2024/07/04
アプリ同士の連携方法

【ノーコードで業務効率アップ!】GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携して、スケジュール管理を効率化してみた!

a.fukuyama

目次

スケジュールをGoogleカレンダーにまとめたいけど、一つずつ登録するのは大変ですよね。
そんな面倒事は自動化してしまいましょう!

GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携する方法をご紹介します!

このブログをおすすめする方

  • 複数のGoogleツールでスケジュール管理を効率化したいと考えている方
  • GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーでチームの情報共有を円滑にしたい方
  • 予定の二重登録や入力漏れを防ぎたい企業の担当者
  • ノーコードで手軽にアプリ連携を始めたいと考えている方
  • 業務効率化を目指す企業やプロジェクト管理担当者

GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携するメリットと利用シーン

1. スケジュールの一元管理による作業負担の軽減

Googleスプレッドシートに入力した予定がGoogleカレンダーに自動で反映されることで、スケジュールの一元管理が実現します。

例えば、会議室の予約やプロジェクトの進捗スケジュールをGoogleスプレッドシートで管理する場合、各予定がGoogleカレンダーにも登録されるため、ツールを切り替えての入力作業が不要になります。これにより、スケジュール管理の手間が減り、他の業務に集中する時間を増やせるでしょう。

2. チーム内でのスムーズな情報共有と調整

Googleスプレッドシートで作成されたスケジュールがGoogleカレンダーにも共有されるため、チームメンバー全員が同じ予定を把握しやすくなります。
特に、リモートワークや複数拠点で働くメンバー間でのスケジュール共有に効果的で、スケジュール調整がスムーズに進みます。これにより、情報の行き違いを防ぎ、チームの連携強化につながるでしょう。

3. 新しい予定の入力による管理負担の削減

Googleスプレッドシートに予定を追加するだけで、Googleカレンダーに自動で登録されるため、個別のカレンダー入力作業が不要となります。Googleスプレッドシートでのスケジュール追加がGoogleカレンダーにも反映されることで、手間を減らしつつ正確な予定管理が可能です。
特に定期的に新しい予定が増える業務環境において、効率的なスケジュール管理が実現するでしょう。

ノーコードツール「Yoom」を用いた各アプリの連携例

基本編:Googleスプレッドシートに記載された予定をGoogleカレンダーに登録する

Yoomを使うと、ノーコードでGoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携できます。
今回はGoogleスプレッドシートとYoomのデータベースを連携し、Googleスプレッドシートの予定が新規作成されたらGoogleカレンダーに予定を登録するフローを作成します。
それではフローボットの作成手順をみていきましょう!

事前準備

■アプリ登録

1.GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーのアプリ登録を行います。
Yoomのアカウントを取得しログインしたら、「マイアプリ登録」から「新規作成」をクリックします。

2.登録するアプリを選択し、使用するアカウントでログインします。
GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーどちらも登録してください。

3.登録できると、マイアプリにアイコンが表示されます。

■GoogleスプレッドシートとYoomデータベースの連携

1.Googleスプレッドシートを作成します。
今回は例として会議室予約管理用のシートを準備し、「番号、日付、開始時間、終了時間、予定名、場所、備考」の項目を用意しました。

2.任意のプロジェクトを選択し、データベースの+ボタンから「空のデータベースを作成する」をクリックします。

3.空のデータベースが作成されるので任意のタイトルを入力し「データコネクト」をから「Googleスプレッドシート」を選択します。

実行アクションはプルダウンから「レコード情報の一覧を取得する」を選択し、次へ進みます。

4.スプレッドシートID、シート名、範囲欄はスプレッドシートに合わせて設定します。
今回は事前に作成したスプレッドシート「会議室予約管理」を選択しました。

5.データベース表示項目欄はデータベースと連携する項目をすべてクリックし、画像のように表示させます。
値が一意となる項目欄は値が重複しない項目を選ぶ必要があるので、今回は「番号」を選択しました。
同期頻度設定欄は任意の値をプルダウンから選び、データベーストリガー起動設定をONにして連携してください。

4.データベース表示項目欄で選択したものが表示できたら、Googleスプレッドシートとデータベースの連携完了です!

それではフローボットを作成しましょう!

フローボットの作成手順

■プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の「+」からプロジェクトの新規登録を行います。プロジェクト名は任意で設定してください。

2.フローボットの「+新規作成」をクリックし「はじめから作成」または「テンプレートギャラリーから作成」のどちらかを選択します。
今回は「はじめから作成」を選択しました。

■トリガー設定

1.フローボットの任意のタイトルと説明文を入力し、トリガーから「データベースで特定のイベントが発生したとき」を選択します。

2.任意のトリガータイトルを入力し、実行アクション欄はプルダウンから「新規作成されたら」を選択します。

3.データベースの連携項目では事前に準備したデータベースを設定します。
プロジェクト欄はデータベース保存先のプロジェクト名を選択します。

データベース欄はデータベースのタイトルを選択します。

テーブルはデータベースの連携するテーブルを選択します。ここまで設定できたら次へ進みます。

4.選択する項目がないためこのまま保存します。

■Googleカレンダーの設定

1.「+」をクリックし、「アプリと連携する」から「Googleカレンダー」を選択します。

Type image capt

2.任意のタイトルを入力して、アクション欄はプルダウンから「予定を作成」を選択し次へ進みます。

3.カレンダーに予定として登録する情報を設定していきます。
カレンダーIDはGoogleカレンダーに設定しているメールアドレスを入力します。

予定のタイトル欄はレコードが新規作成されたらの「予定名」を選択します。
{{予定名}}と表示されていればOKです。

これより下も同じやり方で設定していきます!
以下の通り選択します。

予定の開始日:「日付」
予定の開始時間:「開始時間」
予定の終了日:「日付」
予定の終了時間:「終了時間」
なお、予定の説明欄は任意で設定してください。

今回は固定文として「場所:」「詳細:」を手打ちし、変動部分はクリックしてレコードが新規作成されたらの「場所」「備考」を選択しています。
{{場所}}{{備考}}と表示されているのでOKです。

4.テスト・保存できたら、フローボット完成です!

テスト

正しく連携できているか試してみましょう!

1.トリガーをONにします。

2.事前準備で作成したデータベースを開き、データコネクト部分の項目名のどれか(日付等)をクリックして「値を更新する」を選択します。
更新が完了するとフローボットが稼働し、取得したレコードから順番に予定を作成します。
※更新完了まで多少時間がかかります。
※今回は手動更新をしていますが、更新頻度を時間間隔で設定している場合はその時間を迎えると自動更新されます。

3.連携したGoogleカレンダーを開くと、データベースの予定が登録されたことが確認できました。

その他のGoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを使った自動化の例

ここまでGoogleスプレッドシートの予定をGoogleカレンダーに登録する方法をご紹介してきましたが、Yoomを使うといろいろな業務を自動化できます。
まず、今回説明した流れとは反対のフローとしてGoogleカレンダーの予定をGoogleスプレッドシートに転記することも可能です。

次にフォームと併せて、顧客情報の登録とカレンダーの登録、両方を行うフローボットです。
今まで時間をかけてやっていた作業を省いて、業務が効率化できそうです。

最後にGoogleカレンダーに登録されている予定を更新するフローを紹介します。
こちらはGaroonとGoogleカレンダーを使用したフローボットです。

まとめ

今回は「Googleスプレッドシートに記載された予定をGoogleカレンダーに登録する」フローを作成しました。
こちらの連携を活用すれば、スケジュール調整の時間短縮や入力ミス防止といった業務効率化が図れます。
スケジュール管理の手間をなくすことで、他の業務に時間を使えますね!

Yoomならノーコードで様々なアプリを連携できます。
自分好みのカスタマイズで業務効率化を実現しましょう!

この記事を書いた人
a.fukuyama
今年の3月末まで会社員でした! 現在は、Yoomの一員としてブログ執筆をしています。
タグ
自動化
Google スプレッドシート
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