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【ノーコードで実現】カレンダーの予定とGoogle Driveを自動で連携する方法
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとGoogle Driveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- 会議や打ち合わせが多く、議事録や関連資料の格納フォルダを手作業で作成している方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名ルールの不徹底といった課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントを登録するだけで、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダを作成するようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のユーザー（カレンダー）を設定してください
- Google Driveのオペレーション設定では、作成するフォルダの名称と、格納先の親フォルダを任意で設定できます。フォルダ名には、トリガーで取得したイベント名などを変数として設定することも可能です
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとGoogle Driveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- 会議や打ち合わせが多く、議事録や関連資料の格納フォルダを手作業で作成している方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名ルールの不徹底といった課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントを登録するだけで、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダを作成するようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のユーザー（カレンダー）を設定してください
- Google Driveのオペレーション設定では、作成するフォルダの名称と、格納先の親フォルダを任意で設定できます。フォルダ名には、トリガーで取得したイベント名などを変数として設定することも可能です
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「カレンダーに新しい予定が追加されるたびに、Google Driveで関連フォルダを手動で作成している…」、「会議のたびに議事録用のドキュメントを用意したり共有したりするのが地味に面倒…」このように、カレンダーの予定に紐づく細々としたファイル管理業務に、手間や時間を取られていませんか？
もし、カレンダーにイベントが登録されたら、その情報をもとにGoogle Driveへ自動で専用フォルダやファイルを作成できる仕組みがあれば、こうした手作業による負担や、フォルダの作成忘れといったヒューマンエラーからも解放されます。
そしてより重要な業務に集中するための時間を確保することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定が可能です。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Driveのフォルダを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとGoogle Driveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- 会議や打ち合わせが多く、議事録や関連資料の格納フォルダを手作業で作成している方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名ルールの不徹底といった課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントを登録するだけで、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダを作成するようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のユーザー（カレンダー）を設定してください
- Google Driveのオペレーション設定では、作成するフォルダの名称と、格納先の親フォルダを任意で設定できます。フォルダ名には、トリガーで取得したイベント名などを変数として設定することも可能です
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとGoogle Driveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- 会議や打ち合わせが多く、議事録や関連資料の格納フォルダを手作業で作成している方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名ルールの不徹底といった課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントを登録するだけで、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダを作成するようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のユーザー（カレンダー）を設定してください
- Google Driveのオペレーション設定では、作成するフォルダの名称と、格納先の親フォルダを任意で設定できます。フォルダ名には、トリガーで取得したイベント名などを変数として設定することも可能です
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
カレンダーとGoogle Driveを連携する自動化テンプレート
カレンダーツールのイベントを起点にGoogle Driveを操作する
Outlookなどのカレンダーツールに新しいイベントが登録されたことをきっかけに、Google Driveにイベント名のフォルダを自動で作成することで、これまで手作業で行っていた会議や打ち合わせの準備作業を効率化し、関連資料の管理もスムーズに行えます。
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとGoogle Driveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- 会議や打ち合わせが多く、議事録や関連資料の格納フォルダを手作業で作成している方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名ルールの不徹底といった課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントを登録するだけで、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダを作成するようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のユーザー（カレンダー）を設定してください
- Google Driveのオペレーション設定では、作成するフォルダの名称と、格納先の親フォルダを任意で設定できます。フォルダ名には、トリガーで取得したイベント名などを変数として設定することも可能です
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとGoogle Driveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- 会議や打ち合わせが多く、議事録や関連資料の格納フォルダを手作業で作成している方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名ルールの不徹底といった課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントを登録するだけで、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダを作成するようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のユーザー（カレンダー）を設定してください
- Google Driveのオペレーション設定では、作成するフォルダの名称と、格納先の親フォルダを任意で設定できます。フォルダ名には、トリガーで取得したイベント名などを変数として設定することも可能です
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookカレンダーを起点にGoogle Driveにフォルダを作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookのカレンダーにイベントが登録された際に、Google Driveにイベント名のフォルダを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：OutlookとGoogle Driveのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookの連携
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにOutlookのアイコンが追加されたらOutlookの連携は完了です。
Google Driveの連携
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogle Driveが追加されたことを確認出来たら、Google Driveのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとGoogle Driveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- 会議や打ち合わせが多く、議事録や関連資料の格納フォルダを手作業で作成している方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名ルールの不徹底といった課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントを登録するだけで、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダを作成するようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のユーザー（カレンダー）を設定してください
- Google Driveのオペレーション設定では、作成するフォルダの名称と、格納先の親フォルダを任意で設定できます。フォルダ名には、トリガーで取得したイベント名などを変数として設定することも可能です
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとGoogle Driveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- 会議や打ち合わせが多く、議事録や関連資料の格納フォルダを手作業で作成している方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名ルールの不徹底といった課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントを登録するだけで、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダを作成するようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のユーザー（カレンダー）を設定してください
- Google Driveのオペレーション設定では、作成するフォルダの名称と、格納先の親フォルダを任意で設定できます。フォルダ名には、トリガーで取得したイベント名などを変数として設定することも可能です
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Outlookのイベントの登録を検知する設定
まずOutlookのトリガー設定を行っていきましょう。画面赤枠の「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
- タイトル:任意の値に変更可能です。
- アプリ:マイアプリ連携をした「Outlook」が反映されていることを確認しましょう。
- Outlookと連携するアカウント情報:フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
- トリガーアクション:プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(カレンダーにイベントが登録されたら)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」で以下の項目を設定していきます。ここで設定したOutlookユーザーに新規予定が登録されると、フローが開始されるようになります。
- トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
- ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
- ユーザーID:プルダウンに表示されるOutlookのユーザーの中から選択してください。
また、この後実施する設定のテストのためにOutlookに新規の予定を作成しておきましょう。
予定の作成、設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功の文字が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンを押下し、Outlookのイベントの登録を検知する設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
ステップ4：Google Driveにフォルダを作成する設定
次にGoogle Driveにフォルダを作成するための設定を行っていきます。画面赤枠の「フォルダを作成する」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
- タイトル:任意の値に変更可能です。
- アプリ:マイアプリ連携をした「Google Drive」が反映されていることを確認しましょう。
- Google Driveと連携するアカウント情報:フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
- アクション:プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(フォルダを作成する)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「API接続設定」画面では以下を設定していきます。こちらで指定したGoogle Driveのフォルダ内に新規のフォルダが作成されるようになります。
- フォルダ名:1つ前のステップで取得した値から予定のタイトルが設定されていることを確認しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新情報の反映ができます。
- 作成先のフォルダID:注意書きを参考にGoogle DriveのフォルダIDを入力しましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。(※テストボタンクリックで実際にGoogle Driveにフォルダが作成されます。)
下記のようにテスト成功が表示されていれば設定完了となります。画面下の保存するボタンを押下し、Google Driveにフォルダを作成する設定を完了させてください。
実際にGoogle Driveを見てみるとフォルダが作成されていることが確認できます。
ステップ5：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Google Driveを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google Driveを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Google Driveに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
■概要
Google Driveに保管している請求書や契約書などのPDFファイルの内容を、都度Googleドキュメントに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、その結果を新しいGoogleドキュメントに出力します。手間のかかる転記作業を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFの内容をテキスト化する作業に手間を感じている方
- 契約書や請求書などをGoogle Driveで管理し、その内容をGoogleドキュメントにまとめている方
- Google DriveとGoogleドキュメント間の連携を自動化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納をきっかけに、OCRでの読み取りからGoogleドキュメントへの出力までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式（例：PDF）の場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルの内容を読み取ります。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を出力します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、処理が完了したファイルを別のフォルダに移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意のフォルダIDで指定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出項目を任意でカスタマイズすることが可能です。
- Googleドキュメントでドキュメントを作成する際、ドキュメントのタイトルを固定値や前段で取得した情報を用いて自由に設定できます。
- Googleドキュメントに追加するテキストは、OCRで取得した情報だけでなく、固定の文言などを組み合わせて任意の内容に設定できます。
- Google Driveのファイル移動アクションでは、移動先のフォルダを固定値や変数を用いて任意に設定できます。
■注意事項
- Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
■概要Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFの内容を目で確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFが格納されるだけで、OCRによるテキスト抽出からGoogle スプレッドシートへのデータ追加、Slackへの完了通知までを自動化し、こうした課題を円滑に解決します。■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとGoogle スプレッドシートを用いた書類管理の効率化を考えている方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや確認作業の負担を軽減したい方
- PDF書類の受領からデータ登録、関係者への共有までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveへのファイル格納を起点に、OCR処理からGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google Drive、Googleスプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」を設定し、OCRで読み取った内容に間違いがないか確認を依頼します。
- 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、確認済みのデータをスプレッドシートに追加します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、指定のチャンネルへ処理完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、PDFファイルから抽出したいテキスト項目（会社名、金額など）を任意で設定できます。
- 担当者に対応依頼するアクションでは、確認を依頼する担当者や依頼内容を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへのデータ追加では、対象のスプレッドシートや書き込み先のシート名を任意で設定可能です。
- Slackでの通知では、メッセージを送信するチャンネルやメンション先、メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Google Drive、Googleスプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Google Driveに格納された契約書や社内規定などの書類、そのコンプライアンスチェックに手間や時間がかかっていませんか？
確認漏れや誤った判断は、ビジネス上のリスクに繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに新しいファイルが追加されると、AIが自動で内容をチェックします。
さらに、結果をSlackへ通知するため、手作業による確認作業の負担を軽減し、コンプライアンス体制の強化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで書類を管理し、コンプライアンスチェックの効率化を求める方
- AIを活用して書類審査の精度を高め、Slackでの迅速な情報共有体制を構築したい方
- 手作業による確認ミスを減らし、社内のコンプライアンス遵守意識を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加をトリガーに、AIによるチェックからSlack通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充当できます。
- 人の目による確認作業で起こりうる見落としや判断のばらつきを、AIを用いることで低減させ、コンプライアンスチェックの精度向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- トリガーとしてGoogle Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、対象のファイルをYoom内に取得します。
- 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- さらに、AI機能「テキストを生成する」を選択し、抽出したテキスト情報を元にコンプライアンスチェックを行います。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、AIによるチェック結果を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り対象とするファイルのどの部分から文字を抽出するかを、書類の形式や内容に合わせて任意で設定することが可能です。
- 「テキストを生成する」では、コンプライアンスチェックの観点や基準などをプロンプトで具体的に指示したり、前段のオペレーションで取得したファイル名や作成者情報などを変数として組み込み、動的なチェック指示を作成することができます。
- Slackへの通知オペレーションでは、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込み、状況に応じたメッセージを作成することが可能です。
■注意事項
- Google Drive、SlackとYoomをそれぞれ連携してください。
- OCRするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプラン・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Google スプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要Google Driveに保存される請求書や申込書などのPDFファイルの内容を手作業で確認し、データベースに入力する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーに、OCR機能でPDFからテキストを自動で抽出し、内容確認の依頼からデータベースへの登録、関係者への通知までの一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveで受け取るPDF書類のデータ入力に手間を感じている経理や営業事務の方
- OCRツールを導入しているが、その後の確認や通知作業が手動で行われている方
- 紙やPDFで届く書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- PDFが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」で、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 次に、「担当者に対応依頼」を設定し、抽出したデータの内容確認とYoomのデータベースへの登録を依頼します。
- 最後に、LINE WORKSの「指定のトークルームに通知する」を設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出するテキスト項目を任意で設定できます。
- 担当者への対応依頼では、依頼する担当者や確認・登録を依頼する内容などを自由にカスタマイズしてください。
- Yoomのデータベースは、管理したい項目に合わせて任意のプロジェクトやデータベースを設定することが可能です。
- LINE WORKSへの通知では、通知先のトークルームや送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項- Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事」をご参照ください。
■概要
Google Driveに保管している請求書や契約書などのPDFファイルの内容を、都度Googleドキュメントに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、その結果を新しいGoogleドキュメントに出力します。手間のかかる転記作業を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFの内容をテキスト化する作業に手間を感じている方
- 契約書や請求書などをGoogle Driveで管理し、その内容をGoogleドキュメントにまとめている方
- Google DriveとGoogleドキュメント間の連携を自動化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納をきっかけに、OCRでの読み取りからGoogleドキュメントへの出力までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式（例：PDF）の場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルの内容を読み取ります。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を出力します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、処理が完了したファイルを別のフォルダに移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意のフォルダIDで指定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出項目を任意でカスタマイズすることが可能です。
- Googleドキュメントでドキュメントを作成する際、ドキュメントのタイトルを固定値や前段で取得した情報を用いて自由に設定できます。
- Googleドキュメントに追加するテキストは、OCRで取得した情報だけでなく、固定の文言などを組み合わせて任意の内容に設定できます。
- Google Driveのファイル移動アクションでは、移動先のフォルダを固定値や変数を用いて任意に設定できます。
■注意事項
- Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- Google DriveとGoogle スプレッドシートを用いた書類管理の効率化を考えている方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや確認作業の負担を軽減したい方
- PDF書類の受領からデータ登録、関係者への共有までを自動化したい方
- Google Driveへのファイル格納を起点に、OCR処理からGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
- はじめに、Google Drive、Googleスプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」を設定し、OCRで読み取った内容に間違いがないか確認を依頼します。
- 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、確認済みのデータをスプレッドシートに追加します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、指定のチャンネルへ処理完了の旨を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、PDFファイルから抽出したいテキスト項目（会社名、金額など）を任意で設定できます。
- 担当者に対応依頼するアクションでは、確認を依頼する担当者や依頼内容を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへのデータ追加では、対象のスプレッドシートや書き込み先のシート名を任意で設定可能です。
- Slackでの通知では、メッセージを送信するチャンネルやメンション先、メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
- Google Drive、Googleスプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Google Driveに格納された契約書や社内規定などの書類、そのコンプライアンスチェックに手間や時間がかかっていませんか？
確認漏れや誤った判断は、ビジネス上のリスクに繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに新しいファイルが追加されると、AIが自動で内容をチェックします。
さらに、結果をSlackへ通知するため、手作業による確認作業の負担を軽減し、コンプライアンス体制の強化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで書類を管理し、コンプライアンスチェックの効率化を求める方
- AIを活用して書類審査の精度を高め、Slackでの迅速な情報共有体制を構築したい方
- 手作業による確認ミスを減らし、社内のコンプライアンス遵守意識を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加をトリガーに、AIによるチェックからSlack通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充当できます。
- 人の目による確認作業で起こりうる見落としや判断のばらつきを、AIを用いることで低減させ、コンプライアンスチェックの精度向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- トリガーとしてGoogle Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、対象のファイルをYoom内に取得します。
- 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- さらに、AI機能「テキストを生成する」を選択し、抽出したテキスト情報を元にコンプライアンスチェックを行います。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、AIによるチェック結果を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り対象とするファイルのどの部分から文字を抽出するかを、書類の形式や内容に合わせて任意で設定することが可能です。
- 「テキストを生成する」では、コンプライアンスチェックの観点や基準などをプロンプトで具体的に指示したり、前段のオペレーションで取得したファイル名や作成者情報などを変数として組み込み、動的なチェック指示を作成することができます。
- Slackへの通知オペレーションでは、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込み、状況に応じたメッセージを作成することが可能です。
■注意事項
- Google Drive、SlackとYoomをそれぞれ連携してください。
- OCRするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプラン・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Google スプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
- Google Driveで受け取るPDF書類のデータ入力に手間を感じている経理や営業事務の方
- OCRツールを導入しているが、その後の確認や通知作業が手動で行われている方
- 紙やPDFで届く書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
- PDFが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
- はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」で、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 次に、「担当者に対応依頼」を設定し、抽出したデータの内容確認とYoomのデータベースへの登録を依頼します。
- 最後に、LINE WORKSの「指定のトークルームに通知する」を設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出するテキスト項目を任意で設定できます。
- 担当者への対応依頼では、依頼する担当者や確認・登録を依頼する内容などを自由にカスタマイズしてください。
- Yoomのデータベースは、管理したい項目に合わせて任意のプロジェクトやデータベースを設定することが可能です。
- LINE WORKSへの通知では、通知先のトークルームや送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
- Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事」をご参照ください。
まとめ
カレンダーとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた会議やイベントに付随するフォルダ作成の手間を無くし、関連資料の管理体制をスムーズに構築できます。
これにより、イベント前の準備作業に追われることなく、本来集中すべき業務にしっかりと時間を使えるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローが構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Googleカレンダーでも同様の連携は可能ですか？
A:はい。可能です。Yoomでは様々なアプリとの連携が可能でGoogleカレンダーも同様に連携ができます！
以下のテンプレートもご活用ください。
■概要
Googleカレンダーで新しい打ち合わせやプロジェクトの予定を登録するたびに、Google Driveで関連資料を保管するためのフォルダを手作業で作成していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されたタイミングで、自動的にGoogle Driveに指定した名前のフォルダを作成でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとGoogle Driveを日常的に利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不徹底を防ぎ、ファイル管理を効率化したいと考えている方
- 予定管理と資料管理を自動で連携させ、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点に、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「新しい予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得した予定の件名などをフォルダ名として指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、自動化の対象としたいカレンダーのIDを設定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、作成したフォルダを格納する親フォルダのIDを設定してください。
■注意事項
- GoogleカレンダーとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleカレンダーで新しい打ち合わせやプロジェクトの予定を登録するたびに、Google Driveで関連資料を保管するためのフォルダを手作業で作成していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されたタイミングで、自動的にGoogle Driveに指定した名前のフォルダを作成でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとGoogle Driveを日常的に利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不徹底を防ぎ、ファイル管理を効率化したいと考えている方
- 予定管理と資料管理を自動で連携させ、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点に、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「新しい予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得した予定の件名などをフォルダ名として指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、自動化の対象としたいカレンダーのIDを設定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、作成したフォルダを格納する親フォルダのIDを設定してください。
■注意事項
- GoogleカレンダーとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？
A:はい。可能です。今回は予定のタイトルを設定していますが、日付などの動的な情報を組み合わせることでフォルダ名をカスタマイズできます。
Q：特定の予定だけを自動化の対象にできますか？
A:オペレーションを組み合わせることで可能です。例えば分岐のオペレーションを設定することで予定に「会議」の文字が含まれている場合にのみフォルダを作成するように設定できます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
