毎週、Googleドキュメントで定例会議用の新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
毎週の定例会議などで発生する議事録の準備は、手間がかかる作業の一つです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動で作成されるため、こうした定期的なタスクを効率化できます。ドキュメント作成の予約実行をしたいと考えていた方の課題を解決し、面倒な準備作業から解放します。
■このテンプレートをおすすめする方
・定例会議の議事録など、毎週同じGoogleドキュメントの準備に手間を感じている方
・Googleドキュメント作成のスケジュール化により、タスクの実行漏れを防ぎたいと考えている方
・手作業によるドキュメント作成をなくし、本来の会議準備やコア業務に集中したい方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
「定例会議の議事録作成、毎回ゼロからドキュメントを準備するのが面倒…」
「定期的に作成が必要な報告書、うっかり作成を忘れてしまった…」
このように、繰り返し発生するドキュメントの作成業務に手間を感じたり、対応漏れに不安を感じたりしていませんか？
もし、毎週決まった時間に会議の議事録用ドキュメントを自動で作成したり、月次レポートのテンプレートを自動で生成したりできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、準備作業に追われることなく本来の業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleドキュメントを定期的に作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
毎週、Googleドキュメントで定例会議用の新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
毎週の定例会議などで発生する議事録の準備は、手間がかかる作業の一つです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動で作成されるため、こうした定期的なタスクを効率化できます。ドキュメント作成の予約実行をしたいと考えていた方の課題を解決し、面倒な準備作業から解放します。
■このテンプレートをおすすめする方
・定例会議の議事録など、毎週同じGoogleドキュメントの準備に手間を感じている方
・Googleドキュメント作成のスケジュール化により、タスクの実行漏れを防ぎたいと考えている方
・手作業によるドキュメント作成をなくし、本来の会議準備やコア業務に集中したい方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleドキュメントの定期作成を自動化する方法
普段お使いのGoogleドキュメントで、スケジュールに合わせてドキュメントを自動で作成する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
スケジュールに合わせてストレージサービス上にドキュメントを自動作成する
Googleドキュメントなどのストレージサービスで、毎週や毎月など決まったスケジュールに合わせてドキュメントを自動で作成することができるので、これまで手作業で行っていた定型的なドキュメント作成の手間をなくし、作成漏れも防ぎます。
毎週、Googleドキュメントで定例会議用の新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
毎週の定例会議などで発生する議事録の準備は、手間がかかる作業の一つです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動で作成されるため、こうした定期的なタスクを効率化できます。ドキュメント作成の予約実行をしたいと考えていた方の課題を解決し、面倒な準備作業から解放します。
■このテンプレートをおすすめする方
・定例会議の議事録など、毎週同じGoogleドキュメントの準備に手間を感じている方
・Googleドキュメント作成のスケジュール化により、タスクの実行漏れを防ぎたいと考えている方
・手作業によるドキュメント作成をなくし、本来の会議準備やコア業務に集中したい方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
作成されたドキュメントからデータを自動取得する
Googleドキュメント内のデータを定期的に自動取得して、AI等で要約を行い通知するといったこともできます。
これを活用することで、経営、戦略会議などメンバーに落とし込みたい情報のスムーズな共有に繋がります。
毎週GoogleドキュメントからAIで要点を抽出し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
毎週作成される議事録や報告書など、定期的なGoogleドキュメントの確認や要約、共有に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでGoogleドキュメントの情報をAIが自動で要約し、Gmailで関係者に通知する仕組みを構築できます。
手作業による確認漏れや共有の遅れといった課題を解消し、重要な情報を効率的に共有することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎週の定例会議議事録など、定期的なGoogleドキュメントの要約と共有を手作業で行っている方
・ドキュメントの定期的な処理を自動化したいと考えている方
・AIを活用して大量のドキュメントから効率的に情報を抽出し、チームの生産性を高めたい方
■注意事項
・Google Drive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleドキュメントを定期的に自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎週決まった曜日に、Googleドキュメントで定例会議用の新しいドキュメントを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleドキュメントとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定とGoogleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：GoogleドキュメントとGoogle Driveをマイアプリ連携
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleドキュメントの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleドキュメントを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGoogleドキュメントのアプリ連携は完了です！
Google Driveの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Google Driveを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
毎週、Googleドキュメントで定例会議用の新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
毎週の定例会議などで発生する議事録の準備は、手間がかかる作業の一つです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動で作成されるため、こうした定期的なタスクを効率化できます。ドキュメント作成の予約実行をしたいと考えていた方の課題を解決し、面倒な準備作業から解放します。
■このテンプレートをおすすめする方
・定例会議の議事録など、毎週同じGoogleドキュメントの準備に手間を感じている方
・Googleドキュメント作成のスケジュール化により、タスクの実行漏れを防ぎたいと考えている方
・手作業によるドキュメント作成をなくし、本来の会議準備やコア業務に集中したい方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：スケジュールのトリガー設定
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここでは指定した日時になったらフローボットが起動する設定を行います。
以下のように、今回は毎週月曜日の9時にフローボットが起動するように設定しました。
他にも日付指定をしたり、Cron設定でより細かく条件を設定することも可能です。
Cron設定についてはこちらもご参照ください。
入力したら「保存する」をクリックします。
ステップ4：新しいドキュメントを作成
次に2つ目の工程をクリックします。
フローボットが起動したら新しいドキュメントを作成する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
- タイトル：任意で変更可能です。
- アプリ：Googleドキュメント
- Googleドキュメントと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
- アクション：指定した日時になったら新しいドキュメントを作成します。
ドキュメントのタイトルを設定します。
既にサンプルとして設定例が表記されています。
フィールドをクリックして「日付」のタブから今日の日付を選択できます。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、新しいドキュメントが作成されます。
また、作成した新しいドキュメントIDが、取得した値(アウトプット)として出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：文末にテキストを追加
次に3つ目の工程をクリックします。
作成したGoogleドキュメントにテキストを追加します。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
ドキュメントIDは「取得した値」のタブから、前項で取得した値の「ドキュメントID」を選択します。
以下のように取得した値を設定することで、新しいドキュメントが作成されるたびにテキストが反映されます。
追加するテキストを任意で入力してください。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、Googleドキュメントにもテキストが追加されます。
ステップ6：ファイルの格納先フォルダを変更する
次に4つ目の工程をクリックします。
新しく作成したドキュメントを指定したフォルダに移動する設定を行います。
このタイミングで、新しく作成したドキュメントの移動先フォルダも作成しましょう！
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
先ほどと同様に、ドキュメントIDのフィールドをクリックして、「取得した値」のタブから前項で取得した「ドキュメントID」を選択します。
これにより、新しく作成されたドキュメントが毎回指定したフォルダに移動します。
現在のフォルダIDを注釈に従って選択します。
マイドライブ直下に格納されている場合は「root」と設定します。
移動先のフォルダIDもフィールドをクリックして、選択肢から選択してください。
全て入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、新しく作成したドキュメントは指定したフォルダに移動します。
確認し「保存する」をクリックします。
ステップ7（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
毎週決まった曜日に、Googleドキュメントで定例会議用の新しいドキュメントを自動で作成する方法は以上です。
Google ドキュメントを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google ドキュメントを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Google ドキュメントに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新規ドキュメントを作成する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新規ドキュメントを作成する」ワークフローは、スケジュール管理とドキュメント作成を自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用し、Googleカレンダーに新しい予定が追加されると、指定された名称でGoogleドキュメントに自動的に作成されます。
これにより、手間を省き、作業の効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に使用し、予定管理を効率化したいビジネスパーソンの方
・自動的にドキュメント作成を完了したいプロジェクトマネージャーの方
・手動でのGoogleドキュメント作成作業を減らし、業務の自動化を目指している方
・業務ワークフローの一環として、スケジュールとドキュメントの連携を強化したい管理者の方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
毎週Googleドキュメントの議事録から情報を取得し、Notionに記録する
試してみる
■概要
このワークフローで毎週の会議で作成されるGoogleドキュメントの議事録を自動的に取得し、Notionに整理して記録します。この自動化により、手動でのデータ転記作業を省き、情報の一元管理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogleドキュメントで議事録を作成しているチームリーダーの方
・Notionを活用してプロジェクトや情報を一元管理したいビジネスパーソン
・手動での議事録管理に時間を取られ、効率化を図りたい方
・NotionとGoogleドキュメントの連携をスムーズに行いたいIT担当者
・議事録の共有や検索を簡単にしたい中小企業の経営者
■注意事項
・Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
定期的にGoogle スプレッドシートのデータを集計し、Googleドキュメントでレポートを自動作成する
試してみる
■概要
「定期的にGoogle スプレッドシートのデータを集計し、Googleドキュメントでレポートを自動作成する」ワークフローは、データ管理と報告作成の手間を軽減する業務ワークフローです。
手作業によるミスを防ぎ、効率的な業務運営が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでのデータ管理を日常的に行っているビジネスパーソン
・定期的にレポートを作成する必要があり、手作業に時間を取られている方
・効率的なデータ連携とレポート作成を実現したいチームリーダー
・Yoomを活用した業務ワークフローの自動化に興味がある方
・データ集計と報告書作成のプロセスを標準化したい経営者
■注意事項
・Google スプレッドシート、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
指定したスケジュールになったら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
定期的に作成するレポートや議事録などのGoogleドキュメントを、チームに都度手作業で通知する業務に時間を取られていませんか。この作業は他の業務を圧迫するだけでなく、通知漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、指定したスケジュールに従って新しいGoogleドキュメントを自動で作成し、Microsoft Teamsに通知することで、定型業務の効率化と情報共有の確実性を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleドキュメントで作成したレポートや議事録を定期的にチームに共有している
手作業による情報共有で漏れや遅延が発生しやすいと感じているチームリーダー
定型業務の自動化により、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Googleドキュメント、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にGoogle ドキュメントで新しいドキュメントを作成して、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
定期的なレポート作成などで、都度Google ドキュメントを準備し、Smartsheetでタスク管理を行うのは手間のかかる作業ではないでしょうか。こうした手作業は、対応漏れや更新忘れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、指定したスケジュールで自動的にGoogle ドキュメントのファイルを作成し、Smartsheetに行を追加することで、smartsheetとgoogle docsを用いた一連の業務を自動化し、定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとGoogle ドキュメントを連携させ、定型的なドキュメント作成や管理を行っている方
・手作業によるGoogle ドキュメントの作成やSmartsheetへの記録に手間を感じている方
・定期的なタスクの作成漏れを防ぎ、業務の抜け漏れをなくしたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Googleドキュメントの定期的な作成を自動化することで、毎週の議事録や毎月の報告書など、繰り返し作成が必要なドキュメントの準備作業から解放され、作成忘れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、単純な準備作業に時間を取られることなく、会議の進行や報告内容の精査といった、より本質的なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：自動作成が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：自動作成されるドキュメントの共有権限はどうなりますか？
A：移動先のフォルダの共有権限と同じになります。任意の共有権限を設定してください。
Q：Googleカレンダーの予定をトリガーにできますか？
A：はい可能です。Googleカレンダーの予定をトリガーにした以下のような他のテンプレートもお試しください。
Googleカレンダーで予定が作成されたらPDFをOCRで読み取り、Googleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたらPDFをOCRで読み取り、Googleドキュメントに追加する」ワークフローは、スケジュール管理と文書化の自動化を実現します。
このフローにより、手動でのデータ入力や書類作成の手間を削減し、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に利用しているビジネスパーソン
・予定の情報をドキュメントとして整理したい方
・手動でのPDF変換やデータ入力に時間を取られている事務担当者
・OCR技術を活用して効率的なデータ管理を目指している方
・Googleドキュメントで統一された情報管理を希望するチームリーダー
・業務プロセスの自動化を検討している中小企業の経営者
■注意事項
・Googleカレンダー、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで管理している会議や打ち合わせの議事録を、その都度Google ドキュメントで手動作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が登録されると、議事録用のGoogle ドキュメントが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化できます。GoogleカレンダーとGoogle ドキュメント間の連携を自動化し、会議準備の手間を減らすことで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーの予定をもとに、Google ドキュメントで議事録を手動作成している方
・会議準備にかかる手作業の時間を減らし、本来の業務に集中したいと考えている方
・GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントの連携を通じて、定型業務を効率化したいチームの方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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