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「カレンダーに新しい予定が追加されるたびに、Google Driveで関連フォルダを手動で作成している…」、「会議のたびに議事録用のドキュメントを用意したり共有したりするのが地味に面倒…」このように、カレンダーの予定に紐づく細々としたファイル管理業務に、手間や時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">カレンダーにイベントが登録されたら、その情報をもとにGoogle Driveへ自動で専用フォルダやファイルを作成できる仕組み</span>があれば、こうした手作業による負担や、フォルダの作成忘れといったヒューマンエラーからも解放されます。
そしてより重要な業務に集中するための時間を確保することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定が可能です。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Driveのフォルダを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
<span class="mark-yellow">Outlookなどのカレンダーツールに新しいイベントが登録されたことをきっかけに、Google Driveにイベント名のフォルダを自動で作成する</span>ことで、これまで手作業で行っていた会議や打ち合わせの準備作業を効率化し、関連資料の管理もスムーズに行えます。
それではここから代表的な例として、Outlookのカレンダーにイベントが登録された際に、Google Driveにイベント名のフォルダを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにOutlookのアイコンが追加されたらOutlookの連携は完了です。
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogle Driveが追加されたことを確認出来たら、Google Driveのマイアプリ登録は完了です。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずOutlookのトリガー設定を行っていきましょう。画面赤枠の「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」で以下の項目を設定していきます。ここで設定したOutlookユーザーに新規予定が登録されると、フローが開始されるようになります。
また、この後実施する設定のテストのためにOutlookに新規の予定を作成しておきましょう。
予定の作成、設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功の文字が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンを押下し、Outlookのイベントの登録を検知する設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にGoogle Driveにフォルダを作成するための設定を行っていきます。画面赤枠の「フォルダを作成する」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「API接続設定」画面では以下を設定していきます。こちらで指定したGoogle Driveのフォルダ内に新規のフォルダが作成されるようになります。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。(※テストボタンクリックで実際にGoogle Driveにフォルダが作成されます。)
下記のようにテスト成功が表示されていれば設定完了となります。画面下の保存するボタンを押下し、Google Driveにフォルダを作成する設定を完了させてください。
実際にGoogle Driveを見てみるとフォルダが作成されていることが確認できます。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Yoomでは、Google Driveを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Google Driveに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
カレンダーとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた会議やイベントに付随するフォルダ作成の手間を完全に無くし、関連資料の管理体制をスムーズに構築できます。</span>
これにより、イベント前の準備作業に追われることなく、本来集中すべき業務にしっかりと時間を使えるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローが構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleカレンダーでも同様の連携は可能ですか？
A:はい。可能です。Yoomでは様々なアプリとの連携が可能でGoogleカレンダーも同様に連携ができます！
以下のテンプレートもご活用ください。
Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？
A:はい。可能です。今回は予定のタイトルを設定していますが、日付などの動的な情報を組み合わせることでフォルダ名をカスタマイズできます。
Q：特定の予定だけを自動化の対象にできますか？
A:オペレーションを組み合わせることで可能です。例えば分岐のオペレーションを設定することで予定に「会議」の文字が含まれている場合にのみフォルダを作成するように設定できます。
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