Googleフォームとkintoneを連携して、Googleフォームの回答をkintoneに登録する方法

ステップ1：Googleフォームとkintoneをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行います。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にGoogleフォームと入力し、表示された候補から「Googleフォーム」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携するアカウントを選択しましょう。

内容を確認して、「次へ」をクリックします。

連携アカウントと表示内容を確認し、「続行」をクリックしましょう。

次に、kintoneのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい連携方法はこちらを参考にしてください。

マイアプリにGoogleフォームとkintoneが表示されれば、登録完了です。

ステップ2：Googleフォーム「フォームに回答が送信されたら」のトリガーを設定

いよいよ自動化の設定を行っていきますよ。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にGoogleフォームの設定を行うため、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。

クリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Googleフォームと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→ファームに回答が送信されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細を設定しましょう。

「トリガーの起動間隔時間」→選択し、設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」→作成したフォームのURLから取得し、設定してください

今回は以下のようなフォームを作成しました！
業務に合わせて作成し、設定してみてくださいね。
作成したフォームに実際に回答を送信して、Yoomの画面で「テスト」を実行しましょう。

テストが成功すると、アウトプットという項目が表示されます。
kintoneへのレコードの登録など、フローが起動するごとに値が変わる箇所にアウトプットを使用することで登録内容を変動させることができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

デフォルトで取得できるアウトプットではGoogleフォームの回答内容が取得されないため、手動でアウトプットの追加を行いましょう。
「＋取得する値を追加」をクリックします。

以下のように、フォームの回答内容が表示されているので、「＋」マークをそれぞれクリックします。
追加された値は画面右に表示されていきます。

画面右側に追加された項目にカーソルを当てると、ペンマークが出るのでクリックすると以下のように画面が表示されます。
項目名を編集できるので、編集しましょう。
以下の場合、Googleフォームの項目名に合わせて「担当者名」と編集するとわかりやすいです。
編集が完了したら「保存」をクリックしましょう。

以下のように項目を追加、編集が完了したら「追加」をクリックしましょう。
※詳しい追加方法はこちらを参考にしてください。

設定後、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：kintone「フォームの回答を格納する」のアクションを設定

次にkintoneにレコード登録を行いましょう。
「フォームの回答を格納する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを追加する
「アプリID」→URLから取得し、設定してください

設定後、「次へ」をクリックしましょう。

Googleフォームに合わせて、kintoneを以下のように設定しました。
ご自身で作成されたGoogleフォームの項目に合わせて設定をしてくださいね。

Yoomの設定に戻りましょう。
設定方法を確認してください。

追加するレコードの値を設定しましょう。
Googleフォームとkintone、同一の項目が設定されているので、kintoneの項目の中にGoogleフォームで取得したアウトプットを設定します。
入力欄をクリックして、下に表示された候補からそれぞれ設定しましょう。

設定完了後に「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Googleフォームとkintoneの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

Googleフォームを使ったその他の自動化例

他にもGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する

はじめに紹介するのは、OCRを活用したフローです。Googleフォームで契約書が送信されたら、自動で読み取り情報の登録から通知まで完了するので、手間を省くだけでなく、正確な情報登録につながるでしょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

2.Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する

次はGmailとの連携フローです。Googleフォームに回答があったら自動でメールでお礼メールや確認メールなどの一時回答を行うことで、送付漏れなどのリスクを回避できるでしょう。

3.Googleフォームで送信された情報を基幹システムに登録する

最後に紹介するのは、Googleフォームの回答をブラウザ操作で自社のシステムに登録するフローです。RPAオペレーションを使用することで、手作業を大幅に削減できそうです。
※ブラウザを操作するに関しては詳しくはこちらをご覧ください。

まとめ

Googleフォームとkintoneの連携を活用することで、データ収集から管理までのプロセスを効率化できるでしょう。手動入力の手間を省き、迅速な情報共有につながるため、業務のスピードアップと精度向上が期待できます。また、一元管理されたデータを活用することで、より迅速で的確な意思決定が可能になるかもしれません。ぜひYoomを活用して、自動化を取り入れてみてはいかがでしょうか？業務効率化と生産性向上を実現できるかもしれませんよ。