【Googleドキュメント API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで

Google ドキュメント APIでできること

Google ドキュメント APIを利用すると、既存のドキュメントにテキストを設定・更新できます。
例えば、新しい提案書を自動作成する際にGoogle ドキュメントAPIと外部アプリケーションAPIを活用して、外部アプリケーションの顧客情報をGoogleドキュメントに挿入し、提案書を作成することが可能です。
特定のテンプレートに情報を追加することで毎回手動で作成する手間を削減できます。
Google ドキュメントで最新データに基づいた文書作成が効率化され、誤入力などのミスの削減も期待できます。

同じようにGoogleドキュメント APIにより、新しいドキュメントを作成することが可能です。
例えば、外部アプリケーションのアクション実行後に、新しいドキュメントが素早く自動作成されると、タイムロスがなく、効率的な文書作成が期待できます。
また、チームへの共有も容易になり、ファイル管理が効率化され、共有漏れ防止が見込めます。
さらに、Google ドキュメントAPIでは、ドキュメント内のテキストや段落、テーブルなどを取得することができます。
そのため、特定の内容を自動的に抽出して、外部アプリケーションへ連携したり、更新状況を監視したりすることができます。
例えば、人事部門では、社員情報が記載されたGoogle ドキュメントから特定の氏名、部署、給与情報などのデータを抽出し、社内のデータベースやシステムを更新できます。

他にもGoogle ドキュメントAPIでは、ドキュメントの共有設定を変更することができます。
特定のユーザーにアクセス権を付与したり、ドキュメントの権限を管理することで、情報のセキュリティを維持しながら効率的なチームへの共有が期待できます。

このように、Googleドキュメント APIを活用することで、手動操作が減り、データ処理の効率が向上するため、多くの業務プロセスの効率化が見込めます。

Google ドキュメント APIの利用方法

今回はYoomというサービスを利用してノーコードでGoogleドキュメントを利用していきます。

[Yoomとは]

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

Google ドキュメントをYoomと接続する方法

マイアプリ連携の設定

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Googleドキュメント」を検索していきます。

Googleドキュメントを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

これでGoogleドキュメント APIをYoomから利用することが可能になりました！

Yoomのテンプレートを利用してGoogleドキュメント APIをつかいこなそう！

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Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。

フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。

ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに実際に用意されているテンプレートを紹介していきます。

Googleドキュメント APIを利用して実現できる自動化の例

Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれのサービスに対応したテンプレートも用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、Googleドキュメントを自動化しましょう！

1.アクションが実行されたら書類を発行する

Googleドキュメント APIと外部アプリケーションAPIの利用で、外部アプリケーションのアクション実行によってGoogleドキュメントで書類の発行を行うことが可能です。
外部アプリケーションの情報を基に書類作成が可能なので、データの正確性向上が見込め、書類作成の時間も削減でき、業務の効率化が期待できます。
例えば、法務部がNotionで案件のステータスを「承認済み」に変更すると、自動でGMOサインに契約書が作成され、関係者に署名依頼が送付されます。これにより契約手続きを迅速化し、手間を削減しながらも契約の進行を確実にします。