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■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。目視での確認は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが追加されると、AIが自動で文字情報を読み取り（OCR）、その内容をSlackへ通知するため、確認や転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
業務の中で、Google Driveに保存されたPDFの内容を都度確認し、それを手作業で共有するのは手間がかかり負担に関している人も多いのではないでしょうか。
「PDFの書類をダウンロードしてファイルを開き、内容を確認する作業を簡素化できないだろうか…」
「PDFのファイルを手作業でSlackで共有する手間を省きたい…」
などと考えている方に向けて、今回は、Google Driveに格納されたPDFをOCRして、Slackに通知する方法をご紹介します。
これを設定すれば、新しく追加されたPDFのテキストを自動で抽出し、指定のSlackチャンネルへ通知してくれます。今まで手間に感じてた手作業が減るため、業務のスピードもアップできちゃいますよ！
それではここからノーコードツールYoomを使ってGoogle Driveに格納されたPDFをOCRして、Slackに通知する方法をご紹介します。
では、Google Driveに格納されたPDFをOCRして、Slackに通知する方法を解説していきます！
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。目視での確認は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが追加されると、AIが自動で文字情報を読み取り（OCR）、その内容をSlackへ通知するため、確認や転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveに格納されたPDFをAIを用いてOCRし、SlackのAPIを用いてSlackに通知することで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
[Yoomとは]
今回のフローの手順は以下の通りです。
すでにYoomに登録済みの方はログインし、まだ登録していない方はこちらで無料登録を行ってから設定を進めましょう！
まずは、Google DriveとSlackのマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。
新規接続をクリックすると、アプリ一覧が出てきますので、検索から「Google Drive」を検索してください。
Googleアカウントにログインして、Yoomと連携しましょう。
次に「Slack」のマイアプリ登録です。
ワークスペースのURLを入力してください。
以下画面が出現したら、権限のリクエストを行いましょう。
マイアプリに「Google Drive」と「Slack」が登録されていたら、マイアプリ登録完了です！
フローを作成していきますので、まずはテンプレートをコピーしましょう。
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。目視での確認は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが追加されると、AIが自動で文字情報を読み取り（OCR）、その内容をSlackへ通知するため、確認や転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
テンプレートコピーされたら、以下画面が出現します。
「OK」をクリックして、次に進みましょう。
では、フローの設定を実際に行っていきます！
まずは一番上の「特定のフォルダ内に新しくファイル…」をクリックしてください。
ここではGoogle Driveの設定を行っていきます。
Google Driveのフォルダを指定していくようなイメージです。
以下の画面が出現します。
連携するアカウント情報にGoogleアカウントのメールアドレスを入力してください。
次にAPI接続設定です。
トリガーの起動設定とフォルダIDを設定します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォルダIDは、候補から入力してください。
見つかりにくい場合は、一度検索窓から検索してみてください。
次に「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ここではファイルをダウンロードする設定を行います。
次に、以下画面が出現します。
以下画面のままの設定でOKですので、確認して、そのまま次に進みましょう。
次にAPI接続設定です。
ファイルIDはアウトプットから選択してください。
ここはPDFのファイルでないとダウンロードされませんので気を付けましょう。
テストに失敗した場合は、ファイルがPDFの形式でない場合がありますので、確認してくださいね。
次に「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
アクション選択の設定です。
以下、画面が出現したら、「次へ」をクリックしてください。
タイトルやアクションが以下画面と同じになっているか確認してくださいね。
次に詳細設定です。
PDFで抽出した項目を設定します！
抽出したい項目は「本文」と入力すれ、本文が全て抽出されます。
重要書類などであれば、「会社名,氏名,本文」等に設定するのがおすすめです。
一番下の「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
ここでは、Slackに通知する設定を行っていきます。
次に連携アカウントとアクション設定です。
以下画面を確認したら「次へ」をクリックしてください。
API接続設定です。
投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定していきます。
投稿先のチャンネルIDは、候補から選択しましょう。
メッセージは下記設定例を参考に入力してください。
{{二重カッコ}}を設定すると、その値が入力されるイメージです。
アウトプットから設定例以外の値も選べますので、自身で必要な情報を取捨選択して作成してみてくださいね。
※Slackの<@メンバーID>と記載することでメンションを付けることが可能です。設定はこちらの記事を参考に行いましょう。
全ての設定が完了したら、以下画面が出現します。
「トリガーON」をクリックして、自動化の確認を行いましょう！
今回使用したテンプレートは以下です！
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。目視での確認は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが追加されると、AIが自動で文字情報を読み取り（OCR）、その内容をSlackへ通知するため、確認や転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
ここからは、最後にSlackではなく、Chatworkに通知するフローをご紹介します。
まずは、以下テンプレートをコピーしてください。
■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取る書類の内容確認と関係者への情報共有に手間を感じていませんか。Google Driveに保存したPDFファイルを開き、内容をコピーしてChatworkに貼り付けるといった手作業は、時間がかかるだけでなく転記ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google DriveへのPDFファイル追加をトリガーに、AIが自動で文字情報を読み取り、その内容をChatworkへ即座に通知するため、一連の確認・共有業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
ステップ1～ステップ5までは同じ手順なので、それ以降の手順から解説します。
赤枠の「メッセージを送る」をクリックしてください。
アカウントの連携情報やアクションの設定画面に移りますが、そのまま進んで下さい。
以下画面が出現したら、API接続設定を行っていきます。ルームIDとメッセージ内容を設定しましょう！
ルームIDは候補から選択しましょう。
ルームIDの設定はChatworkの通知が来るルームの設定になります。
通知先のルームをのIDを候補から探しましょう。
メッセージ内容は以下の設定例を参考に入力してください。
こちらもChatworkの通知の際のメッセージ内容です。
契約書などを扱っている法務担当者などでファイル管理に日時が必要な場合は、「作成日時」なども入力してみてください。
次に、最後がSlack通知ではなく、kintoneに追加するフローをご紹介します。
まずは、以下テンプレートをコピーしてください。
■概要
このワークフローでは、Google DriveのPDFを効率的にテキスト抽出し、kintoneに自動登録することが可能です。この自動化を活用することによって、日々のデータ共有業務をスムーズに自動化することができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ステップ1からステップ5までは、先ほど同様に同じ手順です。
それ以降の手順からご紹介します。
一番下の「レコードを追加する」をクリックしてください。
kintoneのマイアプリ登録方法は少し複雑なため、こちらの記事を参考に行ってください。
まずは、データベースの連携です。
「データベースを操作する」ではデータベースをレコード単位で操作することができます。
設定方法についてはこちらの動画をご参照ください。
以下画面が出現したら、次に進みましょう。
「データベースの連携」の「アプリID」は候補から選択してください。
次に詳細設定です。
kintoneのレコードの内容を設定していくイメージです。
「読み取り項目」はアウトプットから選択してください。
読み取り項目2、3、4も、読み取りたい項目をアウトプットから入力してください。
最後に「テスト」をクリックしてください。
テストに失敗する場合は、入力ミスをしている可能性がありますので、エラーが出た場合は、レコードの値を再確認しましょう。
その他、Google Driveを使ったテンプレートをたくさん用意しているので、一部紹介します！
1．Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてChatworkに通知するフロー
Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてChatworkに通知してくれます。社内で使用しているツールがChatworkという企業担当者、会議の議事録の文字起こしを手間に感じている事務担当者におすすめです。
■概要
会議やインタビューの音声データを手作業で文字起こしし、その内容をチームに共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で文字起こしを行い、その結果をChatworkに通知できます。手間のかかる定型業務から解放され、より重要な業務に集中する時間を創出します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2．Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知するフロー
Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知してくれます。
ファイルの管理を一元化したいと考えている方におすすめです。
■概要
契約書や請求書、各種申請書などのファイルをGoogle Driveで共有する際、その後の確認依頼や関係者への共有を手作業で行っていませんか。こうした作業は手間がかかるだけでなく、依頼漏れや確認遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動で承認依頼が実行され、フロー完了後にはSlackへ結果が通知されるため、一連の確認プロセスを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3．GoogleDriveに名刺がアップロードされたらOCRで読み取り、Googleスプレッドシートに追加するフロー
GoogleDriveに名刺がアップロードされたらOCRで読み取り、Googleスプレッドシートに追加してくれます。名刺交換を頻繁に行っていて、名刺の管理を課題に感じている営業担当者におすすめです。
■概要
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業担当者
・名刺交換後に手入力で顧客情報を管理するのが面倒だと感じている方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを活用して名刺情報を一元管理したい方
2.人事・総務担当者
・従業員や取引先の名刺情報をデジタル化して管理の手間を削減したい方
・名刺情報の紛失や劣化を防ぎたい方
3.OCRを活用したい方
・名刺を効率的にデータ化したい方
・OCRの技術を活用して業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイル共有に非常に便利なツールですが、名刺がアップロードされるたびに手動で情報を読み取ってGoogle スプレッドシートに入力するのは、非常に手間がかかり転記ミスが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Google Driveに名刺がアップロードされたら、自動的に名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されるため、手作業での入力作業を行う必要がなく業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスクを軽減することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
本記事で紹介した、Google Driveに保存されたPDFをOCRで読み取り、Slackに自動通知するフローを活用することで、手動でのファイル確認や共有の手間を減らしてくれます。
今まで共有やファイルの整理やアップロードなどに作業時間が取られていたことが、全て自動化するため、本来の業務へ集中することが可能です。また、Slackに自動で送信してくれるため、リアルタイムでファイルの共有ができるのもうれしいポイントです。
SlackだけでなくChatworkやkintoneへの連携も可能なので、社内のワークフローに合わせた最適な自動化を選べますよ！
今回紹介した手順を活用して、ぜひYoomの自動化を体験して、日々の業務をもっとスムーズにしてみてくださいね！
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