【ノーコードで業務効率アップ！】GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携して、スケジュール管理を効率化してみた！

事前準備

■アプリ登録

1.GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーのアプリ登録を行います。
Yoomのアカウントを取得しログインしたら、「マイアプリ登録」から「新規作成」をクリックします。

2.登録するアプリを選択し、使用するアカウントでログインします。
GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーどちらも登録してください。

3.登録できると、マイアプリにアイコンが表示されます。

■GoogleスプレッドシートとYoomデータベースの連携

1.Googleスプレッドシートを作成します。
今回は例として会議室予約管理用のシートを準備し、「番号、日付、開始時間、終了時間、予定名、場所、備考」の項目を用意しました。

2.任意のプロジェクトを選択し、データベースの+ボタンから「空のデータベースを作成する」をクリックします。

3.空のデータベースが作成されるので任意のタイトルを入力し「データコネクト」をから「Googleスプレッドシート」を選択します。

実行アクションはプルダウンから「レコード情報の一覧を取得する」を選択し、次へ進みます。

4.スプレッドシートID、シート名、範囲欄はスプレッドシートに合わせて設定します。
今回は事前に作成したスプレッドシート「会議室予約管理」を選択しました。

5.データベース表示項目欄はデータベースと連携する項目をすべてクリックし、画像のように表示させます。
値が一意となる項目欄は値が重複しない項目を選ぶ必要があるので、今回は「番号」を選択しました。
同期頻度設定欄は任意の値をプルダウンから選び、データベーストリガー起動設定をONにして連携してください。

4.データベース表示項目欄で選択したものが表示できたら、Googleスプレッドシートとデータベースの連携完了です！

それではフローボットを作成しましょう！

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フローボットの作成手順

■プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の「+」からプロジェクトの新規登録を行います。プロジェクト名は任意で設定してください。

2.フローボットの「+新規作成」をクリックし「はじめから作成」または「テンプレートギャラリーから作成」のどちらかを選択します。
今回は「はじめから作成」を選択しました。

■トリガー設定

1.フローボットの任意のタイトルと説明文を入力し、トリガーから「データベースで特定のイベントが発生したとき」を選択します。

2.任意のトリガータイトルを入力し、実行アクション欄はプルダウンから「新規作成されたら」を選択します。

3.データベースの連携項目では事前に準備したデータベースを設定します。
プロジェクト欄はデータベース保存先のプロジェクト名を選択します。

データベース欄はデータベースのタイトルを選択します。

テーブルはデータベースの連携するテーブルを選択します。ここまで設定できたら次へ進みます。

4.選択する項目がないためこのまま保存します。

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■Googleカレンダーの設定

1.「+」をクリックし、「アプリと連携する」から「Googleカレンダー」を選択します。

2.任意のタイトルを入力して、アクション欄はプルダウンから「予定を作成」を選択し次へ進みます。

3.カレンダーに予定として登録する情報を設定していきます。
カレンダーIDはGoogleカレンダーに設定しているメールアドレスを入力します。

予定のタイトル欄はレコードが新規作成されたらの「予定名」を選択します。
{{予定名}}と表示されていればOKです。
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これより下も同じやり方で設定していきます！
以下の通り選択します。

予定の開始日：「日付」
予定の開始時間：「開始時間」
予定の終了日：「日付」
予定の終了時間：「終了時間」
なお、予定の説明欄は任意で設定してください。

今回は固定文として「場所：」「詳細：」を手打ちし、変動部分はクリックしてレコードが新規作成されたらの「場所」「備考」を選択しています。
{{場所}}{{備考}}と表示されているのでOKです。

4.テスト・保存できたら、フローボット完成です！

テスト

正しく連携できているか試してみましょう！

1.トリガーをONにします。

2.事前準備で作成したデータベースを開き、データコネクト部分の項目名のどれか（日付等）をクリックして「値を更新する」を選択します。
更新が完了するとフローボットが稼働し、取得したレコードから順番に予定を作成します。
※更新完了まで多少時間がかかります。
※今回は手動更新をしていますが、更新頻度を時間間隔で設定している場合はその時間を迎えると自動更新されます。

3.連携したGoogleカレンダーを開くと、データベースの予定が登録されたことが確認できました。

更に自動化するには

Yoomにはあらゆるアプリに通知を行うことができる通知機能を始め、メールの受信をトリガーとする機能などが備わっています。

転記が完了したらYoomの完了通知機能を使って確認しよう

Yoomでは転記が完了したことを逐一メールやチャットで通知することが可能です。デフォルトではOFFになっているのでONにすることでフローの完了時に通知がされるようになります。転記がされたことを確認して予約完了のお礼や確認の連絡を実施したい場合に便利です。また、さらにアプリオペレーションを接続することで任意の普段利用しているチャットサービスに通知することが可能で、メンションや追加情報などの細かい設定も柔軟に作ることができます。

フローボット作成ページの右上３点リーダより「ワークフローの完了を通知」をONにします。

アプリとの連携を更に追加することで、普段使ってるコミュニケーションツールに通知をすることが可能です。

メールの受信をトリガーとして起動する

Yoomにはメールトリガー機能というメールの受け取りをトリガーとしてフローボットを起動する機能があります。

これを利用することで。ことで。「タイトルに〇〇を含むメールを受け取ったら起動する」といったフローの構築が可能になります。今回紹介したGoogleフォームとは異なる予約導線を利用されている場合にはこのメールトリガー機能を活用することで、今回紹介した予定管理の自動化を実現することができるかもしれません。Yoomでは正規表現や機械学習を利用してメール内容を解析することも可能なので是非検討してみてください。

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その他のGoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを使った自動化の例

ここまでGoogleスプレッドシートの予定をGoogleカレンダーに登録する方法をご紹介してきましたが、Yoomを使うといろいろな業務を自動化できます。
まず、今回説明した流れとは反対のフローとしてGoogleカレンダーの予定をGoogleスプレッドシートに転記することも可能です。

次にフォームと併せて、顧客情報の登録とカレンダーの登録、両方を行うフローボットです。
今まで時間をかけてやっていた作業を省いて、業務が効率化できそうです。

最後にGoogleカレンダーに登録されている予定を更新するフローを紹介します。
こちらはGaroonとGoogleカレンダーを使用したフローボットです。

まとめ

今回は「Googleスプレッドシートに記載された予定をGoogleカレンダーに登録する」フローを作成しました。
こちらの連携を活用すれば、スケジュール調整の時間短縮や入力ミス防止といった業務効率化が図れます。
スケジュール管理の手間をなくすことで、他の業務に時間を使えますね！

Yoomならノーコードで様々なアプリを連携できます。
自分好みのカスタマイズで業務効率化を実現しましょう！