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打ち合わせ時間の変更があった際に、予定の更新を忘れてしまい、ダブルブッキングしてしまったことはありませんか？
本記事では「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Outlookで指定ユーザーのカレンダーイベントも更新する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。
Yoomを活用したフローの自動化により、指定メンバーの予定が自動更新され、ダブルブッキングなどの課題が解消されるかもしれません。
予定管理の正確性をあげたい方、管理業務の負担を軽減したい方におすすめしたい有用ツールです。
ぜひ最後までご覧ください！
Google スプレッドシートとOutlookを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookで指定ユーザーのカレンダーイベントも更新する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。
最初に、YoomにGoogle スプレッドシートとOutlookを接続するマイアプリ連携を行います。
マイアプリ連携をしておけば、その後の自動化設定がスムーズに行えます。
まずは、Google スプレッドシートのマイアプリ連携から行いましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogle スプレッドシートを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面に移行するので、Google スプレッドシートにログインしてください。
次にOutlookの設定を行うため、先ほどと同様にOutlookを選択します。
以下の画面が表示されたら、ログインしましょう。
自身のマイアプリ欄にGoogle スプレッドシートとOutlookが表示されていればOKです。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
アプリの登録が完了した後、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下のように表示されたらコピー成功です！画面の「OK」をクリックしましょう。（コピーされたテンプレートは『マイプロジェクト』に格納されています。）
以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を確認します。
最初にGoogle スプレッドシートの設定から行うので、「行が更新されたら」をクリックしてください。
Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項について、こちらのヘルプを事前に参照しておきましょう。
以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。
以下の画面に移行したら、設定方法を確認してください。
Google スプレッドシートの画面に移動し、テスト用にスケジュール情報を入力しましょう。
Google スプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点があるため、こちらのページも確認してくださいね。
※イベントIDは、「Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookで指定ユーザーのカレンダーにイベントを登録する」という以下のテンプレートの設定が完了していると、自動で入力されます。
※開始日時、終了日時については、Outlookでは赤枠のような形式で入力する必要があります。
入力時は書式を「表示形式」→「数字」→「書式なしテキスト」か「プレーンテキスト」に設定してください。
例として以下のように設定してみました。
Yoom画面に戻って、画面をスクロールして以下の設定をしてください。
情報を入力後、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のように表示されてGoogle スプレッドシート内の情報を取得できます。（以下は情報取得動作の一例です）
取得した情報が確認できたら、『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、この後のステップで引用・活用できるため、Outlookの予定更新時にこの情報をそのまま反映させることが可能となります。
続いてOutlookの設定を行うので、「指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、設定を確認します。
以下の画面に移行したら、設定をしてください。
その他に必要な項目があれば入力してください。
情報を入力後、「テスト」をクリックします。この時に、Outlook側で実際に情報が更新されるかも確認しましょう。
テスト成功を確認して、『保存する』をクリックしてください。
以下の画像が表示されるので、最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
設定、お疲れ様でした！
今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
情報の更新を検知して別ツール上のデータを自動で追加・更新したり、AI生成ツールを追加で連携して情報を要約することも可能です。
データの自動反映によって、情報管理の正確性向上も見込めそうです。
Yoomのフローボットを活用しメール送付やタスク作成を自動で行うことで、手動作業の削減や作業時間の短縮が期待できるでしょう。
さらに、AI機能やOCR（データ読み取り機能）を組み込むことで、さらなる効率化につながるはずです。
本記事では「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Outlookで指定ユーザーのカレンダーイベントも更新する」というテンプレートの設定方法をご紹介しました。
予定の管理で更新漏れや入力違いがあると、業務全般に支障が出てしまうため、ヒューマンエラーをどれだけ減らせるかは業務の重要な要素です。
そんなときに今回の連携を活用すれば、正しくスムーズに調整ができ、予定の管理で頭を悩ますことも少なくなるかもしれません。
Yoomをまだ利用されていない方は、こちらからぜひ無料登録してみてください。
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