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日頃からGmailを利用していると、Google Chatの通知を見逃してしまうことはありませんか？
Google Chatを開く習慣のない方だと通知に気づけないこともありますよね。
YoomではGoogle ChatとGmailを連携することで、Google Chatに送られたメッセージをGmailにも通知することが可能です。
Yoomを活用すれば、難しいコードを入力する必要がなく、簡単に設定ができます。
本記事では「Google Chatに送信されたメッセージをGmailにも通知する方法」をご紹介します。ぜひ最後までご覧ください！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Chatを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・Google Chatに通知されたメッセージを、Gmailにもそのまま通知・転送できるためChatの確認漏れが防げたり、共有がスムーズに行えます。
・Gmail、Google Chatの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
[Yoomとは]
今回は「Google Chatに送信されたメッセージをGmailにも通知する」という以下のテンプレートを利用します。
以下の2ステップしか工程はないので、安心してください。
Google ChatとGmailをYoomと接続するマイアプリ登録をしていきましょう。
マイアプリ登録をすることでスムーズに自動化の設定ができます。
最初にGoogle Chatのマイアプリ登録を行いますが、ヘルプページに登録方法が記載されているので、そちらを参考にして登録してください。
次にGmailのマイアプリ登録をしていきましょう。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、一覧よりGmailを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。
以下の画面に移行したら、接続するアカウントでサインインしましょう。
ご自身のマイアプリの欄にGoogle ChatとGmailが表示されていれば、マイアプリ登録は完了です。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックします。
■概要
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Chatを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・Google Chatに通知されたメッセージを、Gmailにもそのまま通知・転送できるためChatの確認漏れが防げたり、共有がスムーズに行えます。
・Gmail、Google Chatの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は以下の画面で変更しましょう。
初めにGoogle Chatの設定をするので、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
以下の画面に移行したら、下記の設定を確認します。
以下の画面に移行したら、下記の設定をしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
Gmailの設定を行うので、「メールを送る」をクリックしてください。
下記の設定をしましょう。
「本文」についてはお好みで設定しましょう。
※赤枠をクリックし、Google Chatのアウトプットを利用してください。そうすることで、Google Chatのメッセージ内容が連携できます。
{{メッセージ内容}}←こちらがアウトプットです。
次の画面でメールの内容を確認し、「保存」をクリックします。
最後にアプリトリガーを「ON」にすれば、設定は完了です。
■概要
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Chatを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・Google Chatに通知されたメッセージを、Gmailにもそのまま通知・転送できるためChatの確認漏れが防げたり、共有がスムーズに行えます。
・Gmail、Google Chatの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
今回ご紹介したフロー以外にもGoogle ChatとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Gmailでタスク情報を受信したらGoogle Chatに通知したり、受信した音声データを文字起こしして通知することもできます。
また、特定のキーワードに一致するメールを受信したら、その旨を通知することも可能です。
■概要
「お客様からのお問い合わせ」や「システムからのアラート」など、特定のメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はないでしょうか。重要なメールを常に確認し、関係者へ共有する作業は手間がかかるだけでなく、見逃しや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知できます。これにより、課題をスムーズに解消し迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する」フローを利用すると、受信メールの音声データを自動で文字起こしできます。
結果がGoogle Chatに通知され、迅速な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した音声データを迅速に文字起こしし、Google Chatに自動で通知できます。
これにより、重要な情報をすぐに把握でき、タイムリーな対応が可能になります。
音声データの内容をテキストとして視覚的に確認できるため、確認やコミュニケーションの効率が向上します。
また、通知がGoogle Chatに送られるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズに行えます。
このプロセスにより、対応のスピードが上がり、ビジネスの意思決定がより迅速になります。
■概要
Gmailで受信した重要なタスク情報を、手作業でGoogle Chatに転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や共有漏れによって業務に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle Chatに通知できるため、チームへの情報共有を迅速かつ正確に行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
新規の情報が登録されたら、Google Chatに通知するため、後続作業をスムーズに行えるようになるはずです。
■概要
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Google Chatに通知するフローです。
kintoneとGoogle Chatを連携することで追加されたレコード内容を自動的にGoogle Chatに通知されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Google Chatの送信内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・kintone、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
・詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・一つのシートを同時に編集したい総務部の方
2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内コミュニケーションとして使用している各部門の方
・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートを使用して一箇所でデータを管理することは、チームの情報共有の手段として有効です。
さらにGoogle Chatを利用して情報の共有を行うことでチームが活性化させることができます。
しかし、Google スプレッドシートへの情報の手動通知は、貴重な時間を浪費することになります。
Google スプレッドシートの情報の追加をすぐに周知させたいと考える方にこのフローは適しています。
内容の追加と同時にGoogle Chatへ通知を送付することで、チーム内へ素早い情報共有を行います。
またGoogle スプレッドシートの内容を引用して通知するため、手入力による手間を省きます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
ファイルがアップロードされると自動で通知されるため、都度Dropboxにアクセスする操作をなくせる可能性があります。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. クラウドストレージサービスとしてBoxを導入している企業
・チームでBoxを使ってファイル管理をしているが、ファイルのアップロード状況を見逃してしまうことが多い方
・アップロードされたファイルを見逃さずに、チーム全体で情報を共有できるようにしたい方
2. Google Chatを日常的に利用している方
・ファイルのアップロード通知をリアルタイムで受け取りたい方
・チームメンバーにアップロードされたファイルを迅速に共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、BoxでファイルがアップロードされたことがGoogle Chatに自動で通知されます。
これにより、いくつかの利点があります。
まず、ファイルのアップロードを即座に把握できるため、迅速な対応が可能になります。
特に緊急を要するファイルや重要な資料に対して、遅延なくアクションを取ることができます。
さらに、通知はGoogle Chatを通じて行われるため、チーム内のコミュニケーションがスムーズに進みます。
ファイルに関する情報をリアルタイムで共有できるので、メンバー間の意思疎通が円滑化され、共同作業の効率が向上します。
■注意事項
・BoxとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
Google Driveにアップロードされる大量の画像ファイル、その内容確認やチームへの共有を手作業で行うのは手間がかかり、報告漏れのリスクも伴います。
特に、視覚的な情報共有が重要な業務では、迅速かつ正確な伝達が求められるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに画像がアップロードされると、Geminiが自動で画像内容を解析し、その結果を即座にGoogle Chatへ通知します。
画像確認のプロセスを自動化し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Dropboxに重要なファイルをアップロードした際、関係者への共有や通知を手作業で行っていませんか。この手作業は共有漏れのリスクや、コミュニケーションの手間を生むことがあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、即座に指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
タスクが自動で追加されることで、対応漏れの抑制につながります。
■概要
Google Chatでメッセージが投稿されたらGitHubでIssueを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チャットツールを利用して業務を進めている方
・Google Chatを業務で活用している方
2.Githubで管理業務を行う方
・ソフトウェア開発におけるバグやタスク管理をGithubで行う方
■このテンプレートを使うメリット
GithubのIssueを活用することで、課題やタスクを管理することができ、プロジェクトの進行を可視化することができます。
しかし、チャットツールでやり取りした内容をそのままタスクとして追加したい場合、Githubへの転記作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google Chatで任意のルームにメッセージが投稿されたらGithubで自動的にIssueを作成することができます。
Issueの作成がタイムリーに行われるため、チーム内におけるタスクの共有をスピーディーに行うことが可能です。
■注意事項
・Google Chat、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Chatでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Chatを日常的に利用している方
・重要なメッセージを見逃さず、効率的に対応したいと考える方
2.Trelloを活用してタスク管理を行っている方
・Google Chatでのメッセージを自動的にタスクとして登録し、効率的に作業を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Google Chatの通知をもとにTrelloに自動的にカードが作成されます。
これまで手動でカードを作成していた場合、手間が省け、業務効率が向上します。
節約した時間を他のタスクに充てることで、生産性がさらにアップすることが期待できます。
さらに、タスクが自動で追加されることで、対応漏れを防ぐことができます。
チャット上でタスクを確認するだけでは他の通知に埋もれてしまうことがありますが、Trelloに追加されることで、そのリスクを減らすことができます。
■注意事項
・Google ChatとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをSalesforceにレコードとして登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している営業チーム・カスタマーサポートチーム
・Google Chatでの顧客とのやり取りや社内での議論をSalesforceに自動で記録したい方
・顧客からの問い合わせやフィードバックをSalesforceのケースやリードとして管理したい方
・手作業での情報転記の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.Salesforce管理者
・Google ChatとSalesforceの連携を強化し、Salesforceのデータをより有効活用したい方
・Google ChatのメッセージをSalesforceに取り込むことで、データ分析やレポート作成に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Chatのメッセージを手動でSalesforceに転記する手間が省け、大幅な時間短縮に繋がり業務効率が向上します。
・顧客とのやり取りをSalesforceに記録することで、過去の履歴を参照しやすくなり、よりパーソナライズされた対応が可能になります。
■注意事項
・Google Chat、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
決まった日時に起動し、特定のアドレスにチーム目標の周知やリマインドに関するメールを自動で送付するため、手動作業の削減が見込めるでしょう。
■概要
毎日指定の時間に自動的にGmail経由でメールを送信するフローボットです。
リマインドの自動送信などにご活用ください。
■注意事項
・メールの宛先や内容を自由に変更してご利用ください。
・起動タイミングは自由に設定いただけます。
■概要
毎週決まった曜日にフローボットを起動して、Gmailを送信するフローです。
毎週固定の定期連絡や日々のリマインド業務などに活用できるフローで、複雑な設定も不要です。
日々発生するルーチン業務を自動化することができるので、通知漏れなどのミスも防ぐことができます。
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
指定したスケジュールでGmailの定型文が自動的に送信されるので、手動での情報取得やメール作成・送信が不要になり、宛先誤りや送信忘れを防ぐことにもつながります。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客リストをもとに、定期的な案内メールを手作業で送信する業務は、手間がかかる上に宛先間違いなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型メールを送信する一連の業務を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Notionに蓄積した顧客リストへ、定期的にメールを送信する業務を手作業で行っていませんか。件数が増えるほど作業時間は増え、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型文メールを送信する一連の流れを自動化できるため、こうした課題を解消し、確実な顧客コミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
定期的な顧客への連絡で、kintoneから情報を確認してGmailでメールを作成・送信する作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか。この手作業は、対応漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にkintoneから顧客情報を自動で取得し、Gmailでの定型文送信までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
フォームで回答された情報をGmailで自動的に通知することで、関係者へ必要な情報を素早く共有できるようになるでしょう。
■概要
お問い合わせフォームやアンケートなど、日々届く回答の確認とチームへの共有に手間を感じていませんか？特に内容が長文の場合、要点を把握するだけでも時間がかかります。このワークフローは、フォームが送信されるとChatGPTが自動で内容を要約し、指定の宛先にGmailで送信します。情報共有の迅速化と確認作業の効率化を実現し、本来の業務に集中できる環境作りをサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Webサイトからの問い合わせやアンケートフォームに寄せられる長文の回答を、都度確認し要約する作業は手間がかかるものではないでしょうか。担当者への共有が遅れたり、要点がうまく伝わらないといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け付けた回答内容をGeminiが自動で要約し、Gmailで即座に通知することが可能です。面倒な確認・要約作業から解放され、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知できるので、わざわざGoogle Chatを開いて内容の確認をする必要がありません。
Gmailに届いたメールの内容を確認するだけでいいので、業務効率が高まるはずです！
情報共有がスムーズになり、メッセージの確認漏れも防げるようになるでしょう。
1番とは反対のフローにはなりますが、Gmailに届いたメールの内容をGoogle Chatに通知できるようになります。
これにより、メールの内容をGoogle Chatに通知するために、手動で入力する手間が省けそうですね。
Gmailに面談予約が送られてきたらGoogleカレンダーに予定を入力し、Google Chatに通知することも可能です。
これにより、面談予約日がGoogleカレンダーに自動的に入力されるので、スケジュール管理がしやすくなります。
また、Google Chatに通知する設定を加えていれば、面談予約が入ったことをチーム全体に周知させることもできますね！
本記事では「Google Chatにメッセージを送信」→「Gmailに通知」というテンプレートの設定をしました。
Google ChatとGmailを連携することで、メッセージの確認漏れを防ぐことができ、手入力の手間を省くことができます。
このように、自動化することで人的ミスを防げるので、2度手間になることもありません。
Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に自動化を実現することができます。
ぜひYoomのテンプレートを活用して、仕事の効率を高めましょう。
Yoomでは無料お試しプランを利用できるので、気になっている方はそちらから利用してみてください。
