【ノーコードで業務効率アップ！】Google スプレッドシートとGoogleカレンダーを連携して、スケジュール管理を効率化してみた！

フローボットの作成手順

■プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の「+」からプロジェクトの新規登録を行います。プロジェクト名は任意で設定してください。

2.フローボットの「+新規作成」をクリックし「はじめから作成」または「テンプレートギャラリーから作成」のどちらかを選択します。
今回は「はじめから作成」を選択しました。

■トリガー設定

1.フローボットの任意のタイトルと説明文を入力し、トリガーから「データベースで特定のイベントが発生したとき」を選択します。

2.任意のトリガータイトルを入力し、実行アクション欄はプルダウンから「新規作成されたら」を選択します。

3.データベースの連携項目では事前に準備したデータベースを設定します。
プロジェクト欄はデータベース保存先のプロジェクト名を選択します。

データベース欄はデータベースのタイトルを選択します。

テーブルはデータベースの連携するテーブルを選択します。ここまで設定できたら次へ進みます。

4.選択する項目がないためこのまま保存します。

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■Googleカレンダーの設定

1.「+」をクリックし、「アプリと連携する」から「Googleカレンダー」を選択します。

2.任意のタイトルを入力して、アクション欄はプルダウンから「予定を作成」を選択し次へ進みます。

3.カレンダーに予定として登録する情報を設定していきます。
カレンダーIDはGoogleカレンダーに設定しているメールアドレスを入力します。

予定のタイトル欄はレコードが新規作成されたらの「予定名」を選択します。

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これより下も同じやり方で設定していきます！
以下の通り選択します。

予定の開始日時：「日付」「開始時間」
予定の終了日時：「日付」「終了時間」
なお、予定の説明欄は任意で設定してください。

今回は固定文として「場所：」「詳細：」を手打ちし、変動部分はクリックしてレコードが新規作成されたらの「場所」「備考」を選択しています。

4.テスト・保存できたら、フローボット完成です！

テスト

正しく連携できているか試してみましょう！

1.トリガーをONにします。

2.事前準備で作成したデータベースを開き、データコネクト部分の項目名のどれか（日付等）をクリックして「値を更新する」を選択します。
更新が完了するとフローボットが稼働し、取得したレコードから順番に予定を作成します。
※更新完了まで多少時間がかかります。
※今回は手動更新をしていますが、更新頻度を時間間隔で設定している場合はその時間を迎えると自動更新されます。

3.連携したGoogleカレンダーを開くと、データベースの予定が登録されたことが確認できました。

更に自動化するには

Yoomにはあらゆるアプリに通知を行うことができる通知機能を始め、メールの受信をトリガーとする機能などが備わっています。

転記が完了したらYoomの完了通知機能を使って確認しよう

Yoomでは転記が完了したことを逐一メールやチャットで通知することが可能です。デフォルトではOFFになっているのでONにすることでフローの完了時に通知がされるようになります。転記がされたことを確認して予約完了のお礼や確認の連絡を実施したい場合に便利です。また、さらにアプリオペレーションを接続することで任意の普段利用しているチャットサービスに通知することが可能で、メンションや追加情報などの細かい設定も柔軟に作ることができます。

フローボット作成ページの右上３点リーダより「ワークフローの完了を通知」をONにします。

アプリとの連携を更に追加することで、普段使ってるコミュニケーションツールに通知をすることが可能です。

メールの受信をトリガーとして起動する

Yoomにはメールトリガー機能というメールの受け取りをトリガーとしてフローボットを起動する機能があります。

これを利用することで。ことで。「タイトルに〇〇を含むメールを受け取ったら起動する」といったフローの構築が可能になります。今回紹介したGoogleフォームとは異なる予約導線を利用されている場合にはこのメールトリガー機能を活用することで、今回紹介した予定管理の自動化を実現することができるかもしれません。Yoomでは正規表現や機械学習を利用してメール内容を解析することも可能なので是非検討してみてください。

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Google スプレッドシートやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやGoogleカレンダーのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Google スプレッドシートとGoogleカレンダーを連携した自動化例

Googleカレンダーの予定一覧を取得して、Google スプレッドシートに転記したり、Google スプレッドシートのレコードが更新されたらGoogleカレンダーの予定も更新したりする連携も可能です。
また、Googleカレンダーで予定が作成されたらGoogle スプレッドシートに追加することもできます。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで行が追加されたことをSlackやDiscordなどに自動で通知します。

メールで受け取った内容をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取った内容をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

Google スプレッドシートで行が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

Googleカレンダーを活用した自動化例

フォームで送信された内容をもとにGoogleカレンダーに予定を追加する

GoogleフォームやHubSpotのフォームなどで送信された内容をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で追加します。

GoogleカレンダーとZoomを連携させる

‍Googleカレンダーに予定が作成されたらZoomでミーティングを自動作成したり、作成したリンクをGoogleカレンダーに自動で追加したりできます。
また、終了したミーティングのリンクをGoogleカレンダーに自動で追加することもできます。

タスク管理アプリに課題が登録されたらGoogleカレンダーに予定を追加する

AsanaやTrelloなどに課題が登録されたら、Googleカレンダーに自動で予定を追加します。

Google スプレッドシートとGoogleカレンダーを連携するメリットと利用シーン

1. スケジュールの一元管理による作業負担の軽減‍

Google スプレッドシートに入力した予定がGoogleカレンダーに自動で反映されることで、スケジュールの一元管理が実現します。

例えば、会議室の予約やプロジェクトの進捗スケジュールをGoogle スプレッドシートで管理する場合など、各予定がGoogleカレンダーにも登録されるため、ツールを切り替えての入力作業が不要になります。これにより、スケジュール管理が効率化しそうですね。

2. チーム内でのスムーズな情報共有と調整‍

Google スプレッドシートで作成されたスケジュールがGoogleカレンダーにも共有されるため、チームメンバー全員が同じ予定を把握しやすくなります。
特に、リモートワークや複数拠点で働くメンバー間でのスケジュール共有に効果的で、スケジュール調整がスムーズになるはずです。また、これにより情報の行き違いを防ぎやすくなり、チームの連携も強化できるのではないでしょうか。

3. 新しい予定の入力による管理負担の削減‍

Google スプレッドシートに予定を追加するだけで、Googleカレンダーにも自動で登録されるので、個別のカレンダーへの入力作業が不要になります。そのため、手間を減らしつつ正確な予定管理が可能になるのではないでしょうか。
特に定期的に新しい予定が増える業務環境において、効率的にスケジュール管理ができそうですね。

まとめ

今回は「Google スプレッドシートに追加された予定をGoogleカレンダーに登録する」フローを作成しました。
こちらの連携を活用すれば、スケジュール調整にかかる時間を短縮し、入力ミスも削減できます。
スケジュール管理の手間を減らすことで、他の業務に使える時間を増やせるはずです！

Yoomならノーコードで様々なアプリを連携できます。
自分好みのカスタマイズで業務効率化を実現しましょう！