GoogleフォームとOutlookを連携して、Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する方法

1.GoogleフォームとOutlookをマイアプリ連携

〈Googleフォーム〉

まずは、Googleフォームのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

アプリ一覧から「Googleフォーム」を探すか、見つからない場合は下記の画面で検索をしましょう。

下記の画面が出たら、「Sign in with Google」をクリックして、自身のGoogleアカウントでログインして下さい。

〈Outlook〉
次に、Outlookの「マイアプリ」登録に移ります。
先程と同じようにアプリ一覧で「Outlook」を探すか、見つからない場合は検索をしましょう。
下記の画面から自身のアカウントでログインして下さい。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.テンプレートのコピー

自動化を設定するため、下のバナーにあるリンクから「試してみる」をクリックしてください。
クリック後に以下の画面が出たら、OKをクリックして下さい。

3.アプリトリガーの設定

下記の画面で「問い合わせが届いたら」をクリックします。

下記の画面が出たら、以下の通り入力して、「次へ」をクリックして下さい。（アカウントはご自身のものを選択して下さい）。

次に、「トリガーの起動間隔」と「フォームID」を入力して「テスト」をクリックします。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

次の画面に写り、画像のようなアウトプットが得られた場合はテスト成功です。

先程の画面に戻り、「メールを送信する」をクリックします。
こちらも以下の通り入力して下さい。（アカウントはご自身のものを選択して下さい）。
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メール内容の「To」に回答者のメールアドレスを入力します。

下にスクロールして、「件名」「本文」にそれぞれ任意の内容を入力して、「次へ」をクリックします。

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前ページで設定した送信内容が出るので、確認して「テスト」をクリックしてください。

テストに成功すると、下記の画面が出ます。
確認して、「保存する」をクリックして下さい。

以上で全ての設定が完了です。トリガーをONにすると、フローボットが自動で起動します。

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GoogleフォームとOutlookを使ったその他の自動化例

他にもGoogleフォームとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をOutlookで通知する

Googleフォームで回答された内容を基にRISK EYESで反社チェックを実施し、結果を自動でOutlookで通知します。
転記の手間軽減やチェック結果の確認漏れ防止などに繋がります。

2.Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しOutlookに通知する

Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneへ追加することでOutlookに通知されます。
契約書の確認や承認の効率化、入力やメール作業の削減に繋がります。

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3.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する

Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信します。
名刺情報の管理効率化や営業活動のための集計や分析などに役立てることが可能です。

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まとめ

GoogleフォームとOutlookの連携を活用することで、Googleフォーム回答へのメール返信業務の効率化に繋がります。メール返信の自動化により、手動作業の削減だけでなく、ヒューマンエラー防止やスケジュール管理の効率化にも繋がります。これにより、リスク削減やイベントやセミナーの運営効率化に繋がります。
イベントやセミナーなどでGoogleフォームを活用する機会が多い方は是非Yoomを活用して、今回紹介した自動化を試してみて下さい。

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