Google ChatとGmailを連携して、Google Chatにメッセージが送信されたらGmailに自動通知する方法

日頃からGmailを利用していると、Google Chatの通知を見逃してしまうことはありませんか？
Google Chatを開く習慣のない方だと通知に気づけないこともありますよね。
YoomではGoogle ChatとGmailを連携することで、Google Chatに送られたメッセージをGmailにも通知することが可能です。
Yoomを活用すれば、難しいコードを入力する必要がなく、簡単に設定ができます。
本記事では「Google Chatに送信されたメッセージをGmailにも通知する方法」をご紹介します。

Google ChatとGmailを連携するメリットと自動化例

Google ChatとGmailを連携することで、メッセージの確認漏れを防ぐことができ、手入力の手間を省くことができるというようなメリットがあります。
以下に自動化例を含めたメリットをまとめてみました。

1.メッセージの確認漏れを防ぐことができる

Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知することが可能です。
これにより、わざわざGoogle Chatを開いて内容の確認をする必要がありません。
Gmailに届いたメールの内容を確認するだけでいいので、業務効率が高まります。
情報共有がスムーズになり、メッセージの確認漏れも防ぐことが可能です。

2.手入力の手間を省くことができる

Gmailに届いたメールの内容をGoogle Chatに通知することが可能です。
1番とは反対のフローにはなりますが、こちらの自動化もできます。
これにより、メールの内容をGoogle Chatに通知するために、手動で入力する手間が省けます。
特に取引先企業と使用しているアプリが異なる場合にオススメです。

3.予定の管理がしやすくなる

Gmailに面談予約が送られてきたらGoogleカレンダーに予定を入力し、Google Chatに通知することも可能です。
これにより、面談予約日がGoogleカレンダーに自動的に入力されるので、スケジュール管理がしやすくなります。
また、Google Chatに通知する設定を加えていれば、面談予約が入ったことをチーム全体に周知させることもできますね！

Yoomならノーコードで簡単に設定できます！

Yoomとは、複数のテクノロジーを組み合わせ、ノーコードで自動化を実現することが可能です。
自動的にワークフローを実行するフローボットを作成することで、自動化が実現できます。
ご自身でフローボットを作成することもできますが、Yoomではたくさんのテンプレートをご用意しています。
このテンプレートをを利用すれば、少しの設定をするだけで自動化ができるので、とても便利です。
今回はテンプレートを利用するため、10分~15分で設定が完了します。
Yoomをまだ利用していないという方は、こちらからアカウントを発行してください。
すでにYoomを利用している方は、Yoomにログインしましょう。

Google ChatとGmailの連携フローの作り方

今回は「Google Chatに送信されたメッセージをGmailにも通知する」という以下のテンプレートを利用します。

以下の2ステップしか工程はないので、安心してください。

スペースにメッセージが送信されたら起動するフローボットの設定
メールを送るアクションの設定

Google ChatとGmailをYoomと接続する方法

Google ChatとGmailをYoomと接続するマイアプリ登録をしていきましょう。
マイアプリ登録をすることでスムーズに自動化の設定ができます。

最初にGoogle Chatのマイアプリ登録を行いますが、ヘルプページに登録方法が記載されているので、そちらを参考にして登録してください。

次にGmailのマイアプリ登録をしていきましょう。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、一覧よりGmailを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。

以下の画面に移行したら、接続するアカウントでサインインしましょう。

ご自身のマイアプリの欄にGoogle ChatとGmailが表示されていれば、マイアプリ登録は完了です。

Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知する方法

以下のバナーにある「試してみる」をクリックします。

以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は以下の画面で変更しましょう。
初めにGoogle Chatの設定をするので、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。

以下の画面に移行したら、下記の設定を確認します。

「アプリトリガーのタイトル」→任意で設定
「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→スペースにメッセージが送信されたら

以下の画面に移行したら、下記の設定をしましょう。

「トリガーの起動間隔」→任意で設定
「スペースのリソース名」→「https://mail.google.com/mail/u/0/#chat/space/AAAAgSu7BjA」というURLの場合、「space/AAAAgSu7BjA」がリソース名。例）space/AAAAgSu7BjA
※対象のスペースやダイレクトメッセージのURLから取得が可能です。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。

Gmailの設定を行うので、「メールを送る」をクリックしてください。
下記の設定をしましょう。

「タイトル」→任意で設定
「メール内容」→必要な箇所を入力

「本文」についてはお好みで設定しましょう。
※赤枠をクリックし、Google Chatのアウトプットを利用してください。そうすることで、Google Chatのメッセージ内容が連携できます。
{{メッセージ内容}}←こちらがアウトプットです。

最後にアプリトリガーを「ON」にすれば、設定は完了です。

‍

Google ChatとGmailの連携フロー応用編

今回は「Google Chatにメッセージを送信」→「Gmailに通知」といったフローの設定をしました。
Yoomでは、まだまだたくさんのテンプレートをご用意しているので、応用編として2つご紹介します。

1つ目は「GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加する」というテンプレートです。

こちらは以下のような工程で自動化ができます。

メールを受信したら
課題の追加

このテンプレートを利用することで、Backlogに自動的に課題が追加されます。
メールを受信した際に、その情報をBacklogに課題として入力する必要がありません。
これにより、スムーズに業務に取り組むことができます。

2つ目は「Brushupでコメントが投稿されたらGoogle Chatに通知する方法」です。

こちらは以下のような工程で自動化ができます。

コメントが投稿されたら
Google Chatに通知する

このテンプレートを利用すれば、Brushupに投稿されたコメントをGoogle Chatに通知できるので、コメントの見逃しを防げます。
また、Google Chatに通知する設定は自由に変更できるため、チーム内に通知することも可能です。

まとめ

本記事では「Google Chatにメッセージを送信」→「Gmailに通知」というテンプレートの設定をしました。
Google ChatとGmailを連携することで、メッセージの確認漏れを防ぐことができ、手入力の手間を省くことができます。
このように、自動化することで人的ミスを防げるので、2度手間になることもありません。
Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に自動化を実現することができます。
ぜひYoomのテンプレートを活用して、仕事の効率を高めましょう。

Yoomでは無料お試しプランを利用できるので、気になっている方はそちらから利用してみてください。