工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。
- 行が更新された際に起動するフローボットの設定
- 指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新するアクションの設定
以下のテンプレートを利用していることが前提となるため、利用していない方は先にテンプレートの設定をしておきましょう。
打ち合わせ時間の変更があった際に、予定の更新を忘れダブルブッキングしてしまったことはありませんか？
本記事では「Googleスプレッドシートで行が更新されたら、Outlookで指定ユーザーのカレンダーイベントも更新する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。
この自動化により、指定メンバーの予定が自動更新され、ダブルブッキングなどの課題解消につながるかもしれません。
これらのアプリを連携するメリットをご紹介します。
GoogleスプレッドシートとOutlookを連携すれば、Googleスプレッドシートで予定情報を更新した際に、自動的にOutlookの指定ユーザーのカレンダーにも反映できます。
予定の更新を自動化することで、入力間違いや漏れなどのリスクを防げます。
これにより、更新前の情報や予定の入力間違いに惑わされることなく、チーム間で正しい予定確認が可能になるでしょう。
この自動化を導入すれば、スプレッドシートを起点に自動的に予定を更新するため、わざわざ各アプリを行き来して更新情報を入力する手間が省けるでしょう。
予定更新の時間が短縮されるので、担当者は他の重要な業務に時間を割けそうですね。
[Yoomとは]
今回は「Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookで指定ユーザーのカレンダーイベントも更新する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。
以下のテンプレートを利用していることが前提となるため、利用していない方は先にテンプレートの設定をしておきましょう。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
YoomにGoogleスプレッドシートとOutlookを接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をしておけば、その後の自動化設定がスムーズに行えます。
まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogleスプレッドシートを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面に移行するので、Googleスプレッドシートにログインしてください。
次にOutlookの設定を行うため、先ほどと同様にOutlookを選択します。
以下の画面が表示されたら、ログインしましょう。
自身のマイアプリ欄にGoogleスプレッドシートとOutlookが表示されていればOKです。
自動化の設定を行うため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、次のページから変更できます。
最初にGoogleスプレッドシートの設定から行うので、「行が更新されたら」をクリックしてください。
以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。
以下の画面に移行したら、設定方法を確認してください。
Googleスプレッドシートの画面に移動し、テスト用にスケジュール情報を入力しましょう。
※イベントIDは、「Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookで指定ユーザーのカレンダーにイベントを登録する」という以下のテンプレートの設定が完了していると、自動で入力されます。
※開始日時、終了日時については、Outlookでは赤枠のような形式で入力する必要があります。
入力時は書式を「表示形式」→「数字」→「書式なしテキスト」か「プレーンテキスト」に設定してください。
例として以下のように設定しました。
Yoom画面に戻って、画面をスクロールして以下の設定をしてください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いてOutlookの設定を行うので、「指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、設定を確認します。
以下の画面に移行したら、設定をしてください。
スクロールし、「開始日時」と「終了日時」も先ほどと同様に設定しましょう。
その他に必要な項目があれば入力してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
1.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、自動的にOutlookでメールを送信するフローです。
Googleスプレッドシートのデータ登録をメールで通知できるので、その後の作業がスピーディーに行えます。
2.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Outlookで予定表を自動作成するフローです。
予定表の作成を自動化することで、予定表の共有がより容易になります。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Outlookで自分のカレンダーにイベントを自動登録するフローです。
自身の予定が自動で登録されるため、二重入力の手間を省けます。
本記事では「Googleスプレッドシートで行が更新されたら、Outlookで指定ユーザーのカレンダーイベントも更新する」というテンプレートの設定方法をご紹介しました。
予定の管理で更新漏れや入力違いがあると、業務全般に支障が出てしまう重要な要素です。
そんなときに今回の連携を活用すれば、正しくスムーズに調整ができ、予定の管理で頭を悩ますことも少なくなるかもしれません。
Yoomをまだ利用されていない方は、こちらからぜひ無料登録してみてください。
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