フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しDiscordに通知する方法

ステップ1：Google ドキュメントとDiscordをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Google ドキュメントのマイアプリ登録を行います。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押しましょう。

次に検索窓にGoogle ドキュメントと入力し、表示された候補から「Google ドキュメント」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携するアカウントを選択しましょう。

表示された内容を確認し、「次へ」をクリックします。

連携アカウントと表示内容を確認し、「続行」をクリックしましょう。

続いてDiscordのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にDiscordと入力し、表示された候補から「Discord」を選択します。
「アカウント名」と「アクセストークン」を設定し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。

マイアプリにGoogle ドキュメントとDiscordが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：フォームトリガーを設定

いよいよ自動化の設定を行っていきます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてください。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

はじめにフォームトリガーの設定を確認しましょう。
「雇用契約書フォーム」をクリックしましょう。
今回のテンプレートでは、以下のようなフォームが設定されています。

質問の追加や編集はYoomの操作画面で行いましょう。
「＋質問を追加」をクリックすると簡単に追加ができます。

またフォームに回答を送信した後に表示させるメッセージなどを設定することもできます。
業務に合わせて設定してみてくださいね。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面で、設定項目で取得できるテスト値を設定します。
すでにデフォルトの値が入力されていますが、この先のアクションでわかりやすく表示できるように、今回は以下のように編集しました。
設定完了後は「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：Google ドキュメント「書類を発行する」、Discord「Discordに通知する」のアクションを設定

次にGoogle ドキュメントで契約書を発行するアクションを設定します。
「書類を発行する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google ドキュメントと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

設定が完了したら、画面をスクロールしましょう。

使用する契約書の雛形を指定しましょう。
入力欄をクリックすると、下に候補が表示されるので選択して入力も可能です。

今回は以下のような雛形を用意しました。

【雛形を用意する際の注意点】
契約書の雛形はどのような形式でもよいので、任意のものを用意しましょう。
フォームの回答を入力したい項目には、{名前}のように<span class="mark-yellow">項目名を{}で囲んで</span>設定します。
以下のサンプル契約書雛形はわかりやすくその設定箇所は青いマーカーがしてありますので、参考にしてください。
※詳しくはこちらをご覧ください。

Yoomの設定に戻りましょう。
Google ドキュメントで書類を発行すると、Google DriveにGoogle ドキュメントとPDF形式の2つのファイルが自動で作成されます。
その発行された書類を格納する場所を設定しましょう。
「格納先のGoogle DriveのフォルダID」を候補から設定します。

続いて保存するファイルの名称を設定します。
今回は以下の画像のように設定しました。

雇用契約書_{{名前}}様→雇用契約書_テスト太郎様

名前のアウトプットを使用することで誰の雇用契約書なのかわかるようにしています。
アウトプットを使用することで、フローが起動するごとにフォームの回答内容に合わせて名前の値を変動させることができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。

契約書の雛形から置換対処の文字列を取得し、アウトプットで値を設定していきます。
置換対象の文字列というのは、先ほど雛形の設定の箇所で説明した{}で囲われた項目になります。
それぞれの項目に合ったアウトプットを設定していきましょう。
「雇用契約書作成フォーム」で取得したアウトプット以外にも、日付のアウトプットがありますので活用してみてください。

全て設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

Discordで通知を行いましょう。
「Discordに通知する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Discordと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ファイルを送信

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細の設定を行いましょう。
まず送信するチャンネルの「チャンネルID」を設定します。
送信したいチャンネルのURLから取得可能ですよ。

次に送信するメッセージの内容を設定しましょう。
ここでもアウトプットを使用し誰の雇用契約書を送付するのか設定しましょう。

最後に送信するファイルを指定します。
今回直前で作成した契約書のPDFファイルを送信するために、以下のように設定しましょう。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Google ドキュメントとDiscordの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

さらに自動化するには

作成した契約書に承認をもらう

今回のフローに「承認を依頼する」のアクションを追加し、Discordへ送信する前に作成した契約書の承認を受けることもできます。
このアクションを追加することで、契約書を送信する前に承認を受けることができます。

承認者は以下の画像のように任意で設定ができるため、業務内容に合わせて設定してみてください。
ぜひ活用してみてはいかがでしょうか？

契約書をメールで送信する

今回は「作成した契約書をDiscordに通知する」フローでしたが、契約を結ぶ相手に直接メールで送信することも可能です。
「＋」ボタンをクリックし、「Yoom」を選択すると以下のような画面が表示されるので、「メールを送信する」を選択しましょう。

詳細設定で使用するアプリを選択できます。
こちらでGmailやOutlookを指定することもできるので、普段ご自身が使用しているアプリを選択しましょう。

Google ドキュメントを使ったその他の自動化例

他にもGoogle ドキュメントを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに通知する

はじめに紹介するのは、SmartHRとの連携フローです。Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用し従業員情報ページから直接トリガーを起動させることで、迅速な対応を実現できるでしょう。
※Chrome拡張機能に関してはこちらをご覧ください。

2.Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加する

次に紹介するのは、Outlookとの連携フローです。メールで受信した内容をAIを活用してデータの抽出を行うことで、効率的に情報の蓄積を行うことができるでしょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

3.会議の内容を文字起こしし、Googleドキュメントに格納

最後に紹介するのは、文字起こししたデータを新規Google ドキュメントを作成し追加するフローです。会議の音声データを自動で文字起こししてGoogle ドキュメントにかくのうすることで、チームメンバーが簡単に音声データの情報を取得できるかもしれません。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

Google ドキュメントとDiscordを連携するメリット

メリット1：作業時間の大幅な短縮

フォームの入力内容を自動的にGoogle ドキュメントの雇用契約書雛形に反映し、PDFを発行するプロセスを導入することで、手作業でのデータ入力や編集の手間を削減できます。これまで、雇用契約書の発行業務に複数の担当者が関与し、時間を要していたプロセスを自動化することで、作業時間の大幅な短縮が期待できます。また、契約書が正確かつ迅速に作成されることで、業務のスピード感が向上するでしょう。この効率化により、担当者が他の重要業務に集中する時間を確保し、業務進行の円滑化へとつながることが期待できます。

メリット2：ヒューマンエラーの削減

手動での契約書作成には、誤字脱字やデータ入力ミスといったヒューマンエラーのリスクがあります。フォームから帳票の自動生成を活用することで、入力された情報を正確に契約書に反映することが可能となり、人為的なミスを未然に防ぐでしょう。特に、住所や名前などの重要な個人情報が正確であることは、企業の信頼性や法的リスクを低減するうえで非常に重要です。この自動化を活用することによって、契約書の品質向上が期待でき、企業の信頼向上につながるかもしれません。

メリット3：プロセスの標準化

自動化されたプロセスにより、必要な情報が正確に反映されます。この仕組みを導入することで、契約書の不備や遅延によるトラブルを防ぎやすくなるでしょう。また、契約書作成から通知までの一連の流れが自動で完了するため、作成の流れが標準化され、担当者ごとのやり方の違いによるばらつきを解消します。すべての契約書が固定のフォーマットで作成されることで、企業全体での統一感を保つことが見込まれます。契約書の内容確認や管理が簡素化され、迅速かつ効率的な対応が可能になるかもしれません。自動化によるプロセスの標準化は、特に多数の従業員を雇用する企業で効果を発揮するでしょう。

まとめ

Google ドキュメントとDiscordを連携することで、フォーム入力から雇用契約書のPDFを自動生成し、通知するまでの一連のプロセスを自動化できます。この自動化を活用することで、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減、プロセスの標準化が期待できます。これまで契約書の作成作業にかかっていた時間の多くを短縮することができ、チーム全体の生産性向上へとつながるかもしれません。ぜひYoomを自社の業務に取り入れ、自動化をしてみませんか？業務効率化を実現できるかもしれませんよ。