近年、業務の効率化や自動化が求められる中、メールなどの手動作業を削減することは重要な課題となっています。特に、Googleフォームでのデータ収集後、手作業で返信を行う手間に負担を感じている方も多いのではないでしょうか。そこで、本記事ではGoogleフォームとOutlookを連携し、フォーム送信時に自動で回答者へOutlookから返信メールを送信する方法をご紹介します。この自動化により、Googleフォームで回答者へのメール返信が効率化でき、時間を問わずに連絡対応も可能となります。
こんな方におすすめ
- Googleフォームでデータ収集後のOutlookでの返信作業を効率化したいと考えている企業の担当者
- セミナーやイベントの出席確認を自動化したいと考えているイベント運営担当者
- 定期的に同様のフォーム応答に対して手動で返信している企業の業務担当者
- イベント参加者への確認メールをすぐに送信したいと考えているマーケティング担当者
- スケジュール調整や確認作業に手間を感じている企業の管理部門担当者
GoogleフォームとOutlookの連携メリットと具体例
メリット1: 返信作業の負担軽減
Googleフォームで入力された情報を基に、Outlookで返信メールを自動送信することで業務の効率化が期待できます。例えば、イベントやセミナーへの申し込みフォームに回答したユーザーに、すぐに登録確認の自動返信を行うことができます。このプロセスを自動化することにより、担当者が手動で返信をする手間が省け、作業負担を減少させることが可能になります。また、24時間体制で自動返信されるため、時間帯に関係なく顧客への連絡が可能です。これにより、顧客や参加者に対して、迅速かつ正確なメール対応が可能となります。
メリット2: ヒューマンエラーの防止
手動での返信作業は、ヒューマンエラーが発生する可能性があります。Googleフォームの入力内容をもとにOutlookの返信の自動化で、このようなミスを減少させることが期待できます。例えば、会議の参加申し込みフォームに対して、指定した内容に基づき返信内容が自動で作成されるため、毎回手動で記載する必要がなくなります。これにより、誤った情報を送るリスクが減り、正確な情報を伝えることに繋がります。特に大量のデータを扱う場合や頻繁に同様の処理を行う場合のリスク削減も期待できます。
メリット3: スケジュール管理の最適化
Googleフォームを使ったアンケートや申し込みフォームに自動返信を組み合わせることで、スケジュール管理が効率化されます。例えば、イベントやセミナーの参加者がフォームを送信した際、Outlookが自動で確認メールとともにスケジュール情報を送信する仕組みを作ることができます。これにより、参加者は自分のスケジュールをすぐに確認でき、日程に変更があった場合でも迅速に連絡が届きます。
それでは、ここからノーコードツールのYoomを使い、GoogleフォームとOutlookを連携して、Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する方法を紹介します。
[Yoomとは]
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する方法
Googleフォームに回答されたことをGoogleフォームのAPIを利用して受け取り、Outlookの提供するAPIを用いて、自動でOutlookを返信することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
- GoogleフォームとOutlookをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定およびOutlookのメールアクションの設定
- トリガーをONにして、起動確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信するフローです。
1.GoogleフォームとOutlookをマイアプリ連携
〈Googleフォーム〉
まずは、Googleフォームのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧から「Googleフォーム」を探すか、見つからない場合は下記の画面で検索をしましょう。
下記の画面が出たら、「Sign in with Google」をクリックして、自身のGoogleアカウントでログインして下さい。
〈Outlook〉
次に、Outlookの「マイアプリ」登録に移ります。
先程と同じようにアプリ一覧で「Outlook」を探すか、見つからない場合は検索をしましょう。
下記の画面から自身のアカウントでログインして下さい。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.テンプレートのコピー
自動化を設定するため、下のバナーにあるリンクから「試してみる」をクリックしてください。
クリック後に以下の画面が出たら、OKをクリックして下さい。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信するフローです。
3.アプリトリガーの設定
下記の画面で「問い合わせが届いたら」をクリックします。
下記の画面が出たら、以下の通り入力して、「次へ」をクリックして下さい。（アカウントはご自身のものを選択して下さい）。
次に、「トリガーの起動間隔」と「フォームID」を入力して「テスト」をクリックします。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
次の画面に写り、画像のようなアウトプットが得られた場合はテスト成功です。
先程の画面に戻り、「メールを送信する」をクリックします。
こちらも以下の通り入力して下さい。（アカウントはご自身のものを選択して下さい）。
メール内容の「To」に回答者のメールアドレスを入力します。
下にスクロールして、「件名」「本文」にそれぞれ任意の内容を入力して、「次へ」をクリックします。
前ページで設定した送信内容が出るので、確認して「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、下記の画面が出ます。
確認して、「保存する」をクリックして下さい。
以上で全ての設定が完了です。トリガーをONにすると、フローボットが自動で起動します。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信するフローです。
GoogleフォームとOutlookを使ったその他の自動化例
他にもGoogleフォームとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をOutlookで通知する
Googleフォームで回答された内容を基にRISK EYESで反社チェックを実施し、結果を自動でOutlookで通知します。
転記の手間軽減やチェック結果の確認漏れ防止などに繋がります。
Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をOutookで通知する
試してみる
■概要
取引先の新規登録や採用候補者の情報をGoogleフォームで管理しているものの、その後のRISK EYESでのコンプライアンスチェックを手作業で行うことに手間を感じていませんか。
情報のコピー＆ペーストや確認作業は、時間もかかりミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでRISK EYESでのチェックが自動で実行され、こうした課題を円滑に解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとRISK EYESを利用し、手作業で反社チェックを行っている法務・コンプライアンス担当の方
・取引先の与信管理や採用候補者のスクリーニング業務の効率化を目指している管理部門の方
・コンプライアンスチェックのプロセスを自動化し、属人化を解消したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、RISK EYES、OutookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
2.Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しOutlookに通知する
Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneへ追加することでOutlookに通知されます。
契約書の確認や承認の効率化、入力やメール作業の削減に繋がります。
Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しOutlookに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた契約書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、手作業でkintoneへ転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付された契約書をOCRで自動で読み取り、kintoneへ情報を追加することが可能になります。
手作業によるデータ入力の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームとkintoneを連携させ、データ入力業務を効率化したいと考えている方
・契約書などの書類からkintoneへの手入力作業に多くの時間を費やしている担当者の方
・データ転記の際の入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
3.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信します。
名刺情報の管理効率化や営業活動のための集計や分析などに役立てることが可能です。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
展示会などで受け取った名刺情報をGoogleフォームで管理しているものの、Microsoft Excelへのデータ入力に時間がかかっていませんか？
特に名刺画像からの手入力は手間がかかり、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付された名刺画像をOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelのリストにデータを追加し、Outlookでお礼メールの送信までを一気通貫で自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとMicrosoft Excelを活用し、顧客情報を手作業で管理している方
・名刺情報のデータ化に時間を要しており、入力ミスなどの課題を抱えている営業担当者の方
・フォームの回答者に対して、迅速なお礼メールの送信などを自動化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
まとめ
GoogleフォームとOutlookの連携を活用することで、Googleフォーム回答へのメール返信業務の効率化に繋がります。メール返信の自動化により、手動作業の削減だけでなく、ヒューマンエラー防止やスケジュール管理の効率化にも繋がります。これにより、リスク削減やイベントやセミナーの運営効率化に繋がります。
イベントやセミナーなどでGoogleフォームを活用する機会が多い方は是非Yoomを活用して、今回紹介した自動化を試してみて下さい。
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