Google Driveに格納されたPDFのテキストを自動抽出！Slack共有まで完了できる方法をご紹介！

Google Driveに格納されたPDFをAIを用いてOCRし、SlackのAPIを用いてSlackに通知することで実現可能です。

一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！

[Yoomとは]

今回のフローの手順は以下の通りです。

• Google DriveとSlackのマイアプリ登録
• テンプレートをコピーする
• トリガー設定とフロー設定
• Google DriveとSlackの自動化確認

すでにYoomに登録済みの方はログインし、まだ登録していない方はこちらで無料登録を行ってから設定を進めましょう！

ステップ1：Google DriveとSlackのマイアプリ登録

まずは、Google DriveとSlackのマイアプリ登録を行います。

左側の「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

新規接続をクリックすると、アプリ一覧が出てきますので、検索から「Google Drive」を検索してください。

Googleアカウントにログインして、Yoomと連携しましょう。

次に「Slack」のマイアプリ登録です。

ワークスペースのURLを入力してください。

以下画面が出現したら、権限のリクエストを行いましょう。

マイアプリに「Google Drive」と「Slack」が登録されていたら、マイアプリ登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

フローを作成していきますので、まずはテンプレートをコピーしましょう。

下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。

テンプレートコピーされたら、以下画面が出現します。

「OK」をクリックして、次に進みましょう。

ステップ3：Google Driveのトリガー設定

では、フローの設定を実際に行っていきます！

まずは一番上の「特定のフォルダ内に新しくファイル…」をクリックしてください。

ここではGoogle Driveの設定を行っていきます。
Google Driveのフォルダを指定していくようなイメージです。

以下の画面が出現します。
連携するアカウント情報にGoogleアカウントのメールアドレスを入力してください。

次にAPI接続設定です。

トリガーの起動設定とフォルダIDを設定します。

※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

フォルダIDは、候補から入力してください。

見つかりにくい場合は、一度検索窓から検索してみてください。

‍

ステップ4：Google Driveのアプリ連携設定

次に「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。

ここではファイルをダウンロードする設定を行います。

次に、以下画面が出現します。

以下画面のままの設定でOKですので、確認して、そのまま次に進みましょう。

次にAPI接続設定です。

ファイルIDはアウトプットから選択してください。
ここはPDFのファイルでないとダウンロードされませんので気を付けましょう。

テストに失敗した場合は、ファイルがPDFの形式でない場合がありますので、確認してくださいね。

‍

ステップ5：文字の読み取り設定

次に「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

アクション選択の設定です。

以下、画面が出現したら、「次へ」をクリックしてください。

タイトルやアクションが以下画面と同じになっているか確認してくださいね。

‍

次に詳細設定です。

PDFで抽出した項目を設定します！

抽出したい項目は「本文」と入力すれ、本文が全て抽出されます。
重要書類などであれば、「会社名,氏名,本文」等に設定するのがおすすめです。

‍

‍ステップ6：Slackへの通知設定

一番下の「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

ここでは、Slackに通知する設定を行っていきます。

‍

次に連携アカウントとアクション設定です。

以下画面を確認したら「次へ」をクリックしてください。

API接続設定です。

投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定していきます。

投稿先のチャンネルIDは、候補から選択しましょう。

メッセージは下記設定例を参考に入力してください。
{{二重カッコ}}を設定すると、その値が入力されるイメージです。
アウトプットから設定例以外の値も選べますので、自身で必要な情報を取捨選択して作成してみてくださいね。

※Slackの<@メンバーID>と記載することでメンションを付けることが可能です。設定はこちらの記事を参考に行いましょう。

‍ステップ7：Google DriveとSlackの自動化確認

全ての設定が完了したら、以下画面が出現します。

「トリガーON」をクリックして、自動化の確認を行いましょう！

‍

今回使用したテンプレートは以下です！

Google Driveに格納されたPDFをOCRして、Chatworkに通知する方法

ここからは、最後にSlackではなく、Chatworkに通知するフローをご紹介します。

まずは、以下テンプレートをコピーしてください。

ステップ1～ステップ5までは同じ手順なので、それ以降の手順から解説します。

赤枠の「メッセージを送る」をクリックしてください。

アカウントの連携情報やアクションの設定画面に移りますが、そのまま進んで下さい。

以下画面が出現したら、API接続設定を行っていきます。ルームIDとメッセージ内容を設定しましょう！

‍ルームIDは候補から選択しましょう。

ルームIDの設定はChatworkの通知が来るルームの設定になります。
通知先のルームをのIDを候補から探しましょう。

メッセージ内容は以下の設定例を参考に入力してください。

こちらもChatworkの通知の際のメッセージ内容です。
契約書などを扱っている法務担当者などでファイル管理に日時が必要な場合は、「作成日時」なども入力してみてください。

‍

Google Driveに格納されたPDFをOCRして、kintoneに追加する方法

次に、最後がSlack通知ではなく、kintoneに追加するフローをご紹介します。

まずは、以下テンプレートをコピーしてください。

ステップ1からステップ5までは、先ほど同様に同じ手順です。

それ以降の手順からご紹介します。

一番下の「レコードを追加する」をクリックしてください。

kintoneのマイアプリ登録方法は少し複雑なため、こちらの記事を参考に行ってください。

まずは、データベースの連携です。

「データベースを操作する」ではデータベースをレコード単位で操作することができます。
設定方法についてはこちらの動画をご参照ください。

以下画面が出現したら、次に進みましょう。

‍

「データベースの連携」の「アプリID」は候補から選択してください。

‍

次に詳細設定です。

kintoneのレコードの内容を設定していくイメージです。

「読み取り項目」はアウトプットから選択してください。

読み取り項目2、3、4も、読み取りたい項目をアウトプットから入力してください。

最後に「テスト」をクリックしてください。

テストに失敗する場合は、入力ミスをしている可能性がありますので、エラーが出た場合は、レコードの値を再確認しましょう。

Google Driveを使ったその他の自動化例

その他、Google Driveを使ったテンプレートをたくさん用意しているので、一部紹介します！

1．Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてChatworkに通知するフロー

Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてChatworkに通知してくれます。社内で使用しているツールがChatworkという企業担当者、会議の議事録の文字起こしを手間に感じている事務担当者におすすめです。

2．Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知するフロー

Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知してくれます。

ファイルの管理を一元化したいと考えている方におすすめです。

3．GoogleDriveに名刺がアップロードされたらOCRで読み取り、Googleスプレッドシートに追加するフロー

GoogleDriveに名刺がアップロードされたらOCRで読み取り、Googleスプレッドシートに追加してくれます。名刺交換を頻繁に行っていて、名刺の管理を課題に感じている営業担当者におすすめです。

まとめ

本記事で紹介した、Google Driveに保存されたPDFをOCRで読み取り、Slackに自動通知するフローを活用することで、手動でのファイル確認や共有の手間を減らしてくれます。

今まで共有やファイルの整理やアップロードなどに作業時間が取られていたことが、全て自動化するため、本来の業務へ集中することが可能です。また、Slackに自動で送信してくれるため、リアルタイムでファイルの共有ができるのもうれしいポイントです。

SlackだけでなくChatworkやkintoneへの連携も可能なので、社内のワークフローに合わせた最適な自動化を選べますよ！

今回紹介した手順を活用して、ぜひYoomの自動化を体験して、日々の業務をもっとスムーズにしてみてくださいね！