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「Googleドキュメントで作成した議事録の内容を、プロジェクト管理のためにSmartsheetに毎回手作業で転記している…」
「定期的に作成するレポートがあり、その都度Smartsheetにも情報を登録するのが地味に面倒…」
このように、GoogleドキュメントとSmartsheetを併用する中で、二重入力や手作業での情報連携に手間と時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleドキュメントでのドキュメント作成とSmartsheetへの情報登録を自動化する仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より創造的で重要なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の業務効率を大きく向上させることが可能ですので、ぜひこの記事を参考に作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleドキュメントとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleドキュメントとSmartsheetのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたドキュメント作成や情報登録といった一連の業務フローを自動化できます。
これにより、作業時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーを削減することが可能になります。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
定例会議の議事録や週次のレポートなど、定期的に発生するドキュメント作成と、それに伴うSmartsheetへのタスク登録を自動化する連携です。
スケジュールをトリガーとして、<span class="mark-yellow">指定した日時に自動で議事録の雛形を作成し、Smartsheetに関連タスクを追加するため、準備の手間やタスクの登録漏れをなくす</span>ことができます。
各種依頼フォームや問い合わせフォームへの送信をきっかけに、ドキュメント作成とSmartsheetへの情報登録を自動化する連携です。
フォームで受け付けた内容をもとに、<span class="mark-yellow">Googleドキュメントで見積書や報告書などを自動生成し、同時にSmartsheetで進捗管理タスクを作成することで、迅速かつ正確な対応を実現</span>します。
それでは、さっそく実際にGoogleドキュメントとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleドキュメントとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は指定日時にGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成して、Smartsheetに行を追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、「Sign in with Google」を選択してください。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」を押してください。
最後に、「続行」を選びましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、トリガーの具体的な設定をしましょう。
「タイトル」は自由に変えられるので、お好みで編集してくださいね。
「スケジュール設定」では、下の赤枠部分のタブから日付や曜日を選んで、トリガーが起動するタイミングを設定できます。
お好きなタイミングに調整してください。
設定が終わったら、「保存する」を押して次に進みましょう。
次に、以下の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの選択画面になったら、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更してください。
アカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されているので変更不要です。
アクションは、テンプレート通りに「新しいドキュメントを作成する」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定に移るので、ドキュメントのタイトルを設定しましょう。
下記のように入力欄をクリックすると、日付を指定することができます。
今回は、日付のプルダウンから「今日」の値を選択し設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Google DriveのマイドライブにGoogleドキュメントが新規作成されているはずなので確認してみましょう！
下記のようにGoogleドキュメントが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、先ほど作成したGoogleドキュメントの文末にテキストを追加する設定を行います。
下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、前のステップと同じようにタイトルとアクションを修正・確認し次へ進みましょう。
画面が切り替わり、API接続設定の画面になります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
成功すると、下記のように指定したGoogleドキュメントにテキストが追加されているはずなのでチェックしてみましょう!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、Googleドキュメントの情報を用いて、Smartsheetの行にデータを追加しましょうまずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルは前のステップと同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなシートを作成しましたので、こちらにデータを反映させていきたいと思います!
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カラムIDと値を入力してください。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はGoogleドキュメントの情報を起点とした連携方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetの情報をGoogleドキュメントに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetに新しいタスクやプロジェクトの行が追加されたことをトリガーに、関連するGoogleドキュメントを自動で作成する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">Smartsheetで行を追加するだけで必要なドキュメントが自動的に生成されるため、ドキュメントの作成漏れや、手作業によるファイル名の付け間違いなどを防ぎ</span>、情報の整理が格段に楽になります。
Smartsheetに追加された行の中から、「優先度：高」や「ステータス：至急」など、特定の条件に合致するものだけを対象に、Googleドキュメントを自動作成する連携です。
この連携は条件分岐を含むため、<span class="mark-yellow">重要な案件に関するドキュメントのみを自動で作成し、対応の優先順位付けを明確にしながら、迅速なアクションをサポート</span>します。
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleドキュメントやSmartsheetのAPIを活用することで、ドキュメント作成やデータ管理の自動化が可能です。
業務効率を大幅に高める便利な連携が多数用意されていますので、ぜひ試してみてください。
Googleドキュメントのテンプレートを使えば、議事録や契約書などの文書作成を自動化し、作業時間を大幅に短縮できます。
会議の文字起こしから契約書作成まで、多様なシーンで活用できます。
複数のデータソースから情報を集約し、業務の透明性と一貫性を保ちながらの処理が可能です。
Google スプレッドシートやGoogleフォーム、広告データなどとの統合が簡単に行えます。
GoogleドキュメントとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたドキュメント作成やSmartsheetへの情報転記といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業に時間を費やすことなく、常に正確な情報をもとに業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もしGoogleドキュメントとSmartsheetの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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