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■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「カレンダーに新しい予定が追加されるたびに、Google Driveで関連フォルダを手動で作成している…」、「会議のたびに議事録用のドキュメントを用意したり共有したりするのが地味に面倒…」このように、カレンダーの予定に紐づく細々としたファイル管理業務に、手間や時間を取られていませんか？
もし、カレンダーにイベントが登録されたら、その情報をもとにGoogle Driveへ自動で専用フォルダやファイルを作成できる仕組みがあれば、こうした手作業による負担や、フォルダの作成忘れといったヒューマンエラーからも解放されます。
そしてより重要な業務に集中するための時間を確保することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定が可能です。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogle Driveのフォルダを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Outlookなどのカレンダーツールに新しいイベントが登録されたことをきっかけに、Google Driveにイベント名のフォルダを自動で作成することで、これまで手作業で行っていた会議や打ち合わせの準備作業を効率化し、関連資料の管理もスムーズに行えます。
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Outlookのカレンダーにイベントが登録された際に、Google Driveにイベント名のフォルダを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにOutlookのアイコンが追加されたらOutlookの連携は完了です。
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogle Driveが追加されたことを確認出来たら、Google Driveのマイアプリ登録は完了です。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずOutlookのトリガー設定を行っていきましょう。画面赤枠の「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」で以下の項目を設定していきます。ここで設定したOutlookユーザーに新規予定が登録されると、フローが開始されるようになります。
また、この後実施する設定のテストのためにOutlookに新規の予定を作成しておきましょう。
予定の作成、設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功の文字が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンを押下し、Outlookのイベントの登録を検知する設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にGoogle Driveにフォルダを作成するための設定を行っていきます。画面赤枠の「フォルダを作成する」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「API接続設定」画面では以下を設定していきます。こちらで指定したGoogle Driveのフォルダ内に新規のフォルダが作成されるようになります。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。(※テストボタンクリックで実際にGoogle Driveにフォルダが作成されます。)
下記のようにテスト成功が表示されていれば設定完了となります。画面下の保存するボタンを押下し、Google Driveにフォルダを作成する設定を完了させてください。
実際にGoogle Driveを見てみるとフォルダが作成されていることが確認できます。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Yoomでは、Google Driveを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Google Driveに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、Google スプレッドシートのデータベースへ追加およびSlackに通知するフローです。
わざわざPDFファイルの内容を手動で転記する必要がなく、かつ情報の共有まで含めて一貫した業務フローを構築することができます。
また、担当者依頼を途中に加えることによって、より確実なデータ追加を可能にしています。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから「画像・PDFファイルを読み取る」を選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Google スプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Google Driveに格納された契約書や社内規定などの書類、そのコンプライアンスチェックに手間や時間がかかっていませんか？
確認漏れや誤った判断は、ビジネス上のリスクに繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに新しいファイルが追加されると、AIが自動で内容をチェックします。
さらに、結果をSlackへ通知するため、手作業による確認作業の負担を軽減し、コンプライアンス体制の強化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveに保管している請求書や契約書などのPDFファイルの内容を、都度Googleドキュメントに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、その結果を新しいGoogleドキュメントに出力します。手間のかかる転記作業を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
カレンダーとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた会議やイベントに付随するフォルダ作成の手間を無くし、関連資料の管理体制をスムーズに構築できます。
これにより、イベント前の準備作業に追われることなく、本来集中すべき業務にしっかりと時間を使えるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローが構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleカレンダーでも同様の連携は可能ですか？
A:はい。可能です。Yoomでは様々なアプリとの連携が可能でGoogleカレンダーも同様に連携ができます！
以下のテンプレートもご活用ください。
■概要
Googleカレンダーで新しい打ち合わせやプロジェクトの予定を登録するたびに、Google Driveで関連資料を保管するためのフォルダを手作業で作成していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されたタイミングで、自動的にGoogle Driveに指定した名前のフォルダを作成でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？
A:はい。可能です。今回は予定のタイトルを設定していますが、日付などの動的な情報を組み合わせることでフォルダ名をカスタマイズできます。
Q：特定の予定だけを自動化の対象にできますか？
A:オペレーションを組み合わせることで可能です。例えば分岐のオペレーションを設定することで予定に「会議」の文字が含まれている場合にのみフォルダを作成するように設定できます。
