Googleフォームの回答が送信されたら、GoogleカレンダーとGaroonカレンダーに自動で同期する方法

ステップ1：GoogleフォームとGoogleカレンダー、Garoonをマイアプリ連携

最初にスムーズに自動化設定を行うため、今回使用するGoogleフォーム、Googleカレンダー、GaroonをYoomのマイアプリに登録しましょう。

1. Yoom管理画面の左側から「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックしてください。

2. 検索窓で『Googleフォーム』『Googleカレンダー』『Garoon』を検索し、該当するアプリを選択すると、次の画面に遷移します。‍

〈Googleフォームの場合〉

下記の画面で「Sign in with Google」をクリックして、連携したいGoogleアカウントにログインしてください。

アクセスを求められたら「続行」をクリックします。

Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば、連携は完了です。

〈Googleカレンダーの場合〉

下記の画面で「Sign in with Google」をクリックして、連携したいGoogleアカウントにログインしてください。

アクセスを求められたら「すべて選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックします。

Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば、連携は完了です。

〈Garoonの場合〉

以下の画面で、案内に従ってアカウント名・ログイン情報を入力し、「追加」をクリックしてください。

Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば、連携は完了です。

ステップ2：フローボットのテンプレートをコピー

Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。

ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
下記の画面が表示されたら「OK」をクリックして、フローボットの設定を進めていきましょう。

ステップ3：Googleフォームのトリガーを設定

Googleフォームのトリガーアクションを設定します。
今回は、以下のようなフォームの使用を想定して説明します。

まず、フローボットの「予約フォームの回答が送信されたら」をクリックしてください。

下記の画面で連携するGoogleフォームのアカウントを確認し、「次へ」をクリックしてください。

下記の画面で、案内に従って「トリガーの起動間隔」と「フォームID」を設定してください。
・「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の中から選択可能です。プランによって選べる最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。

設定が完了したら、Googleフォームのプレビューからテスト回答を送信し、上記の画像の「テスト」をクリックしてください。

デフォルトで取得できるアウトプット（値）は仕様上、『回答ID』『最終回答日時』『回答の作成日時』『回答者のメールアドレス』のみです。
そのため、内容を手動でアウトプットに追加しましょう。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は、こちらを参照ください。

回答内容をアウトプットで取得し、問題なければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：Googleカレンダーのアクションを設定

次に、Googleカレンダーに予定を登録するアクションを設定します。
フローボットの「予約を作成する」をクリックしてください。

以下の画面で連携するGoogleカレンダーのアカウントを確認し、「次へ」をクリックしてください。

下記の画像のAPI接続設定ページで、案内に従って、カレンダーに登録する内容を設定してください。

ステップ3で取得したアウトプットを引用するには、下記の画像のように、入力欄をクリックして「予約フォームの回答が確認されたら」の中から設定したい値を選択してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、カレンダーに予定が追加されます。

問題なければ「保存する」をクリックして、設定を完了させましょう。

ステップ5：Garoonカレンダーのアクションを設定

次に、Garoonのカレンダーに予定を登録するアクションを設定します。
フローボットの「予定を登録する」をクリックしてください。

以下の画面で連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

以下のAPI接続設定ページで、案内に従って、各項目を設定してください。

「開始日時」と「終了日時」は、以下の画像のようにステップ3で取得したアウトプットを選択し、「2022-09-27T14:00」という形式で設定してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」をクリックして設定を完了させましょう。

ステップ6：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了

これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！

これで、Googleフォームで回答が送信されたら、GoogleカレンダーとGaroonカレンダーに予定が自動的に登録されます。

その他のGoogleフォームとGoogleカレンダーを使った自動化例

他にもGoogleフォームとGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知する

こちらは面接などの予約管理が便利になる自動化フローです。Googleフォームで予約情報が送信されると、Googleカレンダーに予約が自動作成され、Google Chatで通知が届きます。
これにより、予約の見落としを防ぎ、面接のスケジュールをスムーズに管理できます。

2. Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してzoomのミーティングを作成する

手動でカレンダーに予定を追加し、さらにzoomのミーティングのURLを発行することに手間を感じている方も多いでしょう。
この自動化フローを利用すれば、Googleフォームに入力された情報から自動的にGoogleカレンダーに予定を追加し、同時にzoomミーティングも作成することができるため、業務効率の向上が期待できます。

3. Googleフォームの予約フォームの回答をもとにGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送る

予約フォームの回答を手動で確認し、カレンダー登録やメール送信を行う手間に悩んでいませんか？
この自動化フローを活用すると、Googleフォームに回答があるたびにGoogleカレンダーに予定が自動追加され、さらにメールも送信されます。
これにより、人的ミスを減らし、時間と労力を軽減できます。

GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携するメリットと具体例

メリット1：スケジュール登録の手間を軽減し、業務効率アップ

Googleフォームの回答を自動的にGoogleカレンダーやGaroonカレンダーに反映させることで、手動でのスケジュール登録の手間を大幅に削減できます。
例えば、会議や打ち合わせの予約をフォームで受け付ける場合、担当者がカレンダーに予定を手動で追加する作業をカットできます。
特に、多くの予定を扱う企業や、申請ベースでスケジュールを決定する業務では、負担の軽減につながります。
また、ヒューマンエラーを防ぎ、予定の重複登録や入力ミスを減少させることにもつながります。

メリット2：申請・承認フローを円滑にし、業務の遅れを回避

GoogleフォームをGaroonカレンダーと連携させることで、会議や出張の申請と承認プロセスがよりスムーズになります。
例えば、Garoonのワークフローと組み合わせることで、Googleフォームの入力が完了した時点でカレンダーに仮登録され、承認が下りると本登録される仕組みを作ることができます。
これにより、申請の漏れを防ぎ、承認後のスケジュール登録作業も軽減できます。
その結果、業務の進行が速くなり、組織全体の生産性向上が期待できます。

メリット3：イベントやセミナーの予約・リマインダーの自動化

Googleフォームを使ってイベントや社内研修の参加登録を受け付け、その情報を自動でカレンダーに登録することで、参加者の予定管理がスムーズになります。
また、Googleカレンダーのリマインダー機能を活用すると、開催前に自動で通知を送信できるため、参加率を向上させることが可能です。
これにより、手動でリマインダーメールを送る手間が省け、運営側の負担軽減が期待できます。

まとめ

本記事では「Googleフォームで回答が送信されたら、GoogleカレンダーとGaroonカレンダーに自動で登録する方法」を解説し、スケジュール管理の効率化を実現する手順を紹介しました。
この自動化フローを活用すると、フォームの回答が送信されるたびに、自動で2つのカレンダーにスケジュールが登録されるため、手動入力の作業を大幅に削減できます。
また、ヒューマンエラーのリスクが軽減されるため、スケジュールミスを防ぎ、全体的な業務効率の向上に貢献できます。
特に、複数の予定を管理する必要がある企業や、申請ベースでスケジュールが決まる業務をされている方に特にオススメです。

記事でご紹介した設定手順を参考に、皆さんの業務にこの自動化を取り入れ、より効率的な業務を体感してみてください！