Google Meetの会議を自動で文字起こしした後、議事録をNotionに追加する方法

[Yoomとは]

Google MeetとNotionの連携フローの作り方

それでは「Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する」の作成方法をご紹介します。
少し長いフローですが、わかりやすく解説します。画面を見ながら一緒に挑戦してみましょう！

注）OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

ステップ1:マイアプリ登録

フローボットを作成する前に、Yoomとアプリの連携を行います。
Yoomのワークスペースにログインしたら、画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」の順番でクリックします。

まずは、Google Meetを連携するので、Google Meetを選択しましょう。

Sign in with Googleをクリックします。

連携したいアカウントを選択しましょう。

次へをクリックしましょ。

すべて選択にチェックをいれて、続行をクリックします。

これでGoogle MeetとYoomの連携ができました！

続いて、NotionとYoomを連携しましょう。
Notionは、マイアプリ登録前に、連携したいデータベースを作成しておく必要がありますので、ご注意ください！
それでは先程と同様に、Yoomのワークスペースの画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」の順番でクリックします。

Notionを選択しましょう。

ページを選択するをクリックしましょう。

アクセスを許可するをクリックします。

これでNotionのマイアプリ登録が完了です。

今回はGoogle Meet の会議が終了すると、録画ファイル（音声を含む）は自動的にGoogle Drive のフォルダに保存されるので、Google Driveのマイアプリ登録も行いましょう。

先程と同様に、画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」の順番でクリックします。

Google Driveをクリックしましょう。

「sign in with Google」をクリックします。

アカウントの選択で、連携したいアカウントを選びましょう。

次へをクリックします。

続行をクリックしましょう。

これでGoogle Driveのマイアプリ登録が完了しました。

マイアプリ登録が完了したら、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ2:Google Meetのアプリトリガー設定

それでは上の項目から順番に、フローボット設定を進めましょう！
まずは「会議が終了したら」をクリックしましょう！

1.連携アカウントとアクションを選択

こちらのページは設定済みですので、アカウント名が正しいか確認して次へをクリックしましょう。
タイトルは変更可能です！

2.アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔を選択します。
そして、トリガーとなるアクションを実行し、テストをクリックしましょう。
注）トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

テストが成功し、アプトプットとしてGoogle Meetの情報が取得できたら保存してください。

ステップ3:Google Meetのアプリ連携

次に「レコーディング情報を取得」をクリックして設定しましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

こちらのページは設定済みですので次へをクリックします。

2.API接続設定

会議IDには、「会議が終了したら」の項目で取得した「会議ID」をアウトプットから選択します。

入力が終わったら、テストをして、成功したら保存しましょう。

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ステップ4:Google Driveのアプリ連携

次に「音声ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

こちらの画面も設定が済んでいるので、このまま次へをクリックします。

2.API接続設定

ファイルIDについては、アウトプットの「レコーディング情報を取得」の項目にある「Google DriveのファイルID」を選択しましょう。
設定できたら、テストしてください。

テストが成功し、アウトプットが取得できたら保存します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。

ステップ5:音声データを文字起こしする

次に「音声データを文字起こしする」をクリックしましょう。

1.アクションを選択

タイトルは変更可能です。
アクションは、項目から選択しましょう。

2.詳細を設定

ファイルの添付方法は設定済みですので、テストをクリックしてください。

テストが成功し、解析結果としてアウトプットが取得できたら保存しましょう。

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ステップ6:要約する

「要約する」をクリックして設定しましょう。

1.アクションを選択

アクションを項目から選択し、次へをクリックします。

2.詳細を設定

必須項目を入力しましょう。
要約対象のテキストには「音声データを文字起こしする」の解析結果をアウトプットから選択してください。

テストが成功したら、アウトプットとして「要約結果」が取得できたら保存しましょう。

ステップ7:Notionのアクション設定

いよいよ最後の項目になりました！
「文字起こし結果を登録」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

こちらのページは設定できているので、次へをクリックします。

2.API接続設定

必須項目を入力しましょう。
コンテンツには要約するで取得した「要約結果」をアウトプットから選択してください。

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テストし、Notionに情報が追加されていたら、保存しましょう！

設定が完了したら、添付画像のポップアップが表示されるので、「トリガーをON」をクリックします。

これで設定が完了しました！

Google MeetとNotionのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle MeetやNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google Meetを活用した自動化例

1.Slackで特定条件のメッセージが投稿されたらGoogle Meetを作成する

Yoomを活用して、Slackで設定した特定の条件に合致するメッセージを自動で検出し、その場でGoogle Meetの会議を自動生成します。
会議設定の手間を省き、スムーズなミーティングを実現しましょう！

2.Google Meetで会議が終了したらMicrosoft Teamsに通知する

Google Meetで会議が終了したら自動的にMicrosoft Teamsに通知されるため、手動での通知作業を省けます。
自動通知されることで、会議が終了したことをスピーディーにチーム全体に共有できます。

3.Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知する

会議終了後スムーズに録画データが自動で通知されるため、手作業の手間が省け、対象者に音声ファイルを迅速に共有することができます。
手作業を省いて、円滑な情報共有を行うことで、業務効率化につながります。

Notionを活用した自動化例

1.Zoomウェビナーが終了したら、Notionに参加者一覧を追加する

ウェビナーの参加者情報を迅速にまとめられるため、情報の整理にかかる時間が節約されます。
また、参加者リストがスピーディーにNotionに反映されるため、次のアクションに素早く移行できますね。

2.Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してGoogle Chatに通知する
使用しているチャットツールに変更し、自由にカスタマイズできます。
議事録がチャットツールに届くと、会議の内容を見落とすことがないので、とても便利ですね。

3.Notionでステータスが更新されたらGoogle スプレッドシートも更新する

NotionとGoogle スプレッドシート間でデータが自動更新されるため、二重入力の手間を省けます。
チーム全体で最新情報を共有するのに役立つでしょう。

Google MeetとNotionを連携するメリット

1. 時間と労力の節約

会議の後に、手作業で議事録を作成していた業務を自動化できます。
議事録の作成が自動化できれば、書き起こししていた時間を大幅に削減でき、事務作業の負担を軽減することが期待できます。
その結果、これまで議事録作成していた人も、本来の重要な業務に時間を費やすことができ、生産性向上が見込めます。

2. 情報の正確性向上

会議の内容を手動で文字起こししていると、内容のズレや情報の漏れが発生することが考えられます。
しかし自動化で書き起こしや要約をすることで、正確な情報を共有することが可能になります。
例えば、チームの決定事項などの重要な情報を記録する際にも、自動化することで、より信頼度の高い情報として提供できるでしょう。

まとめ

Google MeetとNotionの連携は、会議にまつわる事務作業を軽減でき、データの整合性も保つことができます。
結果的に、営業活動など他の重要な業務に時間を活用でき、生産性の向上が期待できます。
さらにYoomを活用することで、プログラミング不要でアプリ連携ができ、業務を自動化できるようになります。
非エンジニアでも試しやすいですね！
ぜひ、この機会にGoogle MeetとNotionを連携して、議事録作成を自動化しませんか？

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