が削減し、顧客対応に割ける時間の増加が期待できます。

メリット3:情報の透明性向上

メッセージの転送を手動で行う場合、転送漏れが発生することがあります。
情報が転送されない場合、関係メンバーは業務を進められません。
Google ChatとYoomを連携すれば、メッセージの転送漏れを防止でき、情報の透明性が向上するでしょう。
例えば、営業チームが顧客から受けたお問い合わせに、技術チームが対応する場合、メッセージが投稿されないと顧客対応ができません。
しかし、自動転送を利用すれば、サポートチームも全ての情報を確認でき、適切なサポートができるでしょう。

それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Google Chatで指定スペースに投稿されたら別のスペースに投稿内容を転送する」方法を紹介します。

[Yoomとは]

Google Chatで指定スペースに投稿されたら別のスペースに投稿内容を転送する方法

この方法は、Google ChatのAPIを用いて、Google Chatで指定スペースに投稿されたら、その情報を受け取り、Google Chatの別のスペースに転送することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Google Chatをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるGoogle Chatのトリガー設定、およびその後に続く設定
• トリガーボタンをONにして、連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

Google Chatで指定スペースに投稿されたら、別のスペースに投稿内容を転送する

試してみる

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■概要

特定のGoogle Chatスペースでのやり取りを、関連する別のスペースにも共有したいけれど、手作業での転記は手間がかかり、共有漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスペースへの投稿をトリガーに、メッセージ内容を自動で別のスペースへ転送できます。これにより、情報共有の漏れを防ぎ、チーム間のコミュニケーションを円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatの複数スペースで情報をやり取りしており、手作業での転記に手間を感じている方
• 重要な通知やアナウンスを、関連部署のスペースへ確実に共有したいと考えているチームリーダーの方
• Google Chatを活用した情報共有のプロセスを効率化し、伝達漏れをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatの特定スペースへの投稿が自動で別スペースに転送されるため、手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業によるメッセージの転記ミスや、重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、監視したいスペースを指定します。
3. 最後に、オペレーションで再びGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。転送先のスペースや、トリガーで取得したメッセージ内容などを本文に設定して完了です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メッセージの転送先となるGoogle Chatのスペースは、任意のスペースに設定することが可能です。
• 転送するメッセージの本文は、元の投稿内容だけでなく、「【転送】」などの固定のテキストを追加したり、投稿者名といったトリガーで取得した情報を組み合わせて自由に作成できます。

■注意事項

• Google ChatとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

詳細を見る 試してみる

ステップ1:Google Chatをマイアプリ連携

Google ChatをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Google Chat（OAuth）を検索して選択すると、次の画面に進むため、「Sign in with Google」をクリックします。

3.Client IDとClient Secretを入力し、「登録する」をクリックすると、マイアプリ登録が完了します。
※Client IDとClient Secretの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

ステップ2:テンプレートのコピー

Google Chatで指定スペースに投稿された内容を別のスペースに転送するテンプレートをコピーします。

1.下記のリンクを開きます。

Google Chatで指定スペースに投稿されたら、別のスペースに投稿内容を転送する

試してみる

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■概要

特定のGoogle Chatスペースでのやり取りを、関連する別のスペースにも共有したいけれど、手作業での転記は手間がかかり、共有漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスペースへの投稿をトリガーに、メッセージ内容を自動で別のスペースへ転送できます。これにより、情報共有の漏れを防ぎ、チーム間のコミュニケーションを円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatの複数スペースで情報をやり取りしており、手作業での転記に手間を感じている方
• 重要な通知やアナウンスを、関連部署のスペースへ確実に共有したいと考えているチームリーダーの方
• Google Chatを活用した情報共有のプロセスを効率化し、伝達漏れをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatの特定スペースへの投稿が自動で別スペースに転送されるため、手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業によるメッセージの転記ミスや、重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、監視したいスペースを指定します。
3. 最後に、オペレーションで再びGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。転送先のスペースや、トリガーで取得したメッセージ内容などを本文に設定して完了です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メッセージの転送先となるGoogle Chatのスペースは、任意のスペースに設定することが可能です。
• 転送するメッセージの本文は、元の投稿内容だけでなく、「【転送】」などの固定のテキストを追加したり、投稿者名といったトリガーで取得した情報を組み合わせて自由に作成できます。

■注意事項

• Google ChatとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

詳細を見る 試してみる

2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ3:トリガーとなるGoogle Chatの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogle Chatで指定スペースにメッセージが投稿されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google Chatで指定スペースに投稿されたら、別のスペースに投稿内容を転送する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー スペースにメッセージが送信されたら」をクリックします。

3.Google Chatと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とスペースのリソース名を設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。メッセージをすぐ転送したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※スペースのリソース名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

5.テストが成功すると、アウトプットにGoogle Chatから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Google Chatの転送設定

最後に、投稿内容を別のスペースへ転送する設定を行います。

1.「アプリと連携する メッセージを送信」をクリックします。

2.Google Chatと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.スペースのリソース名、メッセージ内容を設定し、テストを行います。
※スペースのリソース名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※メッセージ内容は、定型文を直接入力できます。また、転送したい内容は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「スペースにメッセージが送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、投稿ごとに変わる内容を動的に反映できます

4.テストが成功すると、指定したスペースにメッセージが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Google Chatで指定スペースに投稿されるたび、別のスペースに投稿内容が自動転送されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Google Chatで指定スペースに投稿されたら、別のスペースに投稿内容を転送する

試してみる

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■概要

特定のGoogle Chatスペースでのやり取りを、関連する別のスペースにも共有したいけれど、手作業での転記は手間がかかり、共有漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスペースへの投稿をトリガーに、メッセージ内容を自動で別のスペースへ転送できます。これにより、情報共有の漏れを防ぎ、チーム間のコミュニケーションを円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatの複数スペースで情報をやり取りしており、手作業での転記に手間を感じている方
• 重要な通知やアナウンスを、関連部署のスペースへ確実に共有したいと考えているチームリーダーの方
• Google Chatを活用した情報共有のプロセスを効率化し、伝達漏れをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatの特定スペースへの投稿が自動で別スペースに転送されるため、手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業によるメッセージの転記ミスや、重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、監視したいスペースを指定します。
3. 最後に、オペレーションで再びGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。転送先のスペースや、トリガーで取得したメッセージ内容などを本文に設定して完了です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メッセージの転送先となるGoogle Chatのスペースは、任意のスペースに設定することが可能です。
• 転送するメッセージの本文は、元の投稿内容だけでなく、「【転送】」などの固定のテキストを追加したり、投稿者名といったトリガーで取得した情報を組み合わせて自由に作成できます。

■注意事項

• Google ChatとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Google Chatを使ったその他の自動化例

他にもGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで回答が送信されたらGoogle Chatに通知する

Googleフォームで回答が送信されたことを、Google Chatに自動通知できます。
この連携により、Googleフォームの回答を定期的に確認する作業を削減でき、業務効率の向上が期待できます。

Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する

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■概要

Googleフォームは問い合わせやアンケートなどで便利ですが、回答があるたびに手動で確認し、関係者に共有するのは手間がかかる作業です。また、回答に気づかず対応が遅れてしまうケースもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、指定のGoogle Chatスペースに自動で通知を送ることが可能になり、こうした課題を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームへの回答をGoogle Chatでリアルタイムに共有し、対応漏れを防ぎたい方
• 問い合わせや申し込みの一次対応を自動化し、手作業での確認の手間を削減したい方
• チーム内での情報共有を迅速化し、業務効率を向上させたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を自動でGoogle Chatに通知するため、手作業での確認や共有にかかる時間を削減し、迅速な対応が可能になります。
• 手動での共有作業が減ることで、通知の漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、フォームの回答内容を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを任意で選択することが可能です。
• Google Chatに通知するメッセージは、フォームの回答項目の中から必要な情報だけを抜き出すなど、自由にカスタマイズして設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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2.Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する

Google スプレッドシートで行に情報が追加されたことを、Google Chatに自動通知できます。
この連携により、情報共有が円滑化し、最新情報をもとに業務を進められるでしょう。

Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する

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■概要

Google スプレッドシートに新しい情報が追加されるたびに、手動で内容を確認してGoogle Chatでチームに共有する作業は、手間がかかる上に通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定のシートに行が追加されたことをトリガーに、指定した内容をGoogle Chatへ自動で通知できます。これにより、情報共有がスムーズになり、手作業による負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで進捗管理を行い、更新の都度Google Chatで通知している方
• Googleフォームの回答が蓄積されるスプレッドシートの更新を、スムーズに共有したい方
• 手作業による通知業務を自動化し、情報共有の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに自動で通知が実行されるため、これまで手動での共有作業にかかっていた時間を削減できます。
• 人の手による通知の漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の仕組みを構築できます。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、Google ChatとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 3.最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、スプレッドシートで追加された行の情報を基に通知内容を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、監視するテーブル範囲を任意で指定できます。
• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペース（通知先）を自由に設定可能です。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したスプレッドシートの各列の情報を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 

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3.Google Driveにファイルが作成されたらGoogle Chatに通知する

Google Driveにファイルが作成されたことを、Google Chatに自動通知できます。
この連携により、ファイル情報の共有漏れを防止でき、正確な業務プロセスを実現できるでしょう。

Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

試してみる

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■概要

Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方
• 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます

■注意事項

• Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
• ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

Google Chatは便利なチャットツールですが、別スペースにメッセージを手動で転送するには手間と時間がかかります。
さらに、タイムラグにより情報共有が遅れたり、メッセージの転送漏れが発生したりします。
これらの課題は、Google ChatとYoomを連携することが有効な解決策になるでしょう。
Google ChatとYoomの連携は、プログラミング不要で実現でき、設定方法も簡単です。
本記事の内容に沿って操作するだけで自動化できるので、この機会にメッセージの手動転送を削減し、業務の効率化を図ってみてください。