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Yoomには議事録作成を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
業務中に「あれ、先週の会議で話した内容が抜けてしまっているかも…」となった経験はありませんか？
議事録を取るのを忘れてしまっていたり、共有が遅かったり、気づけば大事な会話が埋もれてしまうなんてことも…
オンライン会議が増える中、記録の手間を減らし、情報共有をもっとスムーズにしたいですよね。
そこで便利なのが、Google Meetの会議が終わったら自動で文字起こしを行い、Microsoft Teamsに通知する仕組みです。
録音データをAIがテキスト化し、そのままチームで共有できるので、議事録作成の手間を大幅な削減が見込めます。
情報が素早く整理され、振り返りも簡単に！
業務の効率を上げるこの方法、今すぐチェックしてみてください！
Google Meetの文字起こし機能は、会議内容をテキストで記録できる便利なツールですが、いくつかの問題も抱えています。例えば、Google Workspaceの特定プランでのみ利用できるため、すべてのユーザーがアクセスできるわけではありません。また、リアルタイムでの文字起こしは精度に限界があり、話し手の発音や背景音によって誤認識が発生することもあります。
これらの手動プロセスでは限界があり、さらなる効率化を求める企業には、Yoomのようなノーコード自動化ツールが有効です。Yoomを使えば、Google Meetの会議終了後に自動で文字起こしを行い、そのデータを迅速に必要なチームメンバーに通知できます。
[Yoomとは]
このテンプレートは、Google Meetの会議が終了すると、自動で文字起こしを行い、その内容をMicrosoft Teamsに通知する仕組みです。
例えば、営業会議が終わると、録音データが処理され、AIが発言内容をテキスト化します。
この抽出したデータをMicrosoft Teamsの指定チャンネルに投稿し、チームメンバーが素早く閲覧・共有・検索できるようにします。
これにより、会議内容の振り返りが簡単になり、情報共有のスピード向上や議事録作成の負担軽減が期待できます。
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するGoogle MeetとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録方法を解説していきます。
Google Meetのマイアプリ登録
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Google Meetを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
Microsoft Teamsのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 会議が終了したら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「会議が終了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコーディング情報を取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコーディング情報を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)ファイルIDを入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「音声データを文字起こしする」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) アクションは「最大60分の日本語音声文字起こし(50タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必要事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「Google Driveからの取得ファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「要約する 議事録を作成する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「5,000文字いないの文章要約(5タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 議事録を通知する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「議事録を通知する」を選択して、データベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
メッセージにはアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてMicrosoft Teamsに通知する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
このテンプレートは、Google Meetの会議が終了すると、自動で文字起こしを行い、その内容をLINE WORKSに通知する仕組みです。
例えば、プロジェクト会議が終わると、録音データが処理され、AIが発言内容をテキスト化します。
この抽出したデータをLINE WORKSの指定トークルームに投稿し、チームメンバーが素早く閲覧・共有・検索できるようにします。
これにより、会議内容の振り返りが簡単になり、情報共有のスピード向上や議事録作成の負担軽減が期待できます。
1)先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
まずはYoomにログインしてください。
Yoomログイン
2)LINE WORKSのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
事前にLINE WORKSにログインしDeveloper Consoleへ管理者権限のアカウントでログインを行なってください。
ログイン後、「アプリの新規追加」から新規アプリの作成を開始します。
アプリ情報にはそれぞれ下記のように登録を行なってください。
アプリ名 ：Yoom
アプリの説明：任意の説明文を記載してください。
Redirect URL：「https://yoom.fun/settings/my_apps/oauth_callback」を設定してください。
※入力後、「追加」を選択する必要があるのでご注意ください。
OAuth Scopes：
LINE WORKSのプランがスタンダードプラン以上の場合⇒「bot」 「calendar」 「user」 「group」 「file」 「directory.read」 「directory」を選択
フリープランの場合⇒「bot」「calendar」「group.read」「user.read」を選択
その後、保存ボタンをクリックし、設定を保存します。
表示される「Client ID」と「Client Secret」の値をコピーしておきます。
以下を参考にしてください。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
Google Meetのマイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓から1つずつアプリを検索し、アプリを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
LINE WORKSのマイアプリ登録は「クライアント ID」と「クライアントシークレット」に事前準備で取得した値を入力します。
また、「スコープ」には下記のように入力してください。
LINE WORKSのプランがスタンダードプラン以上の場合：bot,calendar,user,group,file,directory.read,directory
LINE WORKSのプランがフリープランの場合：bot,calendar,group.read,user.read
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2)確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
以下のステップ2からステップ6までは、先ほどご紹介したフローと同じ手順です。
1) アクションは「会議が終了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコーディング情報を取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコーディング情報を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)ファイルIDを入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「音声データを文字起こしする」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) アクションは「最大60分の日本語音声文字起こし(50タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必要事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「Google Driveからの取得ファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「要約する 議事録を作成する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「5,000文字いないの文章要約(5タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 議事録を通知する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「議事録を通知する」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
メッセージにはアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてLINE WORKSに通知する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
もう一つフローをご紹介します。
このテンプレートは、Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する仕組みです。
例えば、定例会議が終了すると、録音データが処理され、AIが発言内容をテキスト化します。
この抽出したデータをNotionの指定ページに整理して保存し、チームメンバーがすぐに閲覧・編集できるようにします。
これにより、議事録作成の手間を削減し、情報共有をスムーズにすることで、業務の効率化とチームの生産性向上が期待できます。
1)先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
まずはYoomにログインしてください。
Yoomログイン
2)このフローは、文字起こしした議事録を基にNotionに自動追加するため、事前に追加するNotionのデータベースを準備する必要があります。
なお、今回は以下のように準備しました。
Google Meetのマイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓から1つずつアプリを検索し、アプリを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
Notionのマイアプリ登録は、使用するアカウントでログイン後、「ページを選択する」をクリックします。
使用したいページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2)確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
以下のステップ2からステップ6までは、先ほどご紹介したフローと同じ手順です。
1) アクションは「会議が終了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコーディング情報を取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコーディング情報を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)ファイルIDを入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「音声データを文字起こしする」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) アクションは「最大60分の日本語音声文字起こし(50タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必要事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「Google Driveからの取得ファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「要約する 議事録を作成する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「5,000文字いないの文章要約(5タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 文字起こし結果を登録する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「文字起こし結果を登録する」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
メッセージにはアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
他にもGoogle Meetを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google Meetで現場の作業報告書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートの作業管理表にデータを登録する
このテンプレートは、Google Meetに現場の作業報告書がアップロードされると、自動でOCR処理を行い、読み取ったデータをGoogleスプレッドシートの作業管理表に登録する仕組みです。
例えば、現場で記入した報告書をGoogle Meetに保存すると、OCRが作業日・担当者・進捗状況を抽出し、管理表に自動反映します。
これにより、手入力の手間を削減し、素早い情報共有が見込め、業務の効率化とデータの一元管理が期待できます。
2.Google Meetでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する
このテンプレートは、Google Meetにファイルがアップロードされると、自動でOCR処理を行い、読み取った内容をkintoneに追加する仕組みです。
例えば、契約書をGoogle Meetに保存すると、OCRが契約者名や契約日を抽出し、kintoneの管理アプリに自動登録します。
これにより、手作業の入力負担を軽減し、データの正確性向上が見込め、検索や管理が容易になり、業務の効率化と情報共有のスピードアップが期待できます。
3.Google Meetに音声データがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知する
このテンプレートは、Google Meetに音声データがアップロードされると、自動で文字起こしを行い、Slackに通知する仕組みです。例えば、会議録音をGoogle Meetに保存すると、AIが文字起こしし、共有のチャンネルに要約を投稿します。これにより、会議に参加できなかったメンバーも素早く内容が把握でき、手作業を削減し、情報共有の迅速化が期待できます。
会議の内容を記録し、素早く共有することは、チームの生産性向上に不可欠です。
でも、手作業での議事録作成は時間がかかるし、情報の抜け漏れも心配…。
そんな悩みを解決するのが、今回ご紹介したGoogle Meetでの会議終了後に自動で文字起こしを行い、Microsoft Teamsに通知する仕組みです。
AIによる文字起こしで正確な議事録が作成され、チームメンバーと素早く共有できるため、情報伝達のスピードアップが期待できます。
手間を減らしつつ、確実に情報を残せるこの方法を取り入れて、一緒にスマートに業務を進めましょう！
関連記事：Slackと連携したフローを紹介した記事
Q：60分を超える会議の音声も文字起こしできますか？
A：文字起こし機能のアクションは、最大30分(25タスク)・60分(50タスク)・90分(75タスク)の3種類あります。音声の長さに合わせて選択しましょう。それぞれ消費するタスク数が異なりますのでご注意ください。
Q：SlackやChatworkなど他のツールにも通知できますか？
A：はい、できます。
連携可能なアプリやテンプレートの一覧は、こちらのページでご確認ください。
Q：自動化フローが途中で失敗した場合どうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
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