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人事部にとって、契約書作成業務は必須業務だと思います。
しかし、繁忙時期など多数の契約書を発行しなければならない時、手作業だと手間と時間がかかります。
この記事ではYoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携して、「フォームに入力されたらGoogleドキュメントの雇用契約書を自動発行し、Google Chatに通知する」方法をご紹介します。
これにより、手動業務を自動化できるため、事務作業の負担を軽減できそうです。
またYoomを活用すれば、アプリ連携やフローの作成が誰でも簡単に設定できます。
その方法についても詳しく解説します。
ぜひご覧ください。
以下の方は、GoogleドキュメントとGoogle Chatを連携してみましょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「フォームに入力された内容を用いてGoogleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しGoogle Chatに通知する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
フォームに回答されたことをフォームのAPIを利用して受け取り、Googleドキュメントの提供するAPIを用いて、Googleドキュメントの雇用契約書の雛形からPDFを発行することで実現可能です。
また、Google Chatが提供するAPIを用いることで、フォームに入力された内容をもとにGoogleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、そのことをGoogle Chatに通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きくわけて以下のプロセスで構成されています
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方は、ログインしておきましょう！
■概要
Yoomフォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDFを発行してGoogle Chatに通知するフローです。
通常、雛形シートをコピーし、入力してPDFを発行するという流れになりますが、そのような手動操作が不要で、フォームの入力だけで書類発行が自動で行えます。
Google Chatに通知する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・Googleドキュメント、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてご利用ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
まず、GoogleドキュメントとGoogle ChatをYoomと連携します。
Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧でGoogleドキュメントをクリックしましょう。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携するアカウントを選択しましょう。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックしてください。
これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様にマイアプリを選択後、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧でGoogle Chat（OAuth）をクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
Client IDとClient Secretを入力しましょう。
Google Chatの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご確認ください。
これでGoogle Chatのマイアプリ登録ができました。
テンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
↓こちら
■概要
Yoomフォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDFを発行してGoogle Chatに通知するフローです。
通常、雛形シートをコピーし、入力してPDFを発行するという流れになりますが、そのような手動操作が不要で、フォームの入力だけで書類発行が自動で行えます。
Google Chatに通知する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・Googleドキュメント、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてご利用ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
クリック後、Yoomのテンプレートサイトに移動します。
その画面で「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
コピーできたと表示されたら、「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーができました。
次にフローボットの設定に進みます。
先ほどコピーしたテンプレートの「雇用契約書作成フォーム」をクリックしましょう。
契約書に必要な項目を設定してください。
設定したら「次へ」をクリックしましょう。
取得した値にサンプル値を入力してください。
入力したら保存しましょう。
次に「書類を発行する」をクリックしてください。
タイトルは入力済みですが、変更できます。
Googleドキュメントと連携するアカウント情報を確認しましょう。
ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択するか、入力してください。
出力ファイル名は自由に設定できますが、添付画像のようにアウトプットを活用すると管理しやすくなります。
設定したら「次へ」をクリックしましょう。
置換後の文字列に、フォームのアウトプットを選択しましょう。
今日の日付は、日付の項目から選択しましょう。
設定したらテストをクリックしましょう。
テストが成功したら、契約書が作成され、アウトプット取得できました。
ここまでできたら保存してください。
最後の設定ステップとなりました！
「スペースにメッセージを送信」をクリックして設定を進めましょう。
タイトルは、入力済みですが変更できます。
Google Chatと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「スペースにメッセージを送信」を選択します。
設定したら「次へ」をクリックしてください。
スペースID、キー、トークンを設定してください。
メッセージには添付画像のようにアウトプットを活用して作成しましょう。
設定したらテストを実行し、Google Chatに通知できたら保存してください。
保存すると、設定完了したと表示されるので「トリガーをON」にして動作をチェックしましょう。
これでフローボットの設定ができました！
■概要
Yoomフォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDFを発行してGoogle Chatに通知するフローです。
通常、雛形シートをコピーし、入力してPDFを発行するという流れになりますが、そのような手動操作が不要で、フォームの入力だけで書類発行が自動で行えます。
Google Chatに通知する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・Googleドキュメント、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてご利用ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
Yoomには多数のテンプレートがあります。
ここでは、GoogleドキュメントとGoogle Chatを活用した3つの自動化例をご紹介します。
1.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知するテンプレートです
Chrome拡張機能を活用すれば、SmartHRからフローボットを起動し、在籍証明書を発行してGoogle Chatに通知できます。
これにより、Yoomを開く手間や手作業を削減できるため、書類の発行業務がスムーズに行えそうです。
■概要
従業員から在籍証明書の発行を依頼されるたびに、SmartHRで情報を確認し、手作業で書類を作成して送付する業務は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックするだけで、Googleドキュメントで在籍証明書を自動で発行し、Google Chatへ通知することが可能になり、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Google Chatでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加するテンプレートです
タスクの情報など、重要な情報をGoogle Chatに送信して管理している場合、手作業でGoogleドキュメントに追加していると手間がかかります。
このテンプレートを活用すれば、事務作業の負担を減らし、業務を効率化を図れるでしょう。
■概要
Google Chatでの議論や共有事項を、後から議事録やナレッジとしてドキュメントにまとめる作業に手間を感じていませんか。
重要な情報が会話に埋もれてしまい、手作業での転記は抜け漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージが送信されると、その内容を自動でGoogleドキュメントに追記できます。
面倒な転記作業から解放され、情報の集約と管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Google Chatで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するテンプレートです
例えば期日が今日までのタスク情報を特定のルームに通知しているとしましょう。
手動でGoogleドキュメントに追加すると、入力漏れが発生するかもしれません。
自動的に追加できれば、エラーを防止できるため、仕事の生産性が向上するでしょう。
■概要
Google Chatで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Chatでコミュニケーションを取っている方
・業務のやり取りをGoogle Chatで行うことが多い方
2.Googleドキュメントでデータ管理を行っている方
・Google ChatのメッセージをGoogleドキュメントに集約して整理したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Chatを業務のコミュニケーションツールとして利用している場合、情報は日々蓄積されていくため件数は膨大となります。
また、情報の検索を行う際に検索キーワードに対して膨大なメッセージがヒットした場合、1個1個確認するのは非効率的です。
このフローでは、Google Chatで特定のスペースに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加することができるため、情報の集約を自動化します。
Googleドキュメントに追加された内容を業務のニーズに合わせて整理することで、必要な情報を効率的に検索することができます。
古い情報や不要な情報を取捨選択することで、Google Chatからの情報収集もスムーズに行うことができ、業務スピードを向上させることが可能です。
■注意事項
・Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携することで、契約書の作成を自動化できます。
例えば、少人数の人事部では、手作業による契約書作成に手間と労力がかかるでしょう。
手作業で行っている場合、手間と労力がかかると思います。
このフローを自動化すれば、書類作成の時間を短縮できるため、他の重要な業務に集中できます。
また、Google Chatに通知することで、チームで契約状況を確認しやすくなります。
繁忙時期でも、スムーズに雇用契約を締結できそうです。
手動で雇用契約書を作成していると、入力ミスや作成漏れが起きる可能性があります。
例えば、新入社員が多く入社する企業では、ミスが発生するリスクが高まります。
Yoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携すれば、誤記入などのエラーを防ぐことが可能です。
さらに、Google Chatに通知することで、ミスがないか確認することができそうです。
定型業務の自動化により、正確性の高い契約書作成が行えるため、作業負担の軽減が見込めます。
フォームに回答すれば、自動的に契約書作成や通知を自動化できるため、契約締結をスピーディーに行うことができるでしょう。
契約締結が遅れると、給与の支払いなどの手続きにも影響が出る可能性があります。
このフローを自動化できれば、フォーム入力と同時に自動作成されるため、円滑に契約書作成ができそうです。
また、リモートワーク環境で業務を行っている人事部の場合、Google Chatに通知されるため、確認の見落としや対応漏れのリスク軽減が期待できます。
このフローを導入することで、契約書作成の時間を短縮でき、業務効率が向上するでしょう。
Yoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携すれば、手作業での契約書作成の手間を省けます。
これによりヒューマンエラーを防ぎ、契約書の締結スピードを向上させることが期待できます。
Yoomはプログラミング不要で、アプリ連携やフローボット作成ができる便利なツールです。
これまで知識がなく連携できなかった人でも、テンプレートを活用すれば簡単に設定できます。
事務作業を自動化できれば、他の業務に集中できるため、仕事の生産性が向上しそうですね。
この機会にYoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携して、契約書作成を自動化しましょう！
