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取引先から新規契約を獲得した場合、関係者へ共有しやすくするためにデータベースツールを使用して情報を格納している企業は多いかと思います。
しかし、使用ツールによって操作が異なり、その都度複数のツールにログインして操作を行う必要があって「この作業って面倒だなあ」と考えることもあるでしょう。
Yoomのアプリ連携を取り入れて、もっと簡単に更新作業をこなせるようにしませんか？
今回紹介する方法を活用すれば、Googleフォームの回答をもとにGoogle スプレッドシートのステータス情報を自動で更新するため、面倒と感じていた手作業を減らせるはずです。
規定フォームで回答を行うだけで更新作業を完結できるので、顧客情報を管理するスタッフの手間をなくせるかもしれません。
また、更新作業を忘れてしまったり、別の顧客のステータスを誤って更新するといったヒューマンエラーを抑制できる可能性があります。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
顧客管理業務のさらなる効率化を目指す方は、ぜひご覧ください。
それでは、さっそく「Googleフォームで契約同意が送信されたら、Google スプレッドシートの顧客ステータスを更新する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
まず、Googleフォームで契約同意が送信されたことをGoogleフォームのAPIを利用して受け取ります。
その後、Google スプレッドシートの提供するAPIを用いて、フォームの回答をもとにGoogle スプレッドシートの顧客ステータスを更新することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはGoogleフォームをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogleフォームを検索してください。
(2)Googleフォームのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogleフォームの接続が完了しました。
(4)次に、Google スプレッドシートのアプリ連携を行います。
Googleフォームのマイアプリ登録と同様に、Google スプレッドシートのアプリを検索し、クリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
認証完了後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
今回テスト用として、事前に以下のようなフォームを作成しています。
レコードを更新するGoogle スプレッドシートは、以下のような情報で構成しています。
Googleフォームで「同意する」と回答された後、赤枠のステータスが『成約』に更新されることを想定してフローボットを作成していきます。
(1)まず、Googleフォームのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleフォームで契約同意が送信されたら、Google スプレッドシートの顧客ステータスを更新する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」や「フォームID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することができますが、取得したいアウトプットを増やしたい場合、『JsonPath』で取得するのがおすすめです。
JsonPathによるアウトプットの取得方法については、こちらのページをご確認ください。
JsonPathの記載方法については、こちらを確認しましょう。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
また、アプリトリガーのGoogleフォームを活用することで、Googleフォームの回答内容を起点にフローボットを起動させることができます。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認の上、事前に設定を行なってください。
(1)最後に、2つ目のステップ「レコードを更新する」をクリックします。
(2)次の画面で、Google スプレッドシートのアカウント情報を入力します。
下にスクロールすると、「データベースの連携」項目がありますので、該当する情報を入力してください。
連携したアカウントから取得した内容が『候補』に展開されるので、こちらから運用状況に合わせた情報を選択できます。
(3)情報を入力した後、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で、Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新する設定を行います。
以下は例として、「①更新したいレコードの条件」へ、更新したいレコードに『会社名』を指定し、条件を『等しい』、条件と一致する情報を『社名』(アウトプット活用)と設定したものです。
(5)次に、設定した条件に合うレコードの値を指定した値に更新するために「②更新後のレコードの値」を設定します。
今回はステータスのみ更新したいので、「ステータス」に【成約】と入力し、その他の項目は空欄にします。
（運用状況に合わせて、『既存顧客』や『契約同意』など任意の値を設定してください。）
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にも、今回のフローボットをベースにして、その他のデータベース管理ツールのステータスを更新することができます！
これらの例を簡単に紹介するので、業務でデータベース管理ツールを使っている方はこちらも是非参考にしてみてくださいね！
Googleフォームで契約同意が送信されたら、HubSpotのリードステータスを更新するフローです。
今回のGoogleフォームの連携と合わせて、HubSpotのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。
コピーが完了したら、ステップ1のGoogleフォームの設定までは同じステップになるので、そのあとのコンタクトを検索するHubSpotの設定から説明していきます。
(1)ステップ1のGoogleフォームの設定までの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「検索キーワード」を設定します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(4)設定後、3つ目のステップ「コンタクトの更新」をクリックします。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、次の画面に移行しましょう。
次の設定画面で「コンタクトID」に情報を入力します。
以下は、2つ目のステップで取得した【コンタクトID】を引用したものです。
(5)「更新対象項目」は『リードステータス』を指定し、「値」は運用に沿って任意の値を入力しましょう。（例：OPEN_DEAL）
このフローでHubSpotのリードステータスが任意の値に更新されます。
こちらは、Googleフォームで契約同意が送信されたら、Notionの顧客ステータスを更新するフローです。
今回のGoogleフォームの連携と合わせて、NotionのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。
コピーが完了したら、ステップ1のGoogleフォームの設定までは同じステップになるので、そのあとのレコードを更新するNotionの設定から説明していきます。
(1)ステップ1のGoogleフォームの設定までの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、データベースIDを「候補」から選択、もしくは任意の情報を入力します。
情報を入力した後、［次へ］をクリックしましょう。
(3)次の画面でNotionの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新します。
以下は例として、「①更新したいレコードの条件」へ、更新したいレコードに『会社名』を指定し、条件を『等しい』、条件と一致する情報を『社名』(アウトプット活用)と設定したものです。
次に、設定した条件に合うレコードの値を指定した値に更新するために「②更新後のレコードの値」を設定します。
今回はステータスのみ更新したいので、「ステータス」に【成約】と入力し、その他の項目は空欄に設定します。
このフローでNotionのステータスが任意の値に更新されます。
Yoomで連携できるアプリはまだまだたくさんあるので、自分にあった連携を模索するのもおすすめです。
多種多様なアプリの連携を試して、さらなる業務効率化を目指してみてください！
他にもGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Googleカレンダーの予定が更新されたら、Garoonのカレンダーも自動的に予定を更新するフローボットです。
Googleカレンダーの更新情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGaroonのカレンダーにも情報が更新されるので、予定の抜け漏れを抑制できる可能性があります。
Googleフォームに登録された内容をGitHubに自動で登録できるため、入力ミスや登録漏れの発生を防げるかもしれません。
GitHubへのタスク追加が自動化されることで、顧客対応のスピード向上が期待できます。
Googleフォームに新しい回答が送信された直後にGoogle Chatに通知が届くため、対応の迅速化につながります。
回答内容をGoogle Chatで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになることが予想されます。
今回紹介したGoogleフォームの連携で、契約同意の回答が送信された後に素早くGoogle スプレッドシートの顧客ステータスを自動的に更新するため、逐一データベースツールにアクセスして情報を更新する操作をなくせる可能性があります。
作業の自動化により、ステータスの更新忘れや業務の遅延発生を抑制できるはずです。
手作業が最小限に抑えられることで、アプリの横断作業などの時間のかかる行程を省略できるかもしれません。
一連のプロセスがシームレスに行われるため、データベース管理をもっと効率的に行いたいと考える方にとって、非常に有用なツールとなるでしょう。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
