「紙媒体の請求書やアンケート結果を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記している…」
もし、特定のフォルダに画像ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で表形式のデータを読み取り、指定のGoogle スプレッドシートに記録する仕組み があれば、データの正確性を常に維持できるようになるかもしれません。
これなら、分析や戦略立案といったコア業務に集中する時間も創出できそうですよね！今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の定型業務を効率化できる ので、ぜひこの機会に導入して、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには画像ファイルから表形式のデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度開いて確認し、Google スプレッドシートへ手入力していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、搭載されたOCR機能がファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートに表形式で整理、保存します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した書類の情報を、Google スプレッドシートへ手作業で転記している方 OCR技術の活用で、紙やPDF形式の書類からのデータ抽出と整理を自動化したい業務改善担当者の方 請求書や申込書などの定型的な書類処理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル保存後、OCRによる読み取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、マイアプリとしてGoogle DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルから表データを抽出します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成する」アクションを設定します。 続けて、「セルに値を入力」アクションで、作成したシートにヘッダー行（項目名など）を入力します。 最後に、繰り返し処理機能とGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを組み合わせ、OCRで抽出したデータを1行ずつシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルに応じて、抽出したい項目（例：日付、金額、品目など）を任意で設定することが可能です。 Google スプレッドシートへレコードを追加する際、OCR機能で取得したどのデータをどのセルに入力するかを自由にマッピングできます。これにより、既存の管理表のフォーマットに合わせてデータを出力できます。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
画像から表を作成する自動化テンプレート
Google Driveにアップロードされた画像ファイルから表データを読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録・作成する自動化の方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。手作業によるデータ転記の手間とミスが減ることで、業務の正確性とスピードの向上が期待できるでしょう。
画像内の表データを抽出してGoogle スプレッドシートに自動で記録する
OCR機能を活用してGoogle Driveにアップロードされた画像ファイルからでデータを抽出し、Google スプレッドシートに自動で記録する 基本的な連携フローです。
手作業でのデータ転記の手間を減らすことで、迅速かつ正確な情報連携が実現できそうです！
Google Driveでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度開いて確認し、Google スプレッドシートへ手入力していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、搭載されたOCR機能がファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートに表形式で整理、保存します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した書類の情報を、Google スプレッドシートへ手作業で転記している方 OCR技術の活用で、紙やPDF形式の書類からのデータ抽出と整理を自動化したい業務改善担当者の方 請求書や申込書などの定型的な書類処理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル保存後、OCRによる読み取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、マイアプリとしてGoogle DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルから表データを抽出します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成する」アクションを設定します。 続けて、「セルに値を入力」アクションで、作成したシートにヘッダー行（項目名など）を入力します。 最後に、繰り返し処理機能とGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを組み合わせ、OCRで抽出したデータを1行ずつシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルに応じて、抽出したい項目（例：日付、金額、品目など）を任意で設定することが可能です。 Google スプレッドシートへレコードを追加する際、OCR機能で取得したどのデータをどのセルに入力するかを自由にマッピングできます。これにより、既存の管理表のフォーマットに合わせてデータを出力できます。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
画像内の表データをAIで加工してGoogle スプレッドシートに自動で記録する
画像から抽出した表データをAIで要約・翻訳し、付加価値の高い情報に加工した上でGoogle スプレッドシートに自動で記録する フローです。
データ活用の幅を広げ、より高度な分析や情報共有を効率化します！
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Geminiで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google Driveに保存されたファイルをgemini OCRでテキスト化し、Geminiで要約します。そして、その結果を自動的にGoogle スプレッドシートに追加することが可能です。これにより、書類のデジタル化とデータ整理がスムーズに行え、日常業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで多くのファイルを管理しているビジネスユーザー 書類や画像データのテキスト化を自動化したい事務担当者 手動でのデータ入力作業を削減したいチームリーダー Geminiを活用して業務プロセスを改善したいIT担当者 データ整理やレポート作成の効率化を目指す企業の経営者
■このテンプレートを使うメリット
手動入力の手間を省き、業務効率を向上 Geminiにより高精度なテキスト化が可能 要約機能で情報整理が簡単に データの一元管理で作業ミスを防止
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、DeepLで翻訳後、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
海外から受け取ったPDFの請求書や画像資料など、外国語のファイルを確認する際に、内容の翻訳や転記に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルをアップロードするだけで、OCRによる文字抽出からDeepLでの翻訳、Google スプレッドシートへの記録までを自動化でき、多言語ドキュメントの処理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
海外から受け取ったPDF形式の請求書などを手作業で翻訳・転記している方 多言語の資料を収集し、内容を翻訳してスプレッドシートにまとめている方 Google DriveやDeepLなどを活用した業務フローの自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロードを起点にOCR、翻訳、転記が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業による翻訳漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、DeepL、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを対象とします。 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 次に、オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」を設定し、OCRで読み取ったテキストを翻訳します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、翻訳後のテキストなどを指定の列に追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、読み取りたいテキストの範囲や項目を、アップロードするファイルのフォーマットに合わせて任意で設定できます。 DeepLでの翻訳アクションでは、翻訳対象のテキスト（OCRで取得した情報など）や翻訳先の言語を自由に指定可能です。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、出力先のスプレッドシートやシート、列を指定し、どの項目にどのデータを反映させるかなどを柔軟に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、DeepL、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携し、画像から表を作成するフローを作ってみよう
ここから「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCR機能で表を読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録する」フローを解説していきます！こちら の登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google Driveのトリガー設定とOCR（データ読み取り機能）の設定、Google スプレッドシートと分岐設定の各アクションの設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Yoomを利用していない方は、こちら
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携 まずはGoogle Driveをマイアプリに接続していきます。
移行後の画面で「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面が表示されます。
まずは、1つ目のGoogle Driveの接続が完了しました。
次に、Google スプレッドシートのアプリ連携を行います。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
ステップ2：テンプレートのコピー Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google Driveでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度開いて確認し、Google スプレッドシートへ手入力していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、搭載されたOCR機能がファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートに表形式で整理、保存します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した書類の情報を、Google スプレッドシートへ手作業で転記している方 OCR技術の活用で、紙やPDF形式の書類からのデータ抽出と整理を自動化したい業務改善担当者の方 請求書や申込書などの定型的な書類処理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル保存後、OCRによる読み取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、マイアプリとしてGoogle DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルから表データを抽出します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成する」アクションを設定します。 続けて、「セルに値を入力」アクションで、作成したシートにヘッダー行（項目名など）を入力します。 最後に、繰り返し処理機能とGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを組み合わせ、OCRで抽出したデータを1行ずつシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルに応じて、抽出したい項目（例：日付、金額、品目など）を任意で設定することが可能です。 Google スプレッドシートへレコードを追加する際、OCR機能で取得したどのデータをどのセルに入力するかを自由にマッピングできます。これにより、既存の管理表のフォーマットに合わせてデータを出力できます。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定 さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、1つ目のステップ「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックし、設定を進めましょう。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。ご利用プラン なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「フォルダID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
設定後、Google Drive側でトリガーとなるアクション（今回は新規のフォルダ・ファイル作成）を行い、[テスト]を押します。 アウトプット
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
【Tips】 アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。各アクションで取得したアウトプットをGoogle スプレッドシートに自動登録可能 となります！
次に、2つ目の「ファイルをダウンロードする」を設定します。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。こちら
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で「ファイルID」を設定します。
【Tips】 このようにアウトプットを活用することで、Google Driveに新しいファイルがアップロードされる度に最新のデータに基づいてフローが起動し、Google スプレッドシートに最新データを登録可能となります。アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じファイルのデータがGoogle スプレッドシートに追加されてしまうため注意が必要です。
情報を入力した後、［テスト］をクリックします。（テストが成功すると、以下のように表示されます。）
ステップ4：OCR(データ読み取り機能)の設定 続いて、3つ目の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 ご利用プラン
次の画面で、画像・PDFから文字を読み取るアクションをプルダウンから選択します。
今回は『【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）』を選択して、［次へ］をクリックします。こちら
「ファイルの添付方法」は、以下のように【取得した値を使用】を選択し、Google Driveから取得したファイルデータを参照するように設定します。
【Tips】
「使用するAI」「言語」は、プルダウンから好きなものを選択できます。
[テスト]をクリックして、以下のように表示されたらテスト完了です！確認して『保存する』を押しましょう。
ステップ5：新しいGoogle スプレッドシートを作成して値を入力する設定 続いて、4つ目の「新しいスプレッドシートを作成する」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認した後、[次へ]をクリックしてください。
次の画面で「タイトル」を設定するため、1つ目のステップで取得したアウトプット【ファイル名】を引用・設定します。
設定後に[テスト]をクリックし、成功すると以下のように新規のシートが作成され、同時にアウトプットも取得できました。
次に、5つ目の「セルに値を入力」を設定します。
ここでもアカウント情報の確認を行って、[次へ]をクリックします。
次の画面で、「スプレッドシートID」を始めとする項目に情報を入力します。ここでも以下のように、前ステップで取得したアウトプットを引用しましょう。
「対象のセル」「値」にも情報を入力します。
ステップ6：処理繰り返しの設定6つ目の「処理繰り返し」を設定していきましょう！処理を繰り返すことで、手動で転記操作を行わずとも作成動作毎に自動で指定したスプレッドシート内にデータを反映していきます！
・「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
このアクションはすでに設定が完了している部分になるので、内容を確認するだけで問題ありません。
同じ処理を繰り返すオペレーションについては、こちら
最後に、作成したシートに「レコードを追加する」設定を行います。
以下の画面に移行するので、アカウント情報が間違っていないか確認します。
下にスクロールして、『データベースの連携』の項目を埋めていきましょう。今回は、前ステップで作成されたシートを指定しましょう。
タブ名・テーブル範囲も注釈に沿って入力して、「次へ」を押します。
次の画面で追加するレコードの値は、以下の画面のように前ステップから取得したループ変数のアウトプットを引用 しましょう。
[テスト]をクリックすると、実際に指定したシート内に情報が反映されます。
反映情報に問題がなければ、[保存する]を押しましょう。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了 以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
画像データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加してGmailで通知する
試してみる
■概要
請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google DriveやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化の例 本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
Google Driveを活用した自動化例 チャットツールに投稿されたファイルデータを自動でアップロードしたり、情報の更新を検知してフォルダを自動作成することも可能です。
Slackにファイルが投稿されたら、Google Driveにファイルをアップロードする
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackにファイルが投稿されたら、Google Driveにファイルをアップロードするフローです。
Slackで大量のドキュメントを受信している場合に、自動的にGoogle Driveにファイルが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Slack、Google DriveそれぞれとYoomを連携してください。
・GoogleDriveの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・承認が不要な場合は、承認オペレーションを削除してご利用ください。
Google Driveでフォルダが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Google Driveで新しいフォルダを作成した際、関係者への共有をMicrosoft Teamsで行う作業は、単純ですが手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のフォルダ内に新しいフォルダが作成されたことを自動で検知し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ即座に通知できます。これにより、情報共有の迅速化と連絡漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方 プロジェクト単位でのフォルダ共有が多く、関係者への迅速な通知フローを構築したい方 手作業による連絡の遅れや共有漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにフォルダが作成されると自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡の手間を削減できます。 手動での通知による連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の仕組みを構築できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsのアカウントをそれぞれYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したい親フォルダを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。トリガーで取得した新しいフォルダ名やURLなどの情報を含めたメッセージを、指定のチャネルに送信するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定してください。 Microsoft Teamsのオペレーションでは、通知先のチームやチャネル、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズすることが可能です。 Microsoft Teamsとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランの場合、認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しGoogle Driveに保存する業務に手間を感じていませんか?
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCRが読み取り、内容に応じたフォルダへ自動で保存できます。
これにより、反復的なファイル管理業務の負担を減らすことができ、より重要な業務へ集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く添付ファイルの手動保存や管理に課題を感じている方 請求書や注文書などの書類を扱う際の、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方 OCR機能を活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をきっかけにファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 自動で処理が実行されることで、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。 AI機能を活用し、読み取った情報からファイル名を生成したり、テキストを要約したりします。 分岐機能を設定し、読み取ったテキスト内のキーワードなど、特定の条件に応じてその後の処理を振り分けます。 分岐した処理の先にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションをそれぞれ設定し、ファイルを適切なフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件を柔軟にカスタマイズできます。 特定の送信元メールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「注文書」など）を指定することで、必要なメールのみを対象に自動化を実行できます。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
会議の議事録作成やインタビューの音声データを手作業で文字起こしし、管理することに時間や手間を感じていませんか。単調な作業でありながら、聞き逃しや入力ミスが許されないため、大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で文字起こしを行い、Google スプレッドシートに内容を記録するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した音声データの文字起こしを手作業で行っている方 会議の議事録やインタビュー記録の作成と管理を効率化したいと考えている方 Google DriveとGoogle スプレッドシートを活用した業務フローの自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
音声ファイルをアップロードするだけで文字起こしから記録までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。 手作業による文字の聞き間違いや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、記録の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルを選択します 次に、オペレーションで音声文字起こし機能を選択し、「音声データを文字起こしする」アクションを設定します 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こししたテキストデータを指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、音声ファイルをアップロードする対象のフォルダを任意で指定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、記録先のスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。 同じくGoogle スプレッドシートのアクションで、各列に追加する値を任意で指定でき、音声文字起こし機能でテキスト化された文章を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで取引情報を管理し、取引の進捗に応じて関連資料を整理・保管する必要があるチーム
・各取引に対するフォルダをGoogle Driveに自動作成して、資料の管理を効率化したいチーム
2.マーケティングチーム
・HubSpotでの取引状況に応じて、キャンペーンやプロモーションに関連する資料を整理・保管する必要があるチーム
・Google Driveを活用して、各取引に関する資料を一元管理したいチーム
3.プロジェクト管理チーム
・HubSpotでの取引情報を基に、プロジェクト関連の資料を整理・保管する必要があるチーム
・各取引ごとにGoogle Driveにフォルダを自動作成し、プロジェクト資料を効率的に管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotで取引が更新されるたびにGoogle Driveにフォルダを自動作成することで、手動でのフォルダ作成作業が不要になり、業務が効率化されます。
・自動化により、手動対応のコスト削減に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
Google スプレッドシートを活用した自動化例 レコード情報の追加・更新をトリガーに別ツール上でコンテンツを自動作成することができます。
Googleフォームの回答内容をもとにGoogle スプレッドシートの行を削除する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた回答をもとに、Googleスプレッドシートの情報を手動で更新する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、関連するGoogleスプレッドシートの行を自動で削除できます。面倒なデータ整理作業を自動化し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとGoogleスプレッドシートで、会員や申込者のリストを管理している方 フォームの回答内容を元にした、手作業でのデータ削除に手間や時間を取られている方 定型的なデータ管理業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を充てたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに回答が送信されると、指定したGoogleスプレッドシートの行が自動で削除されるため、手作業での更新時間を短縮できます。 手作業で起こりがちな削除漏れや、誤った行を削除してしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームの「フォームトリガー」を設定し、新しい回答が送信されたらフローが起動するようにします。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを削除する」を設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容をもとに削除対象の行を特定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleスプレッドシートで削除する行を特定するために、Googleフォームのどの回答をキーとして使用するかを設定する必要があります。 フォームの特定の回答項目の値を取得する際は、JSONPathを用いて、どのデータを後続の処理で利用するかを正確に指定してください。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書を作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで請求情報の管理を行う方
・顧客との取引情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・業務でGoogle スプレッドシートを利用することが多い方
2.請求業務の担当者
・freee請求書を活用して請求業務を行う方
・請求書の発行を効率化したい経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数のユーザーが同時に編集や共有を行うことができるため、チーム作業を行う上で有効なツールです。
このフローは、Google スプレッドシートで行が更新されるとfreee請求書における請求書の作成を自動化できるため、請求書の作成を効率化します。
また、チャットツールやメールアプリと連携することで、共有や請求書の送信も行うことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理などでGoogle スプレッドシートに新しい情報を追加するたび、関連書類を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、ミスなく管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとBoxを連携させる手作業に手間を感じている方 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いなどを防ぎたい方 繰り返し発生する定型業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をきっかけにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成忘れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとにフォルダを作成します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、作成したフォルダの情報などを元のシートに書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定（行が追加されたら）では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意のものに設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定する際に、更新対象のレコードを特定するための条件や、更新後に反映させたい値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、BoxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackの投稿内容をもとにGoogle スプレッドシートのデータを更新する
試してみる
■概要
Slackでの情報共有は便利ですが、その投稿内容を都度Google スプレッドシートに転記して管理する作業に手間を感じていませんか。手作業による転記は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Slackの特定のチャンネルへの投稿をきっかけに、投稿内容から必要な情報を抽出してGoogle スプレッドシートのデータを自動で更新できます。定型的な更新作業を自動化し、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取った報告内容などをGoogle スプレッドシートで管理しているチームリーダーの方 手作業でのデータ転記に時間を要しており、本来の業務に集中したいと考えている方 SlackとGoogle スプレッドシート間の情報連携を自動化し、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへの投稿をトリガーに自動でデータが更新されるため、手作業での転記作業にかかる時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや更新漏れを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでSlackの投稿から更新に必要な情報を抽出します 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したデータをもとに特定のレコードを更新します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、監視対象としたいチャンネルIDやフローの起動間隔を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、Slackの投稿内容からどの情報を、どのような項目名で抽出するかを具体的に指定できます。 Google スプレッドシートのアクションでは、更新対象のスプレッドシート、シート名、データ範囲を正確に指定し、どの条件の行を、どの値で更新するかも任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシートとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Shopifyで注文が発生したら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Shopifyで発生した注文情報を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
Shopifyの注文データをGoogle スプレッドシートに手作業で転記しているEC担当者の方 ShopifyとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、注文管理やデータ分析を効率化したい方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、正確な売上管理体制を構築したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Shopifyで注文が発生するたびに、自動でGoogle スプレッドシートへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動でデータを転記するため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、ShopifyとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでShopifyを選択し、「注文が発生したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した注文情報を任意の列に追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
ShopifyをYoomと連携する際に、ご利用中のストアのサブドメインを正しく設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーション設定では、書き込み対象のスプレッドシート、シート名、データを記録するテーブル範囲などを任意で設定してください。 ■注意事項
Shopify、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
画像データからGoogle スプレッドシートへの表作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた請求書やアンケートなどの画像データを手入力する手間が減り、ヒューマンエラーの防止にもつながるでしょう。
結果として面倒なデータ入力作業を省略することで、その他の業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。ぜひ こちら から無料登録 して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
