Google ドキュメントを業務に取り入れている企業やチームは非常に多いかと思います。
単体で活用するのもいいですが、日々の業務でGoogle ドキュメント APIを利用すると、どんなメリットを得られるでしょうか？
例えば、顧客管理ツールと連携したと仮定します。
新しい提案書を自動作成する際、外部アプリケーションの顧客情報をGoogle ドキュメントに挿入し、提案書を作成することが可能です。
特定のテンプレートに情報を追加することで、毎回手動で作成する手間を削減でき、誤入力などのミスの削減にもつながります。
他にも、外部アプリケーションのアクション実行をトリガーに新規ドキュメントを作成することも可能です。
素早く自動作成が行われることで、タイムロスがなく、効率的な文書を作成できるようになるでしょう。
チームへの共有も容易になり、ファイル管理が効率化され、共有漏れ防止が見込めます！
また、データベースツールと連携するとしましょう。
社員情報が記載されたGoogle ドキュメントから特定の氏名、部署、給与情報などのデータを抽出し、社内のデータベースやシステムを更新できます。
複数の画面を開いて情報を二重登録する手間をなくせるかもしれませんね。
このように、Google ドキュメント APIを活用することで、手動操作が減り、データ処理の効率が向上するため、多くの業務プロセスを効率的にこなせるようになるはずです。
Yoomのアプリ連携で日々の作業をどれだけ負担なくこなせるようになるか、この記事で余すことなくチェックしてみてください！
Google ドキュメント APIの利用をおすすめしたい方
- Google ドキュメントで書類作成を行っている方
- データ整合性を保ちながら、一元管理を行いたい方
- 素早い情報共有が必要な方
- 手動作業を削減し、業務の効率化を図りたい方
Google ドキュメント APIの利用方法
今回はYoomというサービスを利用してノーコードでGoogle ドキュメントを利用していきます。
[Yoomとは]
Google ドキュメントをYoomと接続する方法
マイアプリ連携の設定
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Google ドキュメント」を検索していきます。
Google ドキュメントを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
これでGoogle ドキュメント APIをYoomから利用することが可能になりました！
Yoomのテンプレートを利用してGoogle ドキュメント APIをつかいこなそう！
Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。
フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。
ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに実際に用意されているテンプレートを紹介していきます。
Google ドキュメントを使ったその他の自動化例
Google ドキュメントのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
メールやフォームの内容を用いて、Google ドキュメントで書類を発行する
一連の流れが自動で完了することにより、手入力によるミスをなくせるかもしれません。
フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた情報を、都度Googleドキュメントの雛形へ手作業で転記する作業に手間を感じていませんか？
特に雇用契約書のように入力項目が多い書類では、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能への入力をトリガーとして、Googleドキュメントで作成した書類の雛形から自動でPDFを発行できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に時間を割くことが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Yoomのフォーム機能とGoogleドキュメントを利用し、雇用契約書などの書類作成を自動化したい方
・フォームで受け付けた内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、非効率を感じている方
・定型的な書類発行業務におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を向上させたい方
■注意事項
・GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
フォームの内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しメールで送付する
試してみる
フォームに入力された内容で、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、対象者へメールで送付するフローです。
メールで添付書類を受信したらAIで読み取りデジタル化し、Googleドキュメントに転記する
試してみる
メールで添付書類を受信したらAIで読み取りデジタル化し、自動でGoogleドキュメントに転記するフローです。
フォームに入力された内容を用いて、Google ドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し通知する
フォームの回答のみで採用通知書の作成からファイルの格納、メールの送信まで完了することができるため、業務の効率向上が見込めます。
Yoomフォームに回答があったら、雇用契約書を発行しメール送付する
試してみる
Yoomフォームに回答があった内容で雇用契約書を発行し、対象者にメールを送付するフローです。
フォームに回答があったら、雇用契約書を発行しSlackに通知する
試してみる
Yoomフォームに回答があった内容で雇用契約書を発行してSlackに通知するフローです。
フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しDiscordに通知する
試してみる
Yoomフォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDFを発行してDiscordに通知するフローです。
特定のルームやチャンネルに投稿された内容をGoogle ドキュメントに追加する
Googleドキュメントに追加された情報を整理することで、情報の検索が容易になり、効率的に情報を収集できるようになるはずです。
Google Chatで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する
試してみる
Google Chatで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。
Microsoft Teamsで特定のチャネルに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する
試してみる
Microsoft Teamsで特定のチャネルに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。
Slackで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する
試してみる
Slackで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。
指定日時にデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
手動での集計データの転記やファイル変換、メール送信の作業が不要となることで、業務の負担軽減が期待できます。
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
試してみる
■概要
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・営業報告やKPIレポートを上司に毎日提出している営業担当者
・複数の部署や支店からのデータを定期的に集計し、レポート配信する経理担当者
・売上データや在庫状況などの月次レポートを関係者に送りたい方
・クライアントや取引先に定期的な進捗報告や実績レポートを送付するプロジェクトマネージャー
・マーケティングデータを定期分析し、チームやクライアントに報告するマーケティング担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
試してみる
■概要
指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・営業報告やKPIレポートを上司に毎日提出している営業チームメンバー
・複数の部署や支店からのデータを定期的に集計し、レポート配信している経理担当者
・売上データや在庫状況などの月次報告書を関係者に送りたい方
・クライアントや取引先に定期的な進捗報告や実績レポートを送信するプロジェクトマネージャー
・マーケティングデータの分析およびチームやクライアントへの報告を定期的に行うマーケティング担当者
■注意事項
・Microsoft Excel、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
指定日時にkintoneのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
試してみる
■概要
指定日時にkintoneのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・営業報告やKPIレポートを上司に毎日提出している営業チームのメンバーや責任者
・複数の部署や支店からのデータを定期的に集計してレポート配信を行う経理担当者
・売上データや在庫状況などの月次報告書を関係者に送信したい方
・クライアントや取引先に進捗報告や実績レポートを定期的に送付しているプロジェクトマネージャー
・マーケティングデータの分析およびチームやクライアントへの報告を定期的に実施する必要があるマーケティング担当者
■注意事項
・kintone、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogle ドキュメントに追加する
手作業を省いた文字起こしによって、手動での転記ミスや漏れを防ぎ、正確なデータ管理体制を実現できるかもしれません。
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogleドキュメントに追加するフローです。
音声ファイルの管理と文字起こし作業を自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・会議やインタビューの記録を効率化したい方
毎回の会議やインタビューの音声データを手動で文字起こししており、手間を感じている方
・音声データの管理と活用を強化したいチームリーダー
Dropboxに保存された音声データを整理し、Googleドキュメントで一元管理したい方
・時間を有効に使いたいフリーランサーや小規模事業者
限られた時間を有効手間を省きたいと考えている方
■注意事項
・Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
予定やイベントが登録されたらGoogle ドキュメントで新規ドキュメントを作成する
作成されるドキュメントのタイトルの一貫性が保たれ、作成の時の転記ミスや入力漏れを最小限に抑えられるでしょう。
Outlookにイベントが登録されたらGoogle ドキュメントで新規ドキュメントを作成する
試してみる
■概要
「Outlookにイベントが登録されたらGoogle ドキュメントで新規ドキュメントを作成する」ワークフローは、スケジュール管理とドキュメント作成を自動化する業務ワークフローです。
会議の予定がOutlookに追加されると、関連するGoogle ドキュメントが自動的に生成され、専用のドキュメントが作成されます。
これにより、手動でのドキュメント作成の手間を省き、業務開始前の準備をスムーズに行うことができます。Yoomを活用することで、日常の業務プロセスが一層効率化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用しており、スケジュール管理を効率化したい方
・Google ドキュメントの作成を自動化したいビジネスパーソン
・会議の準備にかかる時間を削減し、他の重要な業務に集中したい方
・手動でのドキュメント作成によるミスを減らしたいチームリーダー
・業務ワークフローの自動化を検討している中小企業の経営者
■注意事項
・OutlookとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新規ドキュメントを作成する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新規ドキュメントを作成する」ワークフローは、スケジュール管理とドキュメント作成を自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用し、Googleカレンダーに新しい予定が追加されると、指定された名称でGoogleドキュメントに自動的に作成されます。
これにより、手間を省き、作業の効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に使用し、予定管理を効率化したいビジネスパーソンの方
・自動的にドキュメント作成を完了したいプロジェクトマネージャーの方
・手動でのGoogleドキュメント作成作業を減らし、業務の自動化を目指している方
・業務ワークフローの一環として、スケジュールとドキュメントの連携を強化したい管理者の方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
情報が追加されたら、Google ドキュメントで新規ドキュメントを作成する
反映元ツールの情報をもとにGoogleドキュメントが自動生成されることで、書類作成時のミスが減り、正確な情報共有が可能となります。
Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
・複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方
■注意事項
・Confluence、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを作成する
試してみる
Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを作成するフローです。
受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加する
メール確認、情報抽出、転記などにかかる手作業が削減され、担当者の負担軽減や作業時間の短縮が実現するはずです。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加する
試してみる
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
本記事では、Google ドキュメント APIとアプリの連携方法から、実際の活用例までを紹介しました！
Google ドキュメント APIを利用することで、外部サービスと連携して書類作成のプロセスを効率化できるでしょう。
自動で進むプロセスによって手動作業が減り、迅速かつ正確な情報共有が実現するはずです。
業務効率の向上やデータの正確性維持を目指す方にとって、非常に役立つツールとなるかもしれません。
Yoomを利用すれば、プログラミング知識がなくても気軽にGoogle ドキュメント APIを導入できます。
簡単で種類豊富なYoomのテンプレートを活用して、日常業務をどんどん効率化してみてください！
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