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■概要
定期的な報告依頼やタスクの催促など、決まった内容のリマインドを手作業で行っていませんか？うっかり通知を忘れてしまったり、毎回のメッセージ作成が地味な負担になったりすることもあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでGoogle Chatに自動でメッセージを送信できるため、リマインド業務の煩わしさから解放され、抜け漏れ防止にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
業務の最中や終業の際、やり残したことがないか、タスクの確認忘れがないかをわかりやすく把握できるツールがあれば便利ですよね。
Yoomの連携を取り入れることで、容易に日々のスケジュールを管理できる可能性があります。
Yoomのスケジュールトリガーを活用してGoogle Chatを連携することで、特定の曜日や指定した日時にリマインド通知が自動送信されます。
通知作業の自動化で、関係者に共有事項を焦って通知したり、その都度担当タスクを確認する必要がなくなり、スタッフは安心して業務を遂行できるようになるかもしれません。
また、対応すべきタスクへの着手を忘れてしまったり、連絡事項が漏れてしまうといった意図しないミスを抑制できるはずです。
本記事ではその自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
スケジュール管理業務を効率的にこなしたい方は、ぜひご覧ください。
それでは、さっそく「定期的にGoogle Chatでリマインド通知する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
まず、Yoomのスケジュールトリガーを活用して、特定の日時になったらフローボットを起動します。
その後、Google Chatの提供するAPIを用いて、Google Chatでリマインド通知することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはGoogle Chatをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle Chat（OAuth）を検索してください。
(2)Google Chat（OAuth）のアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「Sign in with Google」をクリックすると、以下の画面に移動します。
(4)こちらの記事を参考に、「Client ID」と「Client Secret」の情報を取得しましょう。
取得後、「Client ID」と「Client Secret」の情報を入力し、［登録する］をクリックします。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceをご利用の場合のみ可能です。
詳細はこちらのページを参照ください。
これでGoogle Chat（OAuth）のアプリをYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
定期的な報告依頼やタスクの催促など、決まった内容のリマインドを手作業で行っていませんか？うっかり通知を忘れてしまったり、毎回のメッセージ作成が地味な負担になったりすることもあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでGoogle Chatに自動でメッセージを送信できるため、リマインド業務の煩わしさから解放され、抜け漏れ防止にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)まず、スケジュールトリガーの内容を確認します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】定期的にGoogle Chatでリマインド通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
(3)今回は例として、『月火水木金、18時になったら起動する』という設定を行っています。
日付や時刻を変更するなど、内容をカスタムすることで任意設定ができるので、運用に合わせて設定を行いましょう。
(4)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
スケジュールトリガーの設定方法については、こちらのページをご確認ください。
(1)最後に、2つ目のステップ「リマインド通知する」をクリックしてください。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面の「スペースのリソース名」は、入力バーをクリックすると連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に表示されるので、運用に沿った情報を選択できます。
(4)「メッセージ」に、通知時のメッセージを入力してください。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
定期的な報告依頼やタスクの催促など、決まった内容のリマインドを手作業で行っていませんか？うっかり通知を忘れてしまったり、毎回のメッセージ作成が地味な負担になったりすることもあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでGoogle Chatに自動でメッセージを送信できるため、リマインド業務の煩わしさから解放され、抜け漏れ防止にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にも、今回のフローボットをベースにして、その他のデータベース管理ツールのステータスを更新することができます！
これらの例を簡単に紹介するので、業務でデータベース管理ツールを使っている方はこちらも是非参考にしてみてくださいね！
毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Google Chatに通知するフローです。
今回のGoogleフォームの連携と合わせて、Google アナリティクスのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google アナリティクスでWebサイトの分析を行っている企業
・Webサイトのパフォーマンスやユーザー行動の分析を担当している方
・日々Googleアナリティクスのレポートを確認している方
2.Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして利用している方
・日常的なやり取りでGoogle Chatを活用しているチームメンバー
・Google アナリティクスのレポートをGoogle Chatで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Webサイトのパフォーマンスやユーザー行動の分析において、Google アナリティクスのレポートは有用な機能です。
しかし、Google アナリティクスからの手動によるレポート取得を手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google アナリティクスからのレポート取得を自動化し、Google Chatに通知することができます。
毎日決まった時間にフローが起動するため、手動によるツールの操作が不要となり、業務の効率化を図ることができます。
フローをカスタマイズすることで、Google アナリティクスのレポート内容を業務ツールやデータベースツールに追加し、分析に役立てることも可能です。
■注意事項
・Google アナリティクス、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
コピーが完了したら、ステップ1のスケジュールトリガーまでは同じステップになるので、そのあとの【GA4】ユーザーレポートを取得するGoogle アナリティクスの設定から説明していきます。
(1)ステップ1のスケジュールトリガーの設定までの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「プロパティID」などの項目を設定します。
注釈に沿って情報を入力してください。
設定が完了したら、Google Chatのメッセージ通知のステップに進みます。
こちらは、毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するフローです。
今回のGoogleフォームの連携と合わせて、NotionのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで情報を集約している方
・プロジェクトのタスクを一元管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理でNotionを活用している方
2.Google Chatを使って情報を共有している方
・進捗状況やタスクの共有を行っているプロジェクトリーダー
・連絡事項の共有でGoogle Chatを使っている方
■このテンプレートを使うメリット
Notionの情報をGoogle Chatで連携する場合、都度通知をする必要があり手間です。
また、通知が遅れてしまうとリアルタイムでの情報共有が出来ず、チーム間の認識が統一されない可能性が出てきます。
Google Chatによる通知作業を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
このテンプレートは、Notionデータベースから本日期限のタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。
タスク情報を一括で通知することで各メンバーの作業が可視化されるため、認識齟齬も減り業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
コピーが完了したら、ステップ1のスケジュールトリガーの設定までは同じステップになるので、そのあとの複数のレコードを取得するNotionの設定から説明していきます。
(1)ステップ1のスケジュールトリガーの設定までの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、データベースIDを「候補」から選択、もしくは任意の情報を入力します。
情報を入力した後、［次へ］をクリックしましょう。
(3)次の画面で、指定したテーブルから条件に合うレコードを最大100行取得するよう設定を行います。
以下は例として、『期限』を指定し、条件を『＝（等しい）』、条件と一致する情報を『今日の日付』(日付活用)と設定したものです。
設定が完了したら、Google Chatのメッセージ送信のステップに進んでください。
Yoomで連携できるアプリはまだまだたくさんあるので、自分にあった連携を模索するのもおすすめです。
多種多様なアプリの連携を試して、さらなる業務効率化を目指してみてください！
他にもGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業をなくせるかもしれません。
メンバーへの情報共有がスピーディになり、タスク情報の素早い把握につながります。
■概要
Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・チームメンバーのタスクをAsanaで管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理をAsanaで行い各担当者へタスクをアサインしたり、優先度の調整を行っている方
2.Google Chatを使ってタスク情報を共有している方
・社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを日常的に利用している方
・タスクの把握漏れを防止するために、新しく登録されたタスクをGoogle Chatでメンバーに共有している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatで共有する場合、通常はその都度通知を送る必要があるため、手間がかかると思います。
また、手動だとタスクが登録されてから通知を送るまでに遅れが生じやすく、スピーディに情報共有することが難しくなってしまいます。
このような課題を解決する手段として、このテンプレートは適しています。
このテンプレートを使うと、Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。
自動で通知されるため、情報共有がスピーディになり、各担当者はタスクの情報をすぐに把握できるようになるでしょう。
また、手動で通知作業をしていると共有し忘れるリスクを孕みますが、自動化によって、そのようなリスクも軽減できます。
■注意事項
・Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
任意のスケジュールになるとAKASHIにおける打刻漏れを自動で確認することができ、打刻漏れを検知するとGoogle Chatに通知するフローボットです。
手動による確認作業の時間短縮が予想されます。
■概要
AKASHIで前日の打刻漏れを検知してGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.AKASHIで労働時間の管理を行う方
・AKASHIのデータを管理している人事部門の方
・定期的に打刻漏れがないかを確認している方
2.情報共有でチャットツールを利用している方
・業務でGoogle Chatを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
AKASHIは従業員の労働時間を効率的に管理することができ、管理業務の負担軽減に寄与します。
しかし、AKASHIのデータ管理を行う上で打刻漏れの確認は時間がかかり、効率的に確認したいと感じているかもしれません。
このフローは、任意のスケジュールになるとAKASHIにおける打刻漏れを自動で確認することができ、打刻漏れを検知するとGoogle Chatに通知することができます。
Google Chatに打刻漏れの情報が通知されるため、手動による確認作業の時間を大幅に削減することが可能です。
打刻漏れを見逃すリスクを低減できるため、管理業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・AKASHIとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
自動化フローにより、手動でフォルダを作成する手間を削減できる可能性があります。
重要なメッセージを見逃すことなく、適切なタイミングでフォルダが作成されるため、作業の進行がスムーズに行えるようになるかもしれません。
■概要
Google Chatでプロジェクト開始の連絡を受けた後、都度OneDriveを開いて手作業で案件フォルダを作成していませんか？このような定型業務は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則を間違えたり、作成を忘れてしまったりする原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーに、メッセージ内容から情報を抽出してOneDriveに自動でフォルダを作成し、こうした業務の手間や抜け漏れを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回紹介したGoogle Chatの連携で、Yoomのスケジュールトリガーを活用して決まった日時にリマインド通知を送れるようになるので、タスクや日常業務の対応漏れや確認遅れをなくせるかもしれません。
特定のチャットスペースにリマインドを送付するため、関係者全員が内容を迅速に把握できるようになるはずです。
共有プロセスの自動化により、手動の通知作業が省略されることで、スケジュール管理の手間を削減できる可能性があります。
チーム内の連携を強化したいと考える方におすすめのフローボットです。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
