Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する
Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報やタスクリストの更新があった際に、関係者への連絡を都度Outlookで行っていませんか？手動での通知は手間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されると自動でOutlookからメールが送信されるため、こうした通知業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでタスク管理を行い、更新の都度Outlookで通知している方
- スプレッドシート上の顧客ステータスの変更などを、関係者へ手動で共有している方
- 定型的なメール連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行が更新されると自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による連絡漏れや宛先の設定ミス、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、トリガーで検知した更新行の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したスプレッドシートの情報をもとに通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、更新を検知する列（セル）を任意で指定してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文には、前のステップで取得したスプレッドシートの情報を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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