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Google Meetで会議を文字起こし！議事録作成を自動化する方法
「あれ、先週の会議の決定事項ってなんだっけ？」
「議事録を取り忘れて会議の内容を振り返れない！」
日々のオンライン会議の中で、このような焦りを覚えたことはありませんか？
議事録をとっていても共有が遅れてしまったり、大事な内容が抜けてしまっていたりすることも。
こういった課題は、AIに議事録作成を自動化させることで解決できるんです！
Google Meetの自動メモ機能を使えば、その会議の議事録を自動でGoogleドキュメントに記録することができます。
さらに、ノーコードツールYoomを活用すれば、「自動で作成した議事録を普段お使いのチャットツールに通知する」といった業務フローを丸ごと自動化できます！
議事録作成の手間を削減し、業務の効率を上げるこの方法を今すぐチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには議事録作成を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
- Google Meetでの会議が多く、議事録の作成や共有に時間を要している方
- Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして活用しており、情報共有を迅速化したい方
- 会議後の定型業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方
- 会議終了から議事録共有までが自動化されるため、これまで手作業での文字起こしや資料作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で発生しがちな文字起こしの誤りや、Microsoft Teamsへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
- はじめに、Google Meet、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「待機する」を設定します。
- 続けて、Google Meetの「ファイルをダウンロードする」を設定し、Google Driveに保存された会議の録画データを取得します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」を設定します。
- AI機能で「議事録を作成する」を設定し、文字起こししたテキストから議事録を要約・生成します。
- 最後に、Microsoft Teamsのオペレーションで、作成された議事録を指定のチャンネルに通知するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsを連携する際、認証には一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントが必要です。ご契約のプランによっては認証に失敗する場合がありますのでご注意ください。
- 音声の文字起こしや議事録作成に用いるAI機能は、Yoomのチームプラン、またはサクセスプランで利用可能なオペレーションです。フリープラン、ミニプランではご利用いただけません。
- Yoomの有料プランには2週間の無料トライアルがあり、トライアル期間中はAI機能を含む全ての機能をお試しいただくことが可能です。
Google Meetの自動メモ機能とは？
Google Meetの自動メモ機能は、AI（Gemini）を活用して会議内容を自動で整理し、議事録をGoogleドキュメントとして作成する機能です。
作成された議事録はGoogleドライブに保存されるため、参加者への共有もスムーズに行えます。
※利用には対応するGoogle Workspaceの有料プラン（エディション）や、Geminiのアドオンに加入している必要があります。
公式ページ：Google Meetの自動メモ生成／Google Workspaceのプランページ
Yoomで議事録作成を自動化するメリット
Yoomを活用すれば、会議終了をトリガーに議事録の自動作成から、関係者への通知までを簡単に自動化できます！
ここでは、Yoomで議事録作成を自動化する具体的なメリットをご紹介します。
1. 会議終了後に自動で議事録が作成される
Google Meetの自動メモ機能は、予定の作成時や会議時に手動でONにしておく必要がありますが、YoomではGoogle Meetの会議終了時に自動で議事録が作成されるため、毎回の会議でONにする手間も省けます。会議が終わってから自動メモ機能を付け忘れていたことに気付く、といったヒューマンエラーも防げるので、安心して会議に参加できますよ。
2. 議事録の文字数や条件を指定できる
Yoomの議事録作成は、レコーディング情報の文字起こしを要約する、という形で行います。要約の文字数や条件を指定できるため、どのような内容を抽出してほしいのか、どのような形式に従って議事録を作成してほしいのか、などを柔軟に設定できます。
3. 通知先（議事録の保存先）を自由に設定できる
Yoomは様々なアプリと連携しています。作成した議事録の保存先はGoogleドライブだけでなくOneDriveやBoxにも変更できますし、Microsoft TeamsやSlackに通知することもできるんです。
社内で使用されているアプリに議事録を送れるため、普段の業務フローを変えることなく自動化を導入できます。
[Yoomとは]
Google Meetの会議終了時に、自動で議事録を作成して通知する方法
それでは、Yoomを使ってGoogle Meetの会議終了時に自動で議事録を作成して通知する方法を見ていきましょう！
具体的には、Google Meetで会議が終わったら録音データを文字起こしして、AIが会議内容をテキスト化。指示に従って内容を要約して、Microsoft Teamsの指定チャンネルに投稿する、という流れになっています。
これにより、会議内容の振り返りが簡単になり、情報共有のスピード向上や議事録作成の負担軽減を実現できますよ！
フローの作成手順
- 使用するアプリのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガーとアクションの設定
- トリガーの起動と確認
- Google Meetでの会議が多く、議事録の作成や共有に時間を要している方
- Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして活用しており、情報共有を迅速化したい方
- 会議後の定型業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方
- 会議終了から議事録共有までが自動化されるため、これまで手作業での文字起こしや資料作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で発生しがちな文字起こしの誤りや、Microsoft Teamsへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
- はじめに、Google Meet、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「待機する」を設定します。
- 続けて、Google Meetの「ファイルをダウンロードする」を設定し、Google Driveに保存された会議の録画データを取得します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」を設定します。
- AI機能で「議事録を作成する」を設定し、文字起こししたテキストから議事録を要約・生成します。
- 最後に、Microsoft Teamsのオペレーションで、作成された議事録を指定のチャンネルに通知するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsを連携する際、認証には一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントが必要です。ご契約のプランによっては認証に失敗する場合がありますのでご注意ください。
- 音声の文字起こしや議事録作成に用いるAI機能は、Yoomのチームプラン、またはサクセスプランで利用可能なオペレーションです。フリープラン、ミニプランではご利用いただけません。
- Yoomの有料プランには2週間の無料トライアルがあり、トライアル期間中はAI機能を含む全ての機能をお試しいただくことが可能です。
事前準備
まずはYoomのアカウント発行ページにアクセスし、アカウントを作成してください。
アカウントを取得している場合は、ログインします。ステップ1：Google MeetとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
Google Meetのマイアプリ登録
Google Meetの連携方法は以下の解説ナビをご覧ください。
※ナビではGoogle スプレッドシートの連携方法として解説されていますが、Google Meetも同じ流れで連携できます。
Microsoft Teamsのマイアプリ登録
Microsoft Teamsの連携方法は以下のナビをご覧ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
※Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
登録が完了すると、マイアプリにGoogle MeetとMicrosoft Teamsのアイコンが表示されます。
ステップ2：テンプレートのコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめに以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
- Google Meetでの会議が多く、議事録の作成や共有に時間を要している方
- Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして活用しており、情報共有を迅速化したい方
- 会議後の定型業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方
- 会議終了から議事録共有までが自動化されるため、これまで手作業での文字起こしや資料作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で発生しがちな文字起こしの誤りや、Microsoft Teamsへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
- はじめに、Google Meet、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「待機する」を設定します。
- 続けて、Google Meetの「ファイルをダウンロードする」を設定し、Google Driveに保存された会議の録画データを取得します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」を設定します。
- AI機能で「議事録を作成する」を設定し、文字起こししたテキストから議事録を要約・生成します。
- 最後に、Microsoft Teamsのオペレーションで、作成された議事録を指定のチャンネルに通知するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsを連携する際、認証には一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントが必要です。ご契約のプランによっては認証に失敗する場合がありますのでご注意ください。
- 音声の文字起こしや議事録作成に用いるAI機能は、Yoomのチームプラン、またはサクセスプランで利用可能なオペレーションです。フリープラン、ミニプランではご利用いただけません。
- Yoomの有料プランには2週間の無料トライアルがあり、トライアル期間中はAI機能を含む全ての機能をお試しいただくことが可能です。
以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
また、コピーしたテンプレートはフローボットに保存されています。
ステップ3：トリガーの設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 会議が終了したら」をクリックしてみましょう！
アクションは「会議が終了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「完了」をクリックします。
※テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
ステップ4：待機の設定
Google Meetのレコーディングが完了するまで時間がかかるため、完了まで待機するアクションを設定します。
「待機する」をクリックします。
待機時間を設定して「完了」を選択しましょう。
ステップ5：レコーディング情報の取得
フローに戻り、「アプリと連携する レコーディング情報を取得」のアイコンをクリックします。
アクションは「レコーディング情報を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
必須項目を入力します。
取得した値を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したらテストしましょう。
テストに成功したら完了をクリックします。
ステップ6：ファイルのダウンロード
フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
ファイルIDを入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「完了」をクリックします。
ステップ7：会議内容の文字起こし
フローに戻り、「音声データを文字起こしする」のアイコンをクリックします。
アクションは「最大60分の日本語音声文字起こし(50タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
「変更」からそのほかの時間に変えることができます。タスク数が異なりますので、ご注意ください。
必要事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「Google Driveからの取得ファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「完了」をクリックします。
ステップ8：文字起こしの要約
フローに戻り、「要約する 議事録を作成する」のアイコンをクリックします。
アクションは「5,000文字以内の文章要約(5タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
要約対象のテキストには取得した文字起こしが設定されています。
文字数や要約の条件を設定し、テストに成功したら「完了」を選択します。
ステップ9：議事録の通知
フローに戻り、「アプリと連携する 議事録を通知する」のアイコンをクリックします。
アクションは「議事録を通知する」を選択して、データベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。
チームIDとチャネルIDを候補から選択します。
メッセージには取得したした値を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了後、テストに成功したら「完了」を選択します。
これで【Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてMicrosoft Teamsに通知する】というフローが完成です。
ステップ10: トリガーの起動と確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてLINE WORKSに通知する方法
このテンプレートは、Google Meetの会議が終了すると、自動で文字起こしを行い、その内容をLINE WORKSに通知する仕組みです。
例えば、プロジェクト会議が終わると、録音データが処理され、AIが発言内容をテキスト化します。
この抽出したデータをLINE WORKSの指定トークルームに投稿し、チームメンバーが素早く閲覧・共有・検索できるようにします。
これにより、会議内容の振り返りが簡単になり、情報共有のスピード向上や議事録作成の負担軽減が期待できます。
事前準備
先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
LINE WORKSのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
事前にLINE WORKSにログインしDeveloper Consoleへ管理者権限のアカウントでログインを行なってください。
ログイン後、「アプリの新規追加」から新規アプリの作成を開始します。
アプリ情報にはそれぞれ下記のように登録を行なってください。
アプリ名 ：Yoom
アプリの説明：任意の説明文を記載してください。
Redirect URL：「https://yoom.fun/settings/my_apps/oauth_callback」を設定してください。
※入力後、「追加」を選択する必要があるのでご注意ください。
OAuth Scopes：
LINE WORKSのプランがスタンダードプラン以上の場合⇒「bot」 「calendar」 「user」 「group」 「file」 「directory.read」 「directory」を選択
フリープランの場合⇒「bot」「calendar」「group.read」「user.read」を選択
その後、保存ボタンをクリックし、設定を保存します。
表示される「Client ID」と「Client Secret」の値をコピーしておきます。
以下を参考にしてください。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
ステップ1：マイアプリ連携
Google Meetのマイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
LINEWORKSとYoomのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを確認しながら手作業で議事録を作成し、共有する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、共有の遅れや内容の抜け漏れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、AIによる文字起こしから議事録の作成、LINE WORKSへの通知までを自動で実行できます。面倒な定例業務から解放され、生産性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議が多く、議事録作成の時間を短縮したいと考えている方
- 会議内容の共有をLINE WORKSで行っており、手作業での通知を効率化したい方
- 会議後の情報共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議終了から議事録共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による文字起こしの聞き逃しや要約時の抜け漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Meet、Google Drive、LINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」を設定します。
- オペレーションで、Google Meetの「レコーディング情報を取得する」アクションを設定し、会議の録画データを取得します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、取得した録画ファイルをダウンロードします。
- AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
- 同じくAI機能の「議事録を作成する」アクションで、文字起こししたテキストをもとに議事録を自動生成します。
- 最後に、LINE WORKSの「議事録を通知する」アクションで、完成した議事録を指定の宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで設定しているAIによる音声の文字起こし機能は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランで実行した場合はエラーとなりますのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアルで体験することが可能です。トライアル期間中は、本ワークフローで設定している全ての機能をご利用いただけます。
確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
ステップ3：トリガーの設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 会議が終了したら」をクリックしてみましょう！
アクションは「会議が終了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「完了」をクリックします。
※テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
ステップ4：待機の設定
Google Meetのレコーディングが完了するまで時間がかかるため、完了まで待機するアクションを設定します。
「待機する」をクリックします。
待機時間を設定して「完了」を選択しましょう。
ステップ5：レコーディング情報の取得
フローに戻り、「アプリと連携する レコーディング情報を取得」のアイコンをクリックします。
アクションは「レコーディング情報を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
必須項目を入力します。
取得した値を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したらテストしましょう。
テストに成功したら完了をクリックします。
ステップ6：ファイルのダウンロード
フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
ファイルIDを入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「完了」をクリックします。
ステップ7：会議内容の文字起こし
フローに戻り、「音声データを文字起こしする」のアイコンをクリックします。
アクションは「最大60分の日本語音声文字起こし(50タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
「変更」からそのほかの時間に変えることができます。タスク数が異なりますので、ご注意ください。
必要事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「Google Driveからの取得ファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「完了」をクリックします。
ステップ8：文字起こしの要約
フローに戻り、「要約する 議事録を作成する」のアイコンをクリックします。
アクションは「5,000文字以内の文章要約(5タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
要約対象のテキストには取得した文字起こしが設定されています。
文字数や要約の条件を設定し、テストに成功したら「完了」を選択します。
ステップ9：議事録の通知
フローに戻り、「アプリと連携する 議事録を通知する」のアイコンをクリックします。
アクションは「議事録を通知する」を選択して、「次へ」をクリックします。
必須項目を入力します。
メッセージには取得した値を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「完了」をクリックします。
これで【Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてLINE WORKSに通知する】というフローが完成です。
ステップ10: トリガーの起動と確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
もう一つフローをご紹介します。
Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する方法
このテンプレートは、Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する仕組みです。
例えば、定例会議が終了すると、録音データが処理され、AIが発言内容をテキスト化します。
この抽出したデータをNotionの指定ページに整理して保存し、チームメンバーがすぐに閲覧・編集できるようにします。
これにより、議事録作成の手間を削減し、情報共有をスムーズにすることで、業務の効率化とチームの生産性向上が期待できます事前準備
先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
このフローは、文字起こしした議事録を基にNotionに自動追加するため、事前に追加するNotionのデータベースを準備する必要があります。
なお、今回は以下のように準備しました。
ステップ1：マイアプリ連携
Google Meetのマイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
NotionとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- Notionで議事録を管理しており、情報の転記作業の手間を省きたい方
- 会議内容の記録や共有の精度とスピードを高めたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議終了後の文字起こしや要約作成、Notionへの登録が自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による文字の転記ミスや、Notionへの登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、議事録の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google MeetとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで待機機能を設定し、レコーディング処理が完了するまでフローを待機させます。
- 次に、Google Meetの「レコーディング情報を取得する」アクションで、会議の録画情報を取得します。
- Google Driveの「音声ファイルをダウンロードする」アクションで、録画データをダウンロードします。
- 音声文字起こし機能で、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。
- 要約機能で、文字起こししたテキストから議事録の要約を作成します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションで、文字起こし結果や要約内容をデータベースに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Meetのトリガー設定では、会議の終了をチェックする間隔を任意で設定できます。
- 待機機能では、レコーディング処理の完了を待つ時間を任意で設定することが可能です。
- 音声文字起こし機能では、話者の分離など、文字起こしに関する条件を自由に設定できます。
- 要約機能では、どのような要約を作成するかをプロンプトなどで自由に設定することが可能です。
- Notionにレコードを追加する際、会議名や文字起こし結果、要約など、どの情報をどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Googleスプレッドシート、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
ステップ3：トリガーの設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 会議が終了したら」をクリックしてみましょう！
アクションは「会議が終了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「完了」をクリックします。
※テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
ステップ4：待機の設定
Google Meetのレコーディングが完了するまで時間がかかるため、完了まで待機するアクションを設定します。
「待機する」をクリックします。
待機時間を設定して「完了」を選択しましょう。
ステップ5：レコーディング情報の取得
フローに戻り、「アプリと連携する レコーディング情報を取得」のアイコンをクリックします。
アクションは「レコーディング情報を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
必須項目を入力します。
取得した値を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したらテストしましょう。
テストに成功したら完了をクリックします。
ステップ6：ファイルのダウンロード
フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
ファイルIDを入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「完了」をクリックします。
ステップ7：会議内容の文字起こし
フローに戻り、「音声データを文字起こしする」のアイコンをクリックします。
アクションは「最大60分の日本語音声文字起こし(50タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
「変更」からそのほかの時間に変えることができます。タスク数が異なりますので、ご注意ください。
必要事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「Google Driveからの取得ファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「完了」をクリックします。
ステップ8：文字起こしの要約
フローに戻り、「要約する 議事録を作成する」のアイコンをクリックします。
アクションは「5,000文字以内の文章要約(5タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
要約対象のテキストには取得した文字起こしが設定されています。
文字数や要約の条件を設定し、テストに成功したら「完了」を選択します。
ステップ9：Notionを議事録に記録
フローに戻り、「アプリと連携する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
アクションは「レコードを追加する」を選択して、「次へ」をクリックします。
必須項目を入力します。
追加するレコードの値には取得した値を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了し、テストに成功したら「完了」を選択します。
これで【Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する】というフローが完成です。
ステップ10: トリガーをON
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Google Meetを使ったその他の自動化例
他にもGoogle Meetを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Google Meetで会議が終了したら、Gmailで参加者にアンケートを送る
このテンプレートは、Google Meetの会議終了後に自動でデータベースから参加者のメールアドレスを読み取り、それぞれにアンケートメールを送信する仕組みです。
例えば、データベースでセミナー希望者を管理している場合に、その日のセミナー参加者としてフラグが立っている相手にだけセミナー後のアンケートを送信する、といったことが可能です。
これにより、一つひとつ参加者のメールアドレスを確認し、アンケートを送信する手間が省けるため、会議後に素早くフィードバックを集められます。
- Google Meetで頻繁に会議やウェビナーを開催するマーケティングや人事担当者の方
- 会議後のアンケート送付を手作業で行っており、手間や送信漏れをなくしたいと考えている方
- 参加者からのフィードバックを効率的に収集し、サービスや運用の改善に繋げたい方
- Google Meetの会議が終了すると自動でGmailからメールが送信されるため、手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なアンケートの送付が可能になります。
- はじめに、GmailとGoogle MeetをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「データベースを操作する」を設定し、会議の参加者情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで「処理繰り返し」のアクションを設定し、取得した参加者一人ひとりに対してメールを送る準備をします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にアンケートメールを送ります。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名を任意の内容に設定してください。
- メールの本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーや事前のオペレーションで取得した参加者名などの情報を活用して、よりパーソナライズされた内容を作成することが可能です。
- Google Meet、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
2. Google Meetでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する
このテンプレートは、Google Meetにファイルがアップロードされると、自動でOCR処理を行い、読み取った内容をkintoneに追加する仕組みです。
例えば、契約書をGoogle Meetに保存すると、OCRが契約者名や契約日を抽出し、kintoneの管理アプリに自動登録します。
これにより、手作業の入力負担を軽減し、データの正確性向上が見込め、検索や管理が容易になり、業務の効率化と情報共有のスピードアップが期待できます。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をkintone上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってkintoneに追加することで業務効率化を図りたい方
2.Dropboxとkintoneを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でkintone追加するのは、手間がかかる上に人的なミス（追加漏れなど）のリスクがあります。
[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する]フローを使用することで、担当者は手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
3. Google Meetに音声データがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知する
このテンプレートは、Google Meetに音声データがアップロードされると、自動で文字起こしを行い、Slackに通知する仕組みです。例えば、会議録音をGoogle Meetに保存すると、AIが文字起こしし、共有のチャンネルに要約を投稿します。これにより、会議に参加できなかったメンバーも素早く内容が把握でき、手作業を削減し、情報共有の迅速化が期待できます。
■概要
会議やインタビューの音声データを文字起こしする作業に、多くの時間を費やしていませんか。手作業での文字起こしは時間がかかるだけでなく、完了後のファイル共有も手間になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルをアップロードするだけで、Yoomが自動で文字起こしを実行し、完了後すぐにSlackへ内容を通知します。面倒な定型業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Dropboxに保存した音声データの文字起こしと共有を手作業で行っている方
- ・会議やインタビューの議事録作成を効率化したいと考えている業務担当者の方
- ・文字起こし結果をSlackで迅速にチームへ共有し、業務を円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Dropboxへのファイルアップロードを起点に、文字起こしからSlackへの通知までを自動化し、議事録作成などにかかる作業時間を短縮します。
- ・手作業による文字起こし内容の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- 1. はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定して、音声ファイルを保存するフォルダを指定します。
- 3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
- 4. 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルの文字起こしを実行します。
- 5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、文字起こししたテキストデータを指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスを任意のものに変更してください。特定のプロジェクト用フォルダなどを指定することで、より実用的なワークフローを構築できます。
- ・Slackのメッセージ通知アクションでは、通知先として設定するチャンネルIDを、実際に利用しているチャンネルのものに変更してください。
まとめ
いかがでしたか？
本記事ではYoomを使ってGoogle Meetの議事録を自動作成して通知・記録する方法をご紹介しました。
Google Meetの自動メモ機能とは異なり、プランの制限なく、要約内容のカスタマイズや柔軟な通知先設定ができる点が、Yoomを使った議事録作成のメリットです。全自動で動作するため、起動忘れや共有漏れも防げますよ。
AIによる整理された議事録を蓄積し、チームメンバーとの情報伝達もスピードアップ。人間は会議に集中し、効率よく振り返りを実施できるようになります。
かゆいところに手が届く柔軟な議事録フローを作りたい方は、ぜひ記事内のテンプレートから自動化をスタートしてみてください！
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よくあるご質問
Q：60分を超える会議の音声も文字起こしできますか？
A：文字起こし機能のアクションは、最大30分(25タスク)・60分(50タスク)・90分(75タスク)の3種類あります。音声の長さに合わせて選択しましょう。それぞれ消費するタスク数が異なりますのでご注意ください。
Q：SlackやChatworkなど他のツールにも通知できますか？
A：はい、できます。
連携可能なアプリやテンプレートの一覧は、以下のページでご確認ください。
Q：自動化フローが途中で失敗した場合どうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
