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ビジネスシーンでは、Google Chatを利用してコミュニケーションの効率化を図ることが多いです。
しかし、別のスペースに手動でメッセージを転送する作業は、時間と労力がかかります。
また、情報共有の円滑化を難しくし、転送漏れが発生するリスクがあります。
これらの課題は、別スペースへの転送を自動化することで解決できるでしょう。
本記事では、Google Chatでのメッセージ転送をノーコードで実現する方法を紹介します。
専門的知識がなくても簡単に導入できるので、Google Chatでのメッセージ転送を自動化する際は、参考にしてみてください。
Google Chatの特定のスペースに投稿されたメッセージを手動で転送する場合、タイムラグが生じることがあります。
情報の共有が遅れると、対応が後手に回ってしまいます。
Google ChatとYoomを連携して別のスペースにメッセージを自動転送すれば、円滑な情報共有が可能になるでしょう。
例えば、Google Chatに顧客から依頼が来た際に、確認が遅れると関連メンバーの準備時間が減ってしまいます。
連携を利用すれば、顧客からのメッセージが自動転送され、関係者はスムーズに情報を確認できるでしょう。
Google Chatに投稿されたメッセージを別のスペースに手動転送する作業は、手間がかかります。
転送作業が増えると、他の重要な業務に割ける時間が減ってしまいます。
Google ChatとYoomを連携すれば、手動によるメッセージの転送を削減でき、業務効率が向上するでしょう。
例えば、多数の顧客を抱える営業チームのメンバーは、顧客からのメッセージを転送するだけで多くの時間がかかります。
連携を導入すれば、転送業務が削減し、顧客対応に割ける時間の増加が期待できます。
メッセージの転送を手動で行う場合、転送漏れが発生することがあります。
情報が転送されない場合、関係メンバーは業務を進められません。
Google ChatとYoomを連携すれば、メッセージの転送漏れを防止でき、情報の透明性が向上するでしょう。
例えば、営業チームが顧客から受けたお問い合わせに、技術チームが対応する場合、メッセージが投稿されないと顧客対応ができません。
しかし、自動転送を利用すれば、サポートチームも全ての情報を確認でき、適切なサポートができるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Google Chatで指定スペースに投稿されたら別のスペースに投稿内容を転送する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、Google ChatのAPIを用いて、Google Chatで指定スペースに投稿されたら、その情報を受け取り、Google Chatの別のスペースに転送することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
■概要
特定のGoogle Chatスペースでのやり取りを、関連する別のスペースにも共有したいけれど、手作業での転記は手間がかかり、共有漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスペースへの投稿をトリガーに、メッセージ内容を自動で別のスペースへ転送できます。これにより、情報共有の漏れを防ぎ、チーム間のコミュニケーションを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google ChatをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Google Chat（OAuth）を検索して選択すると、次の画面に進むため、「Sign in with Google」をクリックします。
3.Client IDとClient Secretを入力し、「登録する」をクリックすると、マイアプリ登録が完了します。
※Client IDとClient Secretの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
Google Chatで指定スペースに投稿された内容を別のスペースに転送するテンプレートをコピーします。
1.下記のリンクを開きます。
■概要
特定のGoogle Chatスペースでのやり取りを、関連する別のスペースにも共有したいけれど、手作業での転記は手間がかかり、共有漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスペースへの投稿をトリガーに、メッセージ内容を自動で別のスペースへ転送できます。これにより、情報共有の漏れを防ぎ、チーム間のコミュニケーションを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogle Chatで指定スペースにメッセージが投稿されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google Chatで指定スペースに投稿されたら、別のスペースに投稿内容を転送する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー スペースにメッセージが送信されたら」をクリックします。
3.Google Chatと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とスペースのリソース名を設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。メッセージをすぐ転送したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※スペースのリソース名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
5.テストが成功すると、アウトプットにGoogle Chatから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
最後に、投稿内容を別のスペースへ転送する設定を行います。
1.「アプリと連携する メッセージを送信」をクリックします。
2.Google Chatと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.スペースのリソース名、メッセージ内容を設定し、テストを行います。
※スペースのリソース名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※メッセージ内容は、定型文を直接入力できます。また、転送したい内容は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「スペースにメッセージが送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、投稿ごとに変わる内容を動的に反映できます
4.テストが成功すると、指定したスペースにメッセージが送信されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、Google Chatで指定スペースに投稿されるたび、別のスペースに投稿内容が自動転送されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
■概要
特定のGoogle Chatスペースでのやり取りを、関連する別のスペースにも共有したいけれど、手作業での転記は手間がかかり、共有漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスペースへの投稿をトリガーに、メッセージ内容を自動で別のスペースへ転送できます。これにより、情報共有の漏れを防ぎ、チーム間のコミュニケーションを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームで回答が送信されたらGoogle Chatに通知する
Googleフォームで回答が送信されたことを、Google Chatに自動通知できます。
この連携により、Googleフォームの回答を定期的に確認する作業を削減でき、業務効率の向上が期待できます。
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GoogleフォームとGoogle Chatを併用しているチーム
・Googleフォームでアンケートや申請を受け付けており、回答をリアルタイムでGoogle Chatに通知したい方
・回答内容をチームで共有し、迅速な対応や議論を促したい方
・手作業での通知や情報共有の手間を省きたい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行っている個人
・自分のGoogleフォームに回答があったことを、Google Chatで受け取りたい方
・回答内容をすぐに確認し、必要なアクションを取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームに新しい回答が送信された直後にGoogle Chatに通知が届くため、迅速な対応が可能になります。
・回答内容をGoogle Chatで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、効率的な対応に繋がります。
・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
2.Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する
Google スプレッドシートで行に情報が追加されたことを、Google Chatに自動通知できます。
この連携により、情報共有が円滑化し、最新情報をもとに業務を進められるでしょう。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・一つのシートを同時に編集したい総務部の方
2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内コミュニケーションとして使用している各部門の方
・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートを使用して一箇所でデータを管理することは、チームの情報共有の手段として有効です。
さらにGoogle Chatを利用して情報の共有を行うことでチームが活性化させることができます。
しかし、Google スプレッドシートへの情報の手動通知は、貴重な時間を浪費することになります。
Google スプレッドシートの情報の追加をすぐに周知させたいと考える方にこのフローは適しています。
内容の追加と同時にGoogle Chatへ通知を送付することで、チーム内へ素早い情報共有を行います。
またGoogle スプレッドシートの内容を引用して通知するため、手入力による手間を省きます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
3.Google Driveにファイルが作成されたらGoogle Chatに通知する
Google Driveにファイルが作成されたことを、Google Chatに自動通知できます。
この連携により、ファイル情報の共有漏れを防止でき、正確な業務プロセスを実現できるでしょう。
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google Chatは便利なチャットツールですが、別スペースにメッセージを手動で転送するには手間と時間がかかります。
さらに、タイムラグにより情報共有が遅れたり、メッセージの転送漏れが発生したりします。
これらの課題は、Google ChatとYoomを連携することが有効な解決策になるでしょう。
Google ChatとYoomの連携は、プログラミング不要で実現でき、設定方法も簡単です。
本記事の内容に沿って操作するだけで自動化できるので、この機会にメッセージの手動転送を削減し、業務の効率化を図ってみてください。
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