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新規の取引が始まるとき、取引先の反社チェック業務は重要な業務になりますが、手間と時間のかかる作業ではないでしょうか？
そこで今回は、GoogleスプレッドシートとRISK EYESを連携し、キーワードを追加するだけでネガティブ情報を検索し、Web記事数を自動取得できる仕組みをご紹介します。
このブログでは、プログラミング知識がなくても簡単に連携できる方法を紹介します。
この仕組みを導入することで、データの収集が簡易化され、業務効率の向上が期待できます。
ぜひ参考にしてください！
GoogleスプレッドシートとRISK EYESを連携することで、キーワードを追加するだけでネガティブ情報を検索し、該当したWeb記事数を自動的に取得できます。
これまでのように、検索の度にRISK EYESに手動で条件を指定する手間が省け、業務の効率化が期待できます。
例えば、新規取引先一覧のスプレッドシートを選択すれば、新規取引先が追加されるたびに、該当するWeb記事の記事数を取得できます。
新規取引先が追加されても、手動で検索する必要がなくなります。
定期的にGoogleスプレッドシートに入力されたキーワードをそのままRISK EYESでチェックできるため、リスクを素早く確認できます。
自動化されることで、確認までの業務がスムーズになり、短時間で問題がある取引先や顧客の特定ができ、素早い意思決定が期待できます。
[Yoomとは]
はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認してください。
今回は、【Googleスプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESでWebの記事数を取得する】というフローを作成します。
Googleスプレッドシートに追加された検索キーワードからネガティブ情報を検索し、Webの記事数を取得することができます。
記事数を取得することで、検索キーワードに対するボリューム感を素早く把握でき、詳細な記事内容を確認しなくてもリスクの大きさや重要度を判断できます。
手動で検索する必要がなくなり、業務の効率化が期待できます。
■概要
Google スプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESでWebの記事数を取得するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートでデータ管理をしている方
・リスクに対する情報を管理しているリスクマネージャー
・社内情報をGoogle スプレッドシートで管理しているデータ管理者の方
2.業務でRISK EYESを活用している方
・市場の動向の監視や分析をしているマーケティングアナリスト
・セキュリティリスクの管理をしているIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
RISK EYESを使用することで、反社チェックを効率化できるのがメリットです。
しかし、検索の度にRISK EYESに都度手動で条件を指定するのは非効率的で時間がかかります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに追加された検索キーワードからWebの記事数を取得することができます。
記事数を取得することで検索キーワードに対するボリューム感をスピーディーに把握することができるため、詳細な記事内容を確認しなくともリスクの大きさや重要度の判断をすることができ、時間の節約をすることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、RISK EYESのそれぞれとYoomを連携してください。
1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。
2)以下のような表示が出てきます。
右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックして、フローを編集していきます。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能です。
適宜変更してください。
3)「アプリトリガー 行が追加されたら」をクリックします。
4) アクションは「行が追加されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5)「トリガーの起動間隔」を選択し、必須項目を入力します。
※なお、ご利用いただいているプランによって選択できるトリガーの起動間隔が異なります。
詳しくはこちらをご確認ください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
スプレッドシートIDやシートIDはアプリ登録できているので、候補から選択できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
6) フローに戻り、「アプリと連携する Webの記事数を取得」のアイコンをクリックします。
7) アクションは「Webの記事数を取得」を選択し、「次へ」をクリックします。
8) 各項目を入力します。「調査キーワード」は連携済みのGoogleスプレッドシートのアウトプット情報を活用し、引用してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功したら「保存」します。
9)フローに戻り、「データベースを操作する レコードを更新する」のアイコンをクリックします。
10)アクションは「レコードを更新する」を選択して、必須項目を入力します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
11) 更新したいレコードの条件は「等しい」を選択し、更新後のレコードの値を入力します。
「検索キーワード」や「Webの記事数」は連携済みのGoogleスプレッドシートやRISK EYESのアウトプット情報を活用できるので、引用してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功したら「保存」します。
12)これで【Googleスプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESでWebの記事数を取得する】というフローの完成です。
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Google スプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESでWebの記事数を取得するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートでデータ管理をしている方
・リスクに対する情報を管理しているリスクマネージャー
・社内情報をGoogle スプレッドシートで管理しているデータ管理者の方
2.業務でRISK EYESを活用している方
・市場の動向の監視や分析をしているマーケティングアナリスト
・セキュリティリスクの管理をしているIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
RISK EYESを使用することで、反社チェックを効率化できるのがメリットです。
しかし、検索の度にRISK EYESに都度手動で条件を指定するのは非効率的で時間がかかります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに追加された検索キーワードからWebの記事数を取得することができます。
記事数を取得することで検索キーワードに対するボリューム感をスピーディーに把握することができるため、詳細な記事内容を確認しなくともリスクの大きさや重要度の判断をすることができ、時間の節約をすることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、RISK EYESのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもGoogleプレッドシートとRISK EYESを使った自動化テンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
1及び2は、今回紹介したフローと同様の流れですが、取得する記事のジャンルが異なります。
用途に応じてテンプレートを活用してください。
1. Googleスプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESでブログの記事数を取得する
今回紹介したフローと同様の流れですが、Googleスプレッドシートのキーワードを用いてネガティブ情報を検索し、ブログの記事数を自動取得します。
■概要
Google スプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESでブログの記事数を取得するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを利用してデータ分析をしている方
・集計データの分析を行っているマーケティング担当者
・リスク管理でGoogle スプレッドシートを活用しているチーム
2.RISK EYESを使用して調査、分析の業務を行っている方
・RISK EYESで競合他社の動きを監視しているマーケティング部門の方
・データ分析を行う、データアナリストの方
■このテンプレートを使うメリット
RISK EYESを使用することで、反社チェックを効率化できるのがメリットです。
しかし、検索したいキーワードが多い場合、都度入力をして取得した情報をGoogle スプレッドシートに転記するのは手間だと感じているかもしれません。
Google スプレッドシートへの転記作業を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
RISK EYESで検索キーワードに対するブログの記事数を自動で取得し、Google スプレッドシートに転記できるようになるため、手動によるRISK EYESの作業が不要となり、業務の効率化を図ることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、Google スプレッドシートに転記した内容を特定のメンバーに通知することができ、スムーズな情報共有をすることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、RISK EYESのそれぞれとYoomを連携してください。
2. Googleスプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESで新聞の記事数を取得する
今回紹介したフローと同様の流れですが、Googleスプレッドシートのキーワードを用いてネガティブ情報を検索し、新聞の記事数を自動取得します。
■概要
Google スプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESで新聞の記事数を取得するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを使用してデータ分析を行う方
・データ分析を行う、データアナリストの方
・Google スプレッドシートに情報を蓄積している方
2.RISK EYESを業務で使用している方
・リスク情報を監視するリスクマネージャー
・法規制や社内規則の遵守を管理している法務部門の方
■このテンプレートを使うメリット
RISK EYESを使用することで、反社チェックを効率化できるのがメリットです。。
しかし、Google スプレッドシートにRISK EYESでの検索結果を手動でまとめている場合、検索の度に都度情報を追加する必要があるため、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに検索キーワードが追加されると、自動的に新聞の記事数を取得することができます。
検索キーワードに対するボリューム感をスピーディーに把握できるため、リスクの大きさや重要度を直感的に判断することができます。
また、地域や掲載期間の指定をすることで、関連する新聞の記事数を絞り込むことができるため、必要な情報量のみ取得することも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、RISK EYESのそれぞれとYoomを連携してください。
3. 毎日指定の時間になったら、RISK EYESで指定したワードのWeb上の記事数を取得し、Slackに通知する
回答フォームの内容を用いてネガティブ情報を検索し、自動でSlack通知できます。
情報の取りこぼしを防ぎ、反社チェックといった法務的に重要な業務を正確な実行が期待できます。
また、検索結果をSlack通知することで、結果をすぐに確認することができ、素早い問題対応が見込めます。
■概要
Web上の風評や特定キーワードに関する情報収集と、その後の関係者への共有を手作業で行い、手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームにキーワードを入力するだけでRISK EYESがWeb記事数を自動で取得し、その結果をSlackに通知することが可能です。RISK EYESとSlackの連携を自動化することで、定常的なモニタリング業務を効率化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にも、Googleスプレッドシートを使ったテンプレートをいくつかご紹介します。
4. Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する
Googleスプレッドシートで情報が更新されたら、自動で担当者にメール通知を行い、通知の手間を省きます。
引用した内容をメールに記入することで、手入力によるミスを未然に防ぎます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・担当企業の情報を追加している営業アシスタント
・コメント機能により情報に直接質疑応答を追加するリーダー
2.Outlookを業務に活用している方
・Outlookのメールを主な連絡手段として使用している方
・カレンダーを使用してスケジュール管理を行う総務部担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはプロジェクト進行に関連する情報を一元管理するツールとして有効的です。
しかし、Google スプレッドシートで情報の更新があったことを毎回手動で通知するのは、ストレスの原因となることがあります。
チームのメンバーが業務をストレスなく行う環境を整えたいと考える方にこのフローは効果的です。
Google スプレッドシートで情報の更新があったら、メールを送信し自動で担当者へ通知を入れることで、連絡の手間を省きます。
また引用した内容でメールの内容を記入し、手入力によるミスを未然に防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
5.Google プレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する
Google プレッドシートに情報が入力されると、自動的にNotionにページを作成できるので、手動でのページ作成を短縮できます。
引用した内容でページを作成するため、手動によるミスや漏れを防ぐことが可能です。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・シートをチーム内で共有して、情報のやり取りを行う部署
・プロジェクトを進行するにあたっての問題点を入力し、管理を行うマネージャー
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務に関する情報の管理をスムーズに行うためのツールとして有効的です。
併せてNotionを使用することで、細かなタスク管理を行うことができ、業務の進行をよりスムーズに行います。
しかし、Google スプレッドシートに追加された情報を改めてNotionへ手入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
情報管理の精度を高く保ちたいと考える方に、このフローは有効的です。
Google スプレッドシートに情報が入力されたら、自動でNotionにページを作成し手作業を省きます。
引用した内容でページを作成するため、手入力によるミスも防ぐことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
GoogleスプレッドシートとRISK EYESの連携により、Googleスプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESでWebの記事数を自動取得できるようになりました。
手動で行っていたキーワード設定作業が自動化され、業務効率の向上が期待できます。
Yoomを使用することでノーコードで簡単に連携設定ができ、アプリ連携に対する技術的なハードルも下げることができます。
このブログで紹介した方法を参考に、ぜひ自社の業務効率化にお役立てください！
