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「紙媒体の請求書やアンケート結果を、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記している…」
「画像に記載された表データを見ながら入力するのは時間がかかるし、入力ミスも発生しがちで困っている…」
このように、画像データからの表作成やデータ入力作業に多くの時間と手間を費やしていませんか?
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダに画像ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で表形式のデータを読み取り、指定のスプレッドシートに記録する仕組み</span>があれば、データの正確性を常に維持できるようになるかもしれません。
分析や戦略立案といったコア業務に集中する時間も創出できそうです!
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の定型業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入して、作業をもっと楽にしましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルから表形式のデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!
Google Driveにアップロードされた画像ファイルから表データを読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録・作成する自動化の方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
手作業によるデータ転記の手間とミスが減ることで、業務の正確性とスピードの向上が期待できるでしょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
<span class="mark-yellow">OCR機能を活用してGoogle Driveにアップロードされた画像ファイルからでデータを抽出し、Google スプレッドシートに自動で記録する</span>基本的な連携フローです。
手作業でのデータ転記の手間を減らすことで、迅速かつ正確な情報連携が実現できそうです!
<span class="mark-yellow">画像から抽出した表データをAIで要約・翻訳し、付加価値の高い情報に加工した上でGoogle スプレッドシートに自動で記録する</span>フローです。データ活用の幅を広げ、より高度な分析や情報共有を効率化します!
ここから「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCR機能で表を読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録する」フローを解説していきます!
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずはGoogle Driveをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle Driveを検索してください。
移行後の画面で「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面が表示されます。
連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは、1つ目のGoogle Driveの接続が完了しました。
次に、Google スプレッドシートのアプリ連携を行います。
Google Driveのマイアプリ登録と同様にGoogle スプレッドシートのアプリを検索し、クリックします。
こちらも「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます!
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Driveでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、1つ目のステップ「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックし、設定を進めましょう。
移行後の画面で連携したいアカウント情報が入力されていることを確認して[次へ]をクリックしてください。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
ここではトリガーとなるアクションの起動間隔を設定しますが、【何分後にアクションを起こすか】を指定できる部分となるので、運用に合わせた時間を選んでください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「フォルダID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
設定後、Google Drive側でトリガーとなるアクション(今回は新規のフォルダ・ファイル作成)を行い、[テスト]を押します。
テストに成功すると、以下のように表示され、作成したコンテンツの情報をアウトプットとして取得できます。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
つまり、OCR(データ読み取り機能)のアクションの際に、ここで得た情報をそのまま反映することができる、というわけです!
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
次に、2つ目の「ファイルをダウンロードする」を設定します。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらを参照ください。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で「ファイルID」を設定します。
入力バーをクリックして、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用してください。
情報を入力した後、[テスト]をクリックします。(テストが成功すると、以下のように表示されます。)
実際に新規作成したファイルの情報を取得できるため、取得結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。
続いて、3つ目の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 ご利用プランによって、使用できるタスク数が違うので、その点は要チェックです。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
次の画面で、画像・PDFから文字を読み取るアクションをプルダウンから選択します。
※アクションは複数あり、選択するアクションによって消費されるタスク数が異なるのでご注意ください。
今回は『【v2】任意のPDF・画像ファイル(4,000文字以内)から文字情報を読み取る(5タスク)』を選択して、[次へ]をクリックします。
※画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションについては、こちらのページもご確認ください。
「ファイルの添付方法」は、以下のように【取得した値を使用】を選択し、Google Driveから取得したファイルデータを参照するように設定します。
「抽出したい項目」は、カンマ区切りで指定して記載しましょう。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
「使用するAI」「言語」は、プルダウンから好きなものを選択できます。
[テスト]をクリックして、以下のように表示されたらテスト完了です!確認して『保存する』を押しましょう。
続いて、4つ目の「新しいスプレッドシートを作成する」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認した後、[次へ]をクリックしてください。
次の画面で「タイトル」を設定するため、1つ目のステップで取得したアウトプット【ファイル名】を引用・設定します。
設定後に[テスト]をクリックし、成功すると以下のように新規のシートが作成されました!
内容に問題なければ、[保存する]をクリックしてください。
次に、5つ目の「セルに値を入力」を設定します。
ここでもアカウント情報の確認を行って、[次へ]をクリックします。
次の画面で、「スプレッドシートID」を始めとする項目に情報を入力します。以下のように、前ステップで取得したアウトプットを引用しましょう。
「対象のセル」「値」にも情報を入力します。
値を入力する際のGoogle スプレッドシートで使える関数については、こちらのページを確認してください。
ステップ6:処理繰り返しの設定
6つ目の「処理繰り返し」を設定していきましょう!処理を繰り返すことで、手動で転記操作を行わずとも作成動作毎に自動で指定したスプレッドシート内にデータを反映していきます!
・「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能(オペレーション)も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
このアクションはすでに設定が完了している部分になるので、内容を確認するだけで問題ありません。
もし、処理を編集したい場合には、以下の画面のように該当箇所にてカスタムが可能です。
同じ処理を繰り返すオペレーションについては、こちらのページも確認してくださいね。
内容を確認後、[保存する]をクリックしてください。
最後に、作成したシートに「レコードを追加する」設定を行います。
以下の画面に移行するので、アカウント情報が間違っていないか確認します。
下にスクロールして、『データベースの連携』の項目を埋めていきましょう。
今回は、前ステップで作成されたシートを指定しましょう。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
ここに作成されたシートのIDが表示されるので、こちらを選択しましょう。
タブ名・テーブル範囲も注釈に沿って入力して、「次へ」を押します。
次の画面で追加するレコードの値は、以下の画面のように、入力バーをクリックすると前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
[テスト]をクリックすると、実際に指定したシート内に情報が反映されます。
アウトプットを活用することで、異なるデータを受け取る毎に異なる値を毎回読み取り、データベースに反映することが可能です。
反映情報に問題がなければ、[保存する]を押しましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね!
本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!
チャットツールに投稿されたファイルデータを自動でアップロードしたり、情報の更新を検知してフォルダを自動作成することも可能です。
また、OCR機能や文字起こし機能を活用することで、必要な情報を素早く得られるようになるはずです。
レコード情報の追加・更新をトリガーに別ツール上でコンテンツを自動作成することができます。
さらに、受け取った内容をもとに情報を更新することもできるので、情報の更新漏れや対応の遅れがなくなるかもしれません。
画像データからGoogle スプレッドシートへの表作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた請求書やアンケートなどの画像データを手入力する手間が減り、ヒューマンエラーの防止にもつながるでしょう。</span>
面倒なデータ入力作業を省略することで、その他の業務に集中できる環境が整います!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!