25024/11/12
自動化のアイデア

【Googleドキュメント API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

r.suzuki
Googleドキュメント APIと各種アプリの連携イメージ

目次

Google ドキュメント APIでできること

Google ドキュメント APIを利用すると、既存のドキュメントにテキストを設定・更新できます。
例えば、新しい提案書を自動作成する際にGoogle ドキュメントAPIと外部アプリケーションAPIを活用して、外部アプリケーションの顧客情報をGoogleドキュメントに挿入し、提案書を作成することが可能です。
特定のテンプレートに情報を追加することで毎回手動で作成する手間を削減できます。
Google ドキュメントで最新データに基づいた文書作成が効率化され、誤入力などのミスの削減も期待できます。

同じようにGoogleドキュメント APIにより、新しいドキュメントを作成することが可能です。
例えば、外部アプリケーションのアクション実行後に、新しいドキュメントが素早く自動作成されると、タイムロスがなく、効率的な文書作成が期待できます。
また、チームへの共有も容易になり、ファイル管理が効率化され、共有漏れ防止が見込めます。
さらに、Google ドキュメントAPIでは、ドキュメント内のテキストや段落、テーブルなどを取得することができます。
そのため、特定の内容を自動的に抽出して、外部アプリケーションへ連携したり、更新状況を監視したりすることができます。
例えば、人事部門では、社員情報が記載されたGoogle ドキュメントから特定の氏名、部署、給与情報などのデータを抽出し、社内のデータベースやシステムを更新できます。

他にもGoogle ドキュメントAPIでは、ドキュメントの共有設定を変更することができます。
特定のユーザーにアクセス権を付与したり、ドキュメントの権限を管理することで、情報のセキュリティを維持しながら効率的なチームへの共有が期待できます。

このように、Googleドキュメント APIを活用することで、手動操作が減り、データ処理の効率が向上するため、多くの業務プロセスの効率化が見込めます。

Google ドキュメント APIの利用方法

今回はYoomというサービスを利用してノーコードでGoogleドキュメントを利用していきます。

[Yoomとは]

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

Google ドキュメントをYoomと接続する方法

マイアプリ連携の設定

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。


2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Googleドキュメント」を検索していきます。

Googleドキュメントを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。





3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

これでGoogleドキュメント APIをYoomから利用することが可能になりました!

Yoomのテンプレートを利用してGoogleドキュメント APIをつかいこなそう!

Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。

フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。


ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに実際に用意されているテンプレートを紹介していきます。

Googleドキュメント APIを利用して実現できる自動化の例

Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれのサービスに対応したテンプレートも用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、Googleドキュメントを自動化しましょう!

1.アクションが実行されたら書類を発行する

Googleドキュメント APIと外部アプリケーションAPIの利用で、外部アプリケーションのアクション実行によってGoogleドキュメントで書類の発行を行うことが可能です。
外部アプリケーションの情報を基に書類作成が可能なので、データの正確性向上が見込め、書類作成の時間も削減でき、業務の効率化が期待できます。
例えば、法務部がNotionで案件のステータスを「承認済み」に変更すると、自動でGMOサインに契約書が作成され、関係者に署名依頼が送付されます。これにより契約手続きを迅速化し、手間を削減しながらも契約の進行を確実にします。

さらに、Notionやkintoneから直接書類作成も可能です。
例えば営業部がNotionデータベースに登録された顧客情報や製品データをもとに、GoogleドキュメントAPIを使用して見積書を自動作成できます。
また、Outlookでメールを自動送信も可能なので、クライアントに素早く共有することができ、作成から送信までの時間を大幅に短縮して、効率的な顧客対応が期待できます。

2.フォームの内容から書類を作成する

Google ドキュメント APIと外部アプリケーションAPIの連携で、外部アプリケーションのフォームの内容からGoogle ドキュメントを作成することが可能になります。
フォームの内容を毎回確認する手間が省け、手動によるGoogle ドキュメントへの操作も不要になるため業務の効率化が見込めます。
また、誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、正しいデータ管理も期待できます。
さらに、チャットツールへの書類作成完了通知も可能です。
データ登録の完了を自動でチーム内に通知し、チーム内への情報共有をスムーズにして、業務効率化が期待できます。
例えば、人事部が採用フォームの回答を受け取ると、自動で雇用契約書が発行され、Slack で担当者に通知が送られます。
これにより、契約書作成から担当者への連絡までのプロセスが迅速化され、人事業務の効率の向上が期待できます。

もちろんメールでの完了通知も可能です。

3.文字起こしする

Googleドキュメント APIとAIの機能併用して、ミーティングの内容など音声データを文字起こしし、Googleドキュメントを作成することが可能です。
例えば、マーケティング部がZoomでのミーティングを終了すると、会議内容が自動で文字起こしされ、Googleドキュメントに保存できます。
議事録作成が簡略化され、メンバー間で情報をすぐに共有できるため、プロジェクトのスムーズな進行が期待できます。

Googleドキュメント APIの利用をおすすめしたい方

・Googleドキュメントで書類作成を行っている方
・データ整合性を保ちながら、一元管理を行いたい方
・素早い情報共有が必要な方
・手動作業を削減し、業務の効率化を図りたい方

まとめ

Google ドキュメント APIとアプリの連携方法から、実際の活用例までを紹介しました。
Google ドキュメント APIを利用することで、外部サービスと連携して書類作成を効率化できます。
例えば、Notion で案件が承認されると契約書が自動生成され、関係者に送付されます。また、営業部が Notion データをもとに見積書を自動作成し、Outlookで素早く共有する方法もあります。
Google ドキュメント APIを導入することで手動作業が減り、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務効率の向上が期待できます。
ぜひ、Google ドキュメント APIを使って日常業務の効率化を目指しましょう!
また、Yoomを利用すれば、プログラミング知識がなくても気軽にGoogle ドキュメント APIを導入できます。

簡単で種類豊富なYoomのテンプレートを活用してください!

この記事を書いた人
r.suzuki
人材が限られる地方の中小企業で業務の効率化を日々模索していたところ、Yoomと出会いました。 こうだったらいいなとなにげなく考えていたことがYoomを導入することで、こんなにも効率化できるんだ!と感動。 システムやプログラミングの知識や経験がない私でも、業務が大きくかわったので、同じように感じているたくさんの方々へ共有できたらと執筆しています。
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従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
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