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請求管理システムは請求書発行や入金管理をスムーズに行うのに役立ちますが、システムへ請求先を登録するにはどうしても手間がかかってしまいます。特に新規顧客の開拓に力を入れている場合は、登録作業によって他の業務を行う時間が圧迫されてはいないでしょうか。
本記事では、Google スプレッドシートに情報が追加された際に、請求管理ロボの請求先を自動で登録する方法を紹介します。顧客情報や請求情報のデータベースから請求管理ロボに情報を自動で反映できれば、手作業の手間を省き、エラーを減らすことができます。請求業務を効率化し、顧客からの信頼を高めましょう。
自動化により、手動でのデータ転記が不要になります。これにより、経理担当者は、請求先情報の転記に費やしていた時間で仕訳や掛金のチェックといった重要な業務に集中できます。新規顧客との取引が多い企業では、業務時間の短縮や業務効率の改善、リソースの最適化といった効果が期待できるでしょう。
転記を手作業で行うとヒューマンエラーが発生しやすくなってしまいます。自動化によりデータの一貫性が保たれ、誤入力や登録漏れ、登録忘れのリスクが減少します。正確なデータ管理は、顧客との信頼関係を築くためにも、自社のキャッシュフローを適正に管理するためにも重要です。請求先の登録を誤ると、他の顧客に請求書を送付してしまったり、請求書が届けられず予定日に売掛金を回収できなかったりして、トラブルに発展しかねません。自動化によりエラーリスクを抑え、請求管理をスムーズに行えるようにしましょう。
[Yoomとは]
それでは、Google スプレッドシートと請求管理ロボの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って「Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する」業務フローの作成手順をご紹介します。
1. Google スプレッドシートで顧客情報または請求情報を管理するデータベースを作成しておいてください。
※下図は一例です。URLの赤枠部分は、スプレッドシートIDとシートIDの参照位置です。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下の「試してみる」ボタンから、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求先情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方
・バックオフィス業務で請求先の追加を担当している方
・請求先情報を請求管理ロボにも自動で連携したい方
2.業務で請求管理ロボを活用している方
・請求書発行業務で請求管理ロボを利用している方
・請求先の情報入力を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートで請求先情報の管理を行い、他のツールに情報を転記する作業が必要となる場合、手間です。
また、手動による情報の転記はミスの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで請求先が追加されると請求管理ロボに自動で登録することができます。
請求管理ロボへの登録が自動化されることで、入力ミスのリスクが低減され、業務時間の短縮を図ることが可能です。
また、ツール間の情報が同期されるため、請求書発行の業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Google スプレッドシートと請求管理ロボをそれぞれ選択し、アプリを連携します。
※下図は請求管理ロボの連携画面です。アクセスキーの発行については、こちらの公式ヘルプ記事を参考にしてください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求先情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方
・バックオフィス業務で請求先の追加を担当している方
・請求先情報を請求管理ロボにも自動で連携したい方
2.業務で請求管理ロボを活用している方
・請求書発行業務で請求管理ロボを利用している方
・請求先の情報入力を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートで請求先情報の管理を行い、他のツールに情報を転記する作業が必要となる場合、手間です。
また、手動による情報の転記はミスの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで請求先が追加されると請求管理ロボに自動で登録することができます。
請求管理ロボへの登録が自動化されることで、入力ミスのリスクが低減され、業務時間の短縮を図ることが可能です。
また、ツール間の情報が同期されるため、請求書発行の業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：行が追加されたら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
欄下の注記を参考にして各項目の入力・選択を行ってから、「テスト」をクリックしてください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
※下図は入力例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：請求先を登録・更新」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
各欄下部の注記を参考に、各項目の入力・選択をしてください。
※ステップ2で取得したアウトプットを使用できます。
※下図は項目の一部であり、入力されたアウトプットは設定例です。
※下図はアウトプットの参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
※当アクションでは、請求管理ロボの登録時に取得した情報や登録日をGoogle スプレッドシートに追記できます。
1. フローボットの「データベースを操作する レコードを更新する」を選択します。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
条件と更新後の値を、これまで取得したアウトプット情報を活用して入力してください。
※下図は入力例です。項目は一部省略しています。
※下図はアウトプットの参照例です。
※登録日を追記したい場合、日付変数をご利用ください。アウトプットの右側の「日付」から、対象としたい日付(または日時)と表記を選択できます。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する」フローの完成です。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求先情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方
・バックオフィス業務で請求先の追加を担当している方
・請求先情報を請求管理ロボにも自動で連携したい方
2.業務で請求管理ロボを活用している方
・請求書発行業務で請求管理ロボを利用している方
・請求先の情報入力を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートで請求先情報の管理を行い、他のツールに情報を転記する作業が必要となる場合、手間です。
また、手動による情報の転記はミスの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで請求先が追加されると請求管理ロボに自動で登録することができます。
請求管理ロボへの登録が自動化されることで、入力ミスのリスクが低減され、業務時間の短縮を図ることが可能です。
また、ツール間の情報が同期されるため、請求書発行の業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. Google スプレッドシートで行が追加された際に、Google Chatに通知するフローです。データベースの追加情報をチャットツールで自動通知することで、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。この連携により、重要な情報の把握漏れを防ぎましょう。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・一つのシートを同時に編集したい総務部の方
2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内コミュニケーションとして使用している各部門の方
・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートを使用して一箇所でデータを管理することは、チームの情報共有の手段として有効です。
さらにGoogle Chatを利用して情報の共有を行うことでチームが活性化させることができます。
しかし、Google スプレッドシートへの情報の手動通知は、貴重な時間を浪費することになります。
Google スプレッドシートの情報の追加をすぐに周知させたいと考える方にこのフローは適しています。
内容の追加と同時にGoogle Chatへ通知を送付することで、チーム内へ素早い情報共有を行います。
またGoogle スプレッドシートの内容を引用して通知するため、手入力による手間を省きます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
2. Google スプレッドシートで行が追加された際に、ジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報を追加するフローです。顧客情報データベースの情報をワークフローシステムに自動反映することで、契約書や見積書への押印申請など、顧客に関係する申請をスムーズに行えます。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う総務部の方
・情報の共有速度を上げ、常に最新情報をチームで共有したいチームの責任者
2.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している方
・経費の処理にワークフローを活用する経理担当
・申請の進捗状況を確認し漏れを防ぎたい部門長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは編集の履歴を確認できるため、情報の透明性を高く保つために有効的なツールです。
またジョブカン経費精算・ワークフローを業務に使用することでタスクが可視化され、チーム全体への情報の共有を効率的に行います。
しかしGoogleスプレッドシートでデータの追加があった際、改めてジョブカン経費精算・ワークフローへ手入力することは、情報の伝達ミスを招くリスクがあります。
業務で使用する情報の正確性を高く保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートへ情報登録後、自動でジョブカン経費精算・ワークフローへ取引先情報を作成することで、登録内容の精度を保ちます。
手作業でかかっていた時間を他の業務に時間を使うことができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
3. Google スプレッドシートで行が追加された際に、Zoho CRMで取引先を作成するフローです。顧客情報データベースの情報がZoho CRMに自動で同期されるため、転記の手間が省け、対象顧客の案件管理をスムーズに始められます。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Zoho CRMを活用した取引管理を行う企業
・顧客管理に使用している総務担当者
・案件の進捗状況を把握するために使用している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは追加した内容がすぐに反映されるため、素早い情報共有を行うために有効的なツールです。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を手動でZoho CRMに再入力するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
作業効率を上げるために手入力をなるべく減らしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに行が追加されたら、自動で追加された内容を引用してZoho CRMに取引先を追加するため、手作業を省くことができます。
また引用された内容を反映することができるため、情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートと請求管理ロボの連携によって、請求先の登録を自動化できます。データベースに一度登録した情報を同期することで、転記の手間を省き、エラーの発生リスクを抑えられます。情報を正確かつ迅速に登録し、請求業務をスムーズに進めましょう。Yoomを活用すれば、簡単に連携設定ができるため、ぜひこの機会にお試しください。
