Google Chatにメッセージが送信されたらGmailに自動通知する方法

日頃からGmailを利用していると、Google Chatの通知を見逃してしまうことはありませんか？
Google Chatを開く習慣のない方だと通知に気づけないこともありますよね。

YoomではGoogle ChatとGmailを連携することで、Google Chatに送られたメッセージをGmailにも通知することが可能です。
Yoomを活用すれば、難しいコードを入力する必要がなく、簡単に設定ができます。

本記事では「Google Chatに送信されたメッセージをGmailにも通知する方法」をご紹介します。ぜひ最後までご覧ください！

こんな方におすすめ

Google ChatとGmailを活用している方
Google ChatとGmailを連携して、業務効率化を考えている方
Google ChatとGmailを連携して、チーム連携の強化を図りたい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

Google ChatとGmailの連携フローの作り方

今回は「Google Chatに送信されたメッセージをGmailにも通知する」という以下のテンプレートを利用します。

以下の2ステップしか工程はないので、安心してください。

スペースにメッセージが送信されたら起動するフローボットの設定
メールを送るアクションの設定

Google ChatとGmailをYoomと接続する方法

Google ChatとGmailをYoomと接続するマイアプリ登録をしていきましょう。
マイアプリ登録をすることでスムーズに自動化の設定ができます。

最初にGoogle Chatのマイアプリ登録を行いますが、ヘルプページに登録方法が記載されているので、そちらを参考にして登録してください。

次にGmailのマイアプリ登録をしていきましょう。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、一覧よりGmailを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。

以下の画面に移行したら、接続するアカウントでサインインしましょう。

ご自身のマイアプリの欄にGoogle ChatとGmailが表示されていれば、マイアプリ登録は完了です。

Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知する方法

以下のバナーにある「試してみる」をクリックします。

以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は以下の画面で変更しましょう。
初めにGoogle Chatの設定をするので、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。

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以下の画面に移行したら、下記の設定を確認します。

「アプリトリガーのタイトル」→任意で設定
「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→スペースにメッセージが送信されたら

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以下の画面に移行したら、下記の設定をしましょう。

「トリガーの起動間隔」→任意で設定
「スペースのリソース名」→「https://mail.google.com/mail/u/0/#chat/space/AAAAgSu7BjA」というURLの場合、「space/AAAAgSu7BjA」がリソース名。例）space/AAAAgSu7BjA
※対象のスペースやダイレクトメッセージのURLから取得が可能です。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。

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Gmailの設定を行うので、「メールを送る」をクリックしてください。
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下記の設定をしましょう。

「タイトル」→任意で設定
「メール内容」→必要な箇所を入力

「本文」についてはお好みで設定しましょう。
※赤枠をクリックし、Google Chatのアウトプットを利用してください。そうすることで、Google Chatのメッセージ内容が連携できます。
{{メッセージ内容}}←こちらがアウトプットです。

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次の画面でメールの内容を確認し、「保存」をクリックします。

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最後にアプリトリガーを「ON」にすれば、設定は完了です。

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Google ChatとGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle ChatとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google ChatとGmailのその他の自動化例

Gmailでタスク情報を受信したらGoogle Chatに通知したり、受信した音声データを文字起こしして通知することもできます。
また、特定のキーワードに一致するメールを受信したら、その旨を通知することも可能です。

Google Chatを活用した自動化例

情報が追加されたら、Google Chatに通知する

新規の情報が登録されたら、Google Chatに通知するため、後続作業をスムーズに行えるようになるはずです。

ファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する

ファイルがアップロードされると自動で通知されるため、都度Dropboxにアクセスする操作をなくせる可能性があります。

Google Chatでメッセージが投稿されたら登録・作成する

タスクが自動で追加されることで、対応漏れの抑制につながります。

Gmailを活用した自動化例

Yoomのスケジュールトリガーと連携した自動化例

決まった日時に起動し、特定のアドレスにチーム目標の周知やリマインドに関するメールを自動で送付するため、手動作業の削減が見込めるでしょう。

指定日時に顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

指定したスケジュールでGmailの定型文が自動的に送信されるので、手動での情報取得やメール作成・送信が不要になり、宛先誤りや送信忘れを防ぐことにもつながります。

フォームで回答が送信されたら、Gmailに通知する

フォームで回答された情報をGmailで自動的に通知することで、関係者へ必要な情報を素早く共有できるようになるでしょう。

Google ChatとGmailを連携するメリット

1.メッセージの確認漏れを防ぐことができる

Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知できるので、わざわざGoogle Chatを開いて内容の確認をする必要がありません。
Gmailに届いたメールの内容を確認するだけでいいので、業務効率が高まるはずです！
情報共有がスムーズになり、メッセージの確認漏れも防げるようになるでしょう。

2.手入力の手間を省くことができる

1番とは反対のフローにはなりますが、Gmailに届いたメールの内容をGoogle Chatに通知できるようになります。
これにより、メールの内容をGoogle Chatに通知するために、手動で入力する手間が省けそうですね。

3.予定の管理がしやすくなる

Gmailに面談予約が送られてきたらGoogleカレンダーに予定を入力し、Google Chatに通知することも可能です。
これにより、面談予約日がGoogleカレンダーに自動的に入力されるので、スケジュール管理がしやすくなります。
また、Google Chatに通知する設定を加えていれば、面談予約が入ったことをチーム全体に周知させることもできますね！

まとめ

本記事では「Google Chatにメッセージを送信」→「Gmailに通知」というテンプレートの設定をしました。
Google ChatとGmailを連携することで、メッセージの確認漏れを防ぐことができ、手入力の手間を省くことができます。
このように、自動化することで人的ミスを防げるので、2度手間になることもありません。

Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に自動化を実現することができます。
ぜひYoomのテンプレートを活用して、仕事の効率を高めましょう。

Yoomでは無料お試しプランを利用できるので、気になっている方はそちらから利用してみてください。