Google スプレッドシートでメンバーが更新されたらkickflowでメンバー情報を自動更新する方法

工程は2ステップだけなので、10~15分で設定ができます。

1. メンバーが更新されたら起動するフローボットの設定
2. チームのメンバー情報を更新するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

GoogleスプレッドシートとkickflowをYoomと接続する方法

GoogleスプレッドシートとkickflowをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
先にマイアプリ登録をしておけば、後の自動化設定が簡単にできます。

まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogleスプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。

以下の画面に移行したら、Googleスプレッドシートにログインしてください。

続いてkickflowのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にkickflowを選択しましょう。
以下の画面に移行するので、「アカウント名」を設定してください。

kickflowの画面に移動し、「右上の人物アイコン」→「アクセストークン設定」→「新規作成」をクリックして、アクセストークンを確認しましょう。
Yoom画面に戻って、「アクセストークン」を設定してください。

両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にGoogleスプレッドシートとkickflowが表示されます。

Googleスプレッドシートでメンバーが更新されたらkickflowも更新する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面に移行したら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで、変更可能です。
最初にGoogleスプレッドシートの設定から行うので、「メンバーが更新されたら」をクリックしてください。

以下の画面に移行するので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→行が更新されたら
  

以下の画面に移行したら、設定方法を確認してください。

Googleスプレッドシートの画面に移動し、テスト用にメンバー情報を入力します。
例として以下のように設定しました。

Yoom画面に戻って、画面をスクロールして以下の設定をしてください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を読んで入力
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合ならA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合ならB
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列にしてください。値が重複した場合正しく動かない場合があります。今回は氏名の列のBを指定しました。
• 「更新を検知したい列」→更新を検知する列名を指定
  ※今回はユーザーIDが更新されたら検知する設定にするので、Aを入力します。
  どの列を指定するかは任意で設定してください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次にkickflowの設定を行うので、「チームのメンバー情報を更新」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「kickflowと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「アクション」→チームのメンバー情報を更新

以下の画面に移行したら、設定をしましょう。

• 「組織ID」、「チームID」、「役職ID」→候補から選択
• 「ユーザーID」→任意で設定
  ※赤枠をクリックしたら、Googleスプレッドシートのアウトプットを利用できます。
  {{ユーザーID}}←アウトプットはこのように表示されます。

他にも必要な項目があれば入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

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その他のGoogleスプレッドシートとkickflowを使った自動化の例

1.Googleスプレッドシートでメンバーが追加されたら、kickflowに自動追加するフローです。
今回ご紹介したテンプレートと似ていますが、こちらはメンバーが追加された際に起動するテンプレートです。

2.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、kickflowに汎用マスタアイテムを自動作成するフローです。
kickflowに汎用マスタを自動追加するため、手入力の手間が省けます。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、kickflowにユーザー情報を自動作成するフローです。
kickflowにユーザー情報を入力する必要がないため、作業効率が向上する可能性があります。

まとめ

今回は「Googleスプレッドシートでメンバーが更新されたら、kickflowも自動更新する」フローの設定方法をご紹介しました。
これらのアプリの連携を通じて、ヒューマンエラーを防止し、メンバー情報を正確に更新できます。
業務効率化を図りたい方は、その他のGoogleスプレッドシートとkickflowを使った自動化の例でご紹介したテンプレートもぜひご活用ください。
Yoomを利用してみたいと思った方は、こちらから無料登録をしてください。