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フローボットの作成手順
添付されているバナーをコピーして作成も可能ですが、今回はプロジェクトを作成する場面から説明していきます。
■プロジェクトとフローボットの新規作成
1.プロジェクト一覧の「+」からプロジェクトの新規登録を行います。プロジェクト名は任意で設定してください。
2.フローボットの「+新規作成」をクリックし「はじめから作成」または「テンプレートギャラリーから作成」のどちらかを選択します。
今回は「はじめから作成」を選択しました。
■トリガー設定
1.フローボットの任意のタイトルと説明文を入力し、トリガーから「特定のアプリイベント受信」を選択します。
2.Google スプレッドシートを検索し、クリックしたのち、「行が追加されたら」というアクションをクリックします。
3.トリガーの詳細設定をしていきます。
ページが以下のように遷移するので、そのまま次へを押します。
このとき、アカウント情報にデータが入っていない場合は正しくマイアプリ登録が行えていないので、再度確認してください。
次のページでは、詳細設定画面が表示されます。トリガーの起動間隔は、Google スプレッドシートに行が追加されるアクションが発生して何分後にトリガーを起動させるか、という間隔になります。プランによって選択できる時間が変わりますので、任意の間隔を選択してください。（5〜60分から選択可能）
また、スプレッドシートIDは欄をクリックすると候補が表示されるので、今回使用したいスプレッドシートを選択してください。
こうすることで、IDが自動で反映されます。
シートIDも同様に候補からどのシートを対象にするかを選択することができます。
テーブル範囲は注釈の通り、どこからどこまでをトリガーとして判定させる範囲にするか、という項目です。
今回の場合、A列から始まり、G列で終わるスプレッドシートのため、A〜Gという範囲設定にしています。
一意の値が入った列は、この列に値が追加されたらトリガーを起動させる列になります。
値が重複するような列は避け、IDなどのユニークの値が追加される列を設定してください。
※一意の値が入った列は1列のみ選択可能です。
設定が完了したら、テストを押します。以下のように値が取得できることが確認できたら、保存を押してください。
※テスト時の挙動については、あらかじめこちらをご参照ください。
■Googleカレンダーの設定
1.フローボットの設定画面に戻ったら、「+」をクリックします。
その後、スプレッドシートの設定と同じようにGoogleカレンダーを検索し、今回はアクションから「予定を作成」を選択します。
その後、アカウント情報に問題がなければそのまま次へ進みます。
2.詳細設定です。
まず、カレンダーID欄をクリックし、候補から今回予定を追加したいカレンダーIDを選択します。
※基本的には自身のメールアドレスを選択します。
予定のタイトルは、欄をクリックして表示された「取得した値」というタブ内にあるスプレッドシートのトリガー設定の情報の中から引用したい情報を入れることができるので、今回は「予定名」をクリックして、値を引用しています。
開始日時や終了日時については、Googleカレンダーではあらかじめ入力形式が決まっていますが、Yoomではその入力形式に自動的に日時形式を合わせる機能が備わっているため、以下のように異なる日時形式で入力を行っても予定の作成ができます。
今回の場合、取得した値から「日付」 「開始時間」のように欄に引用しています。
※日付と時間の間に半角スペースが必要なので、その点はご注意ください。
残り必要な設定を完了したら、テストします。
※タイムゾーンは日本時間の場合は、Asia/Tokyoを入力してください。
テストに成功すると、以下のように予定IDやMeetのURLが正しく取得されます。
また、実際のカレンダーを確認すると設定した日時で予定が入っていることが確認できました。
■トリガーをONにする
最後に、フローボットの編集画面上にあるトリガーON/OFFのトグルをONにします。
お疲れ様でした。以上が、Google スプレッドシートに行が追加されたら、Googleカレンダーに予定を作成するフローの作成手順です！
更に自動化するには
Yoomにはあらゆるアプリに通知を行うことができる通知機能を始め、メールの受信をトリガーとする機能などが備わっています。
転記が完了したらYoomの完了通知機能を使って確認しよう
Yoomでは転記が完了したことを逐一メールやチャットで通知することが可能です。デフォルトではOFFになっているのでONにすることでフローの完了時に通知がされるようになります。転記がされたことを確認して予約完了のお礼や確認の連絡を実施したい場合に便利です。また、さらにアプリオペレーションを接続することで任意の普段利用しているチャットサービスに通知することが可能で、メンションや追加情報などの細かい設定も柔軟に作ることができます。
フローボット作成ページの右上３点リーダより「ワークフローの完了を通知」をONにします。
アプリとの連携を更に追加することで、普段使ってるコミュニケーションツールに通知をすることが可能です。
メールの受信をトリガーとして起動する
Yoomにはメールトリガー機能というメールの受け取りをトリガーとしてフローボットを起動する機能があります。
これを利用することで。ことで。「タイトルに〇〇を含むメールを受け取ったら起動する」といったフローの構築が可能になります。今回紹介したGoogleフォームとは異なる予約導線を利用されている場合にはこのメールトリガー機能を活用することで、今回紹介した予定管理の自動化を実現することができるかもしれません。Yoomでは正規表現や機械学習を利用してメール内容を解析することも可能なので是非検討してみてください。
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