2024/07/04
アプリ同士の連携方法

【ノーコードで業務効率アップ!】GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携して、スケジュール管理を効率化してみた!

a.fukuyama

目次

スケジュールをGoogleカレンダーにまとめたいけど、一つずつ登録するのは大変ですよね。
そんな面倒事は自動化してしまいましょう!

GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携する方法をご紹介します!

GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携するメリット

GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携するメリットは主に3つあります。

1.スケジュールの入力ミスや重複の防止

Googleスプレッドシートに入力した予定を自動的にGoogleカレンダーに反映できるため、入力ミスや漏れが防げます。
どちらか一方のツールに入力したことに満足してもう一方に入力し忘れた、なんてことありますよね?
連携することで、入力やチェックにかける時間を短縮できます。

2.チーム間の連携強化

Googleスプレッドシートは複数人での同時編集が可能で、メンバー全員が最新のスケジュールを把握することができます。
また、編集した予定がGoogleカレンダーに自動で反映されることで、スケジュールを調整しやすくなります。
特にリモートワークや異なる時間帯で働くチームの場合、この連携でコミュニケーションをより円滑に行うことが可能です。

3.更新作業の効率化

急遽予定が追加されても、ツールを行き来することなくスケジュールの更新作業ができます。
社内メンバーの予定を一つのGoogleスプレッドシートで管理している場合、更新されるたびにカレンダーに入力する設定をしておくと便利です。
この連携によって、時間の節約と管理の正確性が向上しますね!

ノーコードツール「Yoom」を用いた各アプリの連携例

基本編:Googleスプレッドシートに記載された予定をGoogleカレンダーに登録する

Yoomを使うと、ノーコードでGoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携できます。
今回はGoogleスプレッドシートとYoomのデータベースを連携し、Googleスプレッドシートの予定が新規作成されたらGoogleカレンダーに予定を登録するフローを作成します。
それではフローボットの作成手順をみていきましょう!

事前準備

■アプリ登録

1.GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーのアプリ登録を行います。
Yoomのアカウントを取得しログインしたら、「マイアプリ登録」から「新規作成」をクリックします。

2.登録するアプリを選択し、使用するアカウントでログインします。
GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーどちらも登録してください。

3.登録できると、マイアプリにアイコンが表示されます。

■GoogleスプレッドシートとYoomデータベースの連携

1.Googleスプレッドシートを作成します。
今回は例として会議室予約管理用のシートを準備し、「番号、日付、開始時間、終了時間、予定名、場所、備考」の項目を用意しました。

2.任意のプロジェクトを選択し、データベースの+ボタンから「空のデータベースを作成する」をクリックします。

3.空のデータベースが作成されるので任意のタイトルを入力し「データコネクト」をから「Googleスプレッドシート」を選択します。

実行アクションはプルダウンから「レコード情報の一覧を取得する」を選択し、次へ進みます。

4.スプレッドシートID、シート名、範囲欄はスプレッドシートに合わせて設定します。
今回は事前に作成したスプレッドシート「会議室予約管理」を選択しました。

5.データベース表示項目欄はデータベースと連携する項目をすべてクリックし、画像のように表示させます。
値が一意となる項目欄は値が重複しない項目を選ぶ必要があるので、今回は「番号」を選択しました。
同期頻度設定欄は任意の値をプルダウンから選び、データベーストリガー起動設定をONにして連携してください。

4.データベース表示項目欄で選択したものが表示できたら、Googleスプレッドシートとデータベースの連携完了です!

それではフローボットを作成しましょう!

フローボットの作成手順

■プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の「+」からプロジェクトの新規登録を行います。プロジェクト名は任意で設定してください。

2.フローボットの「+新規作成」をクリックし「はじめから作成」または「テンプレートギャラリーから作成」のどちらかを選択します。
今回は「はじめから作成」を選択しました。

■トリガー設定

1.フローボットの任意のタイトルと説明文を入力し、トリガーから「データベースで特定のイベントが発生したとき」を選択します。

2.任意のトリガータイトルを入力し、実行アクション欄はプルダウンから「新規作成されたら」を選択します。

3.データベースの連携項目では事前に準備したデータベースを設定します。
プロジェクト欄はデータベース保存先のプロジェクト名を選択します。

データベース欄はデータベースのタイトルを選択します。

テーブルはデータベースの連携するテーブルを選択します。ここまで設定できたら次へ進みます。

4.選択する項目がないためこのまま保存します。

■Googleカレンダーの設定

1.「+」をクリックし、「アプリと連携する」から「Googleカレンダー」を選択します。

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2.任意のタイトルを入力して、アクション欄はプルダウンから「予定を作成」を選択し次へ進みます。

3.カレンダーに予定として登録する情報を設定していきます。
カレンダーIDはGoogleカレンダーに設定しているメールアドレスを入力します。

予定のタイトル欄はレコードが新規作成されたらの「予定名」を選択します。
{{予定名}}と表示されていればOKです。

これより下も同じやり方で設定していきます!
以下の通り選択します。

予定の開始日:「日付」
予定の開始時間:「開始時間」
予定の終了日:「日付」
予定の終了時間:「終了時間」
なお、予定の説明欄は任意で設定してください。

今回は固定文として「場所:」「詳細:」を手打ちし、変動部分はクリックしてレコードが新規作成されたらの「場所」「備考」を選択しています。
{{場所}}{{備考}}と表示されているのでOKです。

4.テスト・保存できたら、フローボット完成です!

テスト

正しく連携できているか試してみましょう!

1.トリガーをONにします。

2.事前準備で作成したデータベースを開き、データコネクト部分の項目名のどれか(日付等)をクリックして「値を更新する」を選択します。
更新が完了するとフローボットが稼働し、取得したレコードから順番に予定を作成します。
※更新完了まで多少時間がかかります。
※今回は手動更新をしていますが、更新頻度を時間間隔で設定している場合はその時間を迎えると自動更新されます。

3.連携したGoogleカレンダーを開くと、データベースの予定が登録されたことが確認できました。

応用編:Googleカレンダーの予定をGoogleスプレッドシートに転記してみる

ここまでGoogleスプレッドシートの予定をGoogleカレンダーに登録する方法をご紹介してきましたが、Yoomを使うといろいろな業務を自動化できます。
反対のフローとしてGoogleカレンダーの予定をGoogleスプレッドシートに転記することも可能です。
テンプレートがあるので、ぜひ活用してみてください!

まとめ

今回は「Googleスプレッドシートに記載された予定をGoogleカレンダーに登録する」フローを作成しました。
こちらの連携を活用すれば、スケジュール調整の時間短縮や入力ミス防止といった業務効率化が図れます。
スケジュール管理の手間をなくすことで、他の業務に時間を使えますね!

Yoomならノーコードで様々なアプリを連携できます。
自分好みのカスタマイズで業務効率化を実現しましょう!

この記事を書いた人
a.fukuyama
今年の3月末まで会社員でした! 現在は、Yoomの一員としてブログ執筆をしています。
タグ
自動化
Googleスプレッドシート
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