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ChatworkとGoogleスプレッドシートの連携により、タスク管理やデータ共有が効率的になります。
この連携を活用することで作業が自動化され、手間やミスの削減とチームへの連携がスムーズになります。
Chatworkで毎日大量の投稿が流れてきて、管理に困ってしまった経験はありませんか?一ヶ所に見やすくまとめておきたいと思っても、1つひとつ手動で記録するのは手間がかかってしまいます。
そこで、この記事ではChatworkの投稿内容をGoogle スプレッドシートに自動で保存する方法をご紹介します。この自動化により、重要な情報を整理しやすくなり、レポート作成や情報共有の効率が大幅に向上するかもしれません。
Yoomを活用した簡単な連携設定で、誰でもすぐに導入できるので、ぜひ参考にしてください。
こんな方におすすめ
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!
■概要 Chatworkの特定のトークルームに投稿された内容をスプレッドシートに自動で保存するフローボットです。 Chatworkをフリープランでご利用されている方が、閲覧期間を過ぎた会話内容を保存するために活用したり、Chatwork上から蓄積しておきたい社内ナレッジなどの情報を簡単にスプレッドシートに保存することが可能です。 ■注意事項 ・Chatwork、スプレッドシートそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。 ・ChatworkのトークルームIDの設定やスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
ChatworkとGoogle スプレッドシートを連携するメリット
1:タスク管理の効率化
タスクの追加・更新がリアルタイムで反映されるので、チームメンバー全員が最新情報を把握することができます。タスクの整理や進捗管理もしやすくなりますね。
例:Chatworkでタスクを作成すると、自動的にGoogle スプレッドシートに反映されるように設定。
これにより、複数人が転記することによるタスクの重複や、誰かがやってくれるだろうと思って後回しにしたことによる漏れが防げます。
必要なデータを簡単に共有・編集できるため、誰でも情報の一元管理ができるようになります。
例:チームメンバーがChatworkで更新したデータが、リアルタイムでGoogle スプレッドシートに反映されるように設定。
手動でタスクを転記する手間がいらないため、顧客対応などの重要な業務に時間を使えます。
Chatworkで探さなくても、Googleスプレッドシートさえ見れば情報を見つけられます。
ChatworkとGoogle スプレッドシートを連携することで、コミュニケーションがスムーズに進みます。
また、Google スプレッドシートの更新忘れによる、情報の行き違いを防げます。
例:Chatworkの特定チャットルームに投稿されたメッセージが、Google スプレッドシートに自動的にログとして保存されるように設定。
素早く情報が共有されることにより、重要なメッセージの見落としがなくなります。
ChatworkとGoogle スプレッドシートを連携してできること
ChatworkとGoogle スプレッドシートのAPIを連携すれば、ChatworkのデータをGoogle スプレッドシートに自動的に連携することが可能です!
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにChatworkとGoogle スプレッドシートの連携を実際に体験できます。
アカウント作成はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください
Chatworkの投稿内容をGoogle スプレッドシートに自動で保存する
このテンプレートを活用すれば、手動でChatworkの情報をGoogle スプレッドシートに追加する手間を省けるため、事務作業の負担を減らし、他の重要な業務に時間を活用することができるようになるでしょう!
また最新情報をチームで確認しやすくなりスピーディーなタスクへの対応も期待できそうです。
■概要 Chatworkの特定のトークルームに投稿された内容をスプレッドシートに自動で保存するフローボットです。 Chatworkをフリープランでご利用されている方が、閲覧期間を過ぎた会話内容を保存するために活用したり、Chatwork上から蓄積しておきたい社内ナレッジなどの情報を簡単にスプレッドシートに保存することが可能です。 ■注意事項 ・Chatwork、スプレッドシートそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。 ・ChatworkのトークルームIDの設定やスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でChatworkに通知する
例えば、人事担当者が社員の入退社日や面接スケジュールをGoogleスプレッドシートで管理している場合、当日のスケジュール情報を自動で通知するといった活用が可能です。
これにより、関係者はスケジュール確認でGoogleスプレッドシートを見に行く手間や、担当者同士で情報を探し回る必要がなくなります。
■概要 Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でChatworkに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Googleスプレッドシートを使用して業務を進めている方 ・イベントの準備スケジュールを管理しているイベントコーディネータ―の方 ・社員の入退社日や面接スケジュールを管理している人事担当者 2.主要なコミュニケーションツールとしてChatworkを使用している方 ・タスクの割り当てに関する連絡をChatworkで行っている方 ・チーム内でChatworkを使用して情報共有を行っているチームメンバーの方 ■このテンプレートを使うメリット Googleスプレッドシートは、シートの共有が手軽にできるためメンバー間とのスケジュール管理に適したツールです。 情報の見落としが発生しないよう、チームメンバーに一括でGoogleスプレッドシートの内容を通知したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。 ■注意事項 ・Googleスプレッドシート、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Googleスプレッドシートのレコード取得は最大10件のため、10件以上取得する場合、「同じ処理を繰り返す」オペレーションが必要となります。 ※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
しかし、都度Googleスプレッドシートを確認する必要があり、情報の見落としが発生する可能性があります。
特定の時刻に一括で通知されるため、メンバー間の情報の見落としを防止することができます。
ChatworkとGoogle スプレッドシートの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にChatworkとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成していきましょう。
今回は、専門知識がなくても直感的に操作できるYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
※今回連携するアプリの公式サイト:Chatwork/Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Chatworkの投稿内容をGoogle スプレッドシートに自動で保存する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要 Chatworkの特定のトークルームに投稿された内容をスプレッドシートに自動で保存するフローボットです。 Chatworkをフリープランでご利用されている方が、閲覧期間を過ぎた会話内容を保存するために活用したり、Chatwork上から蓄積しておきたい社内ナレッジなどの情報を簡単にスプレッドシートに保存することが可能です。 ■注意事項 ・Chatwork、スプレッドシートそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。 ・ChatworkのトークルームIDの設定やスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
ステップ1:マイアプリ連携
Chatworkのマイアプリ登録手順
YoomでChatworkを連携させるために、まずはChatworkにてAPIトークンを設定を参考に、トライしてみましょう。
Chatworkのマイアプリ登録手順は、以下にナビがありますので、こちらを参考に進めてください。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録手順
Google スプレッドシートのマイアプリ登録も同様にナビがありますので、以下を参考にすすめましょう。
ステップ2:テンプレートをコピー
以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーしましょう。
■概要 Chatworkの特定のトークルームに投稿された内容をスプレッドシートに自動で保存するフローボットです。 Chatworkをフリープランでご利用されている方が、閲覧期間を過ぎた会話内容を保存するために活用したり、Chatwork上から蓄積しておきたい社内ナレッジなどの情報を簡単にスプレッドシートに保存することが可能です。 ■注意事項 ・Chatwork、スプレッドシートそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。 ・ChatworkのトークルームIDの設定やスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
「OK」をクリックしたら、コピー完了です。
ステップ3:Chatworkのトリガーを設定
フローボットに戻りましょう。
ここでは、Chatworkを使います。
アプリトリガーの設定をするために、赤線部をクリックします。
以下の画面で、連携するアカウント情報に間違いないか確認したら次に進みましょう。
今回、トリガーアクションはそのまま使用します。
トリガーの起動間隔は任意の時間を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ルームIDも入力バーをクリックして、候補から任意のものを設定します。
設定したら、Chatworkに移動し、トリガーを実行しましょう。
トリガー実行後、Yoomに戻り、テストをしてエラーとならなければ保存しましょう。
ここでは空となってますが、テストが成功するとアウトプット(取得した値)に情報が追加されます。
アウトプット(取得した値)はフローボットが起動する度に、新しい値に変動します。
詳しくはアウトプット(取得した値)についてを確認しましょう。
ステップ4:Google スプレッドシートのアクションを設定
次にアクションを設定していきます。
ここでは、Googleスプレッドシートにレコードを追加するようにします。
赤線部をクリックします。
連携されているアカウントに間違いがないことを確認します。
スプレッドシートID・スプレットシートのタブ名・テーブル範囲は任意のものを設定してください。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Google スプレッドシートにChatworkに情報が追加できていたら保存してください。
ステップ5:動作を確認する
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認してください。
これでフローボットの設定ができました。
今回ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード(無料)
Google スプレッドシートのデータをChatworkに連携したい場合
今回はChatworkの情報をGoogle スプレッドシートへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートからChatworkへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートで行が更新されたらChatworkに通知する
このテンプレートを活用すれば、プログラミング不要でGoogle スプレッドシートの情報をChatworkへ自動通知できます。
これにより、毎回手動で入力する作業の負担を軽減し、手作業によるミスや連絡し忘れといったヒューマンエラーを防止できます。
■概要 Google スプレッドシートで行が更新されたらChatworkに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google スプレッドシートを業務で活用している方 ・チーム内の情報管理を一つのシートで行っている方 ・同時にシートの編集し業務効率をあげたい事務職の方 2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方 ・チーム内の情報共有のために使用しているリーダーの方 ・取引先担当者とのやりとりを担当している営業アシスタント ■このテンプレートを使うメリット Google スプレッドシートは情報の共有を容易に行うことができ、チームプロジェクトにおいて有効的なツールです。 チームの業務進行をより円滑に行いたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
さらにChatworkをコミュニケーションツールとして使用することで、チーム内の活性化につながります。
しかし、Google スプレッドシートの更新の手動通知は、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
Google スプレッドシートの更新を自動でChatworkに通知してくれるため、手作業による手間を省き業務を効率化します。
また更新ごとに自動で通知を行うため、連絡漏れを防ぎます。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してChatworkに送付する
このテンプレートを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している情報が更新されたら、書類を発行してChatworkに送付することが可能です。
これにより、日々の請求書作成と送付業務が改善されるでしょう!
自動的に定型業務を少しでも簡易的にしたいという方におすすめのフローです。
■概要 Google スプレッドシートで管理している顧客情報が更新されるたびに、手作業で見積書や請求書を作成し、Chatworkで共有する業務に手間を感じていませんか。この手作業は、コピー&ペーストによる入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、自動で書類が発行されChatworkに通知されるため、これらの課題を解消し、業務の正確性と速度を向上させます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ChatworkとGoogle スプレッドシートを使った自動化例
Chatworkを使った自動化例
他のデータベースで登録された情報やCMSツールのリード情報をChatworkに通知することが可能です。
■概要
Chatworkに名刺情報が共有されるたび、手作業でSansanに登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか?
特に多くの名刺情報を扱う場合、その作業負荷は無視できません。
このワークフローを活用すれば、Chatworkへの名刺情報投稿をきっかけに、Sansanへの登録を自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新たなコンタクトが登録されると、Chatworkの任意のチャットルームに通知します。
通知するメッセージ内容は自由に設定が可能です。
■設定方法
・HubSpotとChatworkをYoomと連携してください。(マイアプリ連携)
・HubSpotのトリガーで「新規コンタクトが登録されたら」を選択し、連携アカウントを設定してください。
・Chatworkの「Chatworkに通知」オペレーションで、連携アカウント、送信先のルーム、メッセージ内容を設定してください。
・HubSpotから取得したコンタクト情報をメッセージに含めることができます。
・トリガーをONにすると、HubSpotに新規コンタクトが登録された際に、その情報を含む通知が指定したChatworkルームに送信されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Chatworkの投稿先のルームIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Salesforceに新しいリード情報が登録されるたびに、手作業でChatworkに必要な情報をコピー&ペーストして通知するのは手間がかかり、対応の遅れや連絡漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Salesforceへのリード登録をトリガーに、Chatworkへ自動で通知を送信できます。これにより、情報共有と業務の効率化を実現し、営業活動を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
このワークフローでは、音声・映像ファイルから自動的に文字起こしを行い、英語に翻訳してChatworkに通知するプロセスを自動化します。
■設定方法
1.音声ファイルを送信できるフォームを作成します。
2.アップロードされた音声ファイルをAIオペレーションで文字起こしします。
3.「担当者に対応依頼」オペレーションで文字起こしテキストのチェックを依頼します。修正点があれば修正できます。
4.「文章の翻訳」オペレーションで文字起こししたテキストを英語に翻訳します。
5.Chatworkに完成したテキストを送信します。送信先やメッセージ内容は自由に設定いただけます。
■注意事項
・Chatworkと連携設定が必要です。
・翻訳言語やメッセージ内容などは自由に設定してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Google スプレッドシートを使った自動化例
受信したメールの情報をAIを活用して抽出し、Google スプレッドシートへ追加したり、Google スプレッドシートの情報を他のツールに登録することができます。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらBASEに商品情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ECサイト運営者
・BASE上で商品情報を管理しておりGoogle スプレッドシートで商品情報を一括で編集・管理したい方
・新商品追加など商品情報の登録作業を効率化したい方
・手作業による商品情報登録のミスを減らしたい方
2.商品管理担当者
・Google スプレッドシートで商品マスタを管理して、その情報をBASEに反映させたい方
・Google スプレッドシートの使い慣れた操作で商品情報を追加してBASEへの反映を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは商品情報管理に便利なツールですが、Google スプレッドシートで管理している商品情報をBASEなどのECプラットフォームに連携させる作業は、しばしば手作業となり時間と労力を要し商品点数が多い場合などで手作業での登録作業は非効率的です。
このフローを使用することで、Google スプレッドシートの新規行をトリガーに商品情報を自動的にBASEへ登録することができるため、手作業による入力作業が不要になります。これにより業務効率が大幅に改善され人的ミスの軽減にも繋がります。
またBASE上で商品情報が一元管理されるため、在庫管理や受注処理などの販売業務をスムーズに実行できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらBASEに商品情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ECサイト運営者や小売事業者
・Googleスプレッドシートで商品情報を管理してスマレジと連携させたい方
・商品の登録作業を効率化したい方
・手作業による商品情報登録のミスを減らしたい方
2.商品管理担当者
・Googleスプレッドシートの使い慣れた操作で商品情報を一括管理してスマレジに自動反映させたい方
・商品情報登録の手間を削減して他の業務に時間を割きたい方
3.IT担当者
・Googleスプレッドシートとスマレジの連携を自動化して業務効率化を推進したい方
・システム間のデータ連携をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
商品情報管理はECサイト運営において非常に重要な業務ですが、Googleスプレッドシートとスマレジのような異なるシステム間で商品情報を手動で同期するのは、手間やミスの発生など業務効率の低下を招く可能性があります。
このフローを使用することにより、Googleスプレッドシートへの商品情報入力と同時にスマレジへの登録が自動化されるため、手作業による転記作業が不要になり、人的ミスのリスクを軽減して業務効率を大幅に改善することができます。
また商品情報の一元管理が可能になることで在庫状況や販売状況をリアルタイムで把握して迅速な対応も可能となります。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、スマレジのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせや注文情報などを、都度Google スプレッドシートへ手作業でコピー&ペーストしていませんか?
こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、その内容を自動で解析しGoogle スプレッドシートへ追加することが可能で、日々のデータ入力業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると同時に、Google スプレッドシートへ回答内容を自動で追加できます。Google スプレッドシートを用いたデータ管理の自動化を実現し、フォーム回答の集計・管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しい取引情報が登録されるたびに、Google スプレッドシートでリストを作成し、関係者へメールで通知する作業を手動で行っていませんか。このような手作業でメールの送信は、情報の転記ミスや送信漏れが発生しやすく、手間もかかります。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をきっかけに、Google スプレッドシートの作成からGmailなどを利用したメール送信までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで受信するお問い合わせや注文メールを、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか?この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートへ追記するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
ChatworkとGoogle スプレッドシートを連携することで、チームの業務効率を大幅に向上させることができるということが今回体感できたのではないでしょうか?
タスク管理の自動化やリアルタイムでデータ共有できることにより、日々の業務がスムーズに進行します。
「Yoom」を使えばだれでも簡単にアプリ同士を連携することができますね。
集約した結果をもとにレポートを作ることもできますし、データ更新を自動化することにより、手作業のミスや手間を減らすこともできます。
是非、このフローを導入し、チームの生産性を上げたり効率化をしてみましょう。
Q:連携エラーが発生した場合はどうなりますか?
A:
エラーが発生した場合、通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
修正後、再度フローボットを起動してください。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。SlackやChatworkへの通知方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q:特定の条件で投稿を絞り込めますか?
A:
はい。可能です。
分岐のオペレーションを活用することで、特定の条件の会話が開始されたら、フローボットが進むように設定することもできます。
分岐については以下を確認してください。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。