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フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しDiscordに通知する方法
契約書の作成は、特に時間がかかる業務の1つです。さらに、契約内容に間違いがあることは企業の信用に大きく関わるため、作成に慎重になります。これらの理由から、他の業務を抱えながらの契約書作成は、担当者に多大なストレスを与えます。契約書の作成や共有は時間と手間がかかる作業であり、多くの企業が課題と感じているでしょう。もしも、契約書の作成を自動で完了してくれる仕組みがあったら、そのストレスから解放されると思いませんか？
この記事では、フォームに入力された内容をベースにGoogle ドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、それをDiscordに通知する方法を紹介しています。この連携を活用することで、業務プロセスの大幅な効率化が期待できるでしょう。ぜひどのように自動化できるのか、その方法を最後まで確認してくださいね。
こんな方におすすめ
今回の連携は以下のような方々におすすめです！
- Google ドキュメントとDiscordを業務に活用している方
- 契約書作成プロセスを効率化し、ヒューマンエラーを削減したい企業の管理者
- 雇用契約作成の業務を標準化したい中小企業の経営者
- チーム内での情報共有の効率化を目指すプロジェクトリーダー
- 日常業務を自動化し、業務を円滑化したい総務・バックオフィス担当者
それではここからノーコードツールYoomを使って、フォームに入力された内容を用いてGoogleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しDiscordに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
フォームに入力された内容を用いて、Google ドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しDiscordに通知する方法
Yoomのフォーム受信で起動するフォームトリガー機能を使用し起動したのち、Google ドキュメントのAPIを利用してGoogle ドキュメントの雛形にフォームで受信した情報を追加し帳票を発行し、Discordの提供するAPIを用いてDiscordの指定のチャンネルにGoogle ドキュメントで作成された帳票を送信することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
- Google ドキュメントとDiscordをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるフォームトリガー設定と、その後に続くGoogle ドキュメントとDiscordのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、Google ドキュメントとDiscordの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要採用候補者ごとに雇用契約書を手作業で作成し、PDF化するプロセスに手間を感じていませんか。
情報の転記ミスや共有漏れは、重要な採用プロセスにおいて避けたい課題です。
このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を用いてGoogleドキュメントの雛形から自動で雇用契約書をPDFとして発行し、関係者へ通知する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業による負担やミスを減らし、採用業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleドキュメントを用いて、手作業で雇用契約書を発行している人事労務担当者の方
- 採用候補者からのフォーム回答をもとに、書類作成を自動化したいと考えている方
- 契約書などの重要書類の発行から共有までのプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームが送信されると自動で書類発行から通知までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォームの情報を直接書類に反映させるため、手入力による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleドキュメントとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、候補者情報などを入力するフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションで、事前に用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形とフォームの回答内容を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Discordへのファイル送信オペレーションでは、送信先のチャンネルやメッセージ内容を任意に設定することが可能です。
- メッセージ本文には、フォームで受け付けた候補者名などの情報を変数として埋め込むことで、どの契約書が発行されたかを通知で把握できるようにカスタムができます。
■注意事項- Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
情報の転記ミスや共有漏れは、重要な採用プロセスにおいて避けたい課題です。
このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を用いてGoogleドキュメントの雛形から自動で雇用契約書をPDFとして発行し、関係者へ通知する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業による負担やミスを減らし、採用業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleドキュメントを用いて、手作業で雇用契約書を発行している人事労務担当者の方
- 採用候補者からのフォーム回答をもとに、書類作成を自動化したいと考えている方
- 契約書などの重要書類の発行から共有までのプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動で書類発行から通知までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォームの情報を直接書類に反映させるため、手入力による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、候補者情報などを入力するフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションで、事前に用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形とフォームの回答内容を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへのファイル送信オペレーションでは、送信先のチャンネルやメッセージ内容を任意に設定することが可能です。
- メッセージ本文には、フォームで受け付けた候補者名などの情報を変数として埋め込むことで、どの契約書が発行されたかを通知で把握できるようにカスタムができます。
■注意事項
- Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：Google ドキュメントとDiscordをマイアプリ連携
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Google ドキュメントのマイアプリ登録を行います。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押しましょう。
次に検索窓にGoogle ドキュメントと入力し、表示された候補から「Google ドキュメント」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択しましょう。
表示された内容を確認し、「次へ」をクリックします。
連携アカウントと表示内容を確認し、「続行」をクリックしましょう。
続いてDiscordのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にDiscordと入力し、表示された候補から「Discord」を選択します。
「アカウント名」と「アクセストークン」を設定し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。
マイアプリにGoogle ドキュメントとDiscordが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：フォームトリガーを設定
いよいよ自動化の設定を行っていきます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてください。
■概要採用候補者ごとに雇用契約書を手作業で作成し、PDF化するプロセスに手間を感じていませんか。
情報の転記ミスや共有漏れは、重要な採用プロセスにおいて避けたい課題です。
このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を用いてGoogleドキュメントの雛形から自動で雇用契約書をPDFとして発行し、関係者へ通知する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業による負担やミスを減らし、採用業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleドキュメントを用いて、手作業で雇用契約書を発行している人事労務担当者の方
- 採用候補者からのフォーム回答をもとに、書類作成を自動化したいと考えている方
- 契約書などの重要書類の発行から共有までのプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームが送信されると自動で書類発行から通知までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォームの情報を直接書類に反映させるため、手入力による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleドキュメントとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、候補者情報などを入力するフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションで、事前に用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形とフォームの回答内容を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Discordへのファイル送信オペレーションでは、送信先のチャンネルやメッセージ内容を任意に設定することが可能です。
- メッセージ本文には、フォームで受け付けた候補者名などの情報を変数として埋め込むことで、どの契約書が発行されたかを通知で把握できるようにカスタムができます。
■注意事項- Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
情報の転記ミスや共有漏れは、重要な採用プロセスにおいて避けたい課題です。
このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を用いてGoogleドキュメントの雛形から自動で雇用契約書をPDFとして発行し、関係者へ通知する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業による負担やミスを減らし、採用業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleドキュメントを用いて、手作業で雇用契約書を発行している人事労務担当者の方
- 採用候補者からのフォーム回答をもとに、書類作成を自動化したいと考えている方
- 契約書などの重要書類の発行から共有までのプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動で書類発行から通知までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォームの情報を直接書類に反映させるため、手入力による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、候補者情報などを入力するフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションで、事前に用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形とフォームの回答内容を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへのファイル送信オペレーションでは、送信先のチャンネルやメッセージ内容を任意に設定することが可能です。
- メッセージ本文には、フォームで受け付けた候補者名などの情報を変数として埋め込むことで、どの契約書が発行されたかを通知で把握できるようにカスタムができます。
■注意事項
- Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
はじめにフォームトリガーの設定を確認しましょう。
「雇用契約書フォーム」をクリックしましょう。
今回のテンプレートでは、以下のようなフォームが設定されています。
質問の追加や編集はYoomの操作画面で行いましょう。
「＋質問を追加」をクリックすると簡単に追加ができます。
またフォームに回答を送信した後に表示させるメッセージなどを設定することもできます。
業務に合わせて設定してみてくださいね。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面で、設定項目で取得できるテスト値を設定します。
すでにデフォルトの値が入力されていますが、この先のアクションでわかりやすく表示できるように、今回は以下のように編集しました。
設定完了後は「保存する」をクリックしましょう。
ステップ3：Google ドキュメント「書類を発行する」、Discord「Discordに通知する」のアクションを設定
次にGoogle ドキュメントで契約書を発行するアクションを設定します。
「書類を発行する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google ドキュメントと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
設定が完了したら、画面をスクロールしましょう。
使用する契約書の雛形を指定しましょう。
入力欄をクリックすると、下に候補が表示されるので選択して入力も可能です。
今回は以下のような雛形を用意しました。
【雛形を用意する際の注意点】
契約書の雛形はどのような形式でもよいので、任意のものを用意しましょう。
フォームの回答を入力したい項目には、{名前}のように項目名を{}で囲んで設定します。
以下のサンプル契約書雛形はわかりやすくその設定箇所は青いマーカーがしてありますので、参考にしてください。
※詳しくはこちらをご覧ください。
Yoomの設定に戻りましょう。
Google ドキュメントで書類を発行すると、Google DriveにGoogle ドキュメントとPDF形式の2つのファイルが自動で作成されます。
その発行された書類を格納する場所を設定しましょう。
「格納先のGoogle DriveのフォルダID」を候補から設定します。
続いて保存するファイルの名称を設定します。
今回は以下の画像のように設定しました。
雇用契約書_{{名前}}様→雇用契約書_テスト太郎様
名前のアウトプットを使用することで誰の雇用契約書なのかわかるようにしています。
アウトプットを使用することで、フローが起動するごとにフォームの回答内容に合わせて名前の値を変動させることができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
契約書の雛形から置換対処の文字列を取得し、アウトプットで値を設定していきます。
置換対象の文字列というのは、先ほど雛形の設定の箇所で説明した{}で囲われた項目になります。
それぞれの項目に合ったアウトプットを設定していきましょう。
「雇用契約書作成フォーム」で取得したアウトプット以外にも、日付のアウトプットがありますので活用してみてください。
全て設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
Discordで通知を行いましょう。
「Discordに通知する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Discordと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ファイルを送信
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
詳細の設定を行いましょう。
まず送信するチャンネルの「チャンネルID」を設定します。
送信したいチャンネルのURLから取得可能ですよ。
次に送信するメッセージの内容を設定しましょう。
ここでもアウトプットを使用し誰の雇用契約書を送付するのか設定しましょう。
最後に送信するファイルを指定します。
今回直前で作成した契約書のPDFファイルを送信するために、以下のように設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Google ドキュメントとDiscordの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
■概要採用候補者ごとに雇用契約書を手作業で作成し、PDF化するプロセスに手間を感じていませんか。
情報の転記ミスや共有漏れは、重要な採用プロセスにおいて避けたい課題です。
このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を用いてGoogleドキュメントの雛形から自動で雇用契約書をPDFとして発行し、関係者へ通知する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業による負担やミスを減らし、採用業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleドキュメントを用いて、手作業で雇用契約書を発行している人事労務担当者の方
- 採用候補者からのフォーム回答をもとに、書類作成を自動化したいと考えている方
- 契約書などの重要書類の発行から共有までのプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームが送信されると自動で書類発行から通知までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォームの情報を直接書類に反映させるため、手入力による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleドキュメントとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、候補者情報などを入力するフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションで、事前に用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形とフォームの回答内容を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Discordへのファイル送信オペレーションでは、送信先のチャンネルやメッセージ内容を任意に設定することが可能です。
- メッセージ本文には、フォームで受け付けた候補者名などの情報を変数として埋め込むことで、どの契約書が発行されたかを通知で把握できるようにカスタムができます。
■注意事項- Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
情報の転記ミスや共有漏れは、重要な採用プロセスにおいて避けたい課題です。
このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を用いてGoogleドキュメントの雛形から自動で雇用契約書をPDFとして発行し、関係者へ通知する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業による負担やミスを減らし、採用業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleドキュメントを用いて、手作業で雇用契約書を発行している人事労務担当者の方
- 採用候補者からのフォーム回答をもとに、書類作成を自動化したいと考えている方
- 契約書などの重要書類の発行から共有までのプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動で書類発行から通知までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォームの情報を直接書類に反映させるため、手入力による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、候補者情報などを入力するフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションで、事前に用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形とフォームの回答内容を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへのファイル送信オペレーションでは、送信先のチャンネルやメッセージ内容を任意に設定することが可能です。
- メッセージ本文には、フォームで受け付けた候補者名などの情報を変数として埋め込むことで、どの契約書が発行されたかを通知で把握できるようにカスタムができます。
■注意事項
- Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
さらに自動化するには
作成した契約書に承認をもらう
今回のフローに「承認を依頼する」のアクションを追加し、Discordへ送信する前に作成した契約書の承認を受けることもできます。
このアクションを追加することで、契約書を送信する前に承認を受けることができます。
承認者は以下の画像のように任意で設定ができるため、業務内容に合わせて設定してみてください。
ぜひ活用してみてはいかがでしょうか？
契約書をメールで送信する
今回は「作成した契約書をDiscordに通知する」フローでしたが、契約を結ぶ相手に直接メールで送信することも可能です。
「＋」ボタンをクリックし、「Yoom」を選択すると以下のような画面が表示されるので、「メールを送信する」を選択しましょう。
詳細設定で使用するアプリを選択できます。
こちらでGmailやOutlookを指定することもできるので、普段ご自身が使用しているアプリを選択しましょう。
Google ドキュメントを使ったその他の自動化例
他にもGoogle ドキュメントを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに通知する
はじめに紹介するのは、SmartHRとの連携フローです。Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用し従業員情報ページから直接トリガーを起動させることで、迅速な対応を実現できるでしょう。
※Chrome拡張機能に関してはこちらをご覧ください。
■概要
従業員からの在籍証明書の発行依頼は、都度対応が必要なため、人事担当者の業務を圧迫していませんか。SmartHRから情報を探し、手作業で書類を作成するのは手間がかかります。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックで在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知することが可能です。これにより、証明書発行業務に関する手間を削減し、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRを利用し、在籍証明書などの書類発行業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 従業員からの依頼対応に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
- SmartHRとDiscordを日常的に利用しており、手作業での通知業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRの情報をもとに在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知するため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、SmartHRのクローム拡張機能トリガー機能を選択し、「従業員ページから起動」するよう設定します。
- 次に、オペレーションで、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、SmartHRから取得した情報をもとに在籍証明書を作成します。
- 最後に、オペレーションで、Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行した証明書ファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、テンプレートとして使用するドキュメントのファイルIDと、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDをそれぞれ設定してください。
- 発行する在籍証明書のファイル名は、固定のテキストだけでなく、SmartHRから取得した従業員名など、動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
- Discordへファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDを任意で指定できます。また、メッセージ内容にも固定テキストやSmartHRの従業員情報などを自由に組み込めます。
■注意事項
- SmartHR、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
従業員からの在籍証明書の発行依頼は、都度対応が必要なため、人事担当者の業務を圧迫していませんか。SmartHRから情報を探し、手作業で書類を作成するのは手間がかかります。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックで在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知することが可能です。これにより、証明書発行業務に関する手間を削減し、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRを利用し、在籍証明書などの書類発行業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 従業員からの依頼対応に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
- SmartHRとDiscordを日常的に利用しており、手作業での通知業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRの情報をもとに在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知するため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、SmartHRのクローム拡張機能トリガー機能を選択し、「従業員ページから起動」するよう設定します。
- 次に、オペレーションで、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、SmartHRから取得した情報をもとに在籍証明書を作成します。
- 最後に、オペレーションで、Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行した証明書ファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、テンプレートとして使用するドキュメントのファイルIDと、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDをそれぞれ設定してください。
- 発行する在籍証明書のファイル名は、固定のテキストだけでなく、SmartHRから取得した従業員名など、動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
- Discordへファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDを任意で指定できます。また、メッセージ内容にも固定テキストやSmartHRの従業員情報などを自由に組み込めます。
■注意事項
- SmartHR、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
2.Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加する
次に紹介するのは、Outlookとの連携フローです。メールで受信した内容をAIを活用してデータの抽出を行うことで、効率的に情報の蓄積を行うことができるでしょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
■概要Outlookで受信した問い合わせやアンケートの回答などを、一つひとつ確認してGoogleドキュメントに転記する作業に時間を要していませんか。手作業による転記は、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で必要な情報のみを抽出し、指定のGoogleドキュメントに追記します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogleドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogleドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.会議の内容を文字起こしし、Googleドキュメントに格納
最後に紹介するのは、文字起こししたデータを新規Google ドキュメントを作成し追加するフローです。会議の音声データを自動で文字起こししてGoogle ドキュメントにかくのうすることで、チームメンバーが簡単に音声データの情報を取得できるかもしれません。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
■概要会議後の議事録作成や内容の振り返りのために、録音データから文字起こしを行う作業は手間がかかるものではないでしょうか。手作業での文字起こしは時間がかかり、本来注力すべきコア業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、フォームに音声ファイルをアップロードするだけで、自動で文字起こしが実行され、その内容がGoogleドキュメントに格納されるため、議事録作成の工数を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- 会議後の議事録作成に多くの時間を費やしている営業・マーケティング担当者の方
- 手作業での文字起こしを自動化し、ノンコア業務の時間を削減したいと考えている方
- Googleドキュメントを活用し、チーム内の会議内容の共有を効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- 音声ファイルをアップロードするだけで文字起こしとドキュメント作成が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での文字起こしで発生しがちな、聞き間違いや入力ミスを防ぎ、議事録の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、会議の音声ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで音声文字起こし機能を選択し、フォームからアップロードされた音声データを文字起こしするように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションで議事録用のドキュメントを新規作成します。
- 最後に、同じくGoogleドキュメントのアクションを設定し、文字起こししたテキストデータを先ほど作成したドキュメントに記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、音声ファイルのアップロード項目以外に、会議名や参加者などをテキストで入力する質問項目を任意で追加できます。
- Googleドキュメントで作成されるドキュメントのファイル名は、フォームで入力された会議名や日付などを含めて自由に設定することが可能です。
■注意事項- GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 会議後の議事録作成に多くの時間を費やしている営業・マーケティング担当者の方
- 手作業での文字起こしを自動化し、ノンコア業務の時間を削減したいと考えている方
- Googleドキュメントを活用し、チーム内の会議内容の共有を効率化したいマネージャーの方
- 音声ファイルをアップロードするだけで文字起こしとドキュメント作成が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での文字起こしで発生しがちな、聞き間違いや入力ミスを防ぎ、議事録の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、会議の音声ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで音声文字起こし機能を選択し、フォームからアップロードされた音声データを文字起こしするように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションで議事録用のドキュメントを新規作成します。
- 最後に、同じくGoogleドキュメントのアクションを設定し、文字起こししたテキストデータを先ほど作成したドキュメントに記載します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、音声ファイルのアップロード項目以外に、会議名や参加者などをテキストで入力する質問項目を任意で追加できます。
- Googleドキュメントで作成されるドキュメントのファイル名は、フォームで入力された会議名や日付などを含めて自由に設定することが可能です。
- GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google ドキュメントとDiscordを連携するメリット
メリット1：作業時間の大幅な短縮
フォームの入力内容を自動的にGoogle ドキュメントの雇用契約書雛形に反映し、PDFを発行するプロセスを導入することで、手作業でのデータ入力や編集の手間を削減できます。これまで、雇用契約書の発行業務に複数の担当者が関与し、時間を要していたプロセスを自動化することで、作業時間の大幅な短縮が期待できます。また、契約書が正確かつ迅速に作成されることで、業務のスピード感が向上するでしょう。この効率化により、担当者が他の重要業務に集中する時間を確保し、業務進行の円滑化へとつながることが期待できます。
メリット2：ヒューマンエラーの削減
手動での契約書作成には、誤字脱字やデータ入力ミスといったヒューマンエラーのリスクがあります。フォームから帳票の自動生成を活用することで、入力された情報を正確に契約書に反映することが可能となり、人為的なミスを未然に防ぐでしょう。特に、住所や名前などの重要な個人情報が正確であることは、企業の信頼性や法的リスクを低減するうえで非常に重要です。この自動化を活用することによって、契約書の品質向上が期待でき、企業の信頼向上につながるかもしれません。
メリット3：プロセスの標準化
自動化されたプロセスにより、必要な情報が正確に反映されます。この仕組みを導入することで、契約書の不備や遅延によるトラブルを防ぎやすくなるでしょう。また、契約書作成から通知までの一連の流れが自動で完了するため、作成の流れが標準化され、担当者ごとのやり方の違いによるばらつきを解消します。すべての契約書が固定のフォーマットで作成されることで、企業全体での統一感を保つことが見込まれます。契約書の内容確認や管理が簡素化され、迅速かつ効率的な対応が可能になるかもしれません。自動化によるプロセスの標準化は、特に多数の従業員を雇用する企業で効果を発揮するでしょう。
まとめ
Google ドキュメントとDiscordを連携することで、フォーム入力から雇用契約書のPDFを自動生成し、通知するまでの一連のプロセスを自動化できます。この自動化を活用することで、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減、プロセスの標準化が期待できます。これまで契約書の作成作業にかかっていた時間の多くを短縮することができ、チーム全体の生産性向上へとつながるかもしれません。ぜひYoomを自社の業務に取り入れ、自動化をしてみませんか？業務効率化を実現できるかもしれませんよ。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
