Google スプレッドシートの取引先情報をTOKIUMに自動反映してみた！

データ管理や共有を手軽に行えるツールとして、Google スプレッドシートは多くの企業で活用されています。Google スプレッドシートとTOKIUMを連携することで、取引先の情報登録を自動化できます。この記事では、Google スプレッドシートとTOKIUMを連携するメリットや、ノーコードツールYoomを活用した簡単な連携方法を画像付きで詳しく解説します。

ぜひ最後までご覧ください！

Google スプレッドシートとTOKIUMを連携するメリット

メリット1: ヒューマンエラーの防止

「Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を登録する」というフローを自動化することで、ヒューマンエラーの発生リスクを抑えることができます。手動で複数のシステムに情報を入力する際には、入力ミスや情報漏れが起こりやすく、特に多くの取引先情報を管理する場合は、労力やリスクも大きくなるでしょう。

Google スプレッドシートに入力されたデータがそのままTOKIUMに自動反映されることで、情報が常に正確な状態で管理されるため、信頼性の高いデータベースを構築することが可能です。これにより、業務の効率化が進み、後からミスを修正するための作業も不要になるはずです。

メリット2: 対応のスピードアップ

Google スプレッドシートに取引先情報を追加するだけで、TOKIUMに自動的にデータが登録されれば、手動でデータを再入力する手間が省けます。特に取引先の追加を頻繁に行う方は、そのたびに両方のアプリに情報を登録する必要があり、その分時間がかかってしまいます。また、入力に時間がかかると経費精算や請求処理などの担当者は入力完了まで待たなければならず、対応が遅れる可能性があります。アプリ連携をして、このフローを自動化することでTOKIUMのデータを使用するその後の業務がスムーズに進行できるはすです。また、担当者が入力や更新のためにシステムを開く時間も短縮できるため、他の重要な業務に注力できる時間が増える点も嬉しいポイントの一つです。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとTOKIUMの連携フローの作り方

今回は「Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を登録する」という自動化をご紹介します。

Google スプレッドシートの行が追加されたら（アプリトリガー）
TOKIUMで顧客の登録
Google スプレッドシートのレコードを更新する

アプリ連携の構造は上記のような形になっています。
意外とシンプルな作りなので、簡単に設定ができるはずです！

ここからは実際にYoomの画面を見せながら、どのような流れで連携が進んでいくのか画像付きで解説していきます。

既存のテンプレートをコピーする

上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
※Yoomのアカウントが必要です。>>登録はこちら
「試してみる」を押すだけでコピー完了です！

以下のようなポップアップが表示されたらテンプレートのコピーに成功しています。
それでは実際に設定を進めていきましょう！

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ステップ1：Google スプレッドシートとTOKIUMをマイアプリ連携

まずは事前準備としてYoomとアプリの連携をしておきます。

Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。

画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。
今回は「Google スプレッドシート」「TOKIUM」を登録していきます。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

Google スプレッドシートと連携すると出来ることの詳細はこちら

ステップ2：Google スプレッドシートの行が追加されたら（アプリトリガー）

Google スプレッドシートのトリガーでテストをした際の挙動についてはこちら

最初にアプリトリガーの設定をしていきます。
赤枠で囲んだ「行が追加されたら」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押します。

画面が遷移すると、以下のような画面になります。

設定方法や入力欄下部の補足を確認しつつ入力を進めていきましょう。
※特に一意の値が入った列は必ず一意の値がある列を設定してください。値が重複していると正しく動かない場合があります。

【注意事項】

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なります。詳細はこちらのページをご覧ください。

今回は例として「5分」で動作するように設定しています。
ご自身の環境に合わせてカスタマイズしてみてください！

下にスクロールするとアウトプットが表示されています。
連携アプリ側の設定で使用可能ですが、ここでは設定しないのでスルーしてOKです。
「保存する」を押して最初の画面に戻りましょう。

ステップ3：TOKIUMで顧客の登録

次に「TOKIUMで顧客の登録」の設定を進めていきます。
連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。

TOKIUMにGoogle スプレッドシートの情報を自動で反映したいので、ここではアウトプットを使用します。※入力欄をクリックすることでアウトプットを選択可能です。

入力欄下部に補足があるので確認しながら進めてみてください。
例として「取引先名」にGoogle スプレッドシートから取得したアウトプットを設定してみました。

以下の画像を参考にして、その他の項目も同様に入力してみてください。

設定が完了したら「保存」して最初の画面に戻りましょう！

ステップ4：Google スプレッドシートのレコードを更新する

Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」の範囲設定の定義はこちら

最後に「Google スプレッドシートのレコードを更新する」の設定を進めていきます。
連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。

「データベースの連携」という項目が出てくるので以下の項目をすべて入力してください。

設定方法や入力欄下部の補足を確認しながら進めていきましょう！
※入力欄をクリックするとアウトプットを選択できます。

①で絞り込みをして②の条件に更新するというイメージです。
今回は例として「取引先名が合致するものを選択して更新日時を更新する」という設定をしてみました。

ご自身の環境に合わせてカスタマイズしてみてください！

入力が完了したら、下にスクロールして詳細設定を確認しましょう。
※ここではエラーやインターバルの設定が可能です。

「保存する」を押すと以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」を押して、最初の画面上部のトリガーが画像のようになっていたらOKです！

これで「Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を登録する」の設定はすべて完了になります。

おつかれさまでした！

Google スプレッドシート・TOKIUMを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシート・TOKIUMを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

①TOKIUMで経費が登録されたらSlackに通知するフローです。承認までの流れがスムーズになりそうです。

②フォームで予約されたら、顧客情報をデータベースに追加してGoogleカレンダーにも予定を追加するフローです。スケジュール管理やデータ管理が簡単になりそうです。

まとめ

この記事では、Google スプレッドシートに行が追加された際に、TOKIUMに自動的に取引先情報を登録する方法をご紹介しました。Google スプレッドシートは、情報管理やデータ共有を効率的に行えるツールとして多くの企業で活用されていますが、TOKIUMと連携することで、取引先情報の自動登録が可能になり、作業負担を軽減できます。

Yoomを活用することで、専門的なプログラミング知識がなくても、誰でも簡単にアプリ連携が行えるので、この記事を参考に自動化にチャレンジしてみてください！