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フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しGoogle Chatに通知する方法
人事部にとって、契約書作成業務は必須業務だと思います。
しかし、繁忙時期など多数の契約書を発行しなければならない時、手作業だと手間と時間がかかります。
この記事ではYoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携して、「フォームに入力されたらGoogleドキュメントの雇用契約書を自動発行し、Google Chatに通知する」方法をご紹介します。
これにより、手動業務を自動化できるため、事務作業の負担を軽減できそうです。
またYoomを活用すれば、アプリ連携やフローの作成が誰でも簡単に設定できます。
その方法についても詳しく解説します。
ぜひご覧ください。
こんな方におすすめ
以下の方は、GoogleドキュメントとGoogle Chatを連携してみましょう。
- Googleドキュメントを活用して、契約書作成を自動化したい人事担当者
- 雇用契約書の作成や管理の手作業を削減し、業務負担を減らしたい管理部門
- リモートワーク環境での契約手続きをスムーズに行いたい方
- 雇用契約書の作成プロセスを自動化し、契約締結のスピードを向上したい方
- Google Chatを活用し、契約書の作成・通知・承認フローを簡単に共有したい方
それではここからノーコードツールYoomを使って、「フォームに入力された内容を用いてGoogleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しGoogle Chatに通知する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
フォームに入力された内容を用いてGoogleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しGoogle Chatに通知する方法
フォームに回答されたことをフォームのAPIを利用して受け取り、Googleドキュメントの提供するAPIを用いて、Googleドキュメントの雇用契約書の雛形からPDFを発行することで実現可能です。
また、Google Chatが提供するAPIを用いることで、フォームに入力された内容をもとにGoogleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、そのことをGoogle Chatに通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きくわけて以下のプロセスで構成されています
- GoogleドキュメントとGoogle Chatのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションを設定
- トリガーをONにして動作チェック
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方は、ログインしておきましょう！
■概要採用候補者の情報やクライアント情報をフォームで受け取った後、その都度Googleドキュメントで作成した雛形に手作業で情報を転記して書類を作成していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容をもとに、Googleドキュメントの雇用契約書などの雛形から自動でPDFを発行することが可能です。面倒な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け付けた情報をもとに、Googleドキュメントで書類を作成している人事や営業担当者の方
- 手作業での書類作成による転記ミスや、確認の手間を削減したいと考えているチームリーダーの方
- 契約書などの各種書類の作成から社内への共有通知までを自動化し、業務プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームが送信されると、Googleドキュメントの雛形から自動で書類が発行されるため、これまで手作業での転記や作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、名前や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、書類の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、氏名や住所など書類作成に必要な情報を収集するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形ファイルや、フォームで取得したどの情報を雛形のどこに差し込むかなどを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、発行された書類の情報などを任意の宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームトリガー機能では、書類作成に必要な情報（氏名、住所、日付など）に合わせて、入力項目を任意でカスタマイズしてください。
- 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形を任意のものに設定できます。また、フォームで取得した値を書類内のどの部分に差し込むかを変数として設定可能です。
- Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースやユーザーを任意で指定できます。また、通知本文にフォームで受け取った情報や発行した書類のファイル名などを含めることも可能です。
■注意事項- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、Googleドキュメントで書類を作成している人事や営業担当者の方
- 手作業での書類作成による転記ミスや、確認の手間を削減したいと考えているチームリーダーの方
- 契約書などの各種書類の作成から社内への共有通知までを自動化し、業務プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Googleドキュメントの雛形から自動で書類が発行されるため、これまで手作業での転記や作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、名前や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、書類の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、氏名や住所など書類作成に必要な情報を収集するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形ファイルや、フォームで取得したどの情報を雛形のどこに差し込むかなどを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、発行された書類の情報などを任意の宛先に通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、書類作成に必要な情報（氏名、住所、日付など）に合わせて、入力項目を任意でカスタマイズしてください。
- 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形を任意のものに設定できます。また、フォームで取得した値を書類内のどの部分に差し込むかを変数として設定可能です。
- Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースやユーザーを任意で指定できます。また、通知本文にフォームで受け取った情報や発行した書類のファイル名などを含めることも可能です。
■注意事項
- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
ステップ1:GoogleドキュメントとGoogle Chatをマイアプリ連携
まず、GoogleドキュメントとGoogle ChatをYoomと連携します。
1.Googleドキュメントのマイアプリ登録
Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧でGoogleドキュメントをクリックしましょう。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携するアカウントを選択しましょう。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックしてください。
これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録ができました。
2.Google Chatのマイアプリ登録
先ほどと同様にマイアプリを選択後、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧でGoogle Chat（OAuth）をクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
Client IDとClient Secretを入力しましょう。
Google Chatの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご確認ください。
これでGoogle Chatのマイアプリ登録ができました。
ステップ2:テンプレートをコピーする
テンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
↓こちら
■概要採用候補者の情報やクライアント情報をフォームで受け取った後、その都度Googleドキュメントで作成した雛形に手作業で情報を転記して書類を作成していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容をもとに、Googleドキュメントの雇用契約書などの雛形から自動でPDFを発行することが可能です。面倒な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け付けた情報をもとに、Googleドキュメントで書類を作成している人事や営業担当者の方
- 手作業での書類作成による転記ミスや、確認の手間を削減したいと考えているチームリーダーの方
- 契約書などの各種書類の作成から社内への共有通知までを自動化し、業務プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームが送信されると、Googleドキュメントの雛形から自動で書類が発行されるため、これまで手作業での転記や作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、名前や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、書類の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、氏名や住所など書類作成に必要な情報を収集するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形ファイルや、フォームで取得したどの情報を雛形のどこに差し込むかなどを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、発行された書類の情報などを任意の宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームトリガー機能では、書類作成に必要な情報（氏名、住所、日付など）に合わせて、入力項目を任意でカスタマイズしてください。
- 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形を任意のものに設定できます。また、フォームで取得した値を書類内のどの部分に差し込むかを変数として設定可能です。
- Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースやユーザーを任意で指定できます。また、通知本文にフォームで受け取った情報や発行した書類のファイル名などを含めることも可能です。
■注意事項- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、Googleドキュメントで書類を作成している人事や営業担当者の方
- 手作業での書類作成による転記ミスや、確認の手間を削減したいと考えているチームリーダーの方
- 契約書などの各種書類の作成から社内への共有通知までを自動化し、業務プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Googleドキュメントの雛形から自動で書類が発行されるため、これまで手作業での転記や作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、名前や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、書類の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、氏名や住所など書類作成に必要な情報を収集するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形ファイルや、フォームで取得したどの情報を雛形のどこに差し込むかなどを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、発行された書類の情報などを任意の宛先に通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、書類作成に必要な情報（氏名、住所、日付など）に合わせて、入力項目を任意でカスタマイズしてください。
- 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形を任意のものに設定できます。また、フォームで取得した値を書類内のどの部分に差し込むかを変数として設定可能です。
- Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースやユーザーを任意で指定できます。また、通知本文にフォームで受け取った情報や発行した書類のファイル名などを含めることも可能です。
■注意事項
- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
クリック後、Yoomのテンプレートサイトに移動します。
その画面で「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
コピーできたと表示されたら、「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーができました。
ステップ3:フォームトリガーの設定
次にフローボットの設定に進みます。
先ほどコピーしたテンプレートの「雇用契約書作成フォーム」をクリックしましょう。
1.フォームを作成
契約書に必要な項目を設定してください。
設定したら「次へ」をクリックしましょう。
2.フォームの表示確認と詳細設定
取得した値にサンプル値を入力してください。
入力したら保存しましょう。
ステップ4:Googleドキュメントのアクション設定
次に「書類を発行する」をクリックしてください。
1.書類の連携
タイトルは入力済みですが、変更できます。
Googleドキュメントと連携するアカウント情報を確認しましょう。
ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択するか、入力してください。
出力ファイル名は自由に設定できますが、添付画像のようにアウトプットを活用すると管理しやすくなります。
設定したら「次へ」をクリックしましょう。
2.置換条件の設定
置換後の文字列に、フォームのアウトプットを選択しましょう。
今日の日付は、日付の項目から選択しましょう。
設定したらテストをクリックしましょう。
テストが成功したら、契約書が作成され、アウトプット取得できました。
ここまでできたら保存してください。
ステップ5:Google Chatのアクションを設定
最後の設定ステップとなりました！
「スペースにメッセージを送信」をクリックして設定を進めましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、入力済みですが変更できます。
Google Chatと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「スペースにメッセージを送信」を選択します。
設定したら「次へ」をクリックしてください。
2.API接続設定
スペースID、キー、トークンを設定してください。
メッセージには添付画像のようにアウトプットを活用して作成しましょう。
設定したらテストを実行し、Google Chatに通知できたら保存してください。
保存すると、設定完了したと表示されるので「トリガーをON」にして動作をチェックしましょう。
これでフローボットの設定ができました！
■概要採用候補者の情報やクライアント情報をフォームで受け取った後、その都度Googleドキュメントで作成した雛形に手作業で情報を転記して書類を作成していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容をもとに、Googleドキュメントの雇用契約書などの雛形から自動でPDFを発行することが可能です。面倒な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け付けた情報をもとに、Googleドキュメントで書類を作成している人事や営業担当者の方
- 手作業での書類作成による転記ミスや、確認の手間を削減したいと考えているチームリーダーの方
- 契約書などの各種書類の作成から社内への共有通知までを自動化し、業務プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームが送信されると、Googleドキュメントの雛形から自動で書類が発行されるため、これまで手作業での転記や作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、名前や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、書類の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、氏名や住所など書類作成に必要な情報を収集するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形ファイルや、フォームで取得したどの情報を雛形のどこに差し込むかなどを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、発行された書類の情報などを任意の宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームトリガー機能では、書類作成に必要な情報（氏名、住所、日付など）に合わせて、入力項目を任意でカスタマイズしてください。
- 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形を任意のものに設定できます。また、フォームで取得した値を書類内のどの部分に差し込むかを変数として設定可能です。
- Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースやユーザーを任意で指定できます。また、通知本文にフォームで受け取った情報や発行した書類のファイル名などを含めることも可能です。
■注意事項- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、Googleドキュメントで書類を作成している人事や営業担当者の方
- 手作業での書類作成による転記ミスや、確認の手間を削減したいと考えているチームリーダーの方
- 契約書などの各種書類の作成から社内への共有通知までを自動化し、業務プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Googleドキュメントの雛形から自動で書類が発行されるため、これまで手作業での転記や作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、名前や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、書類の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、氏名や住所など書類作成に必要な情報を収集するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形ファイルや、フォームで取得したどの情報を雛形のどこに差し込むかなどを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、発行された書類の情報などを任意の宛先に通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、書類作成に必要な情報（氏名、住所、日付など）に合わせて、入力項目を任意でカスタマイズしてください。
- 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形を任意のものに設定できます。また、フォームで取得した値を書類内のどの部分に差し込むかを変数として設定可能です。
- Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースやユーザーを任意で指定できます。また、通知本文にフォームで受け取った情報や発行した書類のファイル名などを含めることも可能です。
■注意事項
- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
GoogleドキュメントとGoogle Chatを使ったその他の自動化例
Yoomには多数のテンプレートがあります。
ここでは、GoogleドキュメントとGoogle Chatを活用した3つの自動化例をご紹介します。
1.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知するテンプレートです
Chrome拡張機能を活用すれば、SmartHRからフローボットを起動し、在籍証明書を発行してGoogle Chatに通知できます。
これにより、Yoomを開く手間や手作業を削減できるため、書類の発行業務がスムーズに行えそうです。
■概要
従業員から在籍証明書の発行を依頼されるたびに、SmartHRで情報を確認し、手作業で書類を作成して送付する業務は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックするだけで、Googleドキュメントで在籍証明書を自動で発行し、Google Chatへ通知することが可能になり、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRを利用し、在籍証明書の発行を手作業で行っている人事労務担当者の方
- 従業員からの書類発行依頼への対応に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- SmartHRとGoogle Chatを活用し、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRの情報を基に証明書発行から通知までが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記がなくなることで、氏名や入社日などの記載ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHR、Googleドキュメント、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクローム拡張機能トリガー機能を選択し、SmartHRの従業員ページからフローボットを起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、SmartHRの情報を基に在籍証明書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに証明書の発行完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペースを任意で設定してください。
- 通知するメッセージの本文には、SmartHRから取得した従業員の氏名などを変数として埋め込み、内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- SmartHR、Googleドキュメント、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
従業員から在籍証明書の発行を依頼されるたびに、SmartHRで情報を確認し、手作業で書類を作成して送付する業務は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックするだけで、Googleドキュメントで在籍証明書を自動で発行し、Google Chatへ通知することが可能になり、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRを利用し、在籍証明書の発行を手作業で行っている人事労務担当者の方
- 従業員からの書類発行依頼への対応に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- SmartHRとGoogle Chatを活用し、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRの情報を基に証明書発行から通知までが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記がなくなることで、氏名や入社日などの記載ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHR、Googleドキュメント、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクローム拡張機能トリガー機能を選択し、SmartHRの従業員ページからフローボットを起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、SmartHRの情報を基に在籍証明書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに証明書の発行完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペースを任意で設定してください。
- 通知するメッセージの本文には、SmartHRから取得した従業員の氏名などを変数として埋め込み、内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- SmartHR、Googleドキュメント、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
2.Google Chatでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加するテンプレートです
タスクの情報など、重要な情報をGoogle Chatに送信して管理している場合、手作業でGoogleドキュメントに追加していると手間がかかります。
このテンプレートを活用すれば、事務作業の負担を減らし、業務を効率化を図れるでしょう。
■概要
Google Chatでの議論や共有事項を、後から議事録やナレッジとしてドキュメントにまとめる作業に手間を感じていませんか。
重要な情報が会話に埋もれてしまい、手作業での転記は抜け漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージが送信されると、その内容を自動でGoogleドキュメントに追記できます。
面倒な転記作業から解放され、情報の集約と管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの議論を手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- チーム内の情報共有を円滑にし、ナレッジを効率的に蓄積したいと考えている方
- チャットツールの情報が流れてしまうことに課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿をトリガーに自動で内容が記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーで、Google Chatの「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AI機能「要約する」を設定し、トリガーで取得したメッセージ内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約したテキストを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」では、Google Chatから取得した投稿者や投稿日時などの動的な情報を変数として埋め込み、要約テキストを作成することが可能です。
- 「文末にテキストを追加」では、前段のAI機能で生成した要約結果を変数として埋め込むなどのカスタムができます。
■注意事項
- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
■概要
Google Chatでの議論や共有事項を、後から議事録やナレッジとしてドキュメントにまとめる作業に手間を感じていませんか。
重要な情報が会話に埋もれてしまい、手作業での転記は抜け漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージが送信されると、その内容を自動でGoogleドキュメントに追記できます。
面倒な転記作業から解放され、情報の集約と管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの議論を手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- チーム内の情報共有を円滑にし、ナレッジを効率的に蓄積したいと考えている方
- チャットツールの情報が流れてしまうことに課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿をトリガーに自動で内容が記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーで、Google Chatの「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AI機能「要約する」を設定し、トリガーで取得したメッセージ内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約したテキストを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」では、Google Chatから取得した投稿者や投稿日時などの動的な情報を変数として埋め込み、要約テキストを作成することが可能です。
- 「文末にテキストを追加」では、前段のAI機能で生成した要約結果を変数として埋め込むなどのカスタムができます。
■注意事項
- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
3.Google Chatで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するテンプレートです
例えば期日が今日までのタスク情報を特定のルームに通知しているとしましょう。
手動でGoogleドキュメントに追加すると、入力漏れが発生するかもしれません。
自動的に追加できれば、エラーを防止できるため、仕事の生産性が向上するでしょう。
■概要Google Chatでの議論や共有事項を、後からGoogleドキュメントにまとめる作業に手間を感じていませんか？重要な情報がチャットに埋もれてしまったり、手作業での転記に時間がかかったりするのは避けたい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のルームへの投稿を自動で検知し、指定したGoogleドキュメントに内容を追加することが可能になり、議事録作成や情報集約の手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google ChatとGoogleドキュメントで、議事録作成や情報共有を行っている方
- Google Chatのメッセージを手動でコピー＆ペーストする作業を効率化したい方
- チャット上の重要な情報の転記漏れを防ぎ、ナレッジ集約を円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Chatにメッセージが投稿されると、自動でGoogleドキュメントに内容が追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるので、転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、お使いのGoogle ChatとGoogleドキュメントのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」のアクションを設定して、トリガーで取得したメッセージ内容などを指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleドキュメントに追加するテキストの内容は、任意でカスタマイズが可能です。
- 例えば、トリガーで取得したGoogle Chatのメッセージ本文や投稿者、投稿日時などの情報を変数として埋め込むことで、誰がいつ何を投稿したかを記録したり、特定のテキストを固定値として設定したりできます。
■注意事項- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google ChatとGoogleドキュメントで、議事録作成や情報共有を行っている方
- Google Chatのメッセージを手動でコピー＆ペーストする作業を効率化したい方
- チャット上の重要な情報の転記漏れを防ぎ、ナレッジ集約を円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatにメッセージが投稿されると、自動でGoogleドキュメントに内容が追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるので、転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGoogle ChatとGoogleドキュメントのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」のアクションを設定して、トリガーで取得したメッセージ内容などを指定のドキュメントに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントに追加するテキストの内容は、任意でカスタマイズが可能です。
- 例えば、トリガーで取得したGoogle Chatのメッセージ本文や投稿者、投稿日時などの情報を変数として埋め込むことで、誰がいつ何を投稿したかを記録したり、特定のテキストを固定値として設定したりできます。
■注意事項
- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
Yoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携するメリットと具体例
メリット1:手作業の削減による業務効率化
Yoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携することで、契約書の作成を自動化できます。
例えば、少人数の人事部では、手作業による契約書作成に手間と労力がかかるでしょう。
手作業で行っている場合、手間と労力がかかると思います。
このフローを自動化すれば、書類作成の時間を短縮できるため、他の重要な業務に集中できます。
また、Google Chatに通知することで、チームで契約状況を確認しやすくなります。
繁忙時期でも、スムーズに雇用契約を締結できそうです。
メリット2:入力ミスの防止と契約書の正確性向上
手動で雇用契約書を作成していると、入力ミスや作成漏れが起きる可能性があります。
例えば、新入社員が多く入社する企業では、ミスが発生するリスクが高まります。
Yoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携すれば、誤記入などのエラーを防ぐことが可能です。
さらに、Google Chatに通知することで、ミスがないか確認することができそうです。
定型業務の自動化により、正確性の高い契約書作成が行えるため、作業負担の軽減が見込めます。
メリット3:契約締結のスピード向上
フォームに回答すれば、自動的に契約書作成や通知を自動化できるため、契約締結をスピーディーに行うことができるでしょう。
契約締結が遅れると、給与の支払いなどの手続きにも影響が出る可能性があります。
このフローを自動化できれば、フォーム入力と同時に自動作成されるため、円滑に契約書作成ができそうです。
また、リモートワーク環境で業務を行っている人事部の場合、Google Chatに通知されるため、確認の見落としや対応漏れのリスク軽減が期待できます。
このフローを導入することで、契約書作成の時間を短縮でき、業務効率が向上するでしょう。
まとめ
Yoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携すれば、手作業での契約書作成の手間を省けます。
これによりヒューマンエラーを防ぎ、契約書の締結スピードを向上させることが期待できます。
Yoomはプログラミング不要で、アプリ連携やフローボット作成ができる便利なツールです。
これまで知識がなく連携できなかった人でも、テンプレートを活用すれば簡単に設定できます。
事務作業を自動化できれば、他の業務に集中できるため、仕事の生産性が向上しそうですね。
この機会にYoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携して、契約書作成を自動化しましょう！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
