Google ドキュメントを業務に取り入れている企業やチームは非常に多いかと思います。
単体で活用するのもいいですが、日々の業務でGoogle ドキュメント APIを利用すると、どんなメリットを得られるでしょうか？

例えば、顧客管理ツールと連携したと仮定します。
新しい提案書を自動作成する際、外部アプリケーションの顧客情報をGoogle ドキュメントに挿入し、提案書を作成することが可能です。
特定のテンプレートに情報を追加することで、毎回手動で作成する手間を削減でき、誤入力などのミスの削減にもつながります。

他にも、外部アプリケーションのアクション実行をトリガーに新規ドキュメントを作成することも可能です。
素早く自動作成が行われることで、タイムロスがなく、効率的な文書を作成できるようになるでしょう。
チームへの共有も容易になり、ファイル管理が効率化され、共有漏れ防止が見込めます！

また、データベースツールと連携するとしましょう。
社員情報が記載されたGoogle ドキュメントから特定の氏名、部署、給与情報などのデータを抽出し、社内のデータベースやシステムを更新できます。
複数の画面を開いて情報を二重登録する手間をなくせるかもしれませんね。

このように、<span class="mark-yellow">Google ドキュメント APIを活用することで、手動操作が減り、データ処理の効率が向上するため、多くの業務プロセスを効率的にこなせるようになる</span>はずです。
Yoomのアプリ連携で日々の作業をどれだけ負担なくこなせるようになるか、この記事で余すことなくチェックしてみてください！

Google ドキュメント APIの利用をおすすめしたい方

• Google ドキュメントで書類作成を行っている方
• データ整合性を保ちながら、一元管理を行いたい方
• 素早い情報共有が必要な方
• 手動作業を削減し、業務の効率化を図りたい方
  

Google ドキュメント APIの利用方法

今回はYoomというサービスを利用してノーコードでGoogle ドキュメントを利用していきます。

[Yoomとは]

Google ドキュメントをYoomと接続する方法

マイアプリ連携の設定

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Google ドキュメント」を検索していきます。

Google ドキュメントを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

これでGoogle ドキュメント APIをYoomから利用することが可能になりました！

Yoomのテンプレートを利用してGoogle ドキュメント APIをつかいこなそう！

Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。
フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。

ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに実際に用意されているテンプレートを紹介していきます。

Google ドキュメントを使ったその他の自動化例

Google ドキュメントのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

メールやフォームの内容を用いて、Google ドキュメントで書類を発行する

一連の流れが自動で完了することにより、手入力によるミスをなくせるかもしれません。

[[83481,75180,75443]]

フォームに入力された内容を用いて、Google ドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し通知する

フォームの回答のみで採用通知書の作成からファイルの格納、メールの送信まで完了することができるため、業務の効率向上が見込めます。

[[78320,74192,78328]]

特定のルームやチャンネルに投稿された内容をGoogle ドキュメントに追加する

Googleドキュメントに追加された情報を整理することで、情報の検索が容易になり、効率的に情報を収集できるようになるはずです。

[[111569,111539,111526]]

指定日時にデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

手動での集計データの転記やファイル変換、メール送信の作業が不要となることで、業務の負担軽減が期待できます。

[[144164,144143,145669]]

音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogle ドキュメントに追加する

手作業を省いた文字起こしによって、手動での転記ミスや漏れを防ぎ、正確なデータ管理体制を実現できるかもしれません。

[[147147]]

予定やイベントが登録されたらGoogle ドキュメントで新規ドキュメントを作成する

作成されるドキュメントのタイトルの一貫性が保たれ、作成の時の転記ミスや入力漏れを最小限に抑えられるでしょう。

[[172535,172544]]

情報が追加されたら、Google ドキュメントで新規ドキュメントを作成する

反映元ツールの情報をもとにGoogleドキュメントが自動生成されることで、書類作成時のミスが減り、正確な情報共有が可能となります。

[[125607,95562]]

受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加する

メール確認、情報抽出、転記などにかかる手作業が削減され、担当者の負担軽減や作業時間の短縮が実現するはずです。

[[135887]]

まとめ

本記事では、Google ドキュメント APIとアプリの連携方法から、実際の活用例までを紹介しました！
Google ドキュメント APIを利用することで、外部サービスと連携して書類作成のプロセスを効率化できるでしょう。
自動で進むプロセスによって手動作業が減り、迅速かつ正確な情報共有が実現するはずです。
業務効率の向上やデータの正確性維持を目指す方にとって、非常に役立つツールとなるかもしれません。

Yoomを利用すれば、プログラミング知識がなくても気軽にGoogle ドキュメント APIを導入できます。
簡単で種類豊富なYoomのテンプレートを活用して、日常業務をどんどん効率化してみてください！