日頃からGmailを利用していると、Google Chatの通知を見逃してしまうことはありませんか？
YoomではGoogle ChatとGmailを連携することで、Google Chatに送られたメッセージをGmailにも通知することが可能です。
本記事では「Google Chatに送信されたメッセージをGmailにも通知する方法」をご紹介します。ぜひ最後までご覧ください！
こんな方におすすめ
Google ChatとGmailを活用している方
Google ChatとGmailを連携して、業務効率化を考えている方
Google ChatとGmailを連携して、チーム連携の強化を図りたい方
今すぐに試したい方へ 本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Chatを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・Google Chatに通知されたメッセージを、Gmailにもそのまま通知・転送できるためChatの確認漏れが防げたり、共有がスムーズに行えます。
・Gmail、Google Chatの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
[Yoomとは]
Google ChatとGmailの連携フローの作り方 今回は「Google Chatに送信されたメッセージをGmailにも通知する」 という以下のテンプレートを利用します。
以下の2ステップしか工程はないので、安心してください。
スペースにメッセージが送信されたら起動するフローボットの設定
メールを送るアクションの設定
Google ChatとGmailをYoomと接続する方法 Google ChatとGmailをYoomと接続するマイアプリ登録をしていきましょう。
最初にGoogle Chatのマイアプリ登録を行いますが、ヘルプページ
次にGmailのマイアプリ登録をしていきましょう。
以下の画面に移行したら、接続するアカウントでサインインしましょう。
ご自身のマイアプリの欄にGoogle ChatとGmailが表示されていれば、マイアプリ登録は完了です。
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知する方法 以下のバナーにある「試してみる」をクリックします。
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Chatを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・Google Chatに通知されたメッセージを、Gmailにもそのまま通知・転送できるためChatの確認漏れが防げたり、共有がスムーズに行えます。
・Gmail、Google Chatの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は以下の画面で変更しましょう。
以下の画面に移行したら、下記の設定を確認します。
「アプリトリガーのタイトル」→任意で設定
「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→スペースにメッセージが送信されたら
以下の画面に移行したら、下記の設定をしましょう。
「トリガーの起動間隔」→任意で設定
「スペースのリソース名」→「https://mail.google.com/mail/u/0/#chat/space/AAAAgSu7BjA」というURLの場合、「space/AAAAgSu7BjA」がリソース名。例）space/AAAAgSu7BjA
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
Gmailの設定を行うので、「メールを送る」をクリックしてください。
下記の設定をしましょう。
「タイトル」→任意で設定
「メール内容」→必要な箇所を入力
「本文」についてはお好みで設定しましょう。
次の画面でメールの内容を確認し、「保存」をクリックします。
最後にアプリトリガーを「ON」にすれば、設定は完了です。
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Chatを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・Google Chatに通知されたメッセージを、Gmailにもそのまま通知・転送できるためChatの確認漏れが防げたり、共有がスムーズに行えます。
・Gmail、Google Chatの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google ChatとGmailを使ったその他の自動化例 今回ご紹介したフロー以外にもGoogle ChatとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
Google ChatとGmailのその他の自動化例 Gmailでタスク情報を受信したらGoogle Chatに通知したり、受信した音声データを文字起こしして通知することもできます。
Gmailでタスク情報を受信したら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要なタスク情報を、手作業でGoogle Chatに転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や共有漏れによって業務に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle Chatに通知できるため、チームへの情報共有を迅速かつ正確に行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったタスク依頼などをチームに手作業で共有している方 Google Chatをチーム内の主要な連絡ツールとして利用している方 重要なメールの見落としやチームへの情報共有漏れをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をきっかけに自動で通知が送られるため、手動での転記作業にかかる時間を削減し、コア業務に集中できます。 手作業による情報の転記ミスや、重要なタスクの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定の条件に合致したメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信する」アクションを設定し、Gmailで受信した情報を任意のスペースに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、タスク情報を含むメールの件名や送信元、特定のラベルなど、フローを起動する条件を任意で設定してください。 Google Chatへの通知アクションでは、メッセージを送信するスペースや、Gmailの件名や本文を引用した通知内容などを自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する」フローを利用すると、受信メールの音声データを自動で文字起こしできます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailを利用してビジネス上のやり取りを行っている方 Gmailで受信した音声データをスピーディに文字起こししたい方 Google Chatを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたい方 音声データの内容をスピーディに把握して、チームに共有したい方 メールの内容をすばやく確認し、必要な対応を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した音声データを迅速に文字起こしし、Google Chatに自動で通知できます。
また、通知がGoogle Chatに送られるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズに行えます。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「お客様からのお問い合わせ」や「システムからのアラート」など、特定のメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はないでしょうか。重要なメールを常に確認し、関係者へ共有する作業は手間がかかるだけでなく、見逃しや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知できます。これにより、課題をスムーズに解消し迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する特定のメールをチームへ迅速に共有したいと考えている方 重要なメールの見逃しを防ぎ、対応速度を向上させたいと考えている方 メールの確認とGoogle Chatへの転記作業を自動化し、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信すると自動でGoogle Chatに通知されるため、手動での確認や共有作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業での情報伝達による、共有漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信する」アクションを設定して、Gmailで受信したメールの内容を特定のスペースに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、通知対象とするメールのキーワードや、差出人・件名といった条件を任意でカスタマイズしてください。 Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースや宛先、メッセージの内容、通知のタイミングなどを自由に設定することが可能です。 ■注意事項
Google Chatを活用した自動化例 情報が追加されたら、Google Chatに通知する
新規の情報が登録されたら、Google Chatに通知するため、後続作業をスムーズに行えるようになるはずです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・一つのシートを同時に編集したい総務部の方
2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内コミュニケーションとして使用している各部門の方
・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートを使用して一箇所でデータを管理することは、チームの情報共有の手段として有効です。
Google スプレッドシートの情報の追加をすぐに周知させたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Notionのデータソースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Notionでタスク管理や情報共有を行う際、新規データが追加されるたびに手作業でGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。重要な情報共有が遅れたり、抜け漏れが発生したりすると、業務に支障をきたすことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに情報が追加されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、こうした情報共有の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで管理している情報を、都度手作業でGoogle Chatに通知している方 手作業による通知で、連絡漏れや共有の遅延といったミスをなくしたいと考えている方 チーム内の情報共有をより円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのデータソースに情報が追加されると自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規作成時のみ後続の処理へ進むように分岐させます。 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに通知メッセージを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを任意で指定することが可能です 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したNotionのページタイトルやプロパティ情報などを変数として埋め込み、動的に変更できます ■注意事項
Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法 」を参照ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneにレコードが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Google Chatに通知するフローです。
kintoneとGoogle Chatを連携することで追加されたレコード内容を自動的にGoogle Chatに通知されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Google Chatの送信内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・kintone、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
・詳細はこちら をご参照ください。
ファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する
ファイルがアップロードされると自動で通知されるため、都度Dropboxにアクセスする操作をなくせる可能性があります。
DropboxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Dropboxに重要なファイルをアップロードした際、関係者への共有や通知を手作業で行っていませんか。この手作業は共有漏れのリスクや、コミュニケーションの手間を生むことがあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、即座に指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxでのファイル共有とGoogle Chatでの連絡を頻繁に行っている方 ファイルアップロード後の通知作業を自動化し、共有漏れを防ぎたいと考えている方 チーム内での情報伝達をよりスピーディーかつ確実にしたいプロジェクト管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロード後に都度行っていた通知作業が自動化され、本来の業務に集中する時間を確保できます。 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、関係者へ迅速かつ確実に情報を共有することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定して、通知したいメッセージ内容を記述します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定において、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。特定のプロジェクト用フォルダやチーム共有フォルダを設定することで、用途に応じた自動通知が実現できます。 Google Chatへの通知メッセージには、アップロードされたファイル名などの情報を差し込んで、より具体的な内容を送信するよう設定できます。 ■注意事項
Dropbox、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら をご参照ください。
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされる大量の画像ファイル、その内容確認やチームへの共有を手作業で行うのは手間がかかり、報告漏れのリスクも伴います。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで画像ファイルを管理しており、内容確認の効率化を考えている方 Geminiの画像解析機能を活用し、手動での判断や分類作業を自動化したい方 Google Chatでのリアルタイムな情報共有を徹底し、チームの連携を強化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへの画像アップロードから内容解析、Google Chatへの通知までを自動化し、一連の確認・報告作業にかかる時間を削減できます。 手作業による画像の見落としや共有メッセージの作成ミスなどを防ぎ、チームへ正確な情報を伝達することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、Gemini、Google ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションで対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 その後、Geminiの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードした画像ファイルをアップロードします。 さらに、Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションで、アップロードした画像の内容を解析するよう設定します。 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションで、Geminiが生成した解析結果を任意のスペースに通知するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「コンテンツを生成（ファイルを利用）」では、どのような観点で画像を解析させたいかをプロンプトで自由に指示できます。 「メッセージを送信」では、前のステップで取得した情報を組み合わせて自由に通知内容を作成できます。 ■注意事項
Google Drive、Gemini、Google ChatをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. クラウドストレージサービスとしてBoxを導入している企業
・チームでBoxを使ってファイル管理をしているが、ファイルのアップロード状況を見逃してしまうことが多い方
・アップロードされたファイルを見逃さずに、チーム全体で情報を共有できるようにしたい方
2. Google Chatを日常的に利用している方
・ファイルのアップロード通知をリアルタイムで受け取りたい方
・チームメンバーにアップロードされたファイルを迅速に共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、BoxでファイルがアップロードされたことがGoogle Chatに自動で通知されます。
さらに、通知はGoogle Chatを通じて行われるため、チーム内のコミュニケーションがスムーズに進みます。
■注意事項
・BoxとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Chatでメッセージが投稿されたら登録・作成する
タスクが自動で追加されることで、対応漏れの抑制につながります。
Google Chatでメッセージが投稿されたらGitHubでIssueを作成する
試してみる
■概要
Google Chatでメッセージが投稿されたらGitHubでIssueを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チャットツールを利用して業務を進めている方
・Google Chatを業務で活用している方
2.Githubで管理業務を行う方
・ソフトウェア開発におけるバグやタスク管理をGithubで行う方
■このテンプレートを使うメリット
GithubのIssueを活用することで、課題やタスクを管理することができ、プロジェクトの進行を可視化することができます。
このテンプレートは、Google Chatで任意のルームにメッセージが投稿されたらGithubで自動的にIssueを作成することができます。
■注意事項
・Google Chat、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら を参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Chatでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する
試してみる
■概要
Google Chatでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Chatを日常的に利用している方
・重要なメッセージを見逃さず、効率的に対応したいと考える方
2.Trelloを活用してタスク管理を行っている方
・Google Chatでのメッセージを自動的にタスクとして登録し、効率的に作業を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Google Chatの通知をもとにTrelloに自動的にカードが作成されます。
さらに、タスクが自動で追加されることで、対応漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・Google ChatとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Chatで投稿されたら、Salesforceにレコードを登録する
試してみる
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをSalesforceにレコードとして登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している営業チーム・カスタマーサポートチーム
・Google Chatでの顧客とのやり取りや社内での議論をSalesforceに自動で記録したい方
・顧客からの問い合わせやフィードバックをSalesforceのケースやリードとして管理したい方
・手作業での情報転記の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.Salesforce管理者
・Google ChatとSalesforceの連携を強化し、Salesforceのデータをより有効活用したい方
・Google ChatのメッセージをSalesforceに取り込むことで、データ分析やレポート作成に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Chatのメッセージを手動でSalesforceに転記する手間が省け、大幅な時間短縮に繋がり業務効率が向上します。
・顧客とのやり取りをSalesforceに記録することで、過去の履歴を参照しやすくなり、よりパーソナライズされた対応が可能になります。
■注意事項
・Google Chat、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Gmailを活用した自動化例 Yoomのスケジュールトリガーと連携した自動化例
決まった日時に起動し、特定のアドレスにチーム目標の周知やリマインドに関するメールを自動で送付するため、手動作業の削減が見込めるでしょう。
■概要
日々の報告や定期的なリマインドなど、決まった時間にメールを送る作業に手間を感じていませんか。手動での送信は時間がかかるだけでなく、うっかり忘れてしまうといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、指定した時間に自動でメールを送信する仕組みを簡単に構築でき、Gmailでの定型的なメール送信業務を効率化し、送信漏れなどの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
毎日や毎週など、決まった時間に報告メールを送信している営業やマーケティング担当者の方 Gmailでのメール送信を自動化し、手作業による送信忘れなどのミスをなくしたいと考えている方 定型的なメール業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに合わせて自動でGmailからメールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。 手作業による送信忘れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、フローボットを起動したい日時（例：毎日10時）を指定します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信したい宛先や件名、本文を登録します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
トリガーに設定するスケジュールは、「毎日」「毎週」「毎月」などの繰り返し設定や、特定の日時を指定するなど、要件に合わせて自由に起動タイミングを設定することが可能です。 Gmailで送信するメールの宛先、件名、本文は任意の内容に設定できます。本文には固定のテキストだけでなく、他のオペレーションで取得した値を埋め込むといったカスタムも可能です。 ■注意事項
毎週決まった曜日にフローボットを起動して、Gmailを送信する
試してみる
■概要
毎週決まった曜日にフローボットを起動して、Gmailを送信するフローです。
毎週固定の定期連絡や日々のリマインド業務などに活用できるフローで、複雑な設定も不要です。
日々発生するルーチン業務を自動化することができるので、通知漏れなどのミスも防ぐことができます。
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
指定日時に顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する
指定したスケジュールでGmailの定型文が自動的に送信されるので、手動での情報取得やメール作成・送信が不要になり、宛先誤りや送信忘れを防ぐことにもつながります。
指定日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客リストをもとに、定期的な案内メールを手作業で送信する業務は、手間がかかる上に宛先間違いなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型メールを送信する一連の業務を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客管理を行い、定期的にメールを送信している営業やマーケティング担当の方 手作業でのメール送信に時間がかかり、本来注力すべき業務に集中できていない方 メール送信時の宛先や内容の入力ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時にメールが自動送信されるため、定期的な連絡業務にかかっていた時間を短縮し、より生産性の高い業務に集中できます。 手作業による顧客情報の転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応の実現に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動したい日時を設定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「データベースを操作する」アクションで送信対象の顧客リストが記載されたシートの情報を取得します。 次に、繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションで、取得した顧客リストの情報を一件ずつ処理するよう設定します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで、取得した顧客情報をもとにメールを送信するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能の設定では、フローを起動させたい任意のスケジュール（毎日、毎週、特定の日時など）を設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、レコードを取得するために、対象のスプレッドシートID、シートのタブ名、テーブル範囲を正しく設定してください。 繰り返し処理機能では、前段のオペレーションで取得した一覧データを変数として用い、繰り返し処理の条件をカスタマイズすることが可能です。 Gmailでメールを送信するアクションでは、送信するメールの件名や本文を自由にカスタマイズできます。スプレッドシートから取得した氏名などを本文に差し込むことも可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する
試してみる
■概要
Notionに蓄積した顧客リストへ、定期的にメールを送信する業務を手作業で行っていませんか。件数が増えるほど作業時間は増え、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型文メールを送信する一連の流れを自動化できるため、こうした課題を解消し、確実な顧客コミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで顧客管理を行い、定期的なメール連絡を効率化したいと考えている方 Gmailを使った手動での一斉送信に時間や手間を感じているマーケティング担当者の方 顧客へのフォローアップ漏れや送信ミスを防ぎ、コミュニケーションを確実に行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定日時にNotionからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で行われるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。 人の手による作業を介さないことで、宛先の入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、コミュニケーションの品質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動させたい日時や頻度を設定します。 オペレーションでNotionの「データベースを操作する」アクションを設定し、送信対象となる顧客情報が格納されたデータベースを取得します。 オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、取得した顧客情報を一件ずつ処理するようにします。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、繰り返し処理の中で各顧客にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動したい日時や頻度（毎日、毎週など）を任意で設定してください。 Notionから情報を取得するオペレーションでは、対象となるデータベースIDを正しく指定する必要があります。 繰り返し処理機能では、取得したデータの中から特定の条件に合う顧客だけに絞ってメールを送るなど、処理の対象をカスタマイズできます。 Gmailでメールを送信するアクションでは、件名や本文を自由に編集でき、Notionから取得した顧客名などの情報を差し込むことも可能です。 ■注意事項
Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にkintoneから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する
試してみる
■概要
定期的な顧客への連絡で、kintoneから情報を確認してGmailでメールを作成・送信する作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか。この手作業は、対応漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にkintoneから顧客情報を自動で取得し、Gmailでの定型文送信までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとGmailを使い、顧客への定期連絡を手作業で行っている方 定型的なフォローアップメールの送信に時間がかかり、効率化したいと考えている方 手作業によるメールの送信漏れや誤送信などのヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時にkintoneからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、ワークフローを起動したい日時や頻度を設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「データベースを操作する」アクションを設定し、送信対象となる顧客情報を取得します。 次に、オペレーションで分岐機能の「処理の繰り返し」を設定し、取得した顧客リストの件数分、メール送信処理を繰り返すように設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、kintoneから取得した情報をもとに定型文のメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー設定では、ワークフローを起動させたい日時や繰り返し頻度を任意で設定してください。 kintoneのオペレーション設定では、情報を取得したいアプリのIDを任意で設定してください。 分岐機能では、繰り返し対象を最大15件まで設定可能です。 Gmailのオペレーションでは、送信するメールの件名や本文の内容を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで回答が送信されたら、Gmailに通知する
フォームで回答された情報をGmailで自動的に通知することで、関係者へ必要な情報を素早く共有できるようになるでしょう。
Googleフォームで回答が送信されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームにお問い合わせやアンケートの回答があった際、都度フォームを確認する手間や、重要な回答を見逃してしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、指定した宛先にGmailで通知を自動送信できます。これにより、回答を迅速に把握し、スピーディーな対応が可能になるため、機会損失のリスクを低減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けたお問い合わせに、より迅速な対応をしたいと考えている担当者の方 フォームの回答内容を関係者へ速やかに共有し、業務連携をスムーズにしたいと考えている方 手動での回答確認による、対応漏れや確認の遅れといった課題を解消したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに回答が送信されるたびにGmailへ自動で通知されるため、手動で確認する手間を省き、時間を有効活用できます。 回答の見落としや担当者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で確実な対応の実現に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知先のメールアドレスや本文などを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
通知のきっかけとなるGoogleフォームは、お問い合わせやアンケートなど、業務内容に合わせて自由に項目をカスタムしてください。 Gmailでメールを送るアクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。また、件名や本文に、フォームの回答内容を埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用する際、回答内容の取得方法 をご参照ください。
フォームで回答された内容をGeminiで要約してGmailで通知する
試してみる
■概要
Webサイトからの問い合わせやアンケートフォームに寄せられる長文の回答を、都度確認し要約する作業は手間がかかるものではないでしょうか。担当者への共有が遅れたり、要点がうまく伝わらないといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け付けた回答内容をGeminiが自動で要約し、Gmailで即座に通知することが可能です。面倒な確認・要約作業から解放され、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取った問い合わせ内容を、担当者にスピーディに共有したいと考えている方 アンケートやイベントの申込フォームなど、長文の回答を手作業で要約している方 GeminiやGmailといったツールを連携させ、日々の情報共有を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームの回答を都度確認し要約する手間がなくなるため、本来注力すべきコア業務に時間を充てることができます。 AIによる自動要約と通知により、人による要約の抜け漏れや、担当者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GeminiとGmailをYoomと連携します。 トリガーで、Yoomのフォーム機能を選択し、「情報入力フォーム」を設置して、回答を受け付ける準備をします。 次に、Geminiを選択し、フォームで受け取った回答内容を要約するよう「コンテンツを生成」アクションを設定します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した要約内容を指定の宛先に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Yoomのフォーム機能では、問い合わせ受付やアンケート、社内申請など、利用シーンに合わせて質問項目を自由に作成、カスタマイズすることが可能です。 Geminiでコンテンツを生成するアクションでは、「箇条書きで要約して」「重要なポイントを3つに絞って」など、プロンプトを任意で設定し、希望する形式の要約文を生成できます。 ■注意事項
Gemini、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの送信内容をChatGPTで要約し、Gmailで共有する
試してみる
■概要
お問い合わせフォームやアンケートなど、日々届く回答の確認とチームへの共有に手間を感じていませんか？特に内容が長文の場合、要点を把握するだけでも時間がかかります。このワークフローは、フォームが送信されるとChatGPTが自動で内容を要約し、指定の宛先にGmailで送信します。情報共有の迅速化と確認作業の効率化を実現し、本来の業務に集中できる環境作りをサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
お問い合わせフォームから届く回答の確認と、その後の共有作業に手間を感じている方 アンケートなどの長い回答内容を都度確認するのに時間がかかり、要点だけを把握したい方 ChatGPTとGmailを連携させ、定型的な情報共有のプロセスを自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信から内容の要約、メールでの共有までを自動化し、情報確認や転記にかかっていた時間を短縮します。 手作業による情報の転記ミスや共有漏れを防ぎ、迅速かつ正確な情報伝達を実現するため、対応の質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「回答フォーム」で任意のフォームを作成・設定します。 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、トリガーで受け取ったフォームの回答内容を要約するように設定します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、ChatGPTが要約した内容を本文に含めて、指定の宛先にメールを送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するアクションでは、共有したいメンバーに合わせて送信先（To, Cc, Bcc）を任意で設定してください。 メールの件名や本文には、フォームで受け付けた回答内容やChatGPTが生成した要約など、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google ChatとGmailを連携するメリット 1.メッセージの確認漏れを防ぐことができる Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知できるので、わざわざGoogle Chatを開いて内容の確認をする必要がありません。情報共有がスムーズになり、メッセージの確認漏れも防げるようになるでしょう。
2.手入力の手間を省くことができる 1番とは反対のフローにはなりますが、Gmailに届いたメールの内容をGoogle Chatに通知できるようになります。これにより、メールの内容をGoogle Chatに通知するために、手動で入力する手間が省けそうですね。
3.予定の管理がしやすくなる Gmailに面談予約が送られてきたらGoogleカレンダーに予定を入力し、Google Chatに通知することも可能です。これにより、面談予約日がGoogleカレンダーに自動的に入力されるので、スケジュール管理がしやすくなります。
まとめ 本記事では「Google Chatにメッセージを送信」→「Gmailに通知」というテンプレートの設定をしました。
Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に自動化を実現することができます。
Yoomでは無料お試しプランを利用できるので、気になっている方はそちらから利用してみてください。
