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「定例会議の議事録作成、毎回ゼロからドキュメントを準備するのが面倒…」
「定期的に作成が必要な報告書、うっかり作成を忘れてしまった…」
このように、繰り返し発生するドキュメントの作成業務に手間を感じたり、対応漏れに不安を感じたりしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">毎週決まった時間に会議の議事録用ドキュメントを自動で作成したり、月次レポートのテンプレートを自動で生成したりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、準備作業に追われることなく本来の業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleドキュメントを定期的に作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのGoogleドキュメントで、スケジュールに合わせてドキュメントを自動で作成する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleドキュメントなどのストレージサービスで、毎週や毎月など決まったスケジュールに合わせてドキュメントを自動で作成する</span>ことができるので、これまで手作業で行っていた定型的なドキュメント作成の手間をなくし、作成漏れも防ぎます。
それではここから代表的な例として、毎週決まった曜日に、Googleドキュメントで定例会議用の新しいドキュメントを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleドキュメントの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleドキュメントを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGoogleドキュメントのアプリ連携は完了です！
Google Driveの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Google Driveを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録は完了です。
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここでは指定した日時になったらフローボットが起動する設定を行います。
以下のように、今回は毎週月曜日の9時にフローボットが起動するように設定しました。
他にも日付指定をしたり、Cron設定でより細かく条件を設定することも可能です。
Cron設定についてはこちらもご参照ください。
入力したら「保存する」をクリックします。
次に2つ目の工程をクリックします。
フローボットが起動したら新しいドキュメントを作成する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
ドキュメントのタイトルを設定します。
既にサンプルとして設定例が表記されています。
フィールドをクリックして「日付」のタブから今日の日付を選択できます。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、新しいドキュメントが作成されます。
また、作成した新しいドキュメントIDが、取得した値(アウトプット)として出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に3つ目の工程をクリックします。
作成したGoogleドキュメントにテキストを追加します。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
ドキュメントIDは「取得した値」のタブから、前項で取得した値の「ドキュメントID」を選択します。
以下のように取得した値を設定することで、新しいドキュメントが作成されるたびにテキストが反映されます。
追加するテキストを任意で入力してください。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、Googleドキュメントにもテキストが追加されます。
次に4つ目の工程をクリックします。
新しく作成したドキュメントを指定したフォルダに移動する設定を行います。
このタイミングで、新しく作成したドキュメントの移動先フォルダも作成しましょう！
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
先ほどと同様に、ドキュメントIDのフィールドをクリックして、「取得した値」のタブから前項で取得した「ドキュメントID」を選択します。
これにより、新しく作成されたドキュメントが毎回指定したフォルダに移動します。
現在のフォルダIDを注釈に従って選択します。
マイドライブ直下に格納されている場合は「root」と設定します。
移動先のフォルダIDもフィールドをクリックして、選択肢から選択してください。
全て入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、新しく作成したドキュメントは指定したフォルダに移動します。
確認し「保存する」をクリックします。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
毎週決まった曜日に、Googleドキュメントで定例会議用の新しいドキュメントを自動で作成する方法は以上です。
Googleカレンダーに予定が作成されたら、Googleドキュメントで新規ドキュメントを自動作成したり、定期的にスプレッドシートのデータを集計してレポートを作成したりと、ドキュメント管理と情報連携を自動化できます。
Googleドキュメントの定期的な作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">毎週の議事録や毎月の報告書など、繰り返し作成が必要なドキュメントの準備作業から解放され、作成忘れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、単純な準備作業に時間を取られることなく、会議の進行や報告内容の精査といった、より本質的なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自動作成が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：自動作成されるドキュメントの共有権限はどうなりますか？
A：移動先のフォルダの共有権限と同じになります。任意の共有権限を設定してください。
Q：Googleカレンダーの予定をトリガーにできますか？
A：はい可能です。Googleカレンダーの予定をトリガーにした以下のような他のテンプレートもお試しください。
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