フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しGoogle Chatに通知する方法

ステップ1:GoogleドキュメントとGoogle Chatをマイアプリ連携

まず、GoogleドキュメントとGoogle ChatをYoomと連携します。

1.Googleドキュメントのマイアプリ登録

Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

アプリ一覧でGoogleドキュメントをクリックしましょう。

「Sign in with Google」をクリックしてください。

連携するアカウントを選択しましょう。

「次へ」をクリックしましょう。

「続行」をクリックしてください。

これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録ができました。

2.Google Chatのマイアプリ登録

先ほどと同様にマイアプリを選択後、新規接続をクリックしましょう。

アプリ一覧でGoogle Chat（OAuth）をクリックしてください。

「Sign in with Google」をクリックしましょう。

Client IDとClient Secretを入力しましょう。
Google Chatの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご確認ください。

これでGoogle Chatのマイアプリ登録ができました。

ステップ2:テンプレートをコピーする

テンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
↓こちら

クリック後、Yoomのテンプレートサイトに移動します。
その画面で「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

コピーできたと表示されたら、「OK」をクリックしてください。

これでテンプレートのコピーができました。

ステップ3:フォームトリガーの設定

次にフローボットの設定に進みます。
先ほどコピーしたテンプレートの「雇用契約書作成フォーム」をクリックしましょう。

1.フォームを作成

  契約書に必要な項目を設定してください。
設定したら「次へ」をクリックしましょう。

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2.フォームの表示確認と詳細設定

取得した値にサンプル値を入力してください。
入力したら保存しましょう。

ステップ4:Googleドキュメントのアクション設定

次に「書類を発行する」をクリックしてください。

1.書類の連携

タイトルは入力済みですが、変更できます。
Googleドキュメントと連携するアカウント情報を確認しましょう。

ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択するか、入力してください。
出力ファイル名は自由に設定できますが、添付画像のようにアウトプットを活用すると管理しやすくなります。
設定したら「次へ」をクリックしましょう。

2.置換条件の設定

置換後の文字列に、フォームのアウトプットを選択しましょう。

今日の日付は、日付の項目から選択しましょう。

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設定したらテストをクリックしましょう。
テストが成功したら、契約書が作成され、アウトプット取得できました。
ここまでできたら保存してください。
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ステップ5:Google Chatのアクションを設定

最後の設定ステップとなりました！
「スペースにメッセージを送信」をクリックして設定を進めましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは、入力済みですが変更できます。
Google Chatと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「スペースにメッセージを送信」を選択します。
設定したら「次へ」をクリックしてください。

2.API接続設定

スペースID、キー、トークンを設定してください。

メッセージには添付画像のようにアウトプットを活用して作成しましょう。
設定したらテストを実行し、Google Chatに通知できたら保存してください。

保存すると、設定完了したと表示されるので「トリガーをON」にして動作をチェックしましょう。

これでフローボットの設定ができました！

GoogleドキュメントとGoogle Chatを使ったその他の自動化例

Yoomには多数のテンプレートがあります。
ここでは、GoogleドキュメントとGoogle Chatを活用した3つの自動化例をご紹介します。

1.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知するテンプレートです

Chrome拡張機能を活用すれば、SmartHRからフローボットを起動し、在籍証明書を発行してGoogle Chatに通知できます。
これにより、Yoomを開く手間や手作業を削減できるため、書類の発行業務がスムーズに行えそうです。

2.Google Chatでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加するテンプレートです

タスクの情報など、重要な情報をGoogle Chatに送信して管理している場合、手作業でGoogleドキュメントに追加していると手間がかかります。
このテンプレートを活用すれば、事務作業の負担を減らし、業務を効率化を図れるでしょう。

3.Google Chatで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するテンプレートです

例えば期日が今日までのタスク情報を特定のルームに通知しているとしましょう。
手動でGoogleドキュメントに追加すると、入力漏れが発生するかもしれません。
自動的に追加できれば、エラーを防止できるため、仕事の生産性が向上するでしょう。

Yoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携するメリットと具体例

メリット1:手作業の削減による業務効率化

Yoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携することで、契約書の作成を自動化できます。
例えば、少人数の人事部では、手作業による契約書作成に手間と労力がかかるでしょう。
手作業で行っている場合、手間と労力がかかると思います。
このフローを自動化すれば、書類作成の時間を短縮できるため、他の重要な業務に集中できます。
また、Google Chatに通知することで、チームで契約状況を確認しやすくなります。
繁忙時期でも、スムーズに雇用契約を締結できそうです。

メリット2:入力ミスの防止と契約書の正確性向上

手動で雇用契約書を作成していると、入力ミスや作成漏れが起きる可能性があります。
例えば、新入社員が多く入社する企業では、ミスが発生するリスクが高まります。
Yoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携すれば、誤記入などのエラーを防ぐことが可能です。
さらに、Google Chatに通知することで、ミスがないか確認することができそうです。
定型業務の自動化により、正確性の高い契約書作成が行えるため、作業負担の軽減が見込めます。

メリット3:契約締結のスピード向上

フォームに回答すれば、自動的に契約書作成や通知を自動化できるため、契約締結をスピーディーに行うことができるでしょう。
契約締結が遅れると、給与の支払いなどの手続きにも影響が出る可能性があります。
このフローを自動化できれば、フォーム入力と同時に自動作成されるため、円滑に契約書作成ができそうです。
また、リモートワーク環境で業務を行っている人事部の場合、Google Chatに通知されるため、確認の見落としや対応漏れのリスク軽減が期待できます。
このフローを導入することで、契約書作成の時間を短縮でき、業務効率が向上するでしょう。

まとめ

Yoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携すれば、手作業での契約書作成の手間を省けます。
これによりヒューマンエラーを防ぎ、契約書の締結スピードを向上させることが期待できます。
Yoomはプログラミング不要で、アプリ連携やフローボット作成ができる便利なツールです。
これまで知識がなく連携できなかった人でも、テンプレートを活用すれば簡単に設定できます。
事務作業を自動化できれば、他の業務に集中できるため、仕事の生産性が向上しそうですね。
この機会にYoomのフォーム機能・Googleドキュメント・Google Chatを連携して、契約書作成を自動化しましょう！