【Googleドキュメント API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し通知する

フォームの回答のみで採用通知書の作成からファイルの格納、メールの送信まで完了することができるため、業務の効率向上が見込めます。

特定のルームやチャンネルに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する

Googleドキュメントに追加された情報を整理することで、情報の検索が容易になり、効率的に情報を収集できるようになるはずです。

指定日時にデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

手動での集計データの転記やファイル変換、メール送信の作業が不要となることで、業務の負担軽減が期待できます。

音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogleドキュメントに追加する

手作業を省いた文字起こしによって、手動での転記ミスや漏れを防ぎ、正確なデータ管理体制を実現できるかもしれません。

予定やイベントが登録されたらGoogle ドキュメントで新規ドキュメントを作成する

作成されるドキュメントのタイトルの一貫性が保たれ、作成の時の転記ミスや入力漏れを最小限に抑えられるでしょう。

情報が追加されたら、Googleドキュメントで新規ドキュメントを作成する

反映元ツールの情報をもとにGoogleドキュメントが自動生成されることで、書類作成時のミスが減り、正確な情報共有が可能となります。

受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加する

メール確認、情報抽出、転記などにかかる手作業が削減され、担当者の負担軽減や作業時間の短縮が実現するはずです。

‍

Google ドキュメントを連携するメリット

1.情報の正確性維持につながる

アプリの連携により、Google ドキュメントで書類を自動的に発行できるようになるでしょう。
自動化フローの活用で、外部アプリケーションの情報を自動反映して、書類を作成するので、データの正確性向上にもつながります。
例えば、一方のツールで案件のステータスを「承認済み」に変更すると、自動で契約書が作成され、関係者に書類データを添付したメールが届くように設定することも可能です。
契約手続きの迅速化も図ることができ、正確性を維持したままプロセスを完結できるようになるかもしれません。

2.作業の時間短縮が見込める

作業の自動化によって手動作業が減るため、最小限の操作だけで一連の作業を進められるようになるでしょう。
人の手で行っていた作業が削減されることで、対応の遅れやタイムラグの発生を抑えられると予想されます。
例えば、データベースツールに登録された顧客情報や製品データをもとに、Google ドキュメントAPIを使用して見積書を自動作成する運用が実現可能です。
手動作業を抑えることで作成から送信までの時間が短縮され、スピード感を持ってクライアントに情報を共有できるようになるかもしれません。
契約書や見積書の作成プロセスが簡略化され、業務のスムーズな進行を後押しします。

3.業務の効率化が期待できる

一方のツールのデータをもとに書類を作成していた方にとって、アプリの連携は業務の効率化につながる有用なツールとなります。
書類に記載する情報をツールを行き来して確認する手間が省けますし、手動によるGoogle ドキュメントの操作も不要になるはずです。
また、データ登録の完了を自動でチーム内に通知することもできるため、チーム内への情報共有を円滑化します。
煩雑になりつつある作業を自動化することで、その他の業務にリソースを当てられるようになるかもしれません。

まとめ

本記事では、Google ドキュメント APIとアプリの連携方法から、実際の活用例までを紹介しました！
Google ドキュメント APIを利用することで、外部サービスと連携して書類作成のプロセスを効率化できるでしょう。
自動で進むプロセスによって手動作業が減り、迅速かつ正確な情報共有が実現するはずです。
業務効率の向上やデータの正確性維持を目指す方にとって、非常に役立つツールとなるかもしれません。

Yoomを利用すれば、プログラミング知識がなくても気軽にGoogle ドキュメント APIを導入できます。

簡単で種類豊富なYoomのテンプレートを活用して、日常業務をどんどん効率化してみてください！