Google Chatとfreee人事労務を連携して、Google Chatでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で残業申請する方法

・Google Chatとfreee人事労務をマイアプリ連携

(1)まずはGoogle Chatをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle Chat（OAuth）を検索してください。

‍

‍

(2)Google Chat（OAuth）のアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

‍

‍

(3)「Sign in with Google」をクリックすると、以下の画面に移動します。

‍

‍

(4)こちらの記事を参考に、「Client ID」と「Client Secret」の情報を取得しましょう。
取得後、「Client ID」と「Client Secret」の情報を入力し、［登録する］をクリックします。
これでGoogle Chat（OAuth）の接続は完了です。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceをご利用の場合のみ可能です。
詳細はこちらのページを参照ください。

(5)次に、freee人事労務を接続しましょう。
先ほどと同様の操作でfreee人事労務のアプリアイコンを検索し、クリックします。
今回の連携フローは「Yoomにマイアプリ登録をしている人」の残業状況を申請できる仕様となっています。
そのため、残業申請を行う従業員全員がYoomのマイアプリ登録を行う必要があります。

‍

‍

(6)アプリとの連携を許可する画面に移行するので、画面最下部の［許可する］をクリックしてください。

‍

‍

クリック後、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

‍

‍

‍

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

‍

‍

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

‍

‍

設定フローは分岐アクションを含めて4つです。

・Google Chatのトリガー設定

(1)まず、トリガーとなるGoogle Chatの設定を行います。

‍

Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Chatでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で残業申請する」をクリックしてください。

‍

‍

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

‍

‍

(2)まずはトリガーとなる「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックします。

‍

‍

(3)連携するGoogle Chatのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」と「スペースのリソース名」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

‍

‍

(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
補足：指定フォーマットでGoogle Chatに投稿するよう、利用者の方へ事前に周知する必要があります。
なお、このステップで以下のようなアウトプットを取得できます。
（内容は一例です。）

‍

‍

・分岐アクションの確認

(1)2つ目の分岐アクションはすでに設定されています。
「送信者が特定の従業員に該当するか判別」をクリックし、設定内容を確認しましょう。

先述の通り、残業申請が行えるのは、freee人事労務の連携をしている人のみなので、ここのアクションで対象者かどうかを判別します。

‍

‍

(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション：スペースにメッセージが送信されたら」→「アウトプット：送信者のリソース名」を対象として指定しています。

※今回のテンプレートは送信者1名が自身の残業申請を行うためのフローボットとなっています。
複数人の残業申請を行いたい場合は、それぞれのフローボットを作成するか、「分岐」や「進行先を切り替える」のコマンドオペレーションに変更することで、最大15人まで1つのフローで対応可能です。

‍

‍

「アウトプット」や「分岐条件」は状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「送信者のリソース名が値と等しいと、特定の従業員と判別する」ように設定しています。
残業申請を行う従業員（=送信者）のIDやアカウント名などを事前に設定する必要があります。）

(3)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
補足：さらに分岐を追加すれば、専用スペースを準備せずとも、メッセージ内容から残業申請に該当するか自動判別できるように設定できます。

・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。

・AIからデータを抽出

(1)続けて、3つ目のアクション「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

‍

‍

(2)こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしましょう。
AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープランチームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

‍

‍

‍

(3)「対象のテキスト」にAIを利用して抽出したい特定のテキストを入力します。
以下の画面のように、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。

‍

‍

(4)「抽出したい項目」には、抽出したい項目をカンマ（,）区切りで指定します。
情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・freee人事労務の設定

(1)最後に、4つ目のアクション「残業申請の作成」をクリックします。

‍

‍

(2)連携するfreee人事労務のアカウントを入力し、［次へ］をクリックします。

‍

‍

(3)「事業所ID」は、入力バーをクリックすると、アカウントを参照し、取得した情報を引用できます。

‍

‍

(4)「対象日」の項目では、【日付】から情報を引用できます。
以下の画面は例として、「日付」→「今日の右矢印」の順でクリックし、「YYYY-MM-DD」の形式で今日の日付を設定したものです。

‍

‍

(5)「取得予定開始時間」や「取得予定終了時間」などの項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のように、前ステップで取得した情報をアウトプットとして引用できます。

‍

‍

(6)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

‍

‍

今回使用したテンプレートはこちら

freee人事労務を使ったその他の自動化例

他にもfreee人事労務を使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

freee人事労務に従業員の登録があったら、Google Chatに通知する

チーム間で登録状況を素早く把握したい方におすすめのフローです。
手動で従業員の登録情報をGoogle Chatに通知する作業を省略でき、最新情報の把握や共有の漏れ防止につなげられます。

勤怠の修正申請があったら、承認後にfreee人事労務の勤怠情報を更新しGoogle Chatに通知する

Yoomフォームに勤怠情報の修正申請が回答されたら、担当者と上長に承認を行い、freee人事労務の勤怠情報を更新してGoogle Chatに通知するフローです。
Google Chatへ通知されることで、更新状況を迅速に把握することができます。

freee人事労務で従業員情報が更新されたらGoogle Chatに通知する

作業の自動化により、従業員情報の更新に迅速に対応できるようになります。
最新情報を素早く共有することで、社内の業務効率が向上し、よりスムーズな運営が実現します。

まとめ

今回紹介したGoogle Chatとfreee人事労務の連携により、スタッフによる残業申請のプロセスの効率化が実現します。
このフローを取り入れることで、従業員の作業負担の軽減やヒューマンエラー防止が期待できます。
ノーコードで簡単に設定できるため、特別なITスキルがなくても導入可能です。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。