手動リマインドはもう不要！Yoom×Google Chatで業務効率アップ

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・スケジュールトリガーの確認

(1)まず、スケジュールトリガーの内容を確認します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】定期的にGoogle Chatでリマインド通知する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のステップ「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

(3)今回は例として、『月火水木金、18時になったら起動する』という設定を行っています。
日付や時刻を変更するなど、内容をカスタムすることで任意設定ができるので、運用に合わせて設定を行いましょう。

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(4)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
スケジュールトリガーの設定方法については、こちらのページをご確認ください。

・リマインド通知するGoogle Chatの設定

(1)最後に、2つ目のステップ「リマインド通知する」をクリックしてください。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面の「スペースのリソース名」は、入力バーをクリックすると連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に表示されるので、運用に沿った情報を選択できます。

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(4)「メッセージ」に、通知時のメッセージを入力してください。

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

他にも、今回のフローボットをベースにして、その他のデータベース管理ツールのステータスを更新することができます！
これらの例を簡単に紹介するので、業務でデータベース管理ツールを使っている方はこちらも是非参考にしてみてくださいね！

毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Google Chatに通知する方法

毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Google Chatに通知するフローです。
今回のGoogleフォームの連携と合わせて、Google アナリティクスのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、ステップ1のスケジュールトリガーまでは同じステップになるので、そのあとの<span class="mark-yellow">【GA4】ユーザーレポートを取得するGoogle アナリティクスの設定</span>から説明していきます。

(1)ステップ1のスケジュールトリガーの設定までの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「プロパティID」などの項目を設定します。
注釈に沿って情報を入力してください。

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設定が完了したら、Google Chatのメッセージ通知のステップに進みます。

毎日Notionのタスクから本日期限のものを抽出し、Google Chat に一括通知する方法

こちらは、毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するフローです。
今回のGoogleフォームの連携と合わせて、NotionのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、ステップ1のスケジュールトリガーの設定までは同じステップになるので、そのあとの<span class="mark-yellow">複数のレコードを取得するNotionの設定</span>から説明していきます。

(1)ステップ1のスケジュールトリガーの設定までの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、データベースIDを「候補」から選択、もしくは任意の情報を入力します。
情報を入力した後、［次へ］をクリックしましょう。

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(3)次の画面で、指定したテーブルから条件に合うレコードを最大100行取得するよう設定を行います。
以下は例として、『期限』を指定し、条件を『＝（等しい）』、条件と一致する情報を『今日の日付』(日付活用)と設定したものです。

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設定が完了したら、Google Chatのメッセージ送信のステップに進んでください。

Yoomで連携できるアプリはまだまだたくさんあるので、自分にあった連携を模索するのもおすすめです。
多種多様なアプリの連携を試して、さらなる業務効率化を目指してみてください！

Google Chatを使ったその他の自動化例

他にもGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する

Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業をなくせるかもしれません。
メンバーへの情報共有がスピーディになり、タスク情報の素早い把握につながります。

AKASHIで前日の打刻漏れを検知してGoogle Chatに通知する

任意のスケジュールになるとAKASHIにおける打刻漏れを自動で確認することができ、打刻漏れを検知するとGoogle Chatに通知するフローボットです。
手動による確認作業の時間短縮が予想されます。

Google Chatでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する

自動化フローにより、手動でフォルダを作成する手間を削減できる可能性があります。
重要なメッセージを見逃すことなく、適切なタイミングでフォルダが作成されるため、作業の進行がスムーズに行えるようになるかもしれません。

まとめ

今回紹介したGoogle Chatの連携で、Yoomのスケジュールトリガーを活用して決まった日時にリマインド通知を送れるようになるので、タスクや日常業務の対応漏れや確認遅れをなくせるかもしれません。
特定のチャットスペースにリマインドを送付するため、関係者全員が内容を迅速に把握できるようになるはずです。
共有プロセスの自動化により、手動の通知作業が省略されることで、スケジュール管理の手間を削減できる可能性があります。
チーム内の連携を強化したいと考える方におすすめのフローボットです。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。