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今回は、Google MeetとLINE WORKSを連携させ、会議後の通知を自動化する方法をご紹介します。
この自動化により、報告漏れや誤送信を防ぎ、業務におけるヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
これにより、報告内容の修正などに時間を割く必要がなくなるため、スムーズに業務を進められるでしょう。
また、チームへの共有がスピーディーになり、チーム全体が会議の状況を把握しやすくなります。
本記事では、自動化の導入方法とメリットを解説します。
会議終了後の通知を自動化することで、手作業で起こりがちな報告ミスや遅延を防ぐことができるでしょう。
たとえば、Google Meetで会議が終了した際に、自動的にLINE WORKSに通知するため、報告漏れを防ぎます。
これにより、報告内容の修正や追加の手間を回避できるため、正確な情報共有にも繋がります。
また、報告漏れを防ぐことで、その後の業務を円滑に進められるというメリットもあります。
Google Meetで会議終了後にLINE WORKSに通知する自動化を活用すると、情報共有を容易に行えます。
これにより、会議が終わるたびにLINE WORKSに通知されるので、不参加だったメンバーへの共有がスムーズになるでしょう。
不参加だったメンバーは、会議が終了したかどうかを常に確認する必要がなくなるため、時間を有効に使えます。
特に会議参加者に用件がある場合、対応がしやすくなるでしょう。
また、異なる部門同士の会議情報を把握したい責任者にとってもこの自動化は有効でしょう。
[Yoomとは]
今回は「Google Meetで会議が終了したらLINE WORKSに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
Google Meetで会議が終了したらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.リモート会議でGoogle meetを使用する方
・定期的なミーティングでGoogle meetを使用するチームメンバー
・Google meetを使用してクライアントと打ち合わせをしている方
2.コミュニケーションツールとしてLINE WORKSを使用する方
・チーム内の連絡手段としてLINE WORKSを活用している方
・Google meetの会議終了連絡をLINE WORKSで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google meetは場所を問わず会議を開催できるため、リモート会議に適したツールです。
しかし、会議に参加していないメンバーだとGoogle meetの会議の状況を確認するのは手間で、会議参加者に用件がある場合タイミングを見計らう必要があります。
このテンプレートは、Google meetで会議が終了するとLINE WORKSに通知をすることができます。
会議に参加していないメンバーでも会議の状況をスピーディーに把握できるため、会議参加者へ用件がある場合、スムーズに伝達をすることができます。
■注意事項
・Google Meet、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Google MeetとLINE WORKSをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定が簡単です。
まず、Google Meetのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogle Meetを探すか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、Google Meetにログインしてください。
続いて、LINE WORKSのマイアプリ登録を行いましょう。
こちらはYoomのヘルプページに記載されているので、それを参照して登録します。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google Meetで会議が終了したらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.リモート会議でGoogle meetを使用する方
・定期的なミーティングでGoogle meetを使用するチームメンバー
・Google meetを使用してクライアントと打ち合わせをしている方
2.コミュニケーションツールとしてLINE WORKSを使用する方
・チーム内の連絡手段としてLINE WORKSを活用している方
・Google meetの会議終了連絡をLINE WORKSで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google meetは場所を問わず会議を開催できるため、リモート会議に適したツールです。
しかし、会議に参加していないメンバーだとGoogle meetの会議の状況を確認するのは手間で、会議参加者に用件がある場合タイミングを見計らう必要があります。
このテンプレートは、Google meetで会議が終了するとLINE WORKSに通知をすることができます。
会議に参加していないメンバーでも会議の状況をスピーディーに把握できるため、会議参加者へ用件がある場合、スムーズに伝達をすることができます。
■注意事項
・Google Meet、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面表示を読んで「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、以下のページから変更できます。
最初にGoogle Meetの設定から行うため、「会議が終了したら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、ご注意ください。
入力が完了したら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、LINE WORKSの設定を行うため、「トークルームにメッセージを送信」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、注意事項を確認してください。
ボットID はこちらでボットを作成するか、管理画面でボットを追加すると取得できます。
スクロールし、説明を確認して「ボットID」と「トークルームID」を設定しましょう。
スクロールし、Google Meetのアウトプットを利用して「メッセージ」を設定してください。
Google Meetのアウトプットは、赤枠内の矢印をクリックすることで選択できます。
LINE WORKSで通知したい項目を任意で設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、確認してください。
今回使用したフローボットテンプレート
Google Meetで会議が終了したらLINE WORKSに通知する
■概要
Google Meetで会議が終了したらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.リモート会議でGoogle meetを使用する方
・定期的なミーティングでGoogle meetを使用するチームメンバー
・Google meetを使用してクライアントと打ち合わせをしている方
2.コミュニケーションツールとしてLINE WORKSを使用する方
・チーム内の連絡手段としてLINE WORKSを活用している方
・Google meetの会議終了連絡をLINE WORKSで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google meetは場所を問わず会議を開催できるため、リモート会議に適したツールです。
しかし、会議に参加していないメンバーだとGoogle meetの会議の状況を確認するのは手間で、会議参加者に用件がある場合タイミングを見計らう必要があります。
このテンプレートは、Google meetで会議が終了するとLINE WORKSに通知をすることができます。
会議に参加していないメンバーでも会議の状況をスピーディーに把握できるため、会議参加者へ用件がある場合、スムーズに伝達をすることができます。
■注意事項
・Google Meet、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに自動追加するフローです。
議事録を作成する手間が省け、担当者は他の業務に集中できます。
議事録の文字起こしとNotionのデータ追加が自動化されるため、会議内容の保管が容易になります。
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.kintoneでコメントが投稿されたら、自動的にLINE WORKSに通知するフローです。
コメント投稿後の通知を自動化することで、コメントの把握がスムーズに行えます。
kintoneのコメントを見逃す心配がなくなり、対応の遅延もなくなるでしょう。
■概要
kintoneでコメントが投稿されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintone利用チームのメンバー
・kintoneへのコメント投稿をリアルタイムで把握したい方
・kintoneの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのコメント投稿をトリガーにLINE WORKSで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・kintoneの更新状況を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なコメント投稿を見逃したくない方
・LINE WORKSで通知を受け取ることによりkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは業務効率化に役立つツールですが、コメントが投稿されるたびにLINE WORKSを手動でチェックするのは、情報の見落としや対応の遅れに繋がりかねません。
このフローを使えば、kintoneにコメントが投稿されると、自動的にLINE WORKSに通知が届きます。これにより、プロジェクトメンバーはリアルタイムでコメントを確認することができ迅速な対応が可能になります。また、LINE WORKSの通知機能を活用することで、重要なコメントを見逃すことなく常にプロジェクトの進捗を把握することもできます。
■注意事項
・kintone、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
3.LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容を自動的にGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
過去に投稿されたメッセージ内容を確認する際に、便利な自動化です。
毎日業務の進捗報告を行っている場合、進捗状況をデータで管理できます。
■概要
LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チーム内の連絡でLINE WORKSを使用している方
・タスク進捗をLINE WORKSで行っているプロジェクトリーダー
・業務報告をLINE WORKSで行っているメンバー
2.業務でGoogleスプレッドシートを活用している方
・Googleスプレッドシートでタスク管理をしている方
・日常業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートへの転記作業はリアルタイムでの情報共有が難しく、転記作業にも時間がかかってしまいます。
また、手動での転記作業は転記ミスや転機漏れといったヒューマンエラーのリスクが高まります。
Googleスプレッドシートへの転記作業を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
LINE WORKSに投稿された内容を自動で転記することができ、手作業による転記作業を省くことができます。
情報もリアルタイムで更新されるようになるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・LINE WORKS、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。
本記事では、Google Meetで会議が終了した際のLINE WORKSへの通知を自動化する方法をご紹介しました。
通知が自動化されることで、手動報告に伴うミスや遅延を防ぐことができます。
特に不参加メンバーは、会議の終了を確認する手間が省け、より効率的に時間を使えるようになるでしょう。
また、部門間をまたいだ情報共有の方法としても有効な手段になりそうです。
Yoomのアプリ連携は、ノーコードで簡単にできるのが大きなメリットです。
Yoomでの自動化導入のハードルはそこまで高くないので、ぜひ体験してみてください。
実際にYoomを触ってみたい方は、こちらから無料登録をしてください。
