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「Googleフォームで受け付けたイベントの申し込み内容を、一件ずつGoogleカレンダーに手入力している」
「面談日程の調整で、フォームの回答を確認しながらカレンダーに登録するのが手間で、入力ミスが起きないか心配…」
このように、GoogleフォームとGoogleカレンダーを併用する中で、手作業でのデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、Googleフォームに回答が送信された際、その内容が自動でGoogleカレンダーの予定として登録される仕組みがあれば、煩雑と感じる作業を省くことができるようになるかもしれません。
その結果、入力ミスや記載漏れなどのトラブルの防止にも役立つため、情報の正確性向上も期待できそうです！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、スケジュール管理業務を格段に効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleフォームとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Googleフォームに予定情報の回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加するフローです。
Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに予定が追加されるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができ業務の効率化になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーとYoomの連携が必要です。
・連携するGoogleカレンダーの設定は自由に変更してご利用ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携してできること
GoogleフォームとGoogleカレンダーのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたフォームの回答内容をカレンダーへ転記する作業を自動化できます。
入力の手間やミスの削減が目指せる他、迅速かつ正確なスケジュール管理が実現するでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば「試してみる」ボタンから、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加する
Googleフォームで受け付けた申し込みや予約の情報を、自動でGoogleカレンダーに予定として登録するフローボットです。
フォームの回答内容（氏名、希望日時など）がカレンダーの予定（タイトル、開始・終了日時など）に自動で反映されます。
これにより、転記作業の手間が減り、ヒューマンエラーによる日程の誤登録を防げるかもしれません！
この連携は、Googleフォームのデータを直接カレンダーに登録するシンプルな構成です。
■概要
Googleフォームに予定情報の回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加するフローです。
Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに予定が追加されるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができ業務の効率化になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーとYoomの連携が必要です。
・連携するGoogleカレンダーの設定は自由に変更してご利用ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送る
Googleフォームへの回答をもとにGoogleカレンダーへ予定を登録するだけでなく、予約者に対して確認メールの送信までを自動で行うフローボットです。このフローを活用することで、予約受付から日程の確定、参加者へのリマインドまでの一連の流れを自動的に行います。
手作業による対応漏れを防ぎながら、よりスムーズな顧客対応を実現できそうですね！
■概要
Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加しメールを送るフローです。
フォームの回答のみでカレンダー追加からメール送信まで一貫して自動化することができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
※フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら https://youtu.be/M-gZDyO5dp0
GoogleフォームとGoogleカレンダーの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleフォームとGoogleカレンダーの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleフォームとGoogleカレンダーの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Googleカレンダー
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はGoogleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Googleフォームに予定情報の回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加するフローです。
Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに予定が追加されるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができ業務の効率化になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーとYoomの連携が必要です。
・連携するGoogleカレンダーの設定は自由に変更してご利用ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1：GoogleフォームとGoogleカレンダーをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
まずはGoogleフォームをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogleフォームを検索してください。
Googleフォームのアプリアイコンを検索し、クリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogleフォームの接続が完了しました。
次に、Googleカレンダーのアプリ連携を行います。
Googleフォームのマイアプリ登録と同様にGoogleカレンダーのアプリを検索し、クリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
認証完了後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
なお、今回は事前に以下の画像のような回答フォームをGoogleフォームで作成しています。
Googleカレンダーは仕様上、終了時間を設定する必要があります。そのため、回答フォームの項目にあらかじめ終了予定時間を設けてください。
作成が終わったらテスト回答をしてみましょう。（このテスト回答は後ほどの設定で必要になるものなので、実際の回答と同じように答えるとスムーズです。）
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Googleフォームに予定情報の回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加するフローです。
Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに予定が追加されるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができ業務の効率化になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーとYoomの連携が必要です。
・連携するGoogleカレンダーの設定は自由に変更してご利用ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3：Googleフォームのトリガーアクション設定
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「Googleフォームに回答が送信されたら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。
確認後、[次へ]をクリックします。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「フォームID」に、注釈に沿って情報を入力します。
事前に作成したフォームにテスト回答を行っているので、項目設定後、[テスト]をクリックします。
テスト成功後は、以下のように表示されます。
このステップで回答内容を取得した値として取得し、取得した値を次の設定で活用することでGoogleカレンダーに自動追加することが可能です。
取得した値を増やしたい場合、『JsonPath』で取得するのがおすすめです。
JsonPathは、HTMLで用いるXPATHと近しいものとなります。
Yoomではアプリと連携するオペレーションで実行したAPIリクエストの結果はJSON形式のテキストで確認できるようになっており、特定のフォーマットでパスを記載することで、リクエスト結果のJSONテキストから任意の値を抽出することが可能です。
JsonPathによるアウトプットの取得方法については、こちらのページをご確認ください。
JsonPathの記載方法については、こちらを確認しましょう。
なお、以下の画像は値を追加する操作の一例です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できるので、Googleカレンダーの予定作成時にそのままフォームの回答内容を引用できます。
取得したいデータが表示されていることを確認して、『保存する』をクリックしましょう。
アプリトリガーのGoogleフォームを活用することで、Googleフォームの回答内容を起点にフローボットを起動させることができます。
詳しくは、こちらのヘルプページをご確認の上、事前に設定を行なってください。
ステップ4：Googleカレンダーで予定を作成する設定
最後に、2つ目のステップ「予定を作成する」をクリックします。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で「カレンダーID」を注釈に沿って入力してください。
なお、以下のように、入力バーをクリック後の『候補』から情報を選択することもできます。
「予定のタイトル」や「予定の開始時間」を入力していきましょう。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用することで、Googleフォームに回答がある度にGoogleカレンダーに新しい予定が自動作成されます！
他の項目も運用にあわせて設定していきましょう。矢印マークがある項目はプルダウンから選択できます。
リマインド設定も可能で、『デフォルトリマインダー』と【カスタムリマインダー】の2種類のどちらかを任意に設定できます。
（『デフォルトリマインダー』を適用した場合は、【カスタムリマインダー】は利用できません。）
自身でリマインド通知をカスタムできる【カスタムリマインダー】は最大5つまで設定可能です。
複数設定したい場合には、【+ カスタムリマインダー設定（最大5つまで）を追加】をクリックして、設定数を増やしてください。
情報を入力した後、[テスト]を押して、Googleカレンダー側で予定の登録状態を確認してみます。
すると、以下のように設定した内容が反映されていました。
もし、エラーになる場合はこちらのページの内容を参考にしてエラーが解消するか、試してみてください。
内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！作成お疲れ様でした。
まとめ
GoogleフォームとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォームの回答内容をカレンダーへ転記する時間と手間を削減でき、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止にも役立ちます。
これにより、煩雑なスケジュール調整業務から解放されることで、イベントの企画や顧客とのコミュニケーションといった業務に集中できる環境が整いそうですね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
GoogleフォームやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleフォームやGoogleカレンダーを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Googleフォームを活用した自動化例
フォームへの回答をトリガーに別ツールに情報を反映したり、OCR（データ読み取り機能）を活用して効率的に情報を得ることもできます。
手動作業が減ることで、コア業務に充分にリソースを充てられるようになるでしょう！
■概要
Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・Googleフォームでリード情報を収集し、HubSpotのコンタクトとして自動登録したい方
・手作業でのデータ入力の手間を削減し、リード管理を効率化したい方
・ウェビナー参加者、資料請求者などの情報をHubSpotで一元管理したい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・Googleフォームから得た見込み客情報をHubSpotに自動で取り込み、営業活動に活用したい方
・顧客情報をHubSpotで一元管理し、チームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答内容をHubSpotのコンタクトに自動で登録するため、手作業による入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・Googleフォームから得たリード情報を自動でHubSpotに取り込むことで、リード管理を一元化し、効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・HubSpot、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Googleフォームでファイル添付を受け付けているものの、その後のデータ入力は手作業で行っていませんか。帳票の内容を目で確認し、手でスプレッドシートに転記する作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信された際に、添付された帳票ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加できるため、こうした一連の作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手作業で請求書に転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートのテンプレートから請求書を自動で発行し、Google Driveに保存できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
イベントや商談で受け取った大量の名刺情報を、都度Salesforceへ手入力する作業に手間を感じていませんか。手作業による入力では、転記ミスや登録漏れが発生しやすく、データの正確性を保つことも課題となります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を読み取り、Salesforceへ取引先責任者として自動で登録します。面倒なデータ入力作業から解放され、顧客情報の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Googleカレンダーを活用した自動化例
一方のツールで登録した情報から予定を自動作成することも可能です。
また、予定情報からタスクを作成することもできるので、管理データの正確性維持も期待できますね！
■概要
Garoonで予定が登録されたらGoogleカレンダーに自動的に予定を連携するフローボットです。
GaroonとGoogleカレンダーの予定を同期する際などにご利用ください。
■注意事項
・Garoon、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBに新しく登録されたら、Googleカレンダーで予定を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースのレコードを元にスケジュールを管理する必要がある方
2.手動でのスケジュール登録を減らし、自動化したいと考えている方
3.JUST.DBとGoogleカレンダーを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBでのイベント登録と同時に、Googleカレンダーに自動的に予定を追加することで、スケジュールの重複を避け、効率的なスケジュール管理が可能となります。
・自動化により、人為的なエラーや手違いを減らし、データの精度と信頼性を向上させます。
■注意事項
・JUST.DB、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleカレンダーで管理している予定を、別途Google スプレッドシートに転記して管理している方も多いのではないでしょうか。しかし、手作業での転記は手間がかかるだけでなく、入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されるたびに、その内容を自動でGoogle スプレッドシートの指定した行に追加でき、面倒な転記作業から解放され正確な予定管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
GoogleカレンダーとAsanaを併用してタスク管理を行っているものの、カレンダーの予定をAsanaへ手作業で転記する際に、手間や入力漏れを感じていませんか。このワークフローを活用することで、Googleカレンダーで特定の予定が作成されると、自動でAsanaにタスクが作成されるため、二重入力の手間を省き、タスク管理の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Tallyフォームで受け付けたイベントの申し込みや面談予約などを、一件ずつGoogleカレンダーに手作業で登録するのは時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyに新しい回答が送信されると、その内容をもとにGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されます。手作業による転記の手間をなくし、日程調整や予約管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Q：連携が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：
運用中に連携エラーが出た場合は、Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラー原因が記載されておりますのでご確認ください。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、エラー時の対応方法についてをご確認ください。また、サポート窓口もご利用いただけます。
Q：予約の重複を防ぐ仕組みはありますか？
A：
「分岐」のオペレーションを活用すれば可能です。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
以下参考テンプレートです。
Q：Google Meetのリンクも自動で発行できますか？
A：
はい、可能です。
Googleカレンダーのオペレーションのテストが成功したら、取得した値にGoogle MeetのURLに情報が追加されます。
