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「書類整理にこんな時間かけちゃった…」
「大事な資料に目を通すの忘れてた…」こんなミスをしてしまうことは誰にでもありますよね。
毎日の業務の中でファイル管理や書類整理にかかる時間は意外にも多く、効率化したい方も多いでしょう。そこでおすすめなのが、Google DriveとGeminiの連携です！
たとえば、Google DriveにファイルがアップロードされるとGeminiで読み取り、通知する自動化は、書類確認が容易になるでしょう。 これにより、ファイルアップロードを見逃すことなく、スピーディーに確認できるはずです。
また、Google DriveにアップロードされたファイルをGeminiで要約し、書類を発行することもできます。
本記事では、Google DriveとGeminiを連携し、書類確認や管理を簡素化する方法をご紹介します
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogle DriveとGeminiの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGoogle DriveとGeminiを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
Google Driveに日々アップロードされる議事録やレポートの内容を都度確認し、要約する作業に手間を感じていませんか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、Geminiが自動でファイル内容を読み取ることが可能になり、ファイル確認の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
[Yoomとは]
Google DriveとGeminiを連携してできること
Google DriveとGeminiのAPIを連携すれば、Google DriveのデータをGeminiに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle DriveとGeminiの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Google Driveでファイルがアップロードされたら、Geminiで読み取る
Google Driveにファイルが登録されたら、自動でGeminiで読み取り、通知してくれます。
複数のファイルを管理している事務担当者におすすめです。
■概要
Google Driveに日々アップロードされる議事録やレポートの内容を都度確認し、要約する作業に手間を感じていませんか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、Geminiが自動でファイル内容を読み取ることが可能になり、ファイル確認の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google DriveにアップロードされたファイルをGeminiで要約し、書類を発行する
プロジェクト責任者やチームリーダーなど、たくさんの書類確認や文章の要約に時間を取られている方におすすめです！
■概要
Google Driveに保存された報告書や議事録の内容を確認し、要約を作成して別フォーマットの書類にまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされると、Geminiが自動で内容を要約し、その結果を基にGoogleスプレッドシートから書類を発行するまでの一連の流れを自動化でき、書類作成業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
Google DriveとGeminiの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとGeminiを連携したフローを作成してみましょう！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、以下の登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Gemini
早速Google Driveにコンタクトが登録されたら、Geminiにデータを連携するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Google Driveに日々アップロードされる議事録やレポートの内容を都度確認し、要約する作業に手間を感じていませんか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、Geminiが自動でファイル内容を読み取ることが可能になり、ファイル確認の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
ステップ1：マイアプリ登録する
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google Driveのマイアプリ登録
「マイアプリ」＞「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Google Drive」を検索してください。
以下画面が出てきたら「Sign with Google」をクリックして次に進みましょう。
使用したいアカウントを選択しましょう。
以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。
以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。
「Google Drive」がマイアプリに出てきたら、マイアプリ登録完了です。
Geminiのマイアプリ登録
「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Gemini」を検索してください。
アクセストークンとアカウント名を入力後、「追加する」をクリックしてください。
こちらを参考にAPIキーを取得後、アクセストークンを取得しましょう。
アカウント名は苗字や会社名などがおすすめです。
「Gemini」がマイアプリに出てきたら、マイアプリ登録完了です。
ステップ2：テンプレートコピーする
ここから、実際にフローボットを作成していきます！下記のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
■概要
Google Driveに日々アップロードされる議事録やレポートの内容を都度確認し、要約する作業に手間を感じていませんか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、Geminiが自動でファイル内容を読み取ることが可能になり、ファイル確認の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
テンプレートのコピーが完了したら、「OK」をクリックです。
ステップ3：アプリのトリガー設定を行う
まずは、アプリのトリガー設定です。「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
続いて、API接続設定です。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
また、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「フォルダID」は候補から選択してください。
指定したフォルダにファイルがアップロードされたらトリガーが起動します。
テスト用にGoogle Driveにファイルをアップロードしておきましょう。
テストを行いましょう。
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することで、Google DriveとGeminiのデータ連携を実現していきます！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ4：分岐する設定
次に分岐の設定を行います。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上で利用できます。
また、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しできますので、ぜひ活用してみてください。
分岐条件を指定を行います。
分岐対象のオペレーション、アウトプットは、以下の画面通りに選択してみてください。
分岐条件は、分岐したい条件を設定しましょう。
例えば「議事録」などでもOKです！
今回はファイル名に「.pdf」が含まれているかどうかで分岐する設定にするので、以下のように設定しました。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
設定した分岐条件は、以下のように分岐されます。
.pdfとそれ以外で分岐されるようになります。
ステップ5：ファイルをダウンロードする
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みましょう。
続いてAPI接続設定です。
「ファイルのID」を候補から選択してください。
ダウンロードしたいファイルを選択します。
テストを行ってください。
テストが成功したら、以下のような画面が出てきます。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
ステップ6：ファイルをアップロードする
次は「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みましょう。
続いて、API接続設定です。ファイルの添付方法とファイルはプルダウンから以下画面の通りに設定してください。
設定後、テストを行いましょう。
テストが成功したら、以下のような画面が表示されます！
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用可能です！「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ7：コンテンツ生成する
「コンテンツ生成（ファイルを利用）」をクリックしましょう。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
続いて、API接続設定です。
「モデル」は候補から選びましょう。
「プロンプト」は、以下の設定例を参考に入力してください。
Geminiへの指示文言のイメージです。
「systemInstruction」も以下の設定例を参考に入力しましょう。
「Yoom Inc」の箇所は自身の会社名を入力してください。
「ファイルURL」はアウトプットのファイルをアップロードからのURLを選択してください。
最後にテストを行いましょう。
テストが成功したら、「テスト成功」という画面が表示されます！
一番下の「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
ステップ8：チャンネルにメッセージを送る
次に「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
API接続設定です。
「投稿先のチャンネルID」は、通知したいSlackのチャンネルIDを候補から選択してください。
「メッセージ」は以下設定例を参考に入力してください。
アウトプットから「生成されたコンテンツ」を選択して入力することで、生成された文章をSlackのメッセージに引用する形になります。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、以下のような画面が表示されます。
Slackのチャンネルも確認してみてください。
本来は、メッセージに上記で設定したようにGeminiで生成された文章が入力されて通知されます。
最後に「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ9：フローボットの自動化確認
以下画面が出てきたら「トリガーをON」をクリックしてください。
全ての設定が完了です！
お疲れ様でした！
Google DriveやGeminiのAPIを使ったその他の自動化例
Google DriveやGeminiのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
Google Driveを使った自動化例
取引先登録をトリガーにGoogle Driveにフォルダを作成したり、添付ファイルをGoogle Driveにアップロードしたりできます。
請求書や契約内容をGoogle Driveに格納することも可能です。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackにファイルが投稿されたら、Google Driveにファイルをアップロードするフローです。
Slackで大量のドキュメントを受信している場合に、自動的にGoogle Driveにファイルが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Slack、Google DriveそれぞれとYoomを連携してください。
・GoogleDriveの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・承認が不要な場合は、承認オペレーションを削除してご利用ください。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Google Driveでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをGoogle Driveに都度蓄積している方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
3.手動によるGoogle Driveへのファイルの格納を自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveへのファイルの格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとGoogle Driveを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
・GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。
・ファイル格納を自動化することで、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveへファイル格納後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、締結された書類の確認を特定のメンバーへ依頼することもできます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle Driveを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
GoogleDriveに格納された従業員の評価シートなどを各上長が閲覧できるように権限をするフローです。
権限をふるのは新規のフォルダを作る場合のみで、既存のフォルダにファイルが格納された場合と場合分けをしています。
■事前準備
・事前に対象ファイルの従業員と対になる上長の情報がわかるマッピングシートをスプレッドシートなどで用意します。
■使用しているマッピング用のスプレッドシート(閲覧権限のみとなるので、コピーするかまたは参考としてご確認ください)
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PdxdTJyhhzVcOLbaZ42zKeFstcaQfU5w4-ovYN9v_zw/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーからGoogle Driveを選択し以下の設定を行い、保存します。
・トリガーアクション：特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
・トリガー起動間隔：基本的には最短の5分で設定します。
・フォルダID：欄をクリックし、表示される候補から指定のフォルダを選択します。
・テスト：一度対象のフォルダに任意のファイルを格納し、テストすることで情報を取得します。
②＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：データの抽出（2タスク）
・対象のテキスト：①で取得したファイル名のアウトプットを{{ファイル名}}のように埋め込みます。
・抽出したい項目：後にマッピングで使用するための項目を抽出します。
例：1111田中 とファイル名にある場合は社員番号氏名 と指定するとファイル名からその部分だけを抽出できます。
※アウトプットを埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
・フォルダID：従業員ごとのフォルダが格納されている親フォルダを候補から選択します。
・ファイル名：②で取得したアウトプット名を{{〇〇}}のように埋め込みます。
④＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択し以下の設定を行い、保存します。
・オペレーション：③のオペレーションを選択します。
・アウトプット：③で取得したファイルIDを選択します。
・条件：アウトプットが空になっているを選択します。
・値：空白のままとします。
⑤空白のルート(右ルート)の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからスプレッドシートを選択し以下の設定を行い、テスト・保存します。
・アクション：レコードを取得する
・スプレッドシートID：候補から事前準備で用意したマッピングシートを選択します。
・スプレッドシートのタブ名：シート名を選択します。
・テーブル範囲：列名含む全範囲を選択します。事例用のシートの場合A1:Fと選択します。
・取得したいレコードの条件：列名は照合したい列を選択し、等しいとして、②で抽出したアウトプットを{{〇〇}}のように埋め込みます。
※このとき照合したい列内の値の形式と②で抽出したアウトプットの形式が合致するようにしておいてください。
⑥＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：フォルダを作成する
・フォルダ名：②で取得したアウトプット名を{{〇〇}}のように埋め込みます。
・作成先のフォルダID：本フォルダを作成する親フォルダを候補から選択します。
⑦＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する
・付与する権限：指定の権限を選択します。
・権限を付与するファイルID：⑥で作成したフォルダIDのアウトプットを{{作成したフォルダ}}のように埋め込みます。
・権限を付与するユーザーのメールアドレス：⑤のレコード取得時に取得した上長のアドレスを埋め込みます。
⑧＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：ファイルの格納先フォルダを変更
・対象のファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
・現在のフォルダID：①で取得した親フォルダIDのアウトプットを{{親フォルダID}}のように埋め込みます。
・移動先のフォルダID：⑥で作成したフォルダIDのアウトプットを{{作成したフォルダID}}のように埋め込みます。
⑨空白でないルート(左ルート)の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：ファイルの格納先フォルダを変更
・対象のファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
・現在のフォルダID：①で取得した親フォルダIDのアウトプットを{{親フォルダID}}のように埋め込みます。
・移動先のフォルダID：③で取得している既存のフォルダIDのアウトプットを{{ファイルID_〇〇}}のように埋め込みます。
■注意点
・ファイル名はマッピングシート上に格納されている値と共通化させてください。
・例えばマッピング上で社番氏名(1111田中)のような値がある場合は、ファイルにも1111_田中のような名前をつけ、その後に任意の名前をつけてください。
・例：1111田中評価シート etc
■概要
Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインストレージとしてGoogle Driveを使用している方
・Google Driveでファイル・フォルダの管理をしている方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
2.Misocaを使用して帳票業務を担当している方
・帳票の作成を行う総務、事務の担当者
・帳票の管理をしている経理担当者
・商品管理をしている管理担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成することができるため、業務の効率化を図ることができます。
・見積書のひな型をGoogle Driveで作成している場合、AI機能を使うことで自動的に見積書を作成することができます。
・Misocaの見積書作成を自動化することができるため、文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Misocaの見積書作成を手動で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・社内で使用しているコミュニケーションツールと連携することで、見積書作成の通知を特定のメンバーへ出すことができます。
■注意事項
・Google Drive、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのURLをNotionのデータベースに追加します。
Google Driveは特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、だけではなくファイルが作成されたらといった広いアップロード範囲でも起動をさせることができます。
また、Notionは仕様上ファイル自体のアップロードを行うことはできませんが、今回のようにURLを追加することはできるので、Google Driveなどのストレージツールから取得したファイル情報を擬似的にNotionへ追加することは可能です。
■注意事項
・Notion、Google DriveそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
Yoomデータベースからフローボットを起動すると、GoogleDrive内に保存されている指定のファイルを取得し、メールで送付します。
◼️設定方法
1.Google DriveとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.データベーストリガーで任意のデータベース情報を設定してください。
3.Google Driveの「Google Driveから資料をダウンロード」で、取得するファイルの内容を設定してください。
4.「メールで資料を送付」オペレーションで、送信先メールアドレス、件名、本文などの設定を行い、ファイルの内容を添付ファイルとして追加してください。
5.データベースからチェックボックスなどで対象のレコードを選択し、フローボットを起動すると、指定したファイルが取得され、メールで送付されます。
◼️注意事項
・Google Driveのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・メールアドレスやメール文面、Google Driveの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行う営業アシスタント
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
同時にSPIRALを使用して顧客情報を登録することで、Google Driveで管理するファイルと関連付けて管理を行うことができます。
しかし、SPIRALへ取引先が登録されるたびにGoogle Driveに手作業でフォルダを作成するのは、貴重な時間を浪費することになります。
作業にかける時間を短縮し、コア業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSPIRAL上で取引先が追加されるとGoogle Driveに取引先のフォルダを自動で作成し、手作業の時間を省きます。
フォルダ作成にかかっていた時間を他の業務に使うことで、チーム全体が重要度の高い業務に集中でき、業務効率化につながります。
■注意事項
・SPIRAL、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.自動で画像の取得等を行いたい方
・企業の広告等を作成するコンテンツ作成担当者やマーケティング担当者
・画像を使用したプレゼン資料等を作成しているイベントプランナーやセミナー担当者
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・担当企業ごとにGoogle Driveのファイルへ格納している営業アシスタントや経理担当
・帳票の種類ごとにまとめる必要のある事務職員やオフィスマネージャー
・テーマごとにファイル管理している方
■このテンプレートを使うメリット
新しいボットの実行フローを導入すると、様々な設定や連携が必要になり、その中でもファイルの取得とアップロードなどは一つの手間です。
更に、社内で別のストレージサービスも平行で運用している場合、毎回クラウドBOTからダウンロードしたファイルをそのストレージサービスに手動でアップロードする必要があります。
ただでさえボットの実行結果の確認や分析などで仕事が山積みなので、このファイルのアップロード作業をなんとかしたいと思った方にこのフローは最適です。このフローを使うとクラウドBOTでボットの実行が完了した時点で、Google Driveに対してファイルを自動アップロードすることができます。
■注意事項
・クラウドBOT、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
入力フォームに領収書をアップロードすると、Google Driveの指定のフォルダに領収書ファイルを自動的に格納するフローボットです。
スマホなどからもファイルをアップロードすることが可能ですので、スマホで領収書画像を撮影し、そのままファイルを格納することも可能です。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・格納先のフォルダやフォームの設定内容を自由に変更してご活用ください。
Geminiを使った自動化例
チャットツールで投稿されたメッセージ内容をGeminiで解析し、回答を更新できます。
フォームに回答された内容をGeminiで要約し、通知可能です。
■概要
Chatworkでの顧客からの問い合わせ対応は、迅速かつ丁寧な返信が求められるため、担当者の大きな負担になっていませんか？このワークフローを活用すれば、Chatworkに特定のメッセージが投稿されると、Geminiが自動で返信文案を作成し、指定のルームへ投稿します。一次対応を自動化し、顧客対応の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Chatworkで投稿された内容をGeminiのアシスタントを使って解析し、回答を再度Chatworkに更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内FAQやヘルプデスク業務の効率化を図りたい方
2.社内コミュニケーションの活性化を促進したい方
3.Chatworkを社内ポータルとして活用している企業
■このテンプレートを使うメリット
顧客からの質問は多岐に渡り中には複雑な内容や専門的な知識を必要とするものも含まれます。
担当者だけでは全ての質問に適切に回答できない可能性もあります。
このフローではGeminiのアシスタントが高度な自然言語処理技術を用いて複雑な質問内容を理解し最適な回答を生成します。
これにより、担当者は専門知識がなくても幅広い質問に対応できるようになり顧客満足度向上に貢献します。
また、Chatworkに投稿された内容に対してGeminiのアシスタントが24時間365日対応し自動的に回答を生成します。
そうすることによって営業時間外や休日でも顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになり顧客満足度向上にも繋がります。
■注意事項
・Chatwork、GeminiそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をTelegramに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Google Driveにアップロードした画像のGeminiによる解析と解析結果のTelegram通知が自動化されます。
顧客や社内の担当者から収集した画像を手動で確認し報告する必要がなくなるため、作業時間が短縮され、担当者はより価値の高い業務に時間を振り分けることが可能です。
また、画像のアップロード後、速やかに解析と通知が行われることで、関係者への情報共有や対応がスムーズになります。
■概要
Gmailの添付ファイルをGeminiで分類し、Google Driveのフォルダに格納する」ワークフローは、メールで受け取った添付ファイルを自動的に整理し、適切なGoogle Driveフォルダに保存する業務ワークフローです。
これにより、手動でのファイル管理の手間が省け、効率的なドキュメント管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で使用する方
・会議内容をGoogle スプレッドシートに蓄積している方
・Google スプレッドシートをチーム間で共有して業務を進めている方
2.業務でGeminiを活用している方
・Geminiを利用して文章の要約をすることが多い方
・会議内容の要約作業に時間がかかっている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはクラウド上でデータを管理できるため、情報共有やデータの蓄積に有効なツールです。
しかし、定期的に開催される会議内容をGoogle スプレッドシートに蓄積した後に、要約してチーム間で情報共有をしている場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに行が追加されるとGeminiで要約した結果をGoogle スプレッドシートに更新することができるため、要約作業を効率化できます。
会議内容が多く要約に時間がかかる場合でも、スピーディーに内容の要約が行われるため、業務時間の短縮を図ることが可能です。
また、チャットツールから通知を出すことで、内容の要約結果をチーム間で共有でき、業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Googleフォームの内容をGeminiで分析してNotionに追加する」ワークフローは、収集したフォームデータを効率的に活用するための自動化プロセスです。
データ処理の手間を減らし、より迅速な意思決定が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローは、Notionへのデータ入力やGoogleフォームの内容の分析が不要になり、作業工数の削減に寄与します。
お問い合わせ内容の解析をGeminiで行うことにより、内容の正確な分析が可能です。
また、Notionへのデータ追加が自動化ｓれることで、チーム全体での情報共有をスムーズに行えます。
■概要
Microsoft Teamsでの問い合わせ対応や情報共有に追われ、投稿内容の確認や適切な回答の作成に手間がかかっていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、回答の質にばらつきが出てしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをGeminiが自動で解析し、生成した回答をチャネルに投稿するため、こうしたコミュニケーションに関する課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Slackで投稿された内容をGeminiのアシスタントを使って解析し、回答を再度Slackに更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内FAQやヘルプデスク業務の効率化を図りたい方
2.社内コミュニケーションの活性化を促進したい方
3.Slackを社内ポータルとして活用している企業
■このテンプレートを使うメリット
Slackは社内コミュニケーションだけでなく、顧客対応にも活用されるケースが増えています。
ですが顧客からの問い合わせに迅速かつ的確に回答するには、担当者の知識や経験が求められる場合があり対応に時間がかかってしまうこともあります。
また、新人や経験の浅い担当者にとって顧客対応は難しい業務です。
このフローを活用することで、Geminiのアシスタントが生成した回答を参考にしながら顧客対応を行うことができます。
これにより、担当者の育成に役立つだけでなく業務負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになります。
また、Geminiのアシスタントは、常に一定の品質で回答を生成するため顧客対応の質を均一化し向上させることができます。
さらに過去の回答履歴やFAQなどを学習させることで、より的確で質の高い回答を生成できるようになります。
■注意事項
・Slack、GeminiそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
YouTubeで新動画公開時にGeminiでSNS用の文章を生成してX（Twitter）に投稿するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouTubeチャンネルを運営している方
・YouTubeの新作動画を効率よく広めたいと考えている方
2.X（Twitter）で宣伝を投稿することの多いマーケティング担当者
・YouTubeを使ったマーケティング戦略を展開しているが、SNSへの投稿作業に負担を感じている方
3.Geminiを利用している方
・Geminiを利用して投稿文章の自動生成をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットは、手間を省きつつSNS投稿の一貫性と速さを実現できる点です。
動画が公開されるたびに、Geminiが自動的に魅力的な投稿文を生成してくれるため、手動で文章を作成する時間を削減できます。
さらに、X（Twitter）への同時投稿も自動化されるため、作業の効率が向上します。
また、タイムリーなSNS投稿が可能になることで、視聴者とのエンゲージメントが高まり、動画の視聴回数やフォロワーの増加が期待できるでしょう。
これにより、あなたのYouTubeチャンネルの成長をサポートし、SNS運用の手間を軽減できます。
まとめ
Google DriveとGeminiを連携すれば、ファイル確認と書類整理を自動化することができます。 ファイルの確認やファイルの要約と発行、更新ファイルの読み取りなどさまざまな業務負担を軽減できます。 この自動化の導入により、ファイルの見逃しを防ぎ、書類を発行する手間を削減できるでしょう。
「手作業を削減したい」「ファイルの確認を確実に行いたい」という方にこそ活用していただきたい自動化です！
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、以下から無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
今回ご紹介したテンプレートを活用し、業務を効率化させましょう！
Q：プロンプトを調整するコツは？
A：
プロンプトを調整するコツは、目的・出力形式を明確に伝えることです。どんな形で出したいのかを具体的に指示すると、より正確な結果が得られます。
Q：GeminiのAPI利用料は別途必要ですか？
A：
Gemini APIには無料枠があり、一定の範囲内であれば追加費用なしで利用できます。使用量を超過した場合や、特定の高度なモデルを利用する場合には、従量課金制が適用されます。Yoomの利用料金とはまた別となりますので、予めご了承ください。
Q：エラーが出た時の対処法は？
A：
連携が一時的に失敗した際（エラーの際）、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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