Googleフォームに回答されたらSlackに自動通知する方法

[Yoomとは]

GoogleフォームとSlackの連携フローの作り方

今回は「Googleフォームに回答があったら、入力内容をSlackに通知する」というフローボットの作成をします。

準備するもの

このフローボットの作成には準備するものとして以下のアカウントが必要です。

1. Yoomアカウント
2. Googleアカウント
3. Slackアカウント

GoogleフォームとSlackをYoomと接続する方法

Yoomのマイアプリ登録を利用して、GoogleフォームとSlackをYoomと接続します。

さっそく、Googleフォームのマイアプリ登録から行っていきましょう。
Yoomにログインした後に、左側にある「マイアプリ」→「新規接続」を選択します。
Googleフォームをアプリ一覧から探すか、「アプリ名で検索」の欄から検索してください。

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以下の画面が表示されるので、サインインします。

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次にSlackのマイアプリ登録を行いますが、ヘルプページに記載されているので、こちらから登録してください。

両方のマイアプリ登録が完了したら、マイアプリ欄を確認して、アプリの表示があれば完了しています。

Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知する方法

マイアプリ登録が完了したところで、実際にフローボットの作成をしていきましょう。

今回は「Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知する方法」をご紹介します。
工程は2ステップで完了するので、すぐに作成が可能です。

1. Googleフォームで回答が送信されたら起動するトリガーの設定
2. Slackに通知するアクションの設定

以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、右上にある「編集する」を選択してください。

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「タイトル」と「説明」はご自由に変更することができます。
Googleフォームのアプリトリガーの設定を行うので、「フォームに回答が送信されたら」を選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、設定の確認をしてください。

• 「アプリトリガーのタイトル」→ご自由に設定してください
• 「Googleフォームと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「トリガーアクション」→フォームに回答がされたら

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以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を「5分」に設定しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

「フォームID」は該当のフォームURL内から取得できます。
※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。
入力が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしましょう。

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アプリトリガーのGoogleフォームを活用することで、Googleフォームの回答内容を起点にフローボットを起動させることができます。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認の上、事前に設定を行なってください。

次にSlackに通知する設定をします。
「Slackに通知」を選択し、設定の確認をしてください。

• 「タイトル」→ご自由に設定してください
• 「Slackと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「アクション」→チャネルにメッセージを送る

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以下の画面が表示されたら、「投稿先のチャネルID」を指定します。
※事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加してください。チャンネルIDは例えば「C02U49NMLQ4」などです。
メッセージ欄にはすでにメッセージとアウトプットが入力されていますが、ご自由に設定ができます。
{{回答の作成日時}}←こちらがアウトプットです。
これら以外にGoogleフォームからの情報を載せたい場合は、赤枠から指定しましょう。

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アプリトリガーを「ON」にすると、自動化の設定ができます。

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GoogleフォームやSlackのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームやSlackのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GoogleフォームとSlackのその他の自動化例

Googleフォームで予約情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約してSlackで通知したり、受信した契約書をOCRで読み取ってkintoneへ追加し通知することが可能です。
また、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待することもできます。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで回答が送信されたら情報を連携する

Googleフォームで送信された回答情報を自動的に連携するフローボットです。

Googleフォームの情報をもとに作成・登録する

Googleフォームの回答内容を自動で登録するため、手作業による入力の手間が省ける可能性があります。

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Slackを活用した自動化例

タスクが登録されたらSlackに通知する

自動でSlackに通知されることで、迅速な対応や効率的なコミュニケーションが実現します。

契約が完了したらSlackに通知する

契約が完了したことを通知メッセージから確認できるため、情報を把握しやすくなります。

申請が承認されたらSlackに通知する

申請が承認された際に素早く通知を受け取れるため、承認後の作業にスムーズに着手できるでしょう。

GoogleフォームとSlackを連携するメリットと自動化例

GoogleフォームとSlackを連携するメリットについて以下にまとめてみました。

1.リアルタイムでフォームの確認ができる

メリット1つ目は、リアルタイムでフォームの確認ができるところです。
Googleフォームの内容をSlackに通知できます。
フォームに回答があってすぐに対応ができるため、顧客を待たせることが少なくなることが予想されます。
迅速に対応するうちに、顧客満足度も向上するかもしれません。

2.一元管理ができる

メリット2つ目は、一元管理ができるところです。
Googleフォームに回答されたデータをSlackで確認することができます。
情報の共有や検索が容易になるため、フォーム内容の確認に時間を奪われることがなくなるかもしれません。

3.意見交換がしやすくなる

メリット3つ目は、意見交換がしやすくなるところです。
Googleフォームに回答があったときに、チーム全体が内容を把握できます。
‍Googleフォームの回答に基づいて、チーム内でミーティングができるので、スムーズな意見交換が実現できるはずです。

まとめ

今回は「フォームに回答があったら、入力内容をSlackに通知する」フローボットを解説しました。
GoogleフォームとSlackを連携することで、リアルタイムでフォームの確認ができたり、意見交換がしやすくなります。
こちらの自動化により、情報の共有や検索が容易になるため、情報管理にもとても便利です。

今回連携したアプリはGoogleフォームとSlackでしたが、Yoomではもっとたくさんのアプリの連携ができます。
Yoomを使ってみたいという方は、2週間の無料体験を実施しているので、試してみるのもいいですね。