「定例会議の議事録作成、毎回ゼロからドキュメントを準備するのが面倒…」
このように、繰り返し発生するドキュメントの作成業務に手間を感じたり、対応漏れに不安を感じたりしていませんか？
もし、毎週決まった時間に会議の議事録用ドキュメントを自動で作成したり、月次レポートのテンプレートを自動で生成したりできる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、準備作業に追われることなく本来の業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleドキュメントを定期的に作成する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
毎週、Googleドキュメントで定例会議用の新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
毎週の定例会議などで発生する議事録の準備は、手間がかかる作業の一つです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動で作成されるため、こうした定期的なタスクを効率化できます。ドキュメント作成の予約実行をしたいと考えていた方の課題を解決し、面倒な準備作業から解放します。
■このテンプレートをおすすめする方
定例会議の議事録など、毎週同じGoogleドキュメントの準備に手間を感じている方 Googleドキュメント作成のスケジュール化により、タスクの実行漏れを防ぎたいと考えている方 手作業によるドキュメント作成をなくし、本来の会議準備やコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた議事録の準備時間を短縮できます ドキュメントの作成忘れや保存先誤りといったミスを防ぎ、業務の抜け漏れ防止や標準化に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleドキュメントとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週月曜日の午前9時」のようにフローを起動させたい日時を設定します 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します 次に、オペレーションで再度Googleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションで議事録のテンプレートなどを挿入します 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションで作成したドキュメントを指定のフォルダへ移動させます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、フローを起動させたい曜日や時刻などを任意で設定できます Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは任意で設定可能です。また、本文にアジェンダなど事前設定しておきたいテキストを自由に挿入できます Google Driveでは、作成されたドキュメントを格納したい任意のフォルダを指定して、自動で移動させることが可能です ■注意事項
Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleドキュメントの定期作成を自動化する方法
普段お使いのGoogleドキュメントで、スケジュールに合わせてドキュメントを自動で作成する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
スケジュールに合わせてストレージサービス上にドキュメントを自動作成する
Googleドキュメントなどのストレージサービスで、毎週や毎月など決まったスケジュールに合わせてドキュメントを自動で作成する ことができるので、これまで手作業で行っていた定型的なドキュメント作成の手間をなくし、作成漏れも防ぎます。
毎週、Googleドキュメントで定例会議用の新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
毎週の定例会議などで発生する議事録の準備は、手間がかかる作業の一つです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動で作成されるため、こうした定期的なタスクを効率化できます。ドキュメント作成の予約実行をしたいと考えていた方の課題を解決し、面倒な準備作業から解放します。
■このテンプレートをおすすめする方
定例会議の議事録など、毎週同じGoogleドキュメントの準備に手間を感じている方 Googleドキュメント作成のスケジュール化により、タスクの実行漏れを防ぎたいと考えている方 手作業によるドキュメント作成をなくし、本来の会議準備やコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた議事録の準備時間を短縮できます ドキュメントの作成忘れや保存先誤りといったミスを防ぎ、業務の抜け漏れ防止や標準化に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleドキュメントとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週月曜日の午前9時」のようにフローを起動させたい日時を設定します 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します 次に、オペレーションで再度Googleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションで議事録のテンプレートなどを挿入します 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションで作成したドキュメントを指定のフォルダへ移動させます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、フローを起動させたい曜日や時刻などを任意で設定できます Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは任意で設定可能です。また、本文にアジェンダなど事前設定しておきたいテキストを自由に挿入できます Google Driveでは、作成されたドキュメントを格納したい任意のフォルダを指定して、自動で移動させることが可能です ■注意事項
Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
作成されたドキュメントからデータを自動取得する
Googleドキュメント内のデータを定期的に自動取得して、AI等で要約を行い通知する といったこともできます。
毎週GoogleドキュメントからAIで要点を抽出し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
毎週作成される議事録や報告書など、定期的なGoogleドキュメントの確認や要約、共有に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでGoogleドキュメントの情報をAIが自動で要約し、Gmailで関係者に通知する仕組みを構築できます。手作業による確認漏れや共有の遅れといった課題を解消し、重要な情報を効率的に共有することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
毎週の定例会議議事録など、定期的なGoogleドキュメントの要約と共有を手作業で行っている方 ドキュメントの定期的な処理を自動化したいと考えている方 AIを活用して大量のドキュメントから効率的に情報を抽出し、チームの生産性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定したスケジュールで自動的に要約と通知が完了するため、ドキュメントの確認や共有に費やしていた時間を短縮できます 手作業による共有漏れや確認忘れを防ぎ、重要な情報が関係者へ確実に伝わる体制を構築することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Googleドキュメント、Gmail、Google DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、毎週月曜の朝9時など、フローを起動したい日時を設定します 次に、オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定します 次に、オペレーションで、Googleドキュメントの「ドキュメントのコンテンツを取得する」アクションを設定し、前段で取得したドキュメントの情報を指定します 次に、オペレーションで、AI機能の「要約する」アクションを設定し、取得したドキュメントのコンテンツを要約します 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定の宛先に送付します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、毎週月曜の朝9時など、フローを起動したい日時を任意に設定してください Google Driveで検索対象とするフォルダは、任意のフォルダIDを指定することが可能です AI機能による要約では、要約の文字数や形式など、条件を任意にカスタマイズできます Gmailの送信設定では、通知先のメールアドレスや件名、本文などを自由に設定し、前段のAI機能で生成した要約内容などを本文に含めることも可能です ■注意事項
Google Drive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleドキュメントを定期的に自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎週決まった曜日に、Googleドキュメントで定例会議用の新しいドキュメントを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GoogleドキュメントとGoogle Driveのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
スケジュールのトリガー設定とGoogleドキュメントのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：GoogleドキュメントとGoogle Driveをマイアプリ連携
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleドキュメントの場合
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
Google Driveの場合
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからフローを作成していきます！
毎週、Googleドキュメントで定例会議用の新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
毎週の定例会議などで発生する議事録の準備は、手間がかかる作業の一つです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動で作成されるため、こうした定期的なタスクを効率化できます。ドキュメント作成の予約実行をしたいと考えていた方の課題を解決し、面倒な準備作業から解放します。
■このテンプレートをおすすめする方
定例会議の議事録など、毎週同じGoogleドキュメントの準備に手間を感じている方 Googleドキュメント作成のスケジュール化により、タスクの実行漏れを防ぎたいと考えている方 手作業によるドキュメント作成をなくし、本来の会議準備やコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた議事録の準備時間を短縮できます ドキュメントの作成忘れや保存先誤りといったミスを防ぎ、業務の抜け漏れ防止や標準化に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleドキュメントとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週月曜日の午前9時」のようにフローを起動させたい日時を設定します 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します 次に、オペレーションで再度Googleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションで議事録のテンプレートなどを挿入します 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションで作成したドキュメントを指定のフォルダへ移動させます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、フローを起動させたい曜日や時刻などを任意で設定できます Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは任意で設定可能です。また、本文にアジェンダなど事前設定しておきたいテキストを自由に挿入できます Google Driveでは、作成されたドキュメントを格納したい任意のフォルダを指定して、自動で移動させることが可能です ■注意事項
Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：スケジュールのトリガー設定
はじめに1つ目の工程をクリックします。
以下のように、今回は毎週月曜日の9時にフローボットが起動するように設定しました。こちら
入力したら「保存する」をクリックします。
ステップ4：新しいドキュメントを作成
次に2つ目の工程をクリックします。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
タイトル：任意で変更可能です。
アプリ：Googleドキュメント
Googleドキュメントと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
アクション：指定した日時になったら新しいドキュメントを作成します。
ドキュメントのタイトルを設定します。
また、作成した新しいドキュメントIDが、取得した値(アウトプット)として出力されます。
ステップ5：文末にテキストを追加
次に3つ目の工程をクリックします。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
ドキュメントIDは「取得した値」のタブから、前項で取得した値の「ドキュメントID」を選択します。
追加するテキストを任意で入力してください。
テストに成功すると以下のように表示され、Googleドキュメントにもテキストが追加されます。
ステップ6：ファイルの格納先フォルダを変更する
次に4つ目の工程をクリックします。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
先ほどと同様に、ドキュメントIDのフィールドをクリックして、「取得した値」のタブから前項で取得した「ドキュメントID」を選択します。
現在のフォルダIDを注釈に従って選択します。
移動先のフォルダIDもフィールドをクリックして、選択肢から選択してください。
ステップ7（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
これですべての設定が完了しました！
Google ドキュメントを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google ドキュメントを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Google ドキュメントに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新規ドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Google カレンダーで会議の予定を作成した後、議事録用のGoogle ドキュメントを手作業で準備していませんか？この作業は繰り返し発生するため手間がかかり、都度フォーマットを整えるなどの非効率が生じがちです。このワークフローを活用すれば、Google カレンダーに予定が作成されると同時に、議事録用のGoogle ドキュメントが自動で生成され、こうした準備の手間を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google カレンダーでの予定作成後、手動で議事録用のドキュメントを作成している方 会議準備の効率化を図り、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方 定型的なドキュメント作成業務を自動化し、チームの生産性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google カレンダーに予定が入ると自動でドキュメントが作成されるため、これまで手作業で行っていた準備時間を短縮することができます。 手作業によるドキュメントの作成漏れや、タイトル・フォーマットの入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google カレンダーとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle カレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、カレンダーの予定情報からドキュメントのタイトルや本文などを生成するようデータを変換します。 その後、オペレーションでGoogle ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、前のステップで生成した内容でドキュメントを作成します。 最後に、オペレーションでGoogle カレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、作成したドキュメントのURLなどを予定の説明欄に追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能によるデータ変換では、ドキュメントに含めたい内容を自由に設定できます。固定の文章に加え、Google カレンダーから取得した予定のタイトルや日時といった情報を変数として埋め込むことが可能です。 Google ドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、予定の件名を使ったり、特定の接頭辞を付けたりと、任意の内容にカスタマイズできます。 Google カレンダーの予定を更新する際、説明欄に作成したGoogle ドキュメントのURLを埋め込むなど、記載内容を自由に変更できます。 ■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
毎週Googleドキュメントの議事録から情報を取得し、Notionに記録する
試してみる
■概要
毎週の定例会議後、Googleドキュメントで作成した議事録をNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。重要な情報だからこそ手作業で行うものの、コピー＆ペーストの繰り返しは時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogleドキュメントから議事録情報を自動で取得し、Notionへ記録できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
毎週の議事録をGoogleドキュメントからNotionへ手作業で転記している方 定型的な情報収集や記録業務に時間を取られ、コア業務に集中したいと考えている方 議事録などのナレッジ管理を自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュール設定に基づき、議事録の取得からNotionへの記録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。 手作業による情報の転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録情報の正確性を保つことができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleドキュメントとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週」など、フローボットを起動したい日時を設定します。 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「ドキュメントのコンテンツを取得」アクションで対象の議事録情報を取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した議事録から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のデータベースに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する頻度や日時を設定してください。 AI機能によるテキスト抽出では、前段で取得したドキュメントの情報を基に、「決定事項」「担当者」「期限」など、抽出したい項目を自由に設定できます。 Notionへの記録アクションでは、更新対象のレコードを指定する条件や、抽出したどの情報をどのプロパティに割り当てるかを柔軟にカスタマイズしてください。 ■注意事項
Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
定期的にGoogle スプレッドシートのデータを集計し、Googleドキュメントでレポートを自動作成する
試してみる
■概要
毎月の営業報告や週次の進捗レポートなど、定期的なレポート作成のためにGoogle スプレッドシートのデータを手作業で集計していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでGoogle スプレッドシートのデータを自動で集計し、Googleドキュメントのレポートを自動作成するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートのデータを用いて、定期的にレポートを作成している担当者の方 手作業によるデータ集計や転記の工数を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたい方 定型的なレポート業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに合わせて自動でレポートが作成されるため、これまでデータ集計や転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記がなくなることで、コピー＆ペーストのミスや集計漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、レポートを自動作成したい日時（例：毎週月曜日の午前9時など）を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、レポートの元となるデータを取得します。 次に、オペレーションでデータ操作・変換機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、取得したデータを集計・加工します。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、加工したデータを用いてレポートを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
データ操作・変換機能のアクションでは、Google スプレッドシートから取得したデータをどのように集計・加工するかを任意に設定できます。 Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成したテンプレートを指定し、任意のレイアウトでレポートを作成できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
指定したスケジュールになったら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
定期的に作成するレポートや議事録などのGoogleドキュメントを、チームに都度手作業で通知する業務に時間を取られていませんか。この作業は他の業務を圧迫するだけでなく、通知漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、指定したスケジュールに従って新しいGoogleドキュメントを自動で作成し、Microsoft Teamsに通知することで、定型業務の効率化と情報共有の確実性を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleドキュメントで作成したレポートや議事録を定期的にチームに共有している 手作業による情報共有で漏れや遅延が発生しやすいと感じているチームリーダー 定型業務の自動化により、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動作成され、Microsoft Teamsへ通知されるため、手作業による共有時間を削減できま 手動作業による通知漏れや遅延を防ぎ、チーム内での情報伝達の確実性を向上させま 定型業務を自動化することで、他の重要な業務にリソースを集中できます ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleドキュメントとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、コンテンツを取得したいドキュメントを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したドキュメントの内容を任意のチャネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleドキュメントでコンテンツを取得するアクションでは、対象となるドキュメントを任意で設定してください。 Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先のチームID、チャネルIDを任意で設定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Googleドキュメント、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にGoogle ドキュメントで新しいドキュメントを作成して、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
定期的なレポート作成などで、都度Google ドキュメントを準備し、Smartsheetでタスク管理を行うのは手間のかかる作業ではないでしょうか。こうした手作業は、対応漏れや更新忘れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、指定したスケジュールで自動的にGoogle ドキュメントのファイルを作成し、Smartsheetに行を追加することで、smartsheetとgoogle docsを用いた一連の業務を自動化し、定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとGoogle ドキュメントを連携させ、定型的なドキュメント作成や管理を行っている方 手作業によるGoogle ドキュメントの作成やSmartsheetへの記録に手間を感じている方 定期的なタスクの作成漏れを防ぎ、業務の抜け漏れをなくしたいと考えているプロジェクトマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時にGoogle ドキュメントが自動作成され、Smartsheetへの記録も完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるドキュメントの作成忘れやSmartsheetへの記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google ドキュメントとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。 続けて、Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションで、ドキュメントに記載したい定型文などを設定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、ドキュメントを作成した旨を記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるスケジュール機能では、ワークフローを起動したい日時や曜日、間隔などを任意で設定してください。 Google ドキュメントに追加するテキスト情報や、Smartsheetに追加する行の内容は、実際の業務に合わせて自由に設定可能です。 ■注意事項
SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Googleドキュメントの定期的な作成を自動化することで、毎週の議事録や毎月の報告書など、繰り返し作成が必要なドキュメントの準備作業から解放され、作成忘れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、単純な準備作業に時間を取られることなく、会議の進行や報告内容の精査といった、より本質的なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：自動作成が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。こちら
Q：自動作成されるドキュメントの共有権限はどうなりますか？
A：移動先のフォルダの共有権限と同じになります。任意の共有権限を設定してください。
Q：Googleカレンダーの予定をトリガーにできますか？
A：はい可能です。Googleカレンダーの予定をトリガーにした以下のような他のテンプレートもお試しください。
Googleカレンダーで予定が作成されたらPDFをOCRで読み取り、Googleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーを日常的に利用しているビジネスパーソン 予定の情報をドキュメントとして整理したい方 手動でのPDF変換やデータ入力に時間を取られている事務担当者 OCR技術を活用して効率的なデータ管理を目指している方 Googleドキュメントで統一された情報管理を希望するチームリーダー 業務プロセスの自動化を検討している中小企業の経営者 ■このテンプレートを使うメリット
業務効率の向上：手動作業を自動化することで、時間と労力を節約できます。 データの正確性向上：OCRによる自動読み取りでヒューマンエラーを減少させます。 情報の一元管理：GoogleカレンダーとGoogleドキュメント間でデータをシームレスに連携します。 ドキュメントの検索性向上：OCRで変換されたテキストデータにより、ドキュメント内の検索が容易になります。
Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで管理している会議や打ち合わせの議事録を、その都度Google ドキュメントで手動作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が登録されると、議事録用のGoogle ドキュメントが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化できます。GoogleカレンダーとGoogle ドキュメント間の連携を自動化し、会議準備の手間を減らすことで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleカレンダーの予定をもとに、Google ドキュメントで議事録を手動作成している方 会議準備にかかる手作業の時間を減らし、本来の業務に集中したいと考えている方 GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントの連携を通じて、定型業務を効率化したいチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーへの予定登録をきっかけにGoogle ドキュメントが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます 予定のタイトルなどをドキュメントに自動で反映させることで、手作業による入力間違いや議事録作成の漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、議事録用のドキュメントを作成します 続けて、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、会議のアジェンダなどの定型文を追記します 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、作成したGoogle ドキュメントのURLを予定の説明欄などに反映させます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」するアクションで、自動で挿入するテキストの内容を任意に設定してください 例えば、会議の目的、アジェンダ、参加者といった定型フォーマットを設定することで、議事録作成の準備をさらに効率化できます トリガーとなったGoogleカレンダーの予定情報（タイトル、日時など）を、ドキュメント内に自動で差し込む設定も可能です ■注意事項
GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
