定期的にGoogle Chatでリマインド通知する
試してみる
■概要
このフローでは、Yoomを活用してGoogle Chatに定期投稿することで手動での通知設定の手間を省き、チーム全体への情報共有を自動化します。このフローによって、業務の効率化とコミュニケーションの円滑化が実現できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Chatを日常的に活用しているチームリーダーの方
・タスクの期限管理やリマインド通知を自動化したいと考えている方
・チームメンバーへの定期的な情報共有を効率的に行いたい方
・業務の進捗管理をシステマティックに行いたいプロジェクトマネージャーの方
・忘れがちなタスクや重要事項を確実に伝えたい経営者や管理職の方
■注意事項
・Google ChatをYoomと連携する必要があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
業務の最中や終業の際、やり残したことがないか、タスクの確認忘れがないかをわかりやすく把握できるツールがあれば便利ですよね。
Yoomの連携を取り入れることで、容易に日々のスケジュールを管理できる可能性があります。
Yoomのスケジュールトリガーを活用してGoogle Chatを連携することで、特定の曜日や指定した日時にリマインド通知が自動送信されます。
通知作業の自動化で、関係者に共有事項を焦って通知したり、その都度担当タスクを確認する必要がなくなり、スタッフは安心して業務を遂行できるようになるかもしれません。
また、対応すべきタスクへの着手を忘れてしまったり、連絡事項が漏れてしまうといった意図しないミスを抑制できるはずです。
本記事ではその自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
スケジュール管理業務を効率的にこなしたい方は、ぜひご覧ください。
それでは、さっそく「定期的にGoogle Chatでリマインド通知する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
定期的にGoogle Chatでリマインド通知する方法
まず、Yoomのスケジュールトリガーを活用して、特定の日時になったらフローボットを起動します。
その後、Google Chatの提供するAPIを用いて、Google Chatでリマインド通知することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- Google Chatをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Yoomのスケジュールトリガーの設定とリマインド通知するGoogle Chatの設定
- トリガーをONにして動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
・Google Chatをマイアプリ連携
(1)まずはGoogle Chatをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle Chat（OAuth）を検索してください。
(2)Google Chat（OAuth）のアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「Sign in with Google」をクリックすると、以下の画面に移動します。
(4)こちらの記事を参考に、「Client ID」と「Client Secret」の情報を取得しましょう。
取得後、「Client ID」と「Client Secret」の情報を入力し、［登録する］をクリックします。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceをご利用の場合のみ可能です。
詳細はこちらのページを参照ください。
これでGoogle Chat（OAuth）のアプリをYoomアカウントに接続できました。
・テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
定期的にGoogle Chatでリマインド通知する
試してみる
■概要
このフローでは、Yoomを活用してGoogle Chatに定期投稿することで手動での通知設定の手間を省き、チーム全体への情報共有を自動化します。このフローによって、業務の効率化とコミュニケーションの円滑化が実現できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Chatを日常的に活用しているチームリーダーの方
・タスクの期限管理やリマインド通知を自動化したいと考えている方
・チームメンバーへの定期的な情報共有を効率的に行いたい方
・業務の進捗管理をシステマティックに行いたいプロジェクトマネージャーの方
・忘れがちなタスクや重要事項を確実に伝えたい経営者や管理職の方
■注意事項
・Google ChatをYoomと連携する必要があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
・スケジュールトリガーの確認
(1)まず、スケジュールトリガーの内容を確認します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】定期的にGoogle Chatでリマインド通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
(3)今回は例として、『月火水木金、18時になったら起動する』という設定を行っています。
日付や時刻を変更するなど、内容をカスタムすることで任意設定ができるので、運用に合わせて設定を行いましょう。
(4)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
スケジュールトリガーの設定方法については、こちらのページをご確認ください。
・リマインド通知するGoogle Chatの設定
(1)最後に、2つ目のステップ「リマインド通知する」をクリックしてください。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面の「スペースのリソース名」は、入力バーをクリックすると連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に表示されるので、運用に沿った情報を選択できます。
(4)「メッセージ」に、通知時のメッセージを入力してください。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
・トリガーをONにして動作を確認
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
定期的にGoogle Chatでリマインド通知する
試してみる
■概要
このフローでは、Yoomを活用してGoogle Chatに定期投稿することで手動での通知設定の手間を省き、チーム全体への情報共有を自動化します。このフローによって、業務の効率化とコミュニケーションの円滑化が実現できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Chatを日常的に活用しているチームリーダーの方
・タスクの期限管理やリマインド通知を自動化したいと考えている方
・チームメンバーへの定期的な情報共有を効率的に行いたい方
・業務の進捗管理をシステマティックに行いたいプロジェクトマネージャーの方
・忘れがちなタスクや重要事項を確実に伝えたい経営者や管理職の方
■注意事項
・Google ChatをYoomと連携する必要があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
他にも、今回のフローボットをベースにして、その他のデータベース管理ツールのステータスを更新することができます！
これらの例を簡単に紹介するので、業務でデータベース管理ツールを使っている方はこちらも是非参考にしてみてくださいね！
毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Google Chatに通知する方法
毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Google Chatに通知するフローです。
今回のGoogleフォームの連携と合わせて、Google アナリティクスのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。
毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Google Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google アナリティクスでWebサイトの分析を行っている企業
・Webサイトのパフォーマンスやユーザー行動の分析を担当している方
・日々Googleアナリティクスのレポートを確認している方
2.Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして利用している方
・日常的なやり取りでGoogle Chatを活用しているチームメンバー
・Google アナリティクスのレポートをGoogle Chatで共有したい方
■注意事項
・Google アナリティクス、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
コピーが完了したら、ステップ1のスケジュールトリガーまでは同じステップになるので、そのあとの【GA4】ユーザーレポートを取得するGoogle アナリティクスの設定から説明していきます。
(1)ステップ1のスケジュールトリガーの設定までの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「プロパティID」などの項目を設定します。
注釈に沿って情報を入力してください。
設定が完了したら、Google Chatのメッセージ通知のステップに進みます。
毎日Notionのタスクから本日期限のものを抽出し、Google Chat に一括通知する方法
こちらは、毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するフローです。
今回のGoogleフォームの連携と合わせて、NotionのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。
毎日Notionのタスクから本日期限のものを抽出し、Google Chat に一括通知する
試してみる
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで情報を集約している方
・プロジェクトのタスクを一元管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理でNotionを活用している方
2.Google Chatを使って情報を共有している方
・進捗状況やタスクの共有を行っているプロジェクトリーダー
・連絡事項の共有でGoogle Chatを使っている方
■注意事項
・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
コピーが完了したら、ステップ1のスケジュールトリガーの設定までは同じステップになるので、そのあとの複数のレコードを取得するNotionの設定から説明していきます。
(1)ステップ1のスケジュールトリガーの設定までの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、データベースIDを「候補」から選択、もしくは任意の情報を入力します。
情報を入力した後、［次へ］をクリックしましょう。
(3)次の画面で、指定したテーブルから条件に合うレコードを最大100行取得するよう設定を行います。
以下は例として、『期限』を指定し、条件を『＝（等しい）』、条件と一致する情報を『今日の日付』(日付活用)と設定したものです。
設定が完了したら、Google Chatのメッセージ送信のステップに進んでください。
Yoomで連携できるアプリはまだまだたくさんあるので、自分にあった連携を模索するのもおすすめです。
多種多様なアプリの連携を試して、さらなる業務効率化を目指してみてください！
Google Chatを使ったその他の自動化例
他にもGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する
Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業をなくせるかもしれません。
メンバーへの情報共有がスピーディになり、タスク情報の素早い把握につながります。
Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
AKASHIで前日の打刻漏れを検知してGoogle Chatに通知する
任意のスケジュールになるとAKASHIにおける打刻漏れを自動で確認することができ、打刻漏れを検知するとGoogle Chatに通知するフローボットです。
手動による確認作業の時間短縮が予想されます。
AKASHIで前日の打刻漏れを検知してGoogle Chatに通知する
試してみる
AKASHIで前日の打刻漏れを検知してGoogle Chatに通知するフローです。
Google Chatでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する
自動化フローにより、手動でフォルダを作成する手間を削減できる可能性があります。
重要なメッセージを見逃すことなく、適切なタイミングでフォルダが作成されるため、作業の進行がスムーズに行えるようになるかもしれません。
Google Chatでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google Chatでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Chatを利用している方
・社内でGoogle Chatを使ってチームでのコミュニケーションを行っている方
2.クラウドストレージとしてOneDriveを活用している方
・OneDriveを利用してファイルの共有や保存を行っているが、手動でフォルダを作成する手間を省きたい方
・Google ChatとOneDriveを連携させて作業の効率化を図りたい方
■注意事項
・Google ChatとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
まとめ
今回紹介したGoogle Chatの連携で、Yoomのスケジュールトリガーを活用して決まった日時にリマインド通知を送れるようになるので、タスクや日常業務の対応漏れや確認遅れをなくせるかもしれません。
特定のチャットスペースにリマインドを送付するため、関係者全員が内容を迅速に把握できるようになるはずです。
共有プロセスの自動化により、手動の通知作業が省略されることで、スケジュール管理の手間を削減できる可能性があります。
チーム内の連携を強化したいと考える方におすすめのフローボットです。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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