【Google ドキュメント API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

■概要‍

フォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDFを発行します。

通常、雛形シートをコピーし、入力してPDFを発行するという流れになりますが、そのような手動操作が不要で、フォームの入力だけで書類発行が自動で行えます。
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■注意事項‍

・GoogleドキュメントとYoomを連携してください。

・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてご利用ください。

■概要‍

フォームに入力された内容で、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、対象者へメールで送付するフローです。

用意した書類雛形をコピーして手入力および手動でPDF発行することなく、フォームの入力だけで書類の発行が可能です。

また、同時にメールの自動送付も行えるので、送付漏れなども防ぐことができます。

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■注意事項

・GoogleドキュメントとYoomを連携してください。

■概要

メールで添付書類を受信したらAIで読み取りデジタル化し、自動でGoogleドキュメントに転記するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.手書きの書類や、画像データから内容を読み取り資料としたい方

・総務部、事務職員など顧客対応業務担当者

・手書きの履歴書を管理する人事部門の担当者

・個人情報を管理する士業の実務担当者

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2. AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者

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3.Googleドキュメントを業務に活用している方

・デジタルツールを活用してデータ管理を行なっている総務担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・データをAIが自動で解析してくれるので、手入力の手間を省き業務の効率を大幅に向上させることができます。

・手入力の必要がないので、データの入力ミスを防ぐことができます。

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■注意事項

・GoogleドキュメントとYoomを連携させてください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要‍

Yoomフォームに回答があった内容で雇用契約書を発行し、対象者にメールを送付するフローです。

通常、雛形書類をコピーし情報を入力後PDFとして発行するといった操作が必要になりますが、このような動作が不要で、雛形へ直接操作することなく、フォームの入力だけで書類の発行と送付が可能です。
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■注意事項‍

・Googleドキュメント、GmailそれぞれとYoomを連携してください。

・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてください。

■概要‍

Yoomフォームに回答があった内容で雇用契約書を発行してSlackに通知するフローです。

通常、雛形書類をコピーし情報を入力後PDFとして発行するといった操作が必要になりますが、このような動作が不要で、雛形へ直接操作することなく、フォームの入力だけで書類の発行と送付が可能です。‍

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■注意事項‍

・Googleドキュメント、SlackそれぞれとYoomを連携してください。

・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてください。

■概要‍

Yoomフォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDFを発行してDiscordに通知するフローです。

通常、雛形シートをコピーし、入力してPDFを発行するという流れになりますが、そのような手動操作が不要で、フォームの入力だけで書類発行が自動で行えます。

Discordに通知する内容は自由に設定することができます。
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■注意事項‍

・Googleドキュメント、DiscordそれぞれとYoomを連携してください。

・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてご利用ください。

■概要

Google Chatで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍■このテンプレートをおすすめする方

1.Google Chatでコミュニケーションを取っている方

・業務のやり取りをGoogle Chatで行うことが多い方

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2.Googleドキュメントでデータ管理を行っている方

・Google ChatのメッセージをGoogleドキュメントに集約して整理したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Google Chatを業務のコミュニケーションツールとして利用している場合、情報は日々蓄積されていくため件数は膨大となります。
また、情報の検索を行う際に検索キーワードに対して膨大なメッセージがヒットした場合、1個1個確認するのは非効率的です。

このフローでは、Google Chatで特定のスペースに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加することができるため、情報の集約を自動化します。
Googleドキュメントに追加された内容を業務のニーズに合わせて整理することで、必要な情報を効率的に検索することができます。

古い情報や不要な情報を取捨選択することで、Google Chatからの情報収集もスムーズに行うことができ、業務スピードを向上させることが可能です。

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■注意事項

・Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Microsoft Teamsのチャネルで共有される議事録やアイデアなどの重要な情報を、後から手作業でGoogleドキュメントに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによるミスや転記漏れが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが投稿されるたびに、その内容を自動でGoogleドキュメントに追記できるため、こうした情報集約の手間を解消し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの投稿内容を議事録として手作業でまとめている方
• チーム内の重要なコミュニケーションをGoogleドキュメントで一元管理したい方
• 定型的な転記作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsのチャネル投稿を自動でドキュメントに集約するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
• 手動でのコピー＆ペーストによる転記ミスや、重要な情報の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、トリガーで取得したメッセージ内容を連携します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を受け取るチームIDとチャネルIDを任意で指定してください。また、トリガーを起動する間隔も設定可能です。
• Googleドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追記したいドキュメントのIDを指定してください。また、Teamsから受け取ったメッセージ内容に加えて、投稿日時などの固定テキストを追記するようカスタマイズもできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Slackの特定チャンネルに投稿される議事録やナレッジなどを、手作業でGoogleドキュメントに転記していませんか？こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をトリガーに、指定したGoogleドキュメントへ内容を自動で追記し、情報集約のプロセスを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで共有される情報をGoogleドキュメントに手作業で転記している方
• 議事録や日報などの重要な情報をリアルタイムで一元管理したいと考えている方
• 手作業による情報転記の漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackの特定チャンネルへの投稿が自動でGoogleドキュメントに追加されるため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になることで、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を担保します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Slackから取得したメッセージを連携します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、どのチャンネルに投稿されたメッセージを検知の対象とするかを任意で指定できます。また、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを対象とするように設定することも可能です。

■注意事項

• SlackとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

定期的な報告業務において、Google スプレッドシートのデータを手作業で集計し、PDFに変換してメール送信する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDF化してGmailで送信する一連のプロセスを自動化することで、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートを用いた定期的なデータ集計や報告書作成を行っている方
• 手作業によるPDFへの変換やGmailでのファイル送信に非効率を感じている方
• 定型的な報告業務を自動化し、より重要なコア業務へ集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ取得やPDF作成、メール送信にかかる時間を短縮できます。
• データ取得からメール送信までを自動化することで、手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの送り間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、フローを実行したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、報告に必要なデータが記載されたシートや範囲を指定します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを差し込んでPDF形式の書類を生成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

■注意事項

• Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

■概要

定期的な報告業務のために、毎回Microsoft Excelのデータを手作業でまとめ、PDFに変換してメールで送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、送信漏れや誤った情報を送ってしまうといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelからデータを自動取得し、PDFに変換後、Gmailで自動送信する一連の流れを構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Excelのデータをもとに、定期的に報告書を作成・送信している方
• 手作業によるデータ転記やメール送信に時間がかかり、コア業務を圧迫している方
• 定期報告の送信漏れや、誤った情報の添付などのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にデータ取得からメール送信までを自動化し、手作業での報告書作成にかかる時間を短縮します。
• 手作業で起こりがちなデータの転記ミスや添付ファイルの誤り、送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Excel、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションでフローが起動する日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで報告に必要なデータを取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとにPDF形式の報告書を発行します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行したPDFを指定の宛先に自動で送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランの場合、認証に失敗する可能性がありますのでご注意ください。
• Googleドキュメントで書類を発行するアクションを利用するために、あらかじめ報告書の雛形となるドキュメントファイルをご用意ください。

■概要

定期的な報告業務において、毎回kintoneのデータを手作業で抽出し、PDFにまとめてメールで送信する作業に手間を感じていませんか。こうした定型業務は、時間がかかるだけでなく、ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、指定した日時にkintoneから必要なデータを自動で取得し、PDFに変換後、Gmailで関係者に送信する一連の流れを自動化し、レポート業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneを利用した定期報告業務で、手作業でのデータ抽出や書類作成に課題を感じている方
• Gmailでのレポート送信において、手作業による送信漏れや添付ファイルのミスを防ぎたい方
• 繰り返し発生する報告業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にkintoneのデータ取得からPDF作成、メール送信までを自動実行するため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業で発生しがちなデータの転記ミスや、ファイルの添付忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、スケジュールトリガー機能を選択し、「指定した日時になったら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、kintoneの「データベースを操作する」アクションを設定し、指定のアプリからデータを取得します。
4. 次に、オペレーションで、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとに書類をPDF形式で発行します。
5. 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行したPDFファイルを添付してメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー設定では、フローボットを起動したい頻度や日時（例：毎月1日の午前9時）を任意で設定してください。
• kintoneのオペレーション設定では、データを取得したいアプリのIDを正しく設定してください。
• Googleドキュメントのオペレーション設定では、帳票の雛形となるドキュメントのファイルIDと、発行したPDFを格納するGoogle DriveのフォルダIDをそれぞれ指定してください。
• Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文などを自由にカスタマイズできます。kintoneから取得したデータを本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• kintone、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

■概要

会議の録音やインタビューの音声データなど、手作業での文字起こしは時間がかかり、手間だと感じていませんか。また、その内容をドキュメントに転記する作業も、ミスの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルをアップロードするだけで、自動で文字起こしを行い、指定のGoogleドキュメントに内容を追記します。面倒な文字起こしと転記作業を自動化し、業務効率の改善に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 会議やインタビューの録音データを手作業で文字起こししている方
• Dropboxで音声ファイルを管理し、Googleドキュメントで議事録を作成している方
• 音声コンテンツの活用を進めたいが、文字起こしの工数に課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのアップロードから文字起こし、転記までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による文字起こしの聞き間違いや、ドキュメントへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを設定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを出力します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、音声ファイルをアップロードする監視対象のフォルダのパスを任意で設定してください。
• Googleドキュメントで文字起こし結果を追記するアクションを設定する際に、対象となるドキュメントIDを任意で設定してください。

■概要

会議や打ち合わせの予定がOutlookで決まるたびに、議事録用のGoogle ドキュメントを手作業で作成することに手間を感じていませんか。この定型的な作業は、多忙な中で対応すると作成忘れやタイトルの入力ミスといったヒューマンエラーを招きがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーにイベントが登録されるだけで、議事録用のGoogle ドキュメントが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでスケジュールを管理し、議事録などをGoogle ドキュメントで作成している方
• 会議前の準備にかかる時間を削減し、本来の業務に集中したいと考えている方
• チーム全体の会議運営プロセスを標準化し、生産性の向上を目指すマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookへのイベント登録をきっかけに議事録が自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた準備の時間を短縮することが可能です。
• 手作業によるドキュメントの作成忘れや、会議名の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定して、自動化を起動するイベントを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「データの変換」アクションを設定し、イベント情報をドキュメントのタイトルや本文用に整形します。
4. 続いて、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションで議事録用のファイルを作成します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する」アクションを設定し、作成したドキュメントのURLをイベントの説明欄に追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のデータ変換では、Outlookから取得したイベント情報に加えて、任意のテキストを変数として利用するなど、変換ルールを自由にカスタマイズできます。
• Google ドキュメント作成時のタイトルは、「【議事録】」のような固定の文言と、Outlookから取得したイベント名などを組み合わせて設定することが可能です。
• Outlookのイベントを更新する際、イベントの説明欄に作成したGoogle ドキュメントのURLだけでなく、会議のアジェンダなどの定型文もあわせて追記できます。

■注意事項

・OutlookとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

Google カレンダーで会議の予定を作成した後、議事録用のGoogle ドキュメントを手作業で準備していませんか？この作業は繰り返し発生するため手間がかかり、都度フォーマットを整えるなどの非効率が生じがちです。このワークフローを活用すれば、Google カレンダーに予定が作成されると同時に、議事録用のGoogle ドキュメントが自動で生成され、こうした準備の手間を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google カレンダーでの予定作成後、手動で議事録用のドキュメントを作成している方
• 会議準備の効率化を図り、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
• 定型的なドキュメント作成業務を自動化し、チームの生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google カレンダーに予定が入ると自動でドキュメントが作成されるため、これまで手作業で行っていた準備時間を短縮することができます。
• 手作業によるドキュメントの作成漏れや、タイトル・フォーマットの入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google カレンダーとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle カレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、カレンダーの予定情報からドキュメントのタイトルや本文などを生成するようデータを変換します。
4. その後、オペレーションでGoogle ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、前のステップで生成した内容でドキュメントを作成します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle カレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、作成したドキュメントのURLなどを予定の説明欄に追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能によるデータ変換では、ドキュメントに含めたい内容を自由に設定できます。固定の文章に加え、Google カレンダーから取得した予定のタイトルや日時といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
• Google ドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、予定の件名を使ったり、特定の接頭辞を付けたりと、任意の内容にカスタマイズできます。
• Google カレンダーの予定を更新する際、説明欄に作成したGoogle ドキュメントのURLを埋め込むなど、記載内容を自由に変更できます。

■注意事項

・GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
• 複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Confluenceでのページ作成をきっかけに、Googleドキュメントが自動で生成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。
• システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストによる転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. ConfluenceとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というトリガーアクションを設定して、フローボットが起動するスペースなどを指定します。
3. オペレーションでConfluenceの「ページを取得」を設定し、作成されたページの内容を取得します。
4. AI機能の「データの変換」を設定し、取得した内容をGoogleドキュメントに適したフォーマットに整形します。
5. オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」「文末にテキストを追加する」を設定し、整形した内容を反映したドキュメントを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Confluenceから取得するページの情報は、タイトルや本文など用途に応じて内容をカスタムできます。
• AI機能によるデータ変換では、取得した情報と固定テキストを組み合わせ、任意のルールでテキストを整形することが可能です。
• Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、Confluenceのページタイトルを利用するなど動的に設定できます。
• Googleドキュメントの本文に追加するテキストは、AIで整形した内容だけでなく任意の固定文などを加えて編集可能です。

■注意事項

• ConfluenceとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Googleスプレッドシートで情報管理をしている方

・顧客情報を管理している営業担当者

・スケジュール管理でGoogleスプレッドシートを活用している方

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2.業務でGoogleドキュメントを活用している方

・Googleドキュメントで議事録を都度作成している方

・Googleドキュメントによる作業を効率化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

Googleドキュメントはフォーマットの自由度が高く、業務に合わせた議事録を作成できるのがメリットです。
しかし、顧客との打ち合わせが多い場合、都度議事録を作成して用意しておくのは手間だと感じているかもしれません。

このテンプレートは、Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたら、追加情報を元にGoogleドキュメントで議事録を作成することができます。
議事録の作成を自動化することで、打ち合わせ準備の時間を短縮し、他の重要な作業に時間を充てることができます。

また、このフローの後に再度Googleスプレッドシートと連携することで、Googleスプレッドシートに議事録のリンクを追加することも可能です。

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■注意事項

・Googleスプレッドシート、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Outlookで受信した問い合わせやアンケートの回答などを、一つひとつ確認してGoogle ドキュメントに転記する作業に時間を要していませんか。手作業による転記は、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で必要な情報のみを抽出し、指定のGoogle ドキュメントに追記します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
• 受信メールの内容を手作業でGoogle ドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
• AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle ドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
• 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
3. 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
• Google ドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。

■注意事項

• Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。