Google スプレッドシートで予定が更新されたらOutlookで指定ユーザーの予定を自動更新する方法

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとOutlookの連携フローの作り方

今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookで指定ユーザーのカレンダーイベントも更新する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. 行が更新された際に起動するフローボットの設定
2. 指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新するアクションの設定

Google スプレッドシートとOutlookをYoomと接続する方法

まずは、YoomにGoogle スプレッドシートとOutlookを接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をしておけば、その後の自動化設定がスムーズに行えます。

まずは、Google スプレッドシートのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogle スプレッドシートを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面に移行するので、Google スプレッドシートにログインしてください。

次にOutlookの設定を行うため、先ほどと同様にOutlookを選択します。
以下の画面が表示されたら、ログインしましょう。

自身のマイアプリ欄にGoogle スプレッドシートとOutlookが表示されていればOKです。

Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookで指定ユーザーのカレンダーイベントも更新する方法

アプリの登録が完了した後、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

コピーした後、画面の「OK」をクリックしましょう。

以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を確認します。
最初にGoogle スプレッドシートの設定から行うので、「行が更新されたら」をクリックしてください。

以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「トリガーアクション」→行が更新されたら
  

以下の画面に移行したら、設定方法を確認してください。

Google スプレッドシートの画面に移動し、テスト用にスケジュール情報を入力しましょう。
※イベントIDは、「Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookで指定ユーザーのカレンダーにイベントを登録する」という以下のテンプレートの設定が完了していると、自動で入力されます。

※開始日時、終了日時については、Outlookでは赤枠のような形式で入力する必要があります。
入力時は書式を「表示形式」→「数字」→「書式なしテキスト」か「プレーンテキスト」に設定してください。

例として以下のように設定してみました。

Yoom画面に戻って、画面をスクロールして以下の設定をしてください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を読んで入力
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合ならA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合ならC
• ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
• ※必ず一意の値がある列にしてください。値が重複した場合正しく動かない場合があります。今回はイベントIDの列のAを指定しました。
• 「更新を検知したい列」→更新を検知する列名を指定
  ※今回は開始日時が更新されたら検知する設定にするので、Bを指定します。
  どの列を指定するかは任意で設定してください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いてOutlookの設定を行うので、「指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、設定を確認します。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Outlookと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する

以下の画面に移行したら、設定をしてください。

• 「ユーザーID」→候補から選択
• 「イベントID」→Google スプレッドシートのアウトプットを利用
  ※赤枠をクリックすると、アウトプットを選択できます。
  {{イベントID}}←アウトプットはこのように表示されます。
  

スクロールし、「開始日時」と「終了日時」も先ほどと同様に設定しましょう。
その他に必要な項目があれば入力してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

設定、お疲れ様でした！

Google スプレッドシートやOutlookを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとOutlookのその他の自動化例

Outlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに格納したり、Yoomのフォーム機能を活用して名刺画像をOCRで読み取った後にそのデータを追加してお礼メールを送信することもできます。
さらに、受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加することも可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が更新されたら、登録情報を削除する

Google スプレッドシートの更新により自動で登録情報の削除が実行されるため、手動作業の時間を削減できるかもしれません。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、ユーザーや連絡先を追加する

手動での転記が不要となるため、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防止し、情報共有の円滑化が図れるでしょう。

‍

毎日、Google スプレッドシートで日付が今日に該当するレコードを取得して通知する

通知を自動化することで、Google スプレッドシートから当日のタスクを検索する手間を無くし、迅速に業務を進めていくことができます。

Outlookを活用した自動化例

情報が登録・追加されたら、Outlookにメールを送信する

登録・追加された旨をOutlookで送信するので、情報管理の抜け漏れを抑制できるでしょう。

Outlookにメッセージが届いたら情報を追加する

新規メッセージの内容が自動的に追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくせるはずです。

Google スプレッドシートとOutlookを連携するメリット

メリット1:予定の入力間違いや漏れを防ぐ

Google スプレッドシートとOutlookを連携すれば、Google スプレッドシートで予定情報を更新した際に、自動的にOutlookの指定ユーザーのカレンダーにも反映できます。
予定の更新を自動化することで、入力間違いや漏れなどのリスクを防げるはずです！
これにより、更新前の情報や予定の入力間違いに惑わされることなく、チーム間で正しい予定確認ができるようになるでしょう。

メリット2:複数のアプリ間での予定調整が容易になる

この自動化を導入すれば、Google スプレッドシートを起点に自動的にOutlookの予定を更新するため、わざわざ各アプリを行き来して更新情報を入力する手間が省けるでしょう。
予定更新の時間が短縮されるので、担当スタッフは他の業務に時間を割くことができそうですね。

まとめ

本記事では「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Outlookで指定ユーザーのカレンダーイベントも更新する」というテンプレートの設定方法をご紹介しました。
予定の管理で更新漏れや入力違いがあると、業務全般に支障が出てしまうため、ヒューマンエラーをどれだけ減らせるかは業務の重要な要素です。
そんなときに今回の連携を活用すれば、正しくスムーズに調整ができ、予定の管理で頭を悩ますことも少なくなるかもしれません。

Yoomをまだ利用されていない方は、こちらからぜひ無料登録してみてください。