Google Chatとfreee人事労務を連携して、Google Chatでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で有給申請する方法

ステップ1:Google Chatとfreee人事労務をマイアプリ登録

Google Chatとfreee人事労務をYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。

まず、Google Chatのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGoogle Chatを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。

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以下の画面が表示されるので、「Client ID」と「Client Secret」を入力します。
詳しい連携方法は下記のサイトを参照ください。
Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法

次に、freee人事労務のマイアプリ登録をします。
先ほどと同様に、検索機能でfreee人事労務を検索するか、一覧から探してください。
アプリ名をクリックすると、freee人事労務のサインイン画面に移ります。
メールアドレスまたはログインIDとパスワードを入力して、freeeにログインします。

ログイン後に下までスクロールして「許可する」をクリックすると、連携完了です！

ステップ2:テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更可能です。
最初に、Google Chatの設定を行うので、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしましょう。

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ステップ3:フローの起点となるGoogle Chatのトリガー設定とその後に続くfreee人事労務のオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「アプリ」→Google Chat（OAuth）
• 「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→スペースにメッセージが送信されたら

トリガーの起動間隔は、5分/10分/15分/30分/60分から任意で選択してください。
※注意事項：トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合がありますので、ご注意ください。

スペースのリソース名（通知されるチャット）を選択します。クリックすると下に候補が表示されます。

設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。

テストが成功したら「保存する」をクリックして完了です。

次に「分岐」の設定を行います。
※注意事項：分岐機能は一部有料プランでのみ利用できます。有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
有給申請ができるのは、このフローでfreee人事労務と連携している人だけなので、対象者かどうかを分岐で判別していきます。

テンプレートを使用しているため、基本的に設定は完了しています。
分岐条件となる部分に、このフローで残業申請を行う従業員のGoogle Chatの送信者のリソース名を設定するようにしてください。
※送信者のリソース名はGoogle Chat上で確認できます。

内容を確認して、「保存する」をクリックします。

Google Chatの送信内容からfreee人事労務に有給申請する際の必要項目を抽出します。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープランチームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

「テキストからデータを抽出する」をクリックし、以下の画面で詳細を入力しましょう。

「対象のテキスト」→メッセージ本文のアウトプット
「抽出したい項目」→対象日,取得単位,取得開始時間,取得終了時間,申請理由

フロー起動ごとにメッセージ本文内容が変わるため、アウトプットを使用します。
アウトプットを使用することでフロー起動ごとの内容に合わせることが可能です。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご確認ください。

設定完了後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

freee人事労務「有給申請を作成」の設定を行います。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「freee人事労務と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→有給申請を作成

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

続いて、詳細を設定していきます。
まず「事業所ID」をクリックし、候補から選択します。

「対象日」「取得単位」「取得予定開始時間」「取得予定終了時間」「申請理由」は、テキストからデータを抽出するアクションで取得できたアウトプットをそれぞれ選択します。
今回のテストでは「取得予定開始時間」「取得予定終了時間」に値が入っていません。
しかし、以下のようにアウトプットを追加しておくことで、時間休や半休の申請が可能となります。

申請経路の設定も候補から選択します。

全て設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Google Chatとfreee人事労務の連携動作を確認‍

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです！

Google Chat・freee人事労務を使ったその他の自動化例

他にもGoogle Chatとfreee人事労務を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google Chatでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で残業申請する

このテンプレートは、Google Chatで特定のメッセージが投稿された際に、freee人事労務で自動的に残業申請を行う仕組みです。
これにより、人事担当者の管理負担を軽減し、統一フォーマットで申請データを一元化できるため、業務の効率化が期待できます。

2.freee人事労務に従業員の登録があったらGoogle Chatに通知する

このテンプレートは、freee人事労務に新しい従業員が登録された際に、Google Chatへ自動で通知する仕組みです。
これにより、従業員情報の共有をスムーズにし、チーム内の連携強化が見込めます。

3.freee人事労務で前日の勤怠漏れを検知してGoogle Chatに通知する

このテンプレートは、前日の勤怠記録の未入力を検知し、Google Chatへ通知する仕組みです。
これにより、担当者や従業員にアラートを送信することが可能になり、勤怠管理の漏れが無くなるでしょう。

Google Chatとfreee人事労務の連携メリットと具体例

メリット1：有給申請の手間を大幅に削減

従業員が有給申請を行う際、通常は人事労務システムにログインし、申請フォームを開き、必要事項を入力して提出する必要があります。チャットに「明日は有給を取得します」と投稿するだけで、自動的にfreee人事労務へ申請が行われるようになれば、手間が大幅に軽減されます。これにより、従業員の業務負担が軽減され、申請の遅れや漏れも防げるでしょう。

メリット2： 人事担当者の処理負担を軽減し、業務効率を向上

従業員が有給を申請するたびに、申請内容を確認・承認する作業は負担が大きいものです。この自動化を導入すれば、Google Chatでのメッセージをトリガーとして申請が行われるため、人事担当者は確認作業に集中できるようになります。また、申請データが統一フォーマットでfreee人事労務に登録されるため、手動入力によるミスも防げます。結果として、人事部門の業務効率が向上し、より重要な業務に時間を割くことができそうです。

メリット3：有給取得状況をスムーズに確認

有給休暇の取得状況を正しく認識することは、従業員の働き方の改善にもつながります。手動で有給休暇の取得状況を管理するのは手間がかかります。自動化をすることで、管理者はリアルタイムで申請状況をfreee人事労務上で確認できます。さらに、チャットの専用チャンネルに申請内容を通知する設定にしておけば、チーム全体で誰がいつ休むのかがわかりやすくなります。これにより、業務の調整がスムーズになり、チームの生産性向上にもつながります。

まとめ

本記事では、Google Chatとfreee人事労務を連携し、メッセージ投稿だけで有給申請を行う方法をご紹介しました。この自動化により、従業員と人事担当者の双方の業務負担を軽減し、効率的な業務運営に繋がります。また、有給取得状況をリアルタイムで把握することで、チーム全体の業務調整もスムーズになるでしょう。ぜひこの機会にテンプレートを活用し、業務の効率化を実現してみてください！