Google スプレッドシートと請求管理ロボを連携して、Google スプレッドシートに行が追加されたら請求管理ロボに請求先を登録する方法

請求管理システムは請求書発行や入金管理をスムーズに行うのに役立ちますが、システムへ請求先を登録するにはどうしても手間がかかってしまいます。特に新規顧客の開拓に力を入れている場合は、登録作業によって他の業務を行う時間が圧迫されてはいないでしょうか。

本記事では、Google スプレッドシートに情報が追加された際に、請求管理ロボの請求先を自動で登録する方法を紹介します。顧客情報や請求情報のデータベースから請求管理ロボに情報を自動で反映できれば、手作業の手間を省き、エラーを減らすことができます。請求業務を効率化し、顧客からの信頼を高めましょう。

Google スプレッドシートと請求管理ロボを連携するメリット

メリット1: 時間の節約

自動化により、手動でのデータ転記が不要になります。これにより、経理担当者は、請求先情報の転記に費やしていた時間で仕訳や掛金のチェックといった重要な業務に集中できます。新規顧客との取引が多い企業では、業務時間の短縮や業務効率の改善、リソースの最適化といった効果が期待できるでしょう。

メリット2: エラーの削減

転記を手作業で行うとヒューマンエラーが発生しやすくなってしまいます。自動化によりデータの一貫性が保たれ、誤入力や登録漏れ、登録忘れのリスクが減少します。正確なデータ管理は、顧客との信頼関係を築くためにも、自社のキャッシュフローを適正に管理するためにも重要です。請求先の登録を誤ると、他の顧客に請求書を送付してしまったり、請求書が届けられず予定日に売掛金を回収できなかったりして、トラブルに発展しかねません。自動化によりエラーリスクを抑え、請求管理をスムーズに行えるようにしましょう。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートと請求管理ロボの連携フローの作り方

それでは、Google スプレッドシートと請求管理ロボの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使って「Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する」業務フローの作成手順をご紹介します。

はじめる前に

1. Google スプレッドシートで顧客情報または請求情報を管理するデータベースを作成しておいてください。
　※下図は一例です。URLの赤枠部分は、スプレッドシートIDとシートIDの参照位置です。

2. Yoomにログインしてください。

3. 以下の「試してみる」ボタンから、Yoomのテンプレートをコピーしてください。

Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.請求先情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方

・バックオフィス業務で請求先の追加を担当している方

・請求先情報を請求管理ロボにも自動で連携したい方

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2.業務で請求管理ロボを活用している方

・請求書発行業務で請求管理ロボを利用している方

・請求先の情報入力を手動で行っている方

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートで請求先情報の管理を行い、他のツールに情報を転記する作業が必要となる場合、手間です。
また、手動による情報の転記はミスの発生リスクを高める可能性があります。

このテンプレートは、Google スプレッドシートで請求先が追加されると請求管理ロボに自動で登録することができます。
請求管理ロボへの登録が自動化されることで、入力ミスのリスクが低減され、業務時間の短縮を図ることが可能です。

また、ツール間の情報が同期されるため、請求書発行の業務をスムーズに進めることができます。

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■注意事項

・Google スプレッドシート、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1: Google スプレッドシートと請求管理ロボのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Google スプレッドシートと請求管理ロボをそれぞれ選択し、アプリを連携します。
　※下図は請求管理ロボの連携画面です。アクセスキーの発行については、こちらの公式ヘルプ記事を参考にしてください。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.請求先情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方

・バックオフィス業務で請求先の追加を担当している方

・請求先情報を請求管理ロボにも自動で連携したい方

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2.業務で請求管理ロボを活用している方

・請求書発行業務で請求管理ロボを利用している方

・請求先の情報入力を手動で行っている方

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートで請求先情報の管理を行い、他のツールに情報を転記する作業が必要となる場合、手間です。
また、手動による情報の転記はミスの発生リスクを高める可能性があります。

このテンプレートは、Google スプレッドシートで請求先が追加されると請求管理ロボに自動で登録することができます。
請求管理ロボへの登録が自動化されることで、入力ミスのリスクが低減され、業務時間の短縮を図ることが可能です。

また、ツール間の情報が同期されるため、請求書発行の業務をスムーズに進めることができます。

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■注意事項

・Google スプレッドシート、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

ステップ2: Google スプレッドシートの行が追加された時に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：行が追加されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　欄下の注記を参考にして各項目の入力・選択を行ってから、「テスト」をクリックしてください。
　※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
　※下図は入力例です。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: 請求管理ロボの請求先を登録するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：請求先を登録・更新」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　各欄下部の注記を参考に、各項目の入力・選択をしてください。
　※ステップ2で取得したアウトプットを使用できます。
　※下図は項目の一部であり、入力されたアウトプットは設定例です。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: Google スプレッドシートに登録で得た情報を追加するアクションの設定

※当アクションでは、請求管理ロボの登録時に取得した情報や登録日をGoogle スプレッドシートに追記できます。

1. フローボットの「データベースを操作する レコードを更新する」を選択します。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。

3. 「次へ」をクリックします。

4. データベース操作の詳細設定を行います。
　条件と更新後の値を、これまで取得したアウトプット情報を活用して入力してください。
　※下図は入力例です。項目は一部省略しています。

　※下図はアウトプットの参照例です。

　※登録日を追記したい場合、日付変数をご利用ください。アウトプットの右側の「日付」から、対象としたい日付(または日時)と表記を選択できます。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する」フローの完成です。

Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.請求先情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方

・バックオフィス業務で請求先の追加を担当している方

・請求先情報を請求管理ロボにも自動で連携したい方

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2.業務で請求管理ロボを活用している方

・請求書発行業務で請求管理ロボを利用している方

・請求先の情報入力を手動で行っている方

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートで請求先情報の管理を行い、他のツールに情報を転記する作業が必要となる場合、手間です。
また、手動による情報の転記はミスの発生リスクを高める可能性があります。

このテンプレートは、Google スプレッドシートで請求先が追加されると請求管理ロボに自動で登録することができます。
請求管理ロボへの登録が自動化されることで、入力ミスのリスクが低減され、業務時間の短縮を図ることが可能です。

また、ツール間の情報が同期されるため、請求書発行の業務をスムーズに進めることができます。

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■注意事項

・Google スプレッドシート、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。

1. Google スプレッドシートで行が追加された際に、Google Chatに通知するフローです。データベースの追加情報をチャットツールで自動通知することで、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。この連携により、重要な情報の把握漏れを防ぎましょう。

Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートに新しい情報が追加されるたびに、手動で内容を確認してGoogle Chatでチームに共有する作業は、手間がかかる上に通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定のシートに行が追加されたことをトリガーに、指定した内容をGoogle Chatへ自動で通知できます。これにより、情報共有がスムーズになり、手作業による負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで進捗管理を行い、更新の都度Google Chatで通知している方
• Googleフォームの回答が蓄積されるスプレッドシートの更新を、スムーズに共有したい方
• 手作業による通知業務を自動化し、情報共有の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに自動で通知が実行されるため、これまで手動での共有作業にかかっていた時間を削減できます。
• 人の手による通知の漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の仕組みを構築できます。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、Google ChatとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 3.最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、スプレッドシートで追加された行の情報を基に通知内容を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、監視するテーブル範囲を任意で指定できます。
• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペース（通知先）を自由に設定可能です。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したスプレッドシートの各列の情報を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 

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2. Google スプレッドシートで行が追加された際に、ジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報を追加するフローです。顧客情報データベースの情報をワークフローシステムに自動反映することで、契約書や見積書への押印申請など、顧客に関係する申請をスムーズに行えます。

Google スプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報を追加する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理している取引先情報を、都度ジョブカン経費精算・ワークフローに手作業で登録するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。

このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、ジョブカン経費精算・ワークフローへ取引先情報が自動で登録されるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで管理している取引先情報を、手作業でジョブカン経費精算・ワークフローに登録している方
• 取引先情報の登録作業を自動化し、経理やバックオフィス業務の効率化を目指している方
• 手入力による登録ミスや漏れをなくし、正確なデータ管理を実現したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーとして、自動で取引先情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「取引先を登録」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名を任意で設定してください。
• ジョブカン経費精算・ワークフローのオペレーション設定では、スプレッドシートから取得した値を引用し、取引先名や住所などの各フィールドに自由に設定が可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
• ジョブカン経費精算・ワークフローの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくはジョブカン経費精算/ワークフローの「無料プランで利用する」ページをご参照ください。

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3. Google スプレッドシートで行が追加された際に、Zoho CRMで取引先を作成するフローです。顧客情報データベースの情報がZoho CRMに自動で同期されるため、転記の手間が省け、対象顧客の案件管理をスムーズに始められます。

Google スプレッドシートで行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで顧客リストなどを管理しているものの、Zoho CRMへの手入力による二重登録や転記作業に手間を感じていませんか。手作業によるデータ入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。

このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Zoho CRMに取引先情報を自動で作成することが可能になり、データ登録に関する業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとZoho CRMを併用して顧客情報を管理している営業担当者の方
• CRMへのデータ入力を自動化し、営業活動の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
• 手作業によるデータ移行での入力ミスや対応漏れを未然に防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されると自動でZoho CRMに取引先が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとZoho CRMをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでZoho CRMの「取引先を作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報をマッピングします
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたいスプレッドシートやシートを任意で設定してください
• Zoho CRMで取引先を作成するオペレーションでは、Google スプレッドシートから取得した値を引用し、取引先名などの各フィールドへ自由にマッピングしてください

■注意事項

・Google スプレッドシート、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

詳細を見る 試してみる

まとめ

Google スプレッドシートと請求管理ロボの連携によって、請求先の登録を自動化できます。データベースに一度登録した情報を同期することで、転記の手間を省き、エラーの発生リスクを抑えられます。情報を正確かつ迅速に登録し、請求業務をスムーズに進めましょう。Yoomを活用すれば、簡単に連携設定ができるため、ぜひこの機会にお試しください。