Google Chatにメッセージが送信されたらGmailに自動通知する方法

日頃からGmailを利用していると、Google Chatの通知を見逃してしまうことはありませんか？
Google Chatを開く習慣のない方だと通知に気づけないこともありますよね。

YoomではGoogle ChatとGmailを連携することで、Google Chatに送られたメッセージをGmailにも通知することが可能です。
Yoomを活用すれば、難しいコードを入力する必要がなく、簡単に設定ができます。

本記事では「Google Chatに送信されたメッセージをGmailにも通知する方法」をご紹介します。ぜひ最後までご覧ください！

こんな方におすすめ

• Google ChatとGmailを活用している方
• Google ChatとGmailを連携して、業務効率化を考えている方
• Google ChatとGmailを連携して、チーム連携の強化を図りたい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知する

試してみる

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■概要

社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを活用しているものの、多数のスペースでのやり取りで重要なメッセージを見逃してしまうことはありませんか？複数のツールを確認する手間も、見落としのリスクも避けたいところです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のスペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でGmailに通知することが可能となり、情報共有の漏れを防ぎ、円滑なコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatを多用しており、重要な通知の見落としを防ぎたいと考えている方
• Gmailをメインの通知ハブとして活用し、情報管理を一元化したいチームリーダーの方
• 手動での情報転記や確認作業を減らし、コミュニケーションを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatのメッセージが自動でGmailに送信されるため、重要な連絡の見落としといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
• コミュニケーションの履歴をGmailに集約できるため、後から情報を探し出す際の手間を減らし、確認作業の効率化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Google Chatで受信したメッセージの内容を通知するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知の検知対象としたいスペースを任意で指定することが可能です。
• Gmailで送信するメールの件名や本文は自由にカスタマイズでき、Google Chatの送信者やメッセージ内容といった必要な情報を組み込んで設定できます。

■注意事項

• Google Chat、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

詳細を見る 試してみる

[Yoomとは]

Google ChatとGmailの連携フローの作り方

今回は「Google Chatに送信されたメッセージをGmailにも通知する」という以下のテンプレートを利用します。

以下の2ステップしか工程はないので、安心してください。

1. スペースにメッセージが送信されたら起動するフローボットの設定
2. メールを送るアクションの設定

Google ChatとGmailをYoomと接続する方法

Google ChatとGmailをYoomと接続するマイアプリ登録をしていきましょう。
マイアプリ登録をすることでスムーズに自動化の設定ができます。

最初にGoogle Chatのマイアプリ登録を行いますが、ヘルプページに登録方法が記載されているので、そちらを参考にして登録してください。

次にGmailのマイアプリ登録をしていきましょう。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、一覧よりGmailを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。

以下の画面に移行したら、接続するアカウントでサインインしましょう。

ご自身のマイアプリの欄にGoogle ChatとGmailが表示されていれば、マイアプリ登録は完了です。

Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知する方法

以下のバナーにある「試してみる」をクリックします。

Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知する

試してみる

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■概要

社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを活用しているものの、多数のスペースでのやり取りで重要なメッセージを見逃してしまうことはありませんか？複数のツールを確認する手間も、見落としのリスクも避けたいところです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のスペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でGmailに通知することが可能となり、情報共有の漏れを防ぎ、円滑なコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatを多用しており、重要な通知の見落としを防ぎたいと考えている方
• Gmailをメインの通知ハブとして活用し、情報管理を一元化したいチームリーダーの方
• 手動での情報転記や確認作業を減らし、コミュニケーションを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatのメッセージが自動でGmailに送信されるため、重要な連絡の見落としといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
• コミュニケーションの履歴をGmailに集約できるため、後から情報を探し出す際の手間を減らし、確認作業の効率化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Google Chatで受信したメッセージの内容を通知するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知の検知対象としたいスペースを任意で指定することが可能です。
• Gmailで送信するメールの件名や本文は自由にカスタマイズでき、Google Chatの送信者やメッセージ内容といった必要な情報を組み込んで設定できます。

■注意事項

• Google Chat、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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以下の画面が表示されていればコピー完了です。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに保存されます。

Google Chatのトリガー設定

• 「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→スペースにメッセージが送信されたら
  

  

以下の画面に移行したら、下記の設定をしましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→任意で設定
• 「スペースのリソース名」→「https://mail.google.com/mail/u/0/#chat/space/AAAAgSu7BjA」というURLの場合、「space/AAAAgSu7BjA」がリソース名。例）space/AAAAgSu7BjA
  ※対象のスペースやダイレクトメッセージのURLから取得が可能です。

「テスト」→「テスト成功」→「完了」をします。

Gmailのアクション設定

以下の画面で、連携するカウント情報を確認しましょう。

「本文」についてはお好みで設定してください。
※赤枠をクリックし、Google Chatのアウトプットを利用してください。そうすることで、Google Chatのメッセージ内容が連携できます。
{{メッセージ内容}}←こちらがアウトプットです。

次の画面でメールの内容を確認し、「保存」をクリックします。

最後にアプリトリガーを「ON」にすれば、設定は完了です。

Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知する

試してみる

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■概要

社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを活用しているものの、多数のスペースでのやり取りで重要なメッセージを見逃してしまうことはありませんか？複数のツールを確認する手間も、見落としのリスクも避けたいところです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のスペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でGmailに通知することが可能となり、情報共有の漏れを防ぎ、円滑なコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatを多用しており、重要な通知の見落としを防ぎたいと考えている方
• Gmailをメインの通知ハブとして活用し、情報管理を一元化したいチームリーダーの方
• 手動での情報転記や確認作業を減らし、コミュニケーションを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatのメッセージが自動でGmailに送信されるため、重要な連絡の見落としといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
• コミュニケーションの履歴をGmailに集約できるため、後から情報を探し出す際の手間を減らし、確認作業の効率化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Google Chatで受信したメッセージの内容を通知するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知の検知対象としたいスペースを任意で指定することが可能です。
• Gmailで送信するメールの件名や本文は自由にカスタマイズでき、Google Chatの送信者やメッセージ内容といった必要な情報を組み込んで設定できます。

■注意事項

• Google Chat、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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Google ChatとGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle ChatとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google ChatとGmailのその他の自動化例

Gmailでタスク情報を受信したらGoogle Chatに通知したり、受信した音声データを文字起こしして通知することもできます。
また、特定のキーワードに一致するメールを受信したら、その旨を通知することも可能です。

Gmailでタスク情報を受信したら、Google Chatに通知する

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■概要

Gmailで受信した重要なタスク情報を、手作業でGoogle Chatに転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や共有漏れによって業務に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle Chatに通知できるため、チームへの情報共有を迅速かつ正確に行うことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったタスク依頼などをチームに手作業で共有している方
• Google Chatをチーム内の主要な連絡ツールとして利用している方
• 重要なメールの見落としやチームへの情報共有漏れをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をきっかけに自動で通知が送られるため、手動での転記作業にかかる時間を削減し、コア業務に集中できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、重要なタスクの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定の条件に合致したメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信する」アクションを設定し、Gmailで受信した情報を任意のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、タスク情報を含むメールの件名や送信元、特定のラベルなど、フローを起動する条件を任意で設定してください。
• Google Chatへの通知アクションでは、メッセージを送信するスペースや、Gmailの件名や本文を引用した通知内容などを自由にカスタマイズすることが可能です。

 ■注意事項

• GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する

試してみる

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■概要

「Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する」フローを利用すると、受信メールの音声データを自動で文字起こしできます。
結果がGoogle Chatに通知され、迅速な情報共有が可能になります。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailを利用してビジネス上のやり取りを行っている方
• Gmailで受信した音声データをスピーディに文字起こししたい方
• Google Chatを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたい方
• 音声データの内容をスピーディに把握して、チームに共有したい方
• メールの内容をすばやく確認し、必要な対応を迅速に行いたい方

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■このテンプレートを使うメリット

このフローを活用することで、Gmailで受信した音声データを迅速に文字起こしし、Google Chatに自動で通知できます。
これにより、重要な情報をすぐに把握でき、タイムリーな対応が可能になります。
音声データの内容をテキストとして視覚的に確認できるため、確認やコミュニケーションの効率が向上します。

また、通知がGoogle Chatに送られるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズに行えます。
このプロセスにより、対応のスピードが上がり、ビジネスの意思決定がより迅速になります。

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Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する

試してみる

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■概要

「お客様からのお問い合わせ」や「システムからのアラート」など、特定のメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はないでしょうか。重要なメールを常に確認し、関係者へ共有する作業は手間がかかるだけでなく、見逃しや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知できます。これにより、課題をスムーズに解消し迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する特定のメールをチームへ迅速に共有したいと考えている方
• 重要なメールの見逃しを防ぎ、対応速度を向上させたいと考えている方
• メールの確認とGoogle Chatへの転記作業を自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると自動でGoogle Chatに通知されるため、手動での確認や共有作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での情報伝達による、共有漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信する」アクションを設定して、Gmailで受信したメールの内容を特定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、通知対象とするメールのキーワードや、差出人・件名といった条件を任意でカスタマイズしてください。
• Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースや宛先、メッセージの内容、通知のタイミングなどを自由に設定することが可能です。

 ■注意事項

• Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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Google Chatを活用した自動化例

情報が追加されたら、Google Chatに通知する 

新規の情報が登録されたら、Google Chatに通知するため、後続作業をスムーズに行えるようになるはずです。 

Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートに新しい情報が追加されるたびに、手動で内容を確認してGoogle Chatでチームに共有する作業は、手間がかかる上に通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定のシートに行が追加されたことをトリガーに、指定した内容をGoogle Chatへ自動で通知できます。これにより、情報共有がスムーズになり、手作業による負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで進捗管理を行い、更新の都度Google Chatで通知している方
• Googleフォームの回答が蓄積されるスプレッドシートの更新を、スムーズに共有したい方
• 手作業による通知業務を自動化し、情報共有の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに自動で通知が実行されるため、これまで手動での共有作業にかかっていた時間を削減できます。
• 人の手による通知の漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の仕組みを構築できます。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、Google ChatとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 3.最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、スプレッドシートで追加された行の情報を基に通知内容を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、監視するテーブル範囲を任意で指定できます。
• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペース（通知先）を自由に設定可能です。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したスプレッドシートの各列の情報を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 

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Notionのデータソースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する

試してみる

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‍■概要

Notionでタスク管理や情報共有を行う際、新規データが追加されるたびに手作業でGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。重要な情報共有が遅れたり、抜け漏れが発生したりすると、業務に支障をきたすことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに情報が追加されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、こうした情報共有の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理している情報を、都度手作業でGoogle Chatに通知している方
• 手作業による通知で、連絡漏れや共有の遅延といったミスをなくしたいと考えている方
• チーム内の情報共有をより円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのデータソースに情報が追加されると自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規作成時のみ後続の処理へ進むように分岐させます。
4. 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに通知メッセージを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを任意で指定することが可能です
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したNotionのページタイトルやプロパティ情報などを変数として埋め込み、動的に変更できます

■注意事項

• Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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kintoneにレコードが登録されたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

kintoneに新規のレコードが登録されたら、Google Chatに通知するフローです。

kintoneとGoogle Chatを連携することで追加されたレコード内容を自動的にGoogle Chatに通知されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

Google Chatの送信内容などは自由に設定することができます。

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■注意事項

・kintone、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。

・詳細はこちらをご参照ください。

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ファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する 

ファイルがアップロードされると自動で通知されるため、都度Dropboxにアクセスする操作をなくせる可能性があります。 

DropboxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

Dropboxに重要なファイルをアップロードした際、関係者への共有や通知を手作業で行っていませんか。この手作業は共有漏れのリスクや、コミュニケーションの手間を生むことがあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、即座に指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxでのファイル共有とGoogle Chatでの連絡を頻繁に行っている方
• ファイルアップロード後の通知作業を自動化し、共有漏れを防ぎたいと考えている方
• チーム内での情報伝達をよりスピーディーかつ確実にしたいプロジェクト管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロード後に都度行っていた通知作業が自動化され、本来の業務に集中する時間を確保できます。
• 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、関係者へ迅速かつ確実に情報を共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定して、通知したいメッセージ内容を記述します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定において、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。特定のプロジェクト用フォルダやチーム共有フォルダを設定することで、用途に応じた自動通知が実現できます。
• Google Chatへの通知メッセージには、アップロードされたファイル名などの情報を差し込んで、より具体的な内容を送信するよう設定できます。

■注意事項‍‍

• Dropbox、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

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Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

Google Driveにアップロードされる大量の画像ファイル、その内容確認やチームへの共有を手作業で行うのは手間がかかり、報告漏れのリスクも伴います。
特に、視覚的な情報共有が重要な業務では、迅速かつ正確な伝達が求められるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに画像がアップロードされると、Geminiが自動で画像内容を解析し、その結果を即座にGoogle Chatへ通知します。
画像確認のプロセスを自動化し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで画像ファイルを管理しており、内容確認の効率化を考えている方
• Geminiの画像解析機能を活用し、手動での判断や分類作業を自動化したい方
• Google Chatでのリアルタイムな情報共有を徹底し、チームの連携を強化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへの画像アップロードから内容解析、Google Chatへの通知までを自動化し、一連の確認・報告作業にかかる時間を削減できます。
• 手作業による画像の見落としや共有メッセージの作成ミスなどを防ぎ、チームへ正確な情報を伝達することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Gemini、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションで対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. その後、Geminiの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードした画像ファイルをアップロードします。
5. さらに、Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションで、アップロードした画像の内容を解析するよう設定します。
6. 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションで、Geminiが生成した解析結果を任意のスペースに通知するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「コンテンツを生成（ファイルを利用）」では、どのような観点で画像を解析させたいかをプロンプトで自由に指示できます。
• 「メッセージを送信」では、前のステップで取得した情報を組み合わせて自由に通知内容を作成できます。

■注意事項

• Google Drive、Gemini、Google ChatをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。 
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1. クラウドストレージサービスとしてBoxを導入している企業

・チームでBoxを使ってファイル管理をしているが、ファイルのアップロード状況を見逃してしまうことが多い方

・アップロードされたファイルを見逃さずに、チーム全体で情報を共有できるようにしたい方

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2. Google Chatを日常的に利用している方

・ファイルのアップロード通知をリアルタイムで受け取りたい方

・チームメンバーにアップロードされたファイルを迅速に共有したい方

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■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを利用すると、BoxでファイルがアップロードされたことがGoogle Chatに自動で通知されます。
これにより、いくつかの利点があります。
まず、ファイルのアップロードを即座に把握できるため、迅速な対応が可能になります。
特に緊急を要するファイルや重要な資料に対して、遅延なくアクションを取ることができます。

さらに、通知はGoogle Chatを通じて行われるため、チーム内のコミュニケーションがスムーズに進みます。
ファイルに関する情報をリアルタイムで共有できるので、メンバー間の意思疎通が円滑化され、共同作業の効率が向上します。

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■注意事項

・BoxとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Google Chatでメッセージが投稿されたら登録・作成する 

タスクが自動で追加されることで、対応漏れの抑制につながります。 

Google Chatでメッセージが投稿されたらGitHubでIssueを作成する

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■概要

開発チームとのコミュニケーションでGoogle Chatを利用しているものの、バグ報告やタスク依頼などを都度GitHubのIssueに手作業で転記するのは手間がかかりませんか。また、手作業では転記漏れや対応の遅れといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿されるだけで、AIが内容を解析し、GitHubにIssueを自動で作成するため、こうした情報連携の課題をスムーズに削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatでタスク依頼を受け、手作業でGitHubにIssueを作成している方
• チャットでの依頼内容の転記漏れや対応遅延を防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
• 開発関連のコミュニケーションとタスク管理の連携を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの投稿を起点にIssueが自動で作成されるため、これまで手作業での転記や起票にかかっていた時間を短縮します。
• 手作業による情報の転記ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGitHubをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで取得したメッセージ内容からIssueのタイトルや本文などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報を元にIssueを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、Issue作成の起点としたいスペースを任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、メッセージからどのような情報を抽出するか、指示（プロンプト）内容を任意で設定することが可能です。
• GitHubにIssueを作成する際、タイトルや本文、ラベルなどにどの情報を連携するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Google Chat、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

詳細を見る 試してみる

Google Chatでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する

試してみる

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■概要

Google Chatでのタスク依頼や連絡事項が、他のメッセージに埋もれてしまい、管理が煩雑になっていませんか？都度Trelloに手作業で転記するのは手間がかかり、抜け漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿されると、その内容をAIが解析し、Trelloへ自動でカードを登録するため、タスク管理を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatでのタスク依頼をTrelloで管理しており、転記作業を自動化したい方
• チャットでの依頼の見逃しや、タスクの登録漏れを防ぎたいプロジェクトリーダーの方
• チーム全体のタスク管理をよりスムーズにし、生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへのメッセージ投稿をきっかけにTrelloへカードが自動で登録されるため、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業によるタスクの登録漏れや内容のコピーミスを防ぎ、抜け漏れのない確実なタスク管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージからタスク名などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」を設定し、AI機能で抽出した情報をもとにカードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のオペレーションでは、Google Chatのメッセージからどのような情報を抽出するか、指示内容（プロンプト）を任意で設定できます。
• Trelloで作成するカードのタイトルや説明欄に、AIが抽出したどの情報（タスク名、詳細など）を反映させるか、自由に設定可能です。

■注意事項

• Google Chat、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。

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Google Chatで投稿されたら、Salesforceにレコードを登録する

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■概要

Google Chatで投稿されたメッセージをSalesforceにレコードとして登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Salesforceを利用している営業チーム・カスタマーサポートチーム

・Google Chatでの顧客とのやり取りや社内での議論をSalesforceに自動で記録したい方

・顧客からの問い合わせやフィードバックをSalesforceのケースやリードとして管理したい方

・手作業での情報転記の手間を省き、業務効率を向上させたい方

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2.Salesforce管理者

・Google ChatとSalesforceの連携を強化し、Salesforceのデータをより有効活用したい方

・Google ChatのメッセージをSalesforceに取り込むことで、データ分析やレポート作成に活用したい方

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■このテンプレートを使うメリット

・Google Chatのメッセージを手動でSalesforceに転記する手間が省け、大幅な時間短縮に繋がり業務効率が向上します。

・顧客とのやり取りをSalesforceに記録することで、過去の履歴を参照しやすくなり、よりパーソナライズされた対応が可能になります。

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■注意事項

・Google Chat、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Gmailを活用した自動化例

Yoomのスケジュールトリガーと連携した自動化例 

決まった日時に起動し、特定のアドレスにチーム目標の周知やリマインドに関するメールを自動で送付するため、手動作業の削減が見込めるでしょう。 

指定の時間に自動的にGmailでメールを送信

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■概要

日々の報告や定期的なリマインドなど、決まった時間にメールを送る作業に手間を感じていませんか。手動での送信は時間がかかるだけでなく、うっかり忘れてしまうといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、指定した時間に自動でメールを送信する仕組みを簡単に構築でき、Gmailでの定型的なメール送信業務を効率化し、送信漏れなどの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 毎日や毎週など、決まった時間に報告メールを送信している営業やマーケティング担当者の方
• Gmailでのメール送信を自動化し、手作業による送信忘れなどのミスをなくしたいと考えている方
• 定型的なメール業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュールに合わせて自動でGmailからメールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
• 手作業による送信忘れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、フローボットを起動したい日時（例：毎日10時）を指定します
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信したい宛先や件名、本文を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するスケジュールは、「毎日」「毎週」「毎月」などの繰り返し設定や、特定の日時を指定するなど、要件に合わせて自由に起動タイミングを設定することが可能です。
• Gmailで送信するメールの宛先、件名、本文は任意の内容に設定できます。本文には固定のテキストだけでなく、他のオペレーションで取得した値を埋め込むといったカスタムも可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。

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毎週決まった曜日にフローボットを起動して、Gmailを送信する

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■概要

毎週決まった曜日に送る定例報告やリマインドメールは、重要な業務でありながらも手間がかかり、時には送信を忘れてしまうこともあるのではないでしょうか。手作業でのメール作成や送信作業は、他の業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローを活用すれば、スケジュールを設定するだけで毎週決まった曜日に自動でGmailからメールが送信されるため、こうした定期的な連絡業務を効率化し、送信漏れを防ぐことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 毎週のチームへの報告やリマインドなど、定期的なメール送信を手作業で行っている方
• Gmailを活用しており、重要な定例メールの送信漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
• 定期的な連絡業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した曜日・時間に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での作成や送信に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での対応によって起こりうる送信忘れや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な連絡を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎週起動したい曜日と時間を設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信したい宛先、件名、本文などを入力します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、メールを送信したい曜日や時間を任意で設定してください。
• Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を任意の内容で設定してください。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。

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指定日時に顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する 

指定したスケジュールでGmailの定型文が自動的に送信されるので、手動での情報取得やメール作成・送信が不要になり、宛先誤りや送信忘れを防ぐことにもつながります。 

指定日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

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■概要

顧客リストをもとに、定期的に案内メールなどを送信する業務に手間を感じていませんか。手作業でのメール送信は、時間がかかるだけでなく、宛先間違いや送信漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型文メールを送信する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートのリストを元に、手作業でメールを送信している方
• 定期的なメール送信業務の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
• 手作業によるメールの送信漏れや、宛先間違いなどのミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での送信業務に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による宛先の設定ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、ワークフローを起動したい日時（毎日9時など）を設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、顧客リストが記載されたシートの情報を取得します
4. 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得した顧客情報1件ずつに対してメール送信の処理を実行するように設定します
5. 最後に、ループ処理の中にGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した顧客情報をもとにメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーは、毎日、毎週、毎月など、ワークフローを起動したいタイミングを任意で設定可能です。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。
• ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した情報のうち、どの情報を後続の処理で利用するかを任意で設定できます。
• Gmailの宛先や本文は自由に設定でき、Google スプレッドシートから取得した顧客名などを本文に埋め込むといったカスタムも可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

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■概要

Notionで管理している顧客リストへの定期的な連絡を手作業で行っていませんか。手動でのメール送信は時間がかかるだけでなく、宛先間違いや送信漏れといったミスが発生しやすい業務です。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionのデータベースから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型文メールを送信する一連の流れを自動化できます。定期的な連絡業務の効率化を実現し、本来注力すべきコア業務へ時間を使うことが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで顧客情報を管理し、定期的にメールを送信しているマーケティング担当者の方
• 手作業でのメール一斉送信に時間がかかり、送信漏れなどのミスをなくしたい方
• 顧客へのフォローアップや案内を自動化し、効率的に関係性を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた顧客への連絡業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業での宛先指定や情報転記が不要になるため、送信先の間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定した日時になったら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、顧客情報が格納されたデータベースを指定します。
4. 次に、ループ機能を設定し、取得した顧客情報をもとに後続の処理を繰り返すようにします。
5. 最後に、ループ内のオペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各顧客宛に定型文メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、メールを送信したい日時（例：毎月1日の午前10時など）を任意で設定してください。
• Notionから情報を取得する際に、対象となる顧客リストが保存されているデータベースのIDを任意で設定してください。
• ループ機能では、前段のNotionで取得したレコードのリストなど、繰り返し処理の対象としたい値を設定します。
• Gmailの送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Notionから取得した顧客名などを本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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指定日時にkintoneから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

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■概要

定期的な顧客への連絡で、kintoneから情報を確認してGmailでメールを作成・送信する作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか。この手作業は、対応漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にkintoneから顧客情報を自動で取得し、Gmailでの定型文送信までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとGmailを使い、顧客への定期連絡を手作業で行っている方
• 定型的なフォローアップメールの送信に時間がかかり、効率化したいと考えている方
• 手作業によるメールの送信漏れや誤送信などのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にkintoneからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、ワークフローを起動したい日時や頻度を設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「データベースを操作する」アクションを設定し、送信対象となる顧客情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能の「処理の繰り返し」を設定し、取得した顧客リストの件数分、メール送信処理を繰り返すように設定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、kintoneから取得した情報をもとに定型文のメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー設定では、ワークフローを起動させたい日時や繰り返し頻度を任意で設定してください。
• kintoneのオペレーション設定では、情報を取得したいアプリのIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、繰り返し対象を最大15件まで設定可能です。
• Gmailのオペレーションでは、送信するメールの件名や本文の内容を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで回答が送信されたら、Gmailに通知する 

フォームで回答された情報をGmailで自動的に通知することで、関係者へ必要な情報を素早く共有できるようになるでしょう。 

Googleフォームで回答が送信されたら、Gmailで通知する

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■概要

Googleフォームにお問い合わせやアンケートの回答があった際、都度フォームを確認する手間や、重要な回答を見逃してしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、指定した宛先にGmailで通知を自動送信できます。これにより、回答を迅速に把握し、スピーディーな対応が可能になるため、機会損失のリスクを低減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けたお問い合わせに、より迅速な対応をしたいと考えている担当者の方
• フォームの回答内容を関係者へ速やかに共有し、業務連携をスムーズにしたいと考えている方
• 手動での回答確認による、対応漏れや確認の遅れといった課題を削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されるたびにGmailへ自動で通知されるため、手動で確認する手間を省き、時間を有効活用できます。
• 回答の見落としや担当者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で確実な対応の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知先のメールアドレスや本文などを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 通知のきっかけとなるGoogleフォームは、お問い合わせやアンケートなど、業務内容に合わせて自由に項目をカスタムしてください。
• Gmailでメールを送るアクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。また、件名や本文に、フォームの回答内容を埋め込むことも可能です。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。

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フォームで回答された内容をGeminiで要約してGmailで通知する

試してみる

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■概要

Webサイトからの問い合わせやアンケートフォームに寄せられる長文の回答を、都度確認し要約する作業は手間がかかるものではないでしょうか。担当者への共有が遅れたり、要点がうまく伝わらないといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け付けた回答内容をGeminiが自動で要約し、Gmailで即座に通知することが可能です。面倒な確認・要約作業から解放され、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った問い合わせ内容を、担当者にスピーディに共有したいと考えている方
• アンケートやイベントの申込フォームなど、長文の回答を手作業で要約している方
• GeminiやGmailといったツールを連携させ、日々の情報共有を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答を都度確認し要約する手間がなくなるため、本来注力すべきコア業務に時間を充てることができます。
• AIによる自動要約と通知により、人による要約の抜け漏れや、担当者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GeminiとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーで、Yoomのフォーム機能を選択し、「情報入力フォーム」を設置して、回答を受け付ける準備をします。
3. 次に、Geminiを選択し、フォームで受け取った回答内容を要約するよう「コンテンツを生成」アクションを設定します。
4. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した要約内容を指定の宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォーム機能では、問い合わせ受付やアンケート、社内申請など、利用シーンに合わせて質問項目を自由に作成、カスタマイズすることが可能です。
• Geminiでコンテンツを生成するアクションでは、「箇条書きで要約して」「重要なポイントを3つに絞って」など、プロンプトを任意で設定し、希望する形式の要約文を生成できます。

■注意事項

• ‍‍Gemini、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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フォームの送信内容をChatGPTで要約し、Gmailで共有する

試してみる

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■概要

お問い合わせフォームやアンケートなど、日々届く回答の確認とチームへの共有に手間を感じていませんか？特に内容が長文の場合、要点を把握するだけでも時間がかかります。このワークフローは、フォームが送信されるとChatGPTが自動で内容を要約し、指定の宛先にGmailで送信します。情報共有の迅速化と確認作業の効率化を実現し、本来の業務に集中できる環境作りをサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方

• お問い合わせフォームから届く回答の確認と、その後の共有作業に手間を感じている方
• アンケートなどの長い回答内容を都度確認するのに時間がかかり、要点だけを把握したい方
• ChatGPTとGmailを連携させ、定型的な情報共有のプロセスを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から内容の要約、メールでの共有までを自動化し、情報確認や転記にかかっていた時間を短縮します。
• 手作業による情報の転記ミスや共有漏れを防ぎ、迅速かつ正確な情報伝達を実現するため、対応の質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「回答フォーム」で任意のフォームを作成・設定します。
3. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、トリガーで受け取ったフォームの回答内容を要約するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、ChatGPTが要約した内容を本文に含めて、指定の宛先にメールを送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、共有したいメンバーに合わせて送信先（To, Cc, Bcc）を任意で設定してください。
• メールの件名や本文には、フォームで受け付けた回答内容やChatGPTが生成した要約など、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） 
• 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Google ChatとGmailを連携するメリット

1.メッセージの確認漏れを防ぐことができる

Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知できるので、わざわざGoogle Chatを開いて内容の確認をする必要がありません。
Gmailに届いたメールの内容を確認するだけでいいので、業務効率が高まるはずです！
情報共有がスムーズになり、メッセージの確認漏れも防げるようになるでしょう。

2.手入力の手間を省くことができる

1番とは反対のフローにはなりますが、Gmailに届いたメールの内容をGoogle Chatに通知できるようになります。
これにより、メールの内容をGoogle Chatに通知するために、手動で入力する手間が省けそうですね。

3.予定の管理がしやすくなる

Gmailに面談予約が送られてきたらGoogleカレンダーに予定を入力し、Google Chatに通知することも可能です。
これにより、面談予約日がGoogleカレンダーに自動的に入力されるので、スケジュール管理がしやすくなります。
また、Google Chatに通知する設定を加えていれば、面談予約が入ったことをチーム全体に周知させることもできますね！

まとめ

本記事では「Google Chatにメッセージを送信」→「Gmailに通知」というテンプレートの設定をしました。
Google ChatとGmailを連携することで、メッセージの確認漏れを防ぐことができ、手入力の手間を省くことができます。
このように、自動化することで人的ミスを防げるので、2度手間になることもありません。

Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に自動化を実現することができます。
ぜひYoomのテンプレートを活用して、仕事の効率を高めましょう。

Yoomでは無料お試しプランを利用できるので、気になっている方はそちらから利用してみてください。