2024/07/03
アプリ同士の連携方法

Yoomを使って、ChatworkとGoogleスプレッドシートをノーコードで連携してみた。

m.i

目次

ChatworkとGoogleスプレッドシートを連携するメリット

皆さんがよく使う「Chatwork」と「Googleスプレッドシート」ですが、この2つを連携し各アプリ間を行き来する手間を減らして、業務の効率を上げることができます。

連携することのメリットを、以下の3つご紹介します!

タスク管理の効率化

タスクの追加・更新がリアルタイムで反映されるので、チームメンバー全員が最新情報を把握することができます。タスクの整理や進捗管理もしやすくなりますね。

例:Chatworkでタスクを作成すると、自動的にGoogleスプレッドシートに反映されるように設定。
これにより、複数人が転記することによるタスクの重複や、誰かがやってくれるだろうと思って後回しにしたことによる漏れが防げます。

データ共有の簡便さ

必要なデータを簡単に共有・編集できるため、誰でも情報の一元管理ができるようになります。

例:チームメンバーがChatworkで更新したデータが、リアルタイムでGoogleスプレッドシートに反映されるように設定。
手動でタスクを転記する手間がいらないため、顧客対応などの重要な業務に時間を使えます。
Chatworkで探さなくても、Googleスプレッドシートさえ見れば情報を見つけられます。

コミュニケーションの迅速化

ChatworkとGoogleスプレッドシートを連携することで、コミュニケーションがスムーズに進みます。
また、Googleスプレッドシートの更新忘れによる、情報の行き違いを防げます。

例:Chatworkの特定チャットルームに投稿されたメッセージが、Googleスプレッドシートに自動的にログとして保存されるように設定。
即座に情報が共有されることにより、重要なメッセージの見落としがなくなります。

ChatworkとGoogleスプレッドシートを連携するとできる業務自動化例

タスクの自動通知

Chatworkでタスクが発生した際、自動的にGoogleスプレッドシートに記録され、担当者に通知が届くように設定します。

例:営業部でこれを導入した場合、新規アポイントメントなどがChatworkに追加されたときに、自動でGoogleスプレッドシートに詳細が記録され、お客様に連絡するよう担当者に通知が送られる仕組みが作れます。

データの定期更新

指定した曜日や週にGoogleスプレッドシートのデータが最新の状態に更新され、その内容がChatworkに通知されるようにします。

例:在庫管理部でこれを導入した場合、毎週月曜日にGoogleスプレッドシートの進捗状況が自動で集計され、Chatworkの指定したチャットルームに結果が投稿される設定ができます。
在庫の過不足をリアルタイムで把握できることに加えてデータの手動更新の手間が省け、ミスを防ぐことができます。

レポート作成の自動化

指定したスケジュールでGoogleスプレッドシートのデータを元に定期的な売り上げレポートを自動で作成し、Chatworkの特定チャットルームに送信できます。

例:営業部でこれを導入した場合、まずは新規契約数や商談の進捗状況をGoogleスプレッドシートに入力していきます。
毎月末にGoogleスプレッドシートのデータを集計し、自動的にPDFで売り上げレポートを作成してChatworkに送信するプロセスを設定します。
ここで営業部のみならず、経営陣にもレポートを送信することができます。

ChatworkとGoogleスプレッドシートの連携する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます!

また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

ステップ1:マイアプリ連携

YoomでChatworkを連携させるために、まずはChatworkにてAPIトークンを設定。

こちらを参考に、トライしてみましょう。

できたらYoomの左側、マイアプリ→新規接続→Chatworkをクリックします。

以下のログイン画面が出るので、お使いの情報でログインしましょう。

以下の内容が出るので、確認して問題なければ許可をクリックしましょう。

次にGmailの連携を行います。

Yoomの左側、マイアプリ→新規接続→Gmailを選択します。

以下の画面が出てきたら確認し、Sign in with Googleをクリック。

ログインを進めていると以下の画面になるので、確認して「続行」を押します。

ステップ2:トリガーを設定

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。

フローボットに戻りましょう。

ここでは、Chatworkを使います。

アプリトリガーの設定をするために、赤線部をクリックします。

以下の画面で、連携するアカウント情報に間違いないか確認したら次に進みましょう。

今回、トリガーアクションはそのまま使用します。

トリガーの起動間隔は任意の時間を選択してください。

ルームIDも欄をクリックして、候補から任意のものを設定します。

テストをしてエラーとならなければ保存しましょう。

ステップ3:アクションを設定

次にアクションを設定していきます。

ここでは、Googleスプレッドシートにレコードを追加するようにします。

赤線部をクリックします。

連携されているアカウントに間違いがないことを確認します。

スプレッドシートID・スプレットシートのタブ名・テーブル範囲は任意のものを設定してください。

次の画面で、追加するレコードの値も任意のものに設定します。

テストして問題なければ、保存しましょう。

ChatworkとGoogleスプレッドシートの連携フロー応用編

今回はChatworkとGoogleスプレッドシートを連携するフローの一例をご紹介しました!

「Yoom」では複数のアプリと連携しフローボットを作成できます。
普段業務で使用しているアプリを連携させれば、用意しているテンプレート以外のオリジナルを作成したりお好みにアレンジすることもできます。

ほかにもこんな便利なフローがあるので、ご紹介します。

フォームに回答があったらGoogleスプレッドシートにレコードを追加して、Chatworkに通知する

フォームの回答内容を確認しにいかなくても、自動的にGoogleスプレッドシートに追加されChatworkに通知されるので、出先で手軽に情報確認できるようになりますね。

後でGoogleスプレッドシートに追加しなくちゃと思っていてもほかの業務に追われて忘れてしまうこともあると思うので、ぜひ活用してください!
大勢の人にアンケートを答えてもらう時などに便利ですよね。

Yoomフォームトリガーではなく、普段お使いのGoogleフォームトリガーに変更することができます。

こちらから確認してみましょう。

まとめ

ChatworkとGoogleスプレッドシートを連携することで、チームの業務効率を大幅に向上させることができるということが今回体感できたのではないでしょうか?

タスク管理の自動化やリアルタイムでデータ共有できることにより、日々の業務がスムーズに進行します。
「Yoom」を使えばだれでも簡単にアプリ同士を連携することができますね。

集約した結果をもとにレポートを作ることもできますし、データ更新を自動化することにより、手作業のミスや手間を減らすこともできます。

是非、このフローを導入し、チームの生産性を上げたり効率化をしてみましょう。

この記事を書いた人
m.i
みなさまの時間を生み出す、ちょっとしたお手伝いができれば。
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