[Yoomとは]

今回ご紹介するテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

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ChatworkとGoogle スプレッドシートを連携する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！

また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

ステップ1:マイアプリ連携

YoomでChatworkを連携させるために、まずはChatworkにてAPIトークンを設定。
こちらを参考に、トライしてみましょう。
できたらYoomの左側、マイアプリ→新規接続→Chatworkをクリックします。

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以下のログイン画面が出るので、お使いの情報でログインしましょう。

以下の内容が出るので、確認して問題なければ許可をクリックしましょう。

次にGmailの連携を行います。
Yoomの左側、マイアプリ→新規接続→Gmailを選択します。
以下の画面が出てきたら確認し、Sign in with Googleをクリック。

ログインを進めていると以下の画面になるので、確認して「続行」を押します。

マイアプリ一覧に追加されたことが確認出来たら、フローの詳細設定に進みます。
以下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2:トリガーを設定

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
フローボットに戻りましょう。
ここでは、Chatworkを使います。
アプリトリガーの設定をするために、赤線部をクリックします。

以下の画面で、連携するアカウント情報に間違いないか確認したら次に進みましょう。
今回、トリガーアクションはそのまま使用します。

トリガーの起動間隔は任意の時間を選択してください。
ルームIDも欄をクリックして、候補から任意のものを設定します。
テストをしてエラーとならなければ保存しましょう。

ステップ3:アクションを設定

次にアクションを設定していきます。
ここでは、Googleスプレッドシートにレコードを追加するようにします。
赤線部をクリックします。

連携されているアカウントに間違いがないことを確認します。
スプレッドシートID・スプレットシートのタブ名・テーブル範囲は任意のものを設定してください。

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次の画面で、追加するレコードの値も任意のものに設定します。
テストして問題なければ、保存しましょう。

ChatworkやGoogle スプレッドシートのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもChatworkやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

ChatworkとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例

Google スプレッドシートの顧客情報を元に請求書を発行してChatworkに送付したり、フォームに回答があったらGoogle スプレッドシートに情報を追加して通知できるフローボットです。
さらに、投稿内容をGoogle スプレッドシートに自動で保存することも可能です。

Chatworkを活用した自動化例

メールを受信したらChatworkに通知する

受信したメールの内容をChatworkの特定のルームに通知します。

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Chatworkのメッセージ内容をデータベースへ追加する

Chatworkで投稿されたメッセージ内容を自動的にデータベースに追加します。

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データベースに情報が登録されたらChatworkに通知する

Google スプレッドシートやkintoneなどに情報が追加されたらSlackに自動で通知します。

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Google スプレッドシートを活用した自動化例

フォームに回答された内容をGoogle スプレッドシートへ登録する

入力フォームへ回答された内容を自動的にGoogle スプレッドシートへ登録します。

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データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加する

kintoneやSalesforceなどに登録した内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

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メールを受信したら、Google スプレッドシートに追加する

受信したメールの内容をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

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ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

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ChatworkとGoogle スプレッドシートを連携するメリット

‍タスク管理の効率化

タスクの追加・更新がリアルタイムで反映されるので、チームメンバー全員が最新情報を把握することができます。タスクの整理や進捗管理もしやすくなりますね。

例：Chatworkでタスクを作成すると、自動的にGoogle スプレッドシートに反映されるように設定。
これにより、複数人が転記することによるタスクの重複や、誰かがやってくれるだろうと思って後回しにしたことによる漏れが防げます。

データ共有の簡便さ

必要なデータを簡単に共有・編集できるため、誰でも情報の一元管理ができるようになります。

例：チームメンバーがChatworkで更新したデータが、リアルタイムでGoogle スプレッドシートに反映されるように設定。
手動でタスクを転記する手間がいらないため、顧客対応などの重要な業務に時間を使えます。
Chatworkで探さなくても、Googleスプレッドシートさえ見れば情報を見つけられます。

コミュニケーションの迅速化

ChatworkとGoogle スプレッドシートを連携することで、コミュニケーションがスムーズに進みます。
また、Google スプレッドシートの更新忘れによる、情報の行き違いを防げます。

例：Chatworkの特定チャットルームに投稿されたメッセージが、Google スプレッドシートに自動的にログとして保存されるように設定。
即座に情報が共有されることにより、重要なメッセージの見落としがなくなります。

まとめ

ChatworkとGoogle スプレッドシートを連携することで、チームの業務効率を大幅に向上させることができるということが今回体感できたのではないでしょうか？
タスク管理の自動化やリアルタイムでデータ共有できることにより、日々の業務がスムーズに進行します。
「Yoom」を使えばだれでも簡単にアプリ同士を連携することができますね。
集約した結果をもとにレポートを作ることもできますし、データ更新を自動化することにより、手作業のミスや手間を減らすこともできます。

是非、このフローを導入し、チームの生産性を上げたり効率化をしてみましょう。