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「Discord上でのやりとりをもとに、Boxにフォルダを作成したい！」
「プロジェクトに関する重要なファイルがBoxにアップロードされたのに、Discordでの共有を忘れてしまう…」
日々の業務でDiscordとBoxを利用していると、ツール間での情報の分断や手作業による連携に、このような手間や課題を感じることはありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Discordでの特定のやりとりをきっかけにBoxのフォルダを自動で作成したり、BoxへのファイルアップロードをDiscordに自動で通知する仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放されるでしょう。
そして情報共有の漏れやミスも防ぐことができ、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DiscordとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックすることで早速スタートできますよ！
DiscordとBoxのAPIを連携させることで、2ツール間の情報共有やファイル管理を自動化し、業務のスピードと正確性を向上させられるでしょう。
ここでは、具体的な自動化例をいくつかご紹介します。
アカウント登録はわずか30秒で完了。その後、「試してみる」ボタンからすぐにDiscordとBoxの連携を体験できるので、気になる内容があればクリックしてみてください！
Discordの特定のチャンネルにメッセージが投稿された際に、その内容に基づいてBoxにフォルダを自動作成します。
案件発生を知らせるチャンネルなどをトリガーとして設定することで、各案件に対応する<span class="mark-yellow">フォルダの作成忘れや命名規則のミスを防ぎつつ、情報格納までのプロセスを迅速化</span>できます。
「#新規案件」や「#重要」といった特定のキーワードを含むメッセージがDiscordに投稿された場合にのみ、Boxにフォルダを作成することも可能です。
このフィルターを活用した自動化により、<span class="mark-yellow">必要な情報に紐づくフォルダだけをピンポイントで作成し、不要なフォルダが乱立するのを防ぎます。</span>
Box内のノイズを減らすことで、重要な情報にアクセスしやすい環境が整うでしょう。
それでは実際に、DiscordとBoxを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Discordでメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
先ずは、Yoomと連携させたいDiscordアカウントとBoxアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
① Discordのマイアプリ登録
② Boxのマイアプリ登録
Boxも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
取得したメッセージ情報から、フォルダ作成に使用するデータを抽出していきます。
それでは、抽出したデータを用いてBoxにフォルダを作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Discordの指定したチャンネルにメッセージを投稿し、そのメッセージから抽出されたデータを用いたフォルダが作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はDiscordからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にBoxからDiscordへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxの指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされた際、そのファイル名やリンクをDiscordの特定チャンネルに自動で通知するフローです。
<span class="mark-yellow">契約書や請求書、デザイン案などの重要なファイルが追加されたことを関係者が素早く把握できることで、確認漏れや対応の遅れを未然に防げます。</span>
手動での通知作業が不要になるため、情報共有のスピードも向上するでしょう。
「至急」や「最終版」といったキーワードがファイル名に含まれているなど、あらかじめ設定した条件に合致したファイルがアップロードされた場合にのみ、Discordに通知する設定も可能です。
<span class="mark-yellow">数あるファイル更新の中から特に重要度の高いものだけをチームに共有することで、通知の洪水による見逃しを防ぎましょう。</span>
Yoomでは、DiscordとBoxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
DiscordとBoxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Zoomミーティング終了後、レコーディング情報をDiscordに連携したり、Notionで見積書承認依頼ページが作成されたら通知したりと、情報連携とデータ管理を自動化できます。
Yoomデータベースやkintoneに情報が登録されたらBoxにフォルダを作成したり、Zoomミーティングのレコーディング情報を取得してBoxにアップロードしたりと、ファイル管理と情報連携を自動化できます。
DiscordとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報共有やファイル管理の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
担当者がこうした定型業務から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになることで、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自動化フローがエラーで止まったらどうなりますか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローボットの停止や再実行といった対応を行ってください。
Q：Discordに添付されたファイルを直接Boxに保存できますか？
A：フローボットの設定画面で「チャンネルでメッセージが送信されたら」の下に繋がる「＋」をクリックしてください。ここでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを追加することで、メッセージに添付されたファイルを取得できます。
その上で「フォルダを作成」のアクションの下に「ファイルをアップロード」を追加すれば、作成したフォルダに添付ファイルを保存できます。
Q：この自動化は無料プランでどのくらい実行できますか？
A：フリープランでは、月に100タスクまで無料で実行できます。月に数度のフォルダ作成であれば、問題なく使用できるでしょう。頻繁に新しいフォルダを作成したい場合には、プランのアップグレードをおすすめします。
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